Leidraad organisatieontwikkeling

Inleiding

Het doel van deze leidraad is om inzicht te geven in de wijze waarop we in onze organisatie omgaan met organisatieontwikkeling en de daaruit volgende organisatieveranderingen. De leidraad biedt een richtlijn voor leidinggevenden en medewerkers over de stappen die gezet worden in de verdere ontwikkeling van onze organisatie en borgt de rechtspositie van medewerkers daarbij.

Deze leidraad is nieuw en vervangt het sociaal statuut herindeling, waarvan de looptijd op 31 december 2010 eindigt. In het kader van de beleidscyclus (plan -> do -> check-> act) wordt deze leidraad eind 2012 geëvalueerd om te bezien of het een geschikt instrument is waar de gemeente Leudal nog een aantal jaren mee vooruit kan. Tevens blijft uiteraard ruimte bestaan voor tussentijdse bijstellingen.

In deze leidraad komen de volgende onderwerpen aan de orde:

• -

  type organisatieverandering

• -

  het proces van organisatieverandering

• -

  communicatie en inspraak bij organisatieverandering

• -

  procedure herplaatsing medewerkers

• -

  rechtspositionele aanspraken.

Type organisatieverandering

Binnen een gemeente kunnen zich zeer uiteenlopende organisatieveranderingen voordoen. In het algemeen maken we onderscheid tussen ingrijpende en minder ingrijpende organisatieveranderingen. Bij ingrijpende organisatieveranderingen (zoals bij de herindeling) is het noodzakelijk om aanvullend aan deze richtlijnen een sociaal statuut op te stellen waarin nog gedetailleerder wordt beschreven hoe wordt omgegaan met de personele gevolgen en plaatsingen.

In deze leidraad wordt de rechtspositie van medewerkers geborgd door de bepalingen in het laatste hoofdstuk. Deze bepalingen zijn analoog aan de bepalingen van het sociaal statuut herindeling 2006. In dit document staan uiteraard de aanvullende stappen beschreven die nodig zijn om de personele gevolgen inzichtelijk te maken en te borgen.

Men kan onderscheid maken naar de aard van de organisatieverandering. Er zijn dan tenminste vijf typen van organisatieverandering te onderscheiden:

• 1.

  Interne organisatieverandering: een wijziging van de organisatiestructuur, meestal in samenhang met wijzigingen in de werkwijze, bedrijfsvoering, organisatiecultuur etc.

• 2.

  Privatisering van een organisatieonderdeel: waarbij het onderdeel na privatisering als zelfstandige privaatrechtelijke rechtspersoon verdergaat.

• 3.

  Privatisering van een organisatieonderdeel: waarbij het organisatieonderdeel wordt overgenomen door een reeds bestaande privaatrechtelijke persoon.

• 4.

  Publiekrechtelijke taakoverheveling: overheveling van een deel van de organisatie naar een publiekrechtelijk orgaan.

• 5.

  Samenvoeging van twee of meer gemeentelijke organisaties als gevolg van een gemeentelijke herindeling.

Het is overigens niet uitgesloten dat bovengenoemde hoofdtypen in combinatie voorkomen. Het vijfde type organisatieverandering - de herindeling - wijkt af van de overige typen omdat de gemeente zelf niet het uiteindelijke besluit neemt tot herindelen. De organisatieverandering (de fusie) vloeit automatisch voort uit een besluit dat door anderen wordt genomen. Bovendien is er minimaal één andere werkgever betrokken bij de vormgeving van de nieuwe organisatie. Deze leidraad is daarom alleen van toepassing over de eerste vier typen van organisatieverandering.

Hierbij willen we opmerken dat organisatieverandering in het verleden doorgaans een vrij statisch proces was. Tegenwoordig overheerst een andere visie op organisatieontwikkeling. Deze visie heeft als kerngedachte dat moderne organisaties continu in beweging zijn. Organisatieverandering vindt niet meer met horten en stoten plaats, maar is een continu en vloeiend proces. In een organisatie die continu in beweging is, zullen ambtenaren mee moeten bewegen.

Het proces van organisatieverandering

De meer omvangrijke organisatieveranderingen verlopen vaak in fasen. Een veelgebruikte faseindeling is de volgende.

• 1.

  Oriëntatiefase 

  Onderkennen van de noodzaak tot verandering: inventariseren en analyseren van de knelpunten van de huidige organisatie. Resultaat: het principebesluit om een organisatieveranderingstraject op te starten en helderheid over de doelstellingen die behaald moeten worden door de organisatieverandering.

• 2.

  Voorbereidingsfase 

  Uitwerken van alternatieven: aangeven van consequenties van deze alternatieven; overleg over sociale gevolgen, tegen elkaar afwegen van alternatieven. Resultaat: een stappenplan voor het verdere traject.

• 3.

  Besluitvormingsfase 

  De definitieve besluitvorming vindt plaats door het daartoe bevoegde bestuursorgaan. Resultaat: een vastgesteld stappenplan.

• 4.

  Invoeringsfase 

  Het wijzigingplan wordt uitgevoerd. Het bevoegd orgaan neemt besluiten ten aanzien van de ambtenaren die bij de organisatieverandering betrokken zijn, met inachtneming van deze leidraad.

• 5.

  Evaluatiefase 

  In deze fase wordt de organisatieverandering zelf geëvalueerd.

Communicatie en inspraak bij organisatieverandering

Bij organisatieveranderingsprocessen is communicatie met en inspraak van medewerkers van groot belang. Enerzijds omdat medewerkers onmisbare kennis in huis hebben over hoe de organisatie functioneert en hoe dat verbeterd zou kunnen worden. Anderzijds omdat de medewerkers na de organisatieverandering in de nieuwe organisatie zullen gaan werken. Draagvlak voor het stappenplan en acceptatie van de nieuwe structuur en werkwijzen door de medewerkers zijn van groot belang voor het succes van de organisatieverandering.

Inspraak vindt formeel op twee niveaus plaats.

Medezeggenschap van de Ondernemingsraad (OR)

Gedurende het organisatieveranderingsproces zal het onderwerp organisatieverandering prominent op de agenda van de overlegvergadering tussen de OR en de WOR-bestuurder staan. In de overlegvergadering wordt immers de algemene gang van zaken besproken, waarbij de

WOR-bestuurder mededelingen doet over besluiten die hij in voorbereiding heeft. Een besluit tot organisatieverandering met personele gevolgen is altijd adviesplichtig. De OR kan niet rechtstreeks adviseren over de politieke beslissing tot organisatieverandering, maar zal de insteek van de personele gevolgen moeten kiezen.

De werkgever zal de ondernemingsraad formeel om advies vragen op een zodanig tijdstip, dat het van wezenlijke invloed kan zijn op het besluit tot organisatieverandering. De adviesaanvraag zal moeten voldoen aan de vormvoorschriften van de WOR: de beweegredenen voor het besluit, de te verwachten personele gevolgen van het besluit en de naar aanleiding daarvan voorgenomen maatregelen moeten in de adviesaanvraag worden vermeld. Voordat de OR advies uitbrengt, moet tenminste eenmaal overleg worden gepleegd over het plan in de overlegvergadering.

Als de werkgever een externe deskundige wil betrekken bij het organisatieveranderingstraject, moet hij de OR om advies vragen over het verstrekken en het formuleren van de adviesaanvraag.

De OR wordt zo spoedig mogelijk van het definitieve besluit van de werkgever in kennis gesteld. Het advies van de OR is niet dwingend. Als de werkgever in zijn besluit het advies niet (geheel) volgt, zal hij dit echter wel schriftelijk moeten motiveren. Bovendien zal hij dan de uitvoering van het besluit een maand moeten opschorten. Tijdens deze opschortingtermijn kan de OR zich beraden over het instellen van een beroep bij de Ondernemingskamer van het gerechtshof in Amsterdam.

Als het besluit tot organisatieverandering eenmaal is genomen, moet de werkgever de OR nog om advies vragen over de uitvoering van het besluit, tenzij de OR daarover al eerder is geconsulteerd.

In het algemeen geldt dus dat de OR advies uitbrengt over het organisatieveranderingstraject. De OR richt zich daarbij op de gevolgen voor (de werkzaamheden van) het personeel en het organisatiebelang.

Overleg met de Commissie voor Georganiseerd Overleg (GO)

Het overleg tussen werkgever en vakbonden vindt plaats in het GO. Onderwerp van overleg zijn "alle aangelegenheden van algemeen belang voor de rechtstoestand van de ambtenaren met inbegrip van de algemene regels volgens welke personeelsbeleid zal worden gevoerd". Als de werkgever voornemens is zijn organisatie te veranderen, moet het GO daarvan op de hoogte worden gesteld.

De werkgever dient met het GO overeenstemming te bereiken over deze leidraad en het functie- en formatieplan.

In principe is de OR dus het primaire aanspreekpunt bij organisatieveranderingen. Het GO komt formeel in beeld als het gaat om gevolgen voor de werkgelegenheid en de rechtspositie van medewerkers. Eén en ander is echter afhankelijk van de rolverdeling die OR en GO lokaal in een convenant afspreken. Van bovenstaande kan dus worden afgeweken.

Procedure herplaatsing medewerkers

Deze leidraad gaat uit van de situatie dat er geen sprake is van gedwongen ontslagen en medewerkers zo min mogelijk in hun rechtspositie worden aangetast. Ingeval er als gevolg van de wijziging sprake is van gedwongen ontslagen dan wel van een aantasting van de rechtspositie van medewerkers dan wordt hierover overleg gevoerd met de Commissie voor Georganiseerd Overleg. In dit overleg wordt met de vakbonden afgesproken in hoeverre er sprake moet zijn van aanvullend flankerend beleid en/of een sociaal plan.

Voorop staat dat alle medewerkers van wie de functie geheel of gedeeltelijk wijzigt, een passende of geschikte functie krijgen aangeboden. Door zo open mogelijk te communiceren over de veranderingen, kan ook worden voorkomen dat medewerkers bovenformatief moeten worden geplaatst en/of op termijn uitzicht op werk verliezen. Nieuwe functies of vacatures worden conform het vigerende werving- en selectiebeleid ingevuld. Hierbij hebben herplaatsingskandidaten (B&C-kandidaten) voorrang in de beoordeling of een nieuwe functie of vacature als passende of geschikte functie moet worden aangemerkt. Hieronder volgt een uiteenzetting van de stappen die moeten worden gezet om de procedure tot herplaatsing succesvol te laten verlopen.

1 Functie en formatieplan

Over dat gedeelte van de organisatie waarbinnen de organisatiewijziging plaatsvindt wordt een functie- en formatieplan opgesteld. Daarin wordt inzichtelijk gemaakt welke functies en formatie in de nieuwe structuur nodig zijn. In dit plan kunnen zich, wat betreft de inhoud en positionering van functies, de volgende veranderingen voordoen ten opzichte van de huidige situatie:

• a.

  De functie blijft inhoudelijk nagenoeg ongewijzigd (minimaal 75%), maar de positionering van de functie wijzigt (plaatsing binnen andere afdeling);

• b.

  De functie wijzigt substantieel (minimaal 50%);

• c.

  De oude functie vervalt c.q. er is sprake van een volledig nieuwe functie.

Het functie- en formatieplan is organiek van karakter. Dat betekent dat per functie een verwijzing zal plaatsvinden naar de code, de toepasselijke functiefamilie en bandbreedte (de beschrijving), de formatie uitgedrukt in FTE's per heden en per datum organisatieverandering. Daarbij zal worden aangegeven of sprake is van situatie A, B of C.

2. Plaatsingsplan

De gemeentesecretaris stelt namens het college een plaatsingsplan op. Dit plaatsingsplan vormt de basis van de besluiten zoals die jegens individuele medewerkers zullen worden genomen. Het plaatsingsplan koppelt het functie- en formatieplan aan medewerkers en hoeft zodanig niet aan de OR of het GO te worden voorgelegd.

De gemeentesecretaris voert over de inhoud van het plaatsingsplan overleg met de betreffende leidinggevenden, alvorens dit naar het college te formaliseren. Het opstellen van het plaatsingsplan geschiedt met inachtneming van de volgende plaatsingscriteria:

• 1.

  Mens volgt werk: Indien de functie inhoudelijk niet wijzigt, wordt deze toegekend aan die medewerker die de betreffende functie voor de organisatiewijziging uitoefende.

• 2.

  Passende functie: Dit is een functie die (indicatief) maximaal een schaal lager is gewaardeerd dan de functie die de functiehouder voor de organisatiewijziging uitoefende, en die de medewerker redelijkerwijs, gelet op zijn persoonlijkheid, kennis en vaardigheden, omstandigheden en vooruitzichten, kan worden opgedragen.

• 3.

  Geschikte functie: Dit is een functie die niet passend is, maar die een medewerker bereid is om te vervullen. Er is geen sprake van acceptatieplicht. Voorafgaand overleg over het functieaanbod is dus noodzakelijk.

Bovenstaande criteria bepalen de plaatsingsvolgorde. Indien twee of meer ambtenaren op basis van bovenstaande criteria aanspraak kunnen maken op een gewijzigde of nieuwe functie, zal -gelet op het verbod op discriminatie op basis van leeftijd - zoveel mogelijk de geschiktheidsbeoordeling worden toegepast. De geschiktheid van de medewerker wordt afgeleid uit opleidings- en ervaringsgegevens, beoordelingsgesprekken en andere gesprekken in verband met de ontwikkeling van de medewerker en eventuele geschiktheidstesten. De vorm van de aanstelling (algemene dienst of specifieke functie) is op geen enkele wijze bepalend voor de plaatsingsvolgorde of de vraag of een medewerker een gewijzigde of nieuwe functie kan worden aangeboden. Deze vorm kan op geen enkele wijze van invloed zijn op de aanspraken, rechten en plichten van medewerkers c.q. de rechtsgelijkheid in het kader van deze organisatieverandering.

3. V oorgenomen besluit tot herplaatsing

Op basis van het plaatsingsplan ontvangt iedere medewerker die een functie bekleedt, vallend onder de categorie A, B of C in het functie- en formatieplan (zie sub1) een voorgenomen (college-) besluit tot herplaatsing. In dit besluit wordt gemotiveerd aangegeven welke functie wordt aangeboden (inhoud), waar de functie is gepositioneerd en welke wijzigingen (eventueel) optreden in de functie of op rechtspositioneel gebied. Daarnaast wordt de medewerker geïnformeerd over de verdere procedure. Indien geen sprake is van een passend functieaanbod, wordt voorafgaand aan het voorgenomen besluit overleg gevoerd met de medewerker over de vraag of hij/zij bereid is de functie te vervullen.

Bij herplaatsing in een ongewijzigde A-functie (mens-volgt-werk), is geen bezwaar en beroep mogelijk. Dit is een mededeling tot positionering. Bij herplaatsing in een B-functie, zal in principe met de medewerker die de betreffende functie voor wijziging uitoefende een perspectiefgesprek gevoerd worden. In dit gesprek wordt beoordeeld of de medewerker geschikt of geschikt te maken is voor de uitvoering van de nieuwe taken. Bij herplaatsing in een C-functie kan een geschiktheidbeoordeling onderdeel zijn van de herplaatsing. Nieuwe functies die niet intern kunnen worden ingevuld, kunnen conform de procedureregeling werving en selectie ook extern worden opengesteld.

4. Zienswijze

Medewerkers die zich (geheel of gedeeltelijk) niet kunnen vinden in het voorgenomen plaatsingsbesluit, kunnen hun bedenkingen kenbaar maken alvorens het college een definitief besluit neemt. Het college stelt de ambtenaar in de gelegenheid om tegen deze voorgenomen plaatsing zijn/haar bedenkingen schriftelijk kenbaar te maken binnen vier weken na de datum van verzending van het voorstel tot de voorgenomen plaatsing. Tevens is het mogelijk om de bedenkingen mondeling toe te lichten. De ambtenaar krijgt -uiterlijk binnen zes weken- gemotiveerd en schriftelijk bericht of en in hoeverre de bedenkingen worden overgenomen.

5. Definitief besluit tot herplaatsing

Het college neemt op basis van de voorgenomen benoemingen en eventuele uitkomsten van de zienswijzeprocedure een besluit over de herplaatsing. Het besluit tot herplaatsing wordt schriftelijk aan de medewerker toegestuurd en bevat de volgende informatie:

• -

  de plaats van de medewerker in de organisatie;

• -

  de datum van overgang;

• -

  de functie die de medewerker gaat vervullen;

• -

  de aan de functie verbonden salarisschaal, alsmede het voor de medewerker geldende salaris, de hem toekomende salarisgarantie en eventuele garantietoelagen en/of afbouwtoelagen;

• -

  de motivering voor plaatsing in de functie, alsmede eventuele nadere afspraken;

• -

  de mogelijkheid tot het indienen van bezwaar en beroep.

6. Overdrachtgesprekken

Met de medewerker wiens (nieuwe) functie een B -status heeft, wordt door het management een overdrachtgesprek gevoerd. In dit gesprek wordt inzichtelijk gemaakt welke taken wel en welke taken niet meegaan of nieuw zijn. Het doel is om te voorkomen dat er zaken blijven liggen. In dit gesprek kunnen afspraken gemaakt worden over de overgang, bijvoorbeeld via het 'estafettemodel'. Hiermee wordt geregeld dat de medewerkers de taken blijven doen die ze ook deden voor de organisatieverandering totdat de andere eenheid/team zijn medewerkers zover heeft (bijvoorbeeld door middel van opleidingen) dat deze medewerkers de taken ook daadwerkelijk kunnen overnemen.

7. Bezwaar en beroep

De medewerker kan binnen zes weken bezwaar aantekenen tegen de definitieve herplaatsing overeenkomstig het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht. Het college zendt de medewerker die bezwaar maakt een ontvangstbevestiging en stelt het bezwaar in handen van de commissie voor bezwaar en beroep. Zolang het bezwaar in behandeling is blijft de verplichting aanwezig tot het verrichten van de op grond van de herplaatsing opgedragen werkzaamheden.

Tegen de beslissing op het bezwaarschrift als bedoeld in lid 1 staat voor de ambtenaar binnen 6 weken beroep open bij de sector bestuursrecht van de rechtbank.

8.. Actualisatie functieboek

Alle nieuwe c.q. gewijzigde functies worden gekoppeld aan een generieke functiebeschrijving in het functieboek. Voor zover geen actuele koppeling kan worden gemaakt, wordt het functieboek per datum overgang geactualiseerd en worden met terugwerkende kracht tot datum overgang de functies gewaardeerd.

Rechtspositionele aanspraken

Hieronder volgt een opsomming van de rechtspositionele aanspraken die zijn verbonden aan de besluiten tot herplaatsing in een gewijzigde of nieuwe functie. Deze aanspraken vinden hun grondslag in het sociaal statuut herindeling.

• 1.

  De ambtenaar behoudt bij herplaatsing het salaris en de salarisaanspraken, inclusief de individueel schriftelijk vastgelegde structurele persoonlijke toelagen c.q. garantietoelagen dan wel uitlooptoelagen, zoals die voor hem/haar gelden op datum overgang. Tevens wordt apart schriftelijk vastgelegd welke andere individuele rechtspositionele aanspraken worden gegarandeerd.

• 2.

  Als de ambtenaar geplaatst wordt in een functie waaraan (op basis van functiewaardering) een lagere functieschaal is verbonden dan de functieschaal van de voormalige functie, zal hem een persoonlijke garantieschaal worden toegekend gelijk aan de functieschaal van die voormalige functie en met inachtneming van het bepaalde in artikel 1.

• 3.

  De functie waarin de ambtenaar wordt herplaatst, wordt indien nodig in de daarop volgende actualisatieronde van het functieboek meegenomen. Indien geconstateerd wordt dat de waardering hoger is dan het huidige niveau van de functie, wordt de inpassing in de nieuwe functieschaal gegarandeerd vanaf datum overgang.

• 4.

  De ambtenaar die in een hoger gewaardeerde functie wordt ingepast, zal overeenkomstig de bepalingen van de bezoldigingsverordening en het vigerende bezoldigingsbeleid van de gemeente, bij voldoen aan de functie-eisen en bij gebleken voldoende functioneren, worden bevorderd naar de functionele schaal.

• 5.

  Aan de functie van de ambtenaar op datum overgang verbonden toelagen zullen per datum overgang worden vastgesteld op het niveau van toelagen verbonden aan de functie waarin de ambtenaar is geplaatst.

• 6.

  Indien aan de oude functie toelagen zijn verbonden welke niet aan de nieuwe functie zijn verbonden, worden deze in het eerste jaar na de plaatsing voor 100% behouden. In het tweede jaar wordt 75% toegekend en in het derde jaar wordt 50% toegekend. In het vierde jaar wordt 25% toegekend; in het vijfde jaar is de toelage beëindigd.

• 7.

  Indien een lagere dan de oorspronkelijke toelage moet worden toegekend, is de hoogte daarvan gedurende de eerste 4 jaren na de herplaatsing niet lager dan in artikel 6 genoemd.

• 8.

  De op datum overgang schriftelijk vastgelegde individuele afspraken met betrekking tot scholing, vorming en opleiding zullen worden gerespecteerd. Als een ambtenaar een opleiding tengevolge van de plaatsing beëindigt, geldt geen terugbetalingsverplichting.

• 9.

  De ambtenaar wordt in de gelegenheid gesteld tot omscholing en/of bijscholing indien dit voor het vervullen van de gewijzigde / nieuwe functie wenselijk of noodzakelijk is. De kosten daarvan zijn voor rekening van de gemeente. Dit kan op verzoek van de ambtenaar of op initiatief van het college. De ambtenaar kan daartoe ook worden verplicht.

• 10.

  Bij wijziging van de standplaats als gevolg van herplaatsing, wordt de woon- werkverkeer vergoeding aangepast conform de vigerende uitvoeringsregeling reiskosten woonwerkverkeer.

Algemeen

De ambtenaar verleent uiteraard ten volle medewerking aan herplaatsing en is gehouden de hem toegewezen functie goed en volledig uit te oefenen, onverminderd het recht op bedenkingen of bezwaar en beroep. Wanneer een herplaatsing niet succesvol blijkt te zijn, dan is de medewerker verplicht om mee te werken aan het vinden van een andere passende functie of geschikte functie c.q. oplossing (bijv. outplacement).