Controleprotocol accountant t.b.v. jaarstukken 2009

1. Inleiding

Bij besluit van 6 november 2007 heeft uw raad PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. te Maastricht aangewezen als accountant, belast met de controle van de jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Die aanwijzing geldt voor de jaarstukken 2007, 2008 en 2009, zoals bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet.

Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moet de gemeenteraad echter nog een aantal zaken nader regelen, hetgeen op hoofdlijnen in dit controleprotocol plaatsvindt.

Object van controle is de jaarrekening 2009 en daarmede tevens het financieel beheer over het jaar 2009 zoals uitgeoefend door of namens het college van de gemeente Leudal.

2. Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid)

Zoals in artikel 213 Gemeentewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening worden uitgevoerd door de, door de raad aangewezen, accountant en gericht zijn op het afgeven van een oordeel over:

• -

  de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;

• -

  het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen;

• -

  de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

• -

  het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (zijnde het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten);

• -

  de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

De gemeenteraad heeft in zijn vergadering van 15 december 2009 de volgende speerpunten voor onderzoek door de account vastgesteld:

- i.v.m. de kredietcrisis:

• a.

  grondexploitaties;

• b.

  verbonden partijen;

• c.

  inbaarheid vorderingen als gevolg van de kredietcrisis;

- overige:

• d.

  belegging en financiële verwerking Essent-gelden;

• e.

  beheersing rondom verantwoording 'Single information Single audit';

• f.

  risicomanagement;

• g.

  beoordeling liquiditeit.

Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten) alsmede de Controle- en Overige Standaarden (NIVRA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

3. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties

De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties.

In het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. De gemeenteraad mag de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Dit moet dan wel worden toegelicht in de accountantsverklaring.

Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren ('professional judgement'). De weging van fouten en onzekerheden vindt ook plaats op basis van 'professional judgement'.

De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed.

De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven accountantsverklaring.

De rapporteringtolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. De rapporteringtoleranties kunnen zich verder toespitsen op die elementen die de raad specifiek nader wil terugzien, zonder dat dit de controletoleranties zelf beïnvloedt. Voor het onderzoek in het boekjaar 2009 wordt van dat toespitsen geen gebruik gemaakt.

De rapporteringtolerantie wordt door de gemeenteraad vastgesteld, met inachtneming van onderstaande minimumeisen. De accountant richt de controle in, rekening houdend met de rapporteringtolerantie, om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen.

In het hierna opgenomen schema zijn de (minimum)eisen met betrekking tot de goedkeuringstolerantie en de rapporteringtolerantie(s) opgenomen voor het controlejaar 2009.

Op basis van de programmabegroting 2009 van de gemeente (totaal: € 67.000.000) betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 670.000 en een totaal van (dus: bij elkaar opgetelde) onzekerheden van circa € 2.010.000 de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten.

Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen.

4. Begrip rechtmatigheid en de aanvullend te controleren rechtmatigheidscriteria

5. Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidstoetsing

De accountantscontrole op rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2009 is limitatief gericht op:

• -

  wordt verwoord. Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. De naleving van wettelijke kaders, zoals in de inventarisatie van de actuele/relevante regelgeving

• -

  De naleving van de volgende kaders:

• • o

    De programmabegroting

  • o

    Financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet;

  • o

    De controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet;

  • o

    De verordening periodiek onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid ex artikel 213a Gemeentewet

• -

  en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt voor de interne regelgeving uitsluitend een toets plaats naar de hoogte, duur en doelgroep/object van financiële beheershandelingen, tenzij jegens derden (bijvoorbeeld in toekenningsbeschikkingen) aanvullende voorwaarden met directe financiële consequenties zijn opgenomen. en de overige kaders zoals opgenomen in de inventarisatie van de actuele/relevante regelgeving. Dit laatste voor zover van toepassing

Collegebesluiten vallen niet onder het rechtmatigheidsoordeel. Daar zijn echter twee uitzonderingen op.

1] De eerste uitzondering betreft wettelijke verplichte kaderstellende collegebesluiten waarbij is voorgeschreven dat een rechtmatigheidstoets moet worden uitgevoerd.

Dit doet zich voor bij specifieke uitkeringen. Controle van de naleving van deze collegebesluiten hoort wel standaard onder de accountantscontrole.

2] De tweede uitzondering betreft die kaderstellende collegebesluiten inzake financiële en/of niet-financiële beheershandelingen (niet vallend onder de eerste uitzondering) die de raad (aanvullend) opneemt in de inventarisatie van de actuele/relevante regelgeving.

6. Rapportering accountant

Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt:

Interim-controles

In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenoemde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht. Bestuurlijk relevante zaken worden - op grond van de overeengekomen rapportagewensen - ook aan de gemeenteraad gerapporteerd.

Verslag van bevindingen

Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college.

In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen.

Uitgangspunten voor de rapportagevorm

Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.).

Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.

Accountantsverklaring

In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze accountantsverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het college in concept opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

In bijlage 1 bij dit controleprotocol worden de rapportagemomenten nader vastgelegd. In bijlage 2 staat het normenkader t.b.v. de rechtmatigheidscontrole jaarrekening 2009 geduid.

Bijlage 1: Rapportering

Bijlage 2 Normenkader ten behoeve van de rechtmatigheidscontrole jaarrekening 2009