Inkoop- en aanbestedingsreglement gemeente Leudal 2018

2.1. Het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsreglement is van toepassing op opdrachten verstrekt voor werken, leveringen en diensten door of namens de gemeente Leudal.

2.2. De gemeente kan bij het verstrekken van subsidies aan derden, als voorwaarde stellen dat deze derde het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid c.q. reglement toepast bij opdrachten die in het kader van de subsidie worden verstrekt.

2.3. Indien een subsidieverstrekker voor het verkrijgen van een subsidie, aan de gemeente Leudal nadere eisen stelt ten aanzien van het aanbesteden van opdrachten die in het kader van de subsidie worden verstrekt, gaan de eisen van de subsidieverstrekker voor het gemeentelijk inkoop- aanbestedings-beleid c.q. -reglement.

2.4. Het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsreglement is overeenkomstig de Aanbestedingswet 2012.

2.5. Afwijken van enige regel in dit reglement is en voor zover niet elders anders bepaald (artikel 6.10, 6.11, 6.12) enkel mogelijk indien een belang van de gemeente Leudal zulks vordert en het college van B&W of gemandateerde, daarmee voorafgaand en gemotiveerd kennis heeft genomen en met de voorgenomen afwijking heeft ingestemd. (Artikel 3.6, Inkoop- en aanbestedingsbeleid).

2.6. Het voorstel aan het college van B&W (of gemandateerden) om af te mogen wijken van de voorgeschreven inkoopprocedure dient vergezeld te gaan van het advies van de inkoopadviseur zoals bedoeld in artikel 5 lid 2 van dit reglement.

2.7. Dit inkoopreglement heeft (slechts) interne werking (binnen de gemeente) en beoogt, onverlet de eventuele openbaarmaking daarvan, in beginsel geen externe rechtsgevolgen tot stand te brengen. Derden kunnen in dat verband geen beroep doen op de inhoud van dit inkoopreglement.

3.1. Bij aanbesteden wordt rechtmatig en doelmatig gehandeld.

3.2. Bij het aanbesteden worden de algemene beginselen van behoorlijk aanbesteden in acht genomen:

• a.

  Transparantie; De gemeente waarborgt een transparante aanbestedingsprocedure door middel van een passende mate van openbaarheid.

• b.

  Objectiviteit; Voor het selecteren van gegadigden en het gunnen van opdrachten worden objectieve criteria gebruikt.

• c.

  Non-discriminatie en gelijkheid; Gegadigden/inschrijvers worden op gelijke en niet discriminerende wijze behandeld.

• d.

  Proportionaliteit; De eisen die aan een gegadigde/inschrijver of een inschrijving worden gesteld staan in redelijke verhouding tot de te verstrekken opdracht. Het proportiona­liteitsbeginsel wordt conform de Gids Proportionaliteit behorende bij de Aanbestedings­wet 2012 toegepast.

3.3. Bij het aanbesteden worden de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht genomen, in het bijzonder; het gelijkheidsbeginsel, het zorgvuldigheidsbeginsel, het motiveringsbeginsel, het vertrouwensbeginsel, het ‘fair play’ beginsel en het verbod op ‘detournement de pouvoir’ oftewel een wettelijke bevoegdheid mag alleen gebruik worden voor het doel waarvoor die bevoegdheid is afgegeven.

3.4. Bij het aanbesteden worden de administratieve lasten voor gegadigden/inschrijvers zoveel als mogelijk beperkt (bij voorkeur digitaal aanleveren).

3.5. Bij het bepalen van de aan de gegadigde/inschrijver te stellen eisen wordt nadrukkelijk rekening gehouden met de mogelijkheid voor het midden- en kleinbedrijf om deel te nemen aan een aanbesteding.

3.6. Bij het aanbesteden staat het verkrijgen van het beste product tegen de beste prijs/kwali­teitsverhouding voorop.

5.1. De inkoopadviseur brengt gevraagd en ongevraagd advies uit over inkopen en aanbestedingen.

5.2. De inkoopadviseur brengt advies uit ten aanzien van:

• a.

  Een melding van een opdracht zoals bedoeld in artikel 12 lid 1 van dit reglement;

• b.

  Het voldoen van de aanbestedingsdocumenten aan de uitgangspunten van het inkoopbeleid en de regels van het aanbestedingsreglement;

• c.

  Het omzetten van doelen uit het bestuurs- en zakelijk beleid naar een inkoopvisie en missie;

• d.

  Het ontwikkelen van inkoopdoelen;

• e.

  Het uitvoeren van een inkoop diagnose;

• f.

  De te voeren inkoop- en aanbestedingsstrategie;

• g.

  De wijze van aanbesteden;

• h.

  Het resultaat van de aanbesteding c.q. het gunningadvies.

5.3. Van de adviezen zoals bedoeld in lid 2 van dit artikel kan slechts worden afgeweken op basis van een besluit van de bevoegde of gemandateerde functionaris.

5.4. De inkoopadviseur rapporteert 1 keer per kwartaal aan de wethouder/college over de aanbestedingen van Leveringen en diensten vanaf 25.000,-- en voor Werken vanaf € 150.000,-

6.1. De gemeente past bij al haar aanbestedingen de volgende vigerende wet- en regelgeving toe:

De Europese aanbestedingsrichtlijn, 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU, 2007/66/EG. Deze zijn geïmplementeerd in Nederlandse wetgeving in de Aanbestedingswet 2012;

Zowel bij aanbestedingen boven als onder de Europese Drempel de Gids Proportionaliteit en het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. Daarnaast bij Werken wordt ook nog het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW2016) toegepast

6.2. Voor het bepalen van de toe te passen aanbestedingsprocedure moet de opdrachtwaarde (exclusief BTW) geraamd worden overeenkomstig de bepaling van de artikelen 2.14 tot en met 2.22 van de Aanbestedingswet 2012.

6.3. Voor een gemengde opdracht (leveringen en/of diensten en/of werken) bepaalt dat deel dat in waarde het grootste is of er sprake is van een werk, dienst of levering.

6.4. Op basis van de overeenkomstig lid 2 van dit artikel geraamde opdrachtwaarde dient de juiste aanbestedingsprocedure gevolgd te worden (Zie inkoop- en aanbestedingsbeleid).

6.5. Bij een enkelvoudige uitnodiging wordt een bedrijf uit de eigen gemeente uitgenodigd, voor zover er een bedrijf in de eigen gemeente gevestigd is dat aan de gestelde geschiktheids­eisen kan voldoen.

6.6. Kan aan lid 5 van dit artikel niet worden voldaan, dan wordt door de budgethouder hiervan met opgave van redenen een melding gemaakt in het inkoopdossier.

6.7. Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen voor leveringen/diensten => € 40.000,-- en voor werken => € 150.000,--, wordt minimaal één leverancier en/of ondernemer uit de gemeente Leudal uitgenodigd tot inschrijving voor zover er bedrijven zijn in Leudal die aan de gestelde geschiktheidseisen kunnen voldoen.

Hierbij geldt dat majeure en politiek gevoelige aanbestedingen altijd vooraf in de PHO-en met de portefeuillehouders worden besproken.

6.8. Het niet kunnen voldoen aan het uitnodigen van een lokaal bedrijf bij een meervoudig onderhandse aanbesteding wordt gemeld aan de budgethouder en bij mogelijk politiek gevoelige kwesties tevens voorgelegd aan de portefeuillehouder. De melding wordt opgenomen in het inkoopdossier.

6.9. Het is toegestaan in percelen aan te besteden met toepassing van de voor het totaal van deze percelen bepaalde aanbestedingsprocedure teneinde inschrijving voor MKB mogelijk te maken.

6.10.

• 1.

  De aanbestedende dienst kan de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging toe passen indien:

• a.

  bij toepassing van de openbare, niet-openbare of een onderhandse procedure geen of geen geschikte inschrijvingen of geen of geen geschikte verzoeken tot deelneming zijn ingediend, de oorspronkelijke voorwaarden van de overheidsopdracht niet wezenlijk worden gewijzigd en de Europese Commissie op haar verzoek een verslag van de oorspronkelijke procedure wordt overgelegd,

  • 1.

    de overheidsopdracht slechts door een bepaalde ondernemer kan worden verricht, omdat:

  • 1° de aanbesteding als doel heeft het vervaardigen of verwerven van een uniek kunstwerk of een unieke artistieke prestatie,

  • 2° mededinging om technische redenen ontbreekt, of

  • 3° uitsluitende rechten, met inbegrip van intellectuele-eigendomsrechten, moeten worden beschermd en geen redelijk alternatief of substituut bestaat, of

• b.

  voor zover zulks strikt noodzakelijk is, ingeval de termijnen van de openbare procedure, de niet-openbare procedure of de mededingingsprocedure met onderhandeling wegens dwingende spoed niet in acht kunnen worden genomen als gevolg van gebeurtenissen die door de aanbestedende dienst niet konden worden voorzien en niet aan de aanbestedende dienst zijn te wijten.

2.  Voor de toepassing van het eerste lid, onderdeel a, wordt:

• a.

  een inschrijving ongeschikt geacht indien zij niet relevant is voor de overheidsopdracht, omdat zij, zonder ingrijpende wijzigingen, kennelijk niet voorziet in de in de aanbestedingsstukken omschreven behoeften en eisen van de aanbestedende dienst;

• b.

  een verzoek tot deelneming ongeschikt geacht indien de betrokken onderneming overeenkomstig artikel 2.86 of artikel 2.87 Aanbestedingswet 2012 moet of kan worden uitgesloten of niet aan de door de aanbestedende dienst gestelde geschiktheidseisen voldoet.

• 3.

  Het eerste lid, onderdeel b, onder 2° en 3° is uitsluitend van toepassing indien er geen redelijk alternatief of substituut bestaat en het ontbreken van mededinging niet het gevolg is van een kunstmatige beperking van de voorwaarden van de aanbesteding.

6.11 De aanbestedende dienst kan de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging toepassen:

• 1.

  voor de levering van producten die uitsluitend voor onderzoek, proefneming, studie of ontwikkeling worden vervaardigd en waarvan de productie niet in grote hoeveelheden plaatsvindt met het doel de commerciële haalbaarheid van het product vast te stellen of de kosten van onderzoek en ontwikkeling te delgen,

• 2.

  voor door de oorspronkelijke leverancier verrichte aanvullende leveringen die bestemd zijn:

  1° voor gedeeltelijke vernieuwing van leveringen of installaties, of

  2° voor de uitbreiding van bestaande leveringen of installaties, indien verandering van leverancier de aanbestedende dienst ertoe zou verplichten leveringen te verwerven met andere technische eigenschappen die niet verenigbaar zijn met de technische eigenschappen van reeds verworven leveringen of zich bij gebruik en onderhoud van de te verwerven leveringen onevenredige technische moeilijkheden voordoen, mits de looptijd van deze overheidsopdrachten voor leveringen en nabestellingen niet langer is dan drie jaar,

• 3.

  voor op een grondstoffenmarkt genoteerde en aangekochte leveringen, of

• 4.

  voor de aankoop van leveringen of diensten tegen bijzonder gunstige voorwaarden bij een leverancier die definitief zijn handelsactiviteiten stopzet, bij curatoren of vereffenaars van een faillissement of een vonnis of bij de toepassing van de schuldsaneringsregeling natuurlijke personen of een in andere nationale regelgeving bestaande vergelijkbare procedure.

6.12. De aanbestedende dienst kan de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging toepassen voor een overheidsopdracht voor diensten indien die overheidsopdracht voortvloeit uit een procedure van het uitschrijven van een prijsvraag en volgens de toepasselijke voorschriften aan de winnaar of aan een van de winnaars van die prijsvraag dient te worden gegund en de aanbestedende dienst alle winnaars van de prijsvraag tot de onderhandelingen uitnodigt.

6.13. De aanbestedende dienst kan voor nieuwe werken of diensten tot drie jaar volgend op de gunning van de oorspronkelijke overheidsopdracht de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging toepassen, voor zover die werken of diensten bestaan uit herhaling van soortgelijke werken of diensten die door dezelfde aanbestedende diensten worden toevertrouwd aan de ondernemer waaraan de oorspronkelijke overheidsopdracht werd gegund en:

1° deze werken of diensten overeenstemmen met een basisproject waarvoor de oorspronkelijke opdracht is gegund met toepassing van een procedure als bedoeld in paragraaf 2.2.1.2 tot en met paragraaf 2.2.1.6 (AW 2012) of met toepassing van de procedure voor sociale en andere specifieke diensten,

2° de aanbestedende dienst reeds bij het basisproject waarvoor de oorspronkelijke opdracht is gegund de omvang van de aanvullende werken of diensten en de voorwaarden waaronder deze worden gegund, vermeldde,

3° de aanbestedende dienst reeds in de aankondiging van de aanbesteding van het basisproject vermeldde dat een procedure zonder aankondiging kan worden toegepast, en

4° de aanbestedende dienst bij toepassing van afdeling 2.1.2 (AW 2012) het totale voor de volgende werken of diensten geraamde bedrag in aanmerking heeft genomen voor de raming van de waarde van de overheidsopdracht.

6.14. De aanbestedende dienst die de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging toepast doorloopt de volgende stappen. De aanbestedende dienst:

• a.

  onderhandelt met de betrokken ondernemers;

• b.

  maakt een proces-verbaal van de opdrachtverlening;

• c.

  deelt de gunningsbeslissing mee;

• d.

  kan de overeenkomst sluiten;

• e.

  maakt de aankondiging van de gegunde opdracht bekend.

6.15. Op alle aanbestedingen betreffende Werken zijn de ARW 2016 van toepassing en op Leveringen en Diensten worden de Algemene Inkoopvoorwaarden Leudal van toepassing verklaard. Bij aanbestedingen betreffende ICT zullen de) de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) worden toegepast. Daarbij worden de leveringsvoorwaarden danwel andere branche voorwaarden uitdrukkelijk van de hand gewezen, voor zover niet anders in de aanbestedingsprocedure is bepaald.

7.1. De gemeente kan de deelneming aan een aanbestedingsprocedure voorbehouden aan sociale werkvoorzieningen of ondernemers die de maatschappelijke en professionele integratie van gehandicapten of kansarmen tot hoofddoel hebben middels een voorbehouden opdracht, zoals nader omschreven in artikel 2.82 van de Aanbestedingswet 2012.

7.2. Indien het voorbehoud zoals bedoeld in lid 1 van dit artikel wordt gemaakt, wordt dit voorbehoud in de aankondiging van aanbesteding nadrukkelijk vermeld.

7.3. Een beslissing inzake het toepassen van het voorbehoud zoals bedoeld in lid 1 van dit artikel wordt in het inkoopdossier vastgelegd.

7.4. De deelnemende gemeenten hebben ervoor gekozen om ‘social return’ in beginsel op te nemen als eis bij alle aanbestedingen van werken,leveringen en of diensten. Hierbij wordt de drempel van € 50.000,- als uitgangspunt genomen, dus social return geldt voor alle aanbestedingen boven dit bedrag.

In de bestekvoorwaarden wordt als verplichting opgenomen dat 5% van de totale aanneemsom of 7% van de loonsom bij kapitaalintensieve opdrachten ingezet moet worden om werkplekken te realiseren voor mensen een afstand hebben tot de arbeidsmarkt.

7.5. Het college kan ter uitvoering van lid 4 van dit artikel nadere regels opstellen.

8.1. In haar streven naar een duurzame bedrijfsvoering nemen de deelnemende gemeenten bij haar aanbestedingen duurzaamheideisen op in haar aanbestedingen, voor zover objectieve criteria zoals bedoeld in lid 2 van dit artikel ontwikkeld en gepubliceerd zijn.

8.2. De deelnemende gemeenten gebruiken bij voorkeur minimaal de milieu en sociale criteria voor productgroepen, ontwikkeld door Agentschap NL (vh SenterNovem) in het kader van het programma Duurzame Bedrijfsvoering Overheden van het Ministerie van VROM, zoals deze gepubliceerd worden op www.pianoo.nl/duurzaaminkopen/productgroepen.

8.3. Indien geen milieu en sociale criteria worden toepast, wordt dit met opgave van redenen vastgelegd in het inkoopdossier.

9.1. Voorafgaand aan de publicatie van de aankondiging van aanbesteding of het versturen van een uitnodiging tot inschrijving worden de in de procedure toe te passen uitsluitings­gronden, geschiktheidseisen en gunningcriteria bepaald.

9.2. De uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en gunningcriteria worden in de aankondiging van aanbesteding, de uitnodiging tot inschrijving of het aanbestedingsdocument bekend gemaakt.

9.3. Bij het hanteren van uitsluitingsgronden wordt het verplichte ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) (voorheen ‘uniforme eigen verklaring’) toegepast.

9.4. De zwaarte van de toegepaste geschiktheidseisen dient steeds in redelijke verhouding tot de te verwerven opdracht te staan (proportionaliteitsbeginsel). Daarbij dient de Gids Proportionaliteit (Aanbestedingswet 2012) als leidraad te worden gehanteerd.

Een aanbestedende dienst geeft in de aankondiging van de overheidsopdracht of in de uitnodiging tot inschrijving aan welke van de in het eerste lid bedoelde gegevens en welke andere bewijsstukken overgelegd dienen te worden.

Indien de ondernemer om gegronde redenen niet in staat is de door de aanbestedende dienst gevraagde bewijsstukken over te leggen, kan hij zijn economische en financiële draagkracht aantonen met andere bescheiden die de aanbestedende dienst geschikt acht.

De navolgende uitgangspunten worden in acht genomen:

Aan een combinatie worden geen hogere eisen gesteld dan aan een enkele ondernemer.

Indien een geschiktheidseis met betrekking tot de omzet van een ondernemer wordt gesteld in de drie jaren voorafgaand aan de dag van aanbesteding mag per jaar maximaal 300% van de opdrachtwaarde bedragen voor zover de opdracht binnen 12 maanden uitgevoerd wordt. Ter zake een meerjarige opdracht mag de omzeteis niet meer bedragen dan 300% van de opdrachtwaarde van één opdrachtjaar.

De bij een geschiktheidseis ter zake overleggen van referentieprojecten mag maximaal 1 referentieproject gevraagd worden. De gevraagde waarde van een referentieproject mag maximaal 60% van de geraamde opdrachtwaarde zijn. De referentieprojecten dienen naar aard, complexiteit en competenties voldoende overeen te komen met de opdracht en dienen niet langer dan 3 jaar voorafgaand aan de datum van aanbesteding opgeleverd te zijn.

9.5. Bij het bepalen van de zwaarte van de geschiktheidseisen wordt nadrukkelijk rekening gehouden met de mogelijkheden tot inschrijving voor het midden- en kleinbedrijf voor zover dit niet in strijd is met bedrijfseconomische belangen van de deelnemende gemeenten.

9.6. Opdrachten moeten gegund worden op basis van:

• *

  Beste prijs-kwaliteitverhouding (beste PKV): dit betreft het gunningscriterium ‘economisch meest voordelige inschrijving’ zoals dat was opgenomen in de Aanbestedingswet 2012.

• *

  Laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit (laagste KBK): naast de aanschafprijs van een product wordt ook een ander kostencriterium meegewogen, zoals de kosten die zijn verbonden aan de gehele levenscyclus van een product. Deze moet gemotiveerd worden in de aanbestedingsstukken.

• *

  Laagste prijs (LP): alleen de aanschafprijs is bepalend. Deze moet gemotiveerd worden in de aanbestedingsstukken.

  Deze kunnen variëren naar de aard van de opdracht zoals onder andere uitvoeringtermijnen, uitvoeringsaspecten, technische aspecten, ervaring en esthetische aspecten.

9.7. Indien gebruik wordt gemaakt van een beoordelingsmethodiek inzake de selectie van gegadigden en de gunning van de opdracht, dan wordt deze methodiek overeenkomstig lid 2 van dit artikel bekend gemaakt.

10.1. De gemeente kan de integriteit van gegadigden toetsen.

10.2. Bij Europese, nationale en meervoudig onderhandse aanbestedingen wordt steeds een ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)’ gevraagd.

10.3. Bij enkelvoudige en meervoudig onderhandse aanbestedingen wordt de integriteit van gegadigden enkel getoetst indien dit wenselijk of noodzakelijk wordt geacht.

10.4. Om de integriteit te toetsen kan de aanbestedende dienst om het GVA (GedragsVerklaring Aanbesteden) vragen die op het tijdstip van indiening van het verzoek tot deelneming of inschrijving niet ouder is dan 2 jaar.

Een ondernemer kan met een GedragsVerklaring Aanbesteden aantonen dat de door een aanbestedende dienst gestelde uitsluitingsgronden die betrekking hebben op onherroepelijke veroordelingen of beschikkingen wegens overtreding van de mededingingsregels, op hem niet van toepassing zijn. Het opvragen van een GedragsVerklaring Aanbesteden is onder de Aanbestedingswet 2012 niet verplicht, maar als een aanbestedende dienst hiervoor kiest dan moet deze het vastgestelde model gebruiken.

Aanvragen worden rechtstreeks bij het ministerie van Justitie en Veiligheid /Dienst Justis/ Afd. COVOG ingediend.

10.5. De gemeente Leudal sluit een gegadigde die geen gedragsverklaring zoals genoemd in lid 4 van dit artikel kan overleggen, uit van verdere deelname aan een aanbesteding.

11.1. De publicatie van de aankondiging van een openbare aanbesteding al dan niet met voorafgaande selectie (Nationaal én Europees) dient altijd te worden geplaatst op www.tenderned.nl

11.2. De aanbestedingsdocumenten worden zoveel als mogelijk digitaal ter beschikking gesteld aan gegadigden (bijvoorbeeld door plaatsing van de documenten op www.Tenderned.nl).

13.1. Klachten in het kader van onderhavige aanbesteding worden gemeld bij het “KlachtenMeldpunt Aanbestedingen” (KMA) van het InkoopCentrumZuid.

13.2. Klachten kunnen uitsluitend per email worden ingediend op het volgende adres: klacht@inkoopcentrumzuid.nl

12.1. Van elke inkoop/aanbesteding wordt een (elektronisch) inkoopdossier aangemaakt in JOIN (Inkopen & Aanbesteden).

12.2. Op basis van de aanmaak in JOIN en in overleg met betreffende vakafdeling geeft inkoop advies zoals bedoeld in artikel 5 lid 2 sub a t/m d van dit reglement.

12.3. Op dit advies is artikel 5 lid 3 van dit reglement van toepassing.

12.4. Iedere inkoop/aanbesteding met een waarde vanaf € 5.000,-- wordt afgesloten met het invullen het verantwoordingsformulier (checklist rechtmatigheid), ten behoeve van de periodieke rapportages en de interne controle.Het verantwoordingsformulier bevat o.m. gegevens over het aantal offertes, de namen van de gevraagde leveranciers, de naam van de opdrachtnemer, het gunningsbedrag en in welke mate duurzaamheid en/of social return is toegepast. Het betreffend formulier wordt vastgelegd in het inkoopdossier in JOIN.

12.5. De tot het sluiten van de overeenkomst gevolmachtigde (sub)budgethouder is verantwoordelijk voor het juist en volledig bijhouden van het inkoopdossier.

14.1. De voor een aanbesteding verantwoordelijke (sub)budgethouder is verantwoordelijk voor het laten registreren van de overeenkomst die uit de aanbesteding voortvloeit in het contractenregister in JOIN.