Mandaatregeling gemeente Leudal 2013

Ondertekening

Bijlage Awb Afdeling 10.1.1. Mandaat

Artikel 10:1

Onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen.

Artikel 10:2

Een door de gemandateerde binnen de grenzen van zijn bevoegdheid genomen besluit geldt als een besluit van de mandaatgever.

Artikel 10:3

1. Een bestuursorgaan kan mandaat verlenen, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet.

2. Mandaat wordt in ieder geval niet verleend indien het betreft een bevoegdheid:

a. tot het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, tenzij bij de verlening van die bevoegdheid in mandaatverlening is voorzien;

b. tot het nemen van een besluit ten aanzien waarvan is bepaald dat het met versterkte meerderheid moet worden genomen of waarvan de aard van de voorgeschreven besluitvormingsprocedure zich anderszins tegen de mandaatverlening verzet;

c. tot het beslissen op een beroepschrift;

d. tot het vernietigen van of tot het onthouden van goedkeuring aan een besluit van een ander bestuursorgaan.

3. Mandaat tot het beslissen op een bezwaarschrift of op een verzoek als bedoeld in artikel 7:1a, eerste lid, wordt niet verleend aan degene die het besluit waartegen het bezwaar zich richt, krachtens mandaat heeft genomen.

4. Indien artikel 5;53 van toepassing is, wordt mandaat tot het opleggen van een bestuurlijke boete niet verleend aan degene die van de overtreding een rapport of proces-verbaal heeft opgemaakt.

Artikel 10:4

1. Indien de gemandateerde niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever, behoeft de mandaatverlening de instemming van de gemandateerde en in het voorkomende geval van degene onder wiens verantwoordelijkheid hij werkt.

2. Het eerste lid is niet van toepassing indien bij wettelijk voorschrift in de bevoegdheid tot de mandaatverlening is voorzien.

Artikel 10:5

1. Een bestuursorgaan kan hetzij een algemeen mandaat hetzij een mandaat voor een bepaald geval verlenen.

2. Een algemeen mandaat wordt schriftelijk verleend. Een mandaat voor een bepaald geval wordt in ieder geval schriftelijk verleend indien de gemandateerde niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever.

Artikel 10:6

1. De mandaatgever kan de gemandateerde per geval of in het algemeen instructies geven ter zake van de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid.

2. De gemandateerde verschaft de mandaatgever op diens verzoek inlichtingen over de uitoefening van de bevoegdheid.

Artikel 10:7

De mandaatgever blijft bevoegd de gemandateerde bevoegdheid uit te oefenen.

Artikel 10:8

1. De mandaatgever kan het mandaat te allen tijde intrekken.

2. Een algemeen mandaat wordt schriftelijk ingetrokken.

Artikel 10:9

1. De mandaatgever kan toestaan dat ondermandaat wordt verleend.

2. Op ondermandaat zijn de overige artikelen van deze afdeling van overeenkomstige toepassing.

Artikel 10:10

Een krachtens mandaat genomen besluit vermeldt namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen.

Artikel 10:11

1. Een bestuursorgaan kan bepalen dat door hem genomen besluiten namens hem kunnen worden ondertekend, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich hiertegen verzet.

2. In dat geval moet uit het besluit blijken, dat het door het bestuursorgaan zelf is genomen.

Artikel 10:12

Deze afdeling is van overeenkomstige toepassing indien een bestuursorgaan aan een ander, werkzaam onder zijn verantwoordelijkheid, volmacht verleent tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, of machtiging verleent tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.

Toelichting op de mandaatregeling gemeente Leudal 2013

Algemeen

Als gevolg van een aantal ontwikkelingen is het mandaatbesluit 2009 aan herziening toe.

Genoemd kunnen worden de volgende ontwikkelingen:

• -

  nieuwe wet- en regelgeving

• -

  jurisprudentie over de toepassing van mandaat

• -

  organisatiewijzigingen

Leudal wil groeien naar een professionele output gerichte organisatie, klantvriendelijk snel.

In algemene zin bepaalt de raad de kaders van het gemeentelijk beleid en voert het college het dagelijks bestuur. De organisatie ondersteunt het college daarbij en draagt zorg voor de uitvoering van een grote hoeveelheid bestuurstaken.

In tegenstelling tot het mandaatbesluit 2009 is niet voorzien in bestuurlijk mandaat aan de portefeuillehouder krachtens mandaat besluiten te nemen. Dit spoort met het beginsel van collegiaal bestuur. De Algemene wet bestuursrecht voorziet bovendien in de mogelijkheid voor bepaalde gevallen bijzonder mandaat te verlenen (art. 10:5 Awb).

Evenmin is voorzien in een clausule dat bij bestuurlijk gevoelige zaken het college bevoegd is. Een dergelijke bepaling, op basis waarvan op voorhand niet duidelijk is wie bevoegd is een bepaald besluit te nemen, is in strijd met het rechtszekerheidsbeginsel. Wel kan het zijn dat het college zelf een besluit neemt over een gemandateerde bevoegdheid of dat het bestuursorgaan instructies geeft. Daarin voorziet de Awb. De mandaatgever blijft altijd bevoegd zelf de gemandateerde bevoegdheid uit te oefenen. Dat betekent overigens wel dat de gemandateerde een bestuurlijk/politieke antenne heeft en op basis van de bestuurlijk/politieke verhoudingen een goede inschatting kan maken in welke situaties een terugkoppeling naar het bestuur aan de orde is. Van geval tot geval zal dit beoordeeld moeten worden.

Hierbij zou gekeken kunnen worden naar de volgende toetspunten:

• -

  nieuw beleid

• -

  bijzondere onderwerpen (niet routinematig)

• -

  het besluit heeft betrekking op een maatschappelijk probleem

• -

  ingrijpende financiële en/of politiek-bestuurlijke gevolgen

• -

  hoge kans op bezwaar en beroep

• -

  grote hoeveelheid belanghebbenden

• -

  besluitvorming door een voltallig college van burgemeester en wethouders gewenst

• -

  wens van het bestuursorgaan zelf

Het portefeuillehoudersoverleg speelt hierbij een belangrijke rol. Mandaat dient in dit overleg een vast agendapunt te zijn.

Mandaat is primair gelegd op het niveau van de teamleider. Door een ruime mate van ondermandaat toe te staan is het desondanks mogelijk dat bevoegdheden en verantwoordelijkheden laag in de organisatie worden gelegd. De teamleider verleent met voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de directeur ondermandaat aan de uitvoerende medewerker. Het streven moet erop gericht zijn bevoegdheden en verantwoordelijkheden bij de medewerker te leggen die feitelijk met de uitvoering van de werkzaamheden is belast. Voor de teamleiders/directeuren is de rol de medewerkers daarbij zo goed mogelijk te faciliteren.

Managementverantwoordelijkheden

• -

  hiërarchische verantwoordelijkheid directeur cq. teamleider

• -

  mogelijkheid instructies

• -

  sturing via het afdelingsplan, i.w.p

• -

  werkoverleg

• -

  voortgangsrapportages/informatieplicht

• -

  coaching van medewerkers

• -

  verankering mandaat in de werkprocessen

• -

  periodieke evaluatie

Artikel 1 Begripsbepalingen - onderscheid mandaat, volmacht en machtiging

De gemeente kan verschillende handelingen verrichten: bestuursrechtelijke rechtshandelingen, privaatrechtelijke rechtshandelingen en feitelijke handelingen. Afhankelijk van de soort (rechts)handeling kan deze worden opgedragen aan de uitvoerende organisatie. Juridisch spreken we dan van mandaat, volmacht en machtiging. In de Awb zijn volmacht en machtiging door middel van een schakelbepaling onder de werking van de bepalingen over mandaat gebracht (artikel 10:12 Awb). Wat geldt voor de mandaten, geldt ook voor de volmachten en machtigingen. Ook in de mandaatregeling van de gemeente Leudal zijn volmachten en machtigingen onder de werking ervan gebracht (zie de schakelbepaling in artikel 6). Deze zijn dan ook samen met de mandaten opgenomen in het bij de Mandaatregeling behorende mandaatregister.

Mandaat

De gemeentelijke bestuursorganen voeren bestuursrechtelijke rechtshandelingen uit. Voorbeelden: de burgemeester verleent een vergunning of het college verstrekt een subsidie. Al deze bevoegdheden steunen op een publiekrechtelijke regeling , waarin die bevoegdheid zijn grondslag kent. Als een bestuursorgaan een bestuursbevoegdheid opdraagt aan een ambtenaar noemen we dat mandaat. De ambtenaar oefent die bevoegdheid uit namens het bestuursorgaan. Verschil met delegatie is dat het bestuursorgaan bij mandaat de bevoegdheid niet verliest. De verantwoordelijkheid voor de uitoefening van de bevoegdheid blijft bij het bestuursorgaan. Hierbij mag het bestuursorgaan op elk moment de bevoegdheid zelf uitoefenen en tussentijds algemene en bijzondere instructies geven aan de ambtenaar over de wijze waarop de bevoegdheid wordt uitgeoefend.

Voorwaarde voor de juridische binding is, dat het besluit is genomen binnen de grenzen van de gemandateerde bevoegdheid. Dit spreekt voor zichzelf, omdat buiten de grenzen van wat is gemandateerd geen bevoegdheid bestaat. Wordt een besluit genomen over een onderwerp dat buiten de bevoegdheid ligt, dan is sprake van een onbevoegd genomen besluit. Het gevolg van een onbevoegd genomen besluit kan zijn dat dit in rechte wordt vernietigd. De bestuursrechter mag een dergelijk bevoegdheidsgebrek ambtshalve constateren.

Mandaat en budgethouderschap

De gemeenteraad stelt budgetten beschikbaar door de begroting vast te stellen (budgetrecht artikel 191 Gemeentewet). Het college voert de begroting uit (taak van het college op grond van artikel 160 Gemeentewet). In de Budgetregeling Leudal 2013 is geregeld welke functionaris op welke wijze over bepaalde budgetten kan beschikken. Om budgetten te kunnen aanwenden is het nodig dat bepaalde bestuursrechterlijke, privaatrechtelijk of feitelijke handelingen worden verricht. Er moet bijvoorbeeld een overeenkomst met een leverancier worden gesloten. Het is belangrijk om te beseffen dat de budgethouder niet automatisch op grond van zijn budgethouderschap de nodige bijbehorende handelingen mag verrichten, maar hiervoor aparte mandaten, volmachten en machtigingen nodig heeft van het ter zake bevoegd bestuursorgaan. Deze zijn te vinden in het mandaatregister.

Volmacht

De gemeente kan ook als 'gewoon' rechtspersoon deelnemen aan het rechtsverkeer en voert in die hoedanigheid privaatrechtelijke rechtshandelingen uit. Voorbeelden: het aan- en verkopen van grond, het sluiten van een contract, het verlenen van een opdracht tot onderzoek of het aanschaffen van een product.

De privaatrechtelijke tegenhanger van mandaat is de volmacht: de burgemeester kan zijn bevoegdheid om een overeenkomst te ondertekenen opdragen aan een door hem aan te wijzen persoon, bijvoorbeeld een ambtenaar of een notaris. Dit gebeurt dan met volmacht.

Machtiging

Naast bestuursrechtelijke en privaatrechtelijke rechtshandelingen verricht de gemeente ook feitelijke handelingen. Dit zijn de gewone dagelijkse handelingen die geen rechtsgevolgen hebben. Voorbeelden daarvan zijn: het planten van een boom, het voeren van verweer bij de rechtbank, het uitoefenen van toezicht, het verstrekken van informatie aan burgers of het aanlegen van een inrit. Een machtiging wordt verleend in het geval dat er geen sprake is van een besluit, maar ook niet van een privaatrechtelijke rechtshandeling.

Artikel 2 Mandaat, plaatsvervanging en ondermandaat

De in het mandaatregister genoemde bevoegdheden worden gemandateerd aan (veelal) de teamleider. Ondermandaat is mogelijk tenzij dit in het mandaatregister expliciet is uitgesloten. In het algemeen overzicht zijn bevoegdheden opgenomen welke binnen het taakveld van de eenheden uitgeoefend kunnen worden. In het specifieke deel zijn per team de bevoegdheden opgenomen die bij het desbetreffende team zijn ondergebracht.

Als een gemandateerde afwezig is, is zijn (horizontale) plaatsvervanger bevoegd om het mandaat uit te oefenen, conform de ter zake gemaakte organisatieafspraken. Mochten zowel gemandateerde als zijn plaatsvervanger afwezig zijn, dan wordt mandaat toegekend aan een leidinggevende van de gemandateerde. In de gemeente Leudal zijn respectievelijk de directeur en de gemeentesecretaris aangewezen.

Het verlenen van ondermandaat is op grond van de Awb een mogelijkheid, maar bestuursorganen moeten hiertoe wel uitdrukkelijk besluiten. In de Mandaatregeling is deze bepaling opgenomen in artikel 2, derde lid. Het besluit tot ondermandaat wordt vastgesteld met voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de directeur. In het mandaatregister staat in de kolom 'bijzondere voorwaarden' in voorkomende gevallen wanneer wordt afgeweken van deze algemene bepaling. Een model ondermandaat is bij deze regeling gevoegd.

Artikel 3 Algemene regels en uitzonderingen

Lid 1

Op grond van artikel 75 en 108 Gemeentewet worden stukken die van het college uitgaan ondertekend door de burgemeester en mede-ondertekend door de secretaris. Afdoeningsmandaat houdt in dat het uitoefenen van de bevoegdheid inhoudelijk aan de medewerker wordt overgelaten (bijvoorbeeld het besluit om de bouwvergunning te verlenen). Dit betekent ook dat de betrokken ambtenaar zowel de voorbereidingshandelingen alsook de verdere afhandeling verzorgt. De ambtenaar die het besluit neemt ondertekent het ook. Eventueel te nemen besluiten die in de voorbereidingsfase worden genomen, worden geacht te vallen onder de totale afhandeling. De vorm van mandaat komt, ook naar buiten toe, het meest tot zijn recht als daarbij tevens de ondertekeningsbevoegdheid wordt overgedragen. Om zowel de formele verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan als de betrokkenheid van de medewerker tot uitdrukking te brengen, ondertekent de gemandateerde namens het bestuursorgaan met vermelding van naam en functie.

Lid 2

In de mandaatregeling worden grenzen gesteld aan de omvang van de mandaatverlening, in die zin dat er situaties zijn waarin het mandaat niet geldt en het besluit door het oorspronkelijk bevoegd bestuursorgaan wordt genomen. Als regel wordt bijvoorbeeld gesteld dat besluiten geen afwijking van het bestaande beleid tot gevolg mogen hebben. Besluiten die afwijken van het beleid, moeten aan het bestuur worden voorgelegd.

Alvorens een van het beleid afwijkend besluit wordt genomen, heeft het bestuur op deze wijze de gelegenheid het onderliggende beleid nog eens te heroverwegen. Ook moet een besluit aan het bevoegde bestuursorgaan worden voorgelegd als er geen eensluidend ambtelijk advies is. De mandaathouder mag beslissen als de uit het besluit voortvloeiende financiële verplichting niet leidt tot budgetoverschrijding. In beginsel is de budgethouder ook mandaathouder. In dit artikellid zijn voorts de managementverantwoordelijkheden geborgd.

Artikel 4 Verslaglegging en informatieverstrekking

Het afleggen van verantwoording is inherent aan mandaat. Het portefeuillehouderoverleg is wat dit betreft het spilpunt. Er is voor gekozen dat de portefeuillehouder zoveel mogelijk vooraf wordt geïnformeerd over de te nemen mandaatbesluiten. Bij bespreking vooraf inzake concrete gevallen wordt de portefeuillehouder alsnog gelegenheid geboden de zaak voor te doen leggen aan het college. Het is aan de directeur/teamleider om op basis van politiek- en/of bestuurlijke gevoeligheid te bepalen of een zaak met de portefeuillehouder wordt besproken. Verwezen wordt naar de toetspunten die worden genoemd onder het kopje “algemeen”. Verantwoording achteraf is eerder bedoeld voor de gebonden beschikkingen (mechanische afdoening). In overleg met de portefeuillehouder dient te worden bepaald wanneer en in welke vorm verantwoording wordt afgelegd. In het portefeuillehoudersoverleg dient ook te worden bepaald wat wordt verstaan onder deugdelijke verslaglegging als bedoeld in het eerste lid.

Artikel 5 Ondertekeningswijze van mandaten

De burger die met een besluit wordt geconfronteerd dat in mandaat is genomen dient hierover te worden geïnformeerd, zo bepaalt artikel 10:10 van de Awb. Deze informatieplicht vloeit voort uit het meer omvattende beginsel van rechtszekerheid. Het krachtens mandaat genomen besluit moet dan ook vermelden namens welk bestuursorgaan het is genomen. In artikel 5 van de Mandaatregeling staat beschreven hoe besluiten die in (onder)mandaat zijn genomen moeten worden ondertekend.

Artikel 6 Schakelbepalingen volmachten en machtigingen

Verwezen wordt naar de toelichting onder artikel 1.

Artikel 7 Openbaar mandaatregister

De eenheid bedrijfsvoering, team O.C.&J. daagt zorg voor het beheer van het mandaatregister, inclusief de ondermandaatbesluiten.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 9 Overgangsbepaling

Dit artikel bevat een overgangsregeling voor oude (onder) mandaatbesluiten, welke binnen 2 maanden na inwerkingtreding van het mandaatbesluit 2013 vervangen moeten worden.

Artikel10 Citeerwijze

Dit artikel behoeft geen toelichting.