Regels over de ambtelijke organisatie van de gemeente Leusden

Artikel 1 Begripsomschrijving

In dit besluit wordt verstaan onder:

Gemeentesecretaris: de ambtenaar als bedoeld in artikel 100 e.v. van de Gemeentewet, die door het college wordt benoemd en eindverantwoordelijk is voor het functioneren van de gehele ambtelijke organisatie;

Directeur Bestuurlijk: de ambtenaar, die door het college wordt benoemd en

Juridische Zaken (BJZ) medeverantwoordelijk is voor het functioneren van de gehele ambtelijke organisatie en tevens loco-gemeentesecretaris is;

Directie: de gemeentesecretaris en directeur BJZ, onder leiding van de gemeentesecretaris;

Leidinggevenden Overleg: de gemeentesecretaris, de directeur BJZ en de afdelingshoofden.

Afdelingshoofd: de ambtenaar die door het college wordt benoemd en verantwoordelijk is voor het functioneren van een afdeling.

Teamleider: de ambtenaar die op voordracht van het afdelingshoofd door de gemeentesecretaris wordt benoemd en verantwoordelijk is voor het functioneren van een team binnen een afdeling.

Concerncontroller: de ambtenaar, die door de gemeentesecretaris in overleg met het college wordt benoemd en een oordeel vormt over de opzet en werking van een betrouwbaar en adequaat beleids- en beheerssysteem ten behoeve van de effectiviteit en efficiency van de gemeentelijke activiteiten door de totale gemeentelijke organisatie.

Artikel 2

• 1.

  Dit besluit regelt op hoofdlijnen de structuur van de ambtelijke organisatie, de werkwijze ervan en de verantwoordelijkheidsverdeling.

• 2.

  De ambtelijke organisatie is ingedeeld in afdelingen, waarbij de directie vanuit gemeentebreed perspectief leiding geeft aan afdelingen en verantwoordelijk is voor de afdelingsoverstijgende vraagstukken.

Artikel 3

• 1.

  Het college stelt de hoofdstructuur van de organisatie vast.

• 2.

  De gemeentesecretaris stelt in overleg met de directeur BJZ de doelstellingen en hoofdtaken van de afdelingen vast.

• 3.

  De gemeentesecretaris stelt in overleg met de directeur BJZ en het betreffende afdelingshoofd organisatiewijzigingen binnen een afdeling vast.

Artikel 4 Bestuursopdrachten

• 1.

  Voor de beleidsvoorbereiding geeft het college bestuursopdrachten aan de gemeentesecretaris.

• 2.

  Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de inbreng bij het ontwikkelen van beleid.

• 3.

  De gemeentesecretaris draagt de zorg voor uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie.

Artikel 5 Gemeentesecretaris

• 1.

  De gemeentesecretaris is als hoofd van de ambtelijke organisatie direct verantwoording schuldig aan het college.

• 2.

  De gemeentesecretaris is eindverantwoordelijk voor het functioneren van de gehele ambtelijke organisatie.

• 3.

  Als secretaris van het college is de gemeentesecretaris verantwoordelijk voor de advisering in en verslaglegging van de collegevergaderingen en draagt hij bij aan het goed functioneren van dit orgaan.

• 4.

  De gemeentesecretaris draagt zorg voor een goede ondersteuning, informatievoorziening en advisering van de leden van het college.

• 5.

  De gemeentesecretaris wordt, met inachtneming van het ter zake gestelde in de Gemeentewet, als secretaris van het college bij afwezigheid vervangen door de loco-gemeentesecretaris.

• 6.

  De gemeentesecretaris is bevoegd om aan alle medewerkers in dienst van de gemeente Leusden alle inlichtingen te vragen die hij voor een goede vervulling van zijn taken nodig acht.

Artikel 6 Directie

• 1.

  De directie wordt gevormd door de gemeentesecretaris en de directeur BJZ;

• 2.

  De gemeentesecretaris is voorzitter van de directie en als zodanig verantwoordelijk voor het goed functioneren van de directie.

• 3.

  Binnen de directie vindt besluitvorming plaats over afdelingsoverstijgende vraagstukken en de toedeling van taken aan afdelingen; het college wordt hierover geïnformeerd.

• 4.

  De directie is eindverantwoordelijk voor het middelenbeheer, inclusief de wijze van implementatie, toetsing en verantwoording.

• 5.

  De directie ziet erop toe dat de activiteiten van de afdelingen passen binnen de vastgestelde kaders.

Artikel 7 Directeur BJZ

1. De directeur BJZ is loco-gemeentesecretaris en is medeverantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie.

2. De directeur BJZ levert een bijdrage aan het goed functioneren van de directie.

Artikel 8 Leidinggevenden Overleg

• 1.

  De gemeentesecretaris, de directeur BJZ en de afdelingshoofden vormen het leidinggevenden overleg.

• 2.

  De gemeentesecretaris is voorzitter van het leidinggevenden overleg.

• 3.

  Bij afwezigheid van de gemeentesecretaris treedt de directeur BJZ op als voorzitter van het leidinggevenden overleg. Ingeval van afwezigheid van een lid van het leidinggevenden overleg anders dan de gemeentesecretaris wordt die plaats ingenomen door de in het vervangingsschema aangewezen plaatsvervanger.

• 4.

  De voorzitter van het leidinggevenden overleg stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het leidinggevenden overleg vast. Ieder lid van het leidinggevenden overleg kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen en de voorzitter verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen. De voorzitter zorgt er voor, dat de agenda en bijbehorende stukken worden gereed gemaakt en zo mogelijk ten minste twee dagen voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van het leidinggevenden overleg.

• 5.

  Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter andere dan de in het eerste lid bedoelde leden uit om aan een desbetreffende vergadering van het leidinggevenden overleg deel te nemen.

• 6.

  De voorzitter neemt, gehoord de meningsvorming binnen het leidinggevenden overleg, de benodigde besluiten en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de besluitvorming.

Artikel 9

Het leidinggevenden overleg heeft tot doel het goed functioneren van de ambtelijke organisatie te bevorderen door middel van:

• a.

  de coördinatie van en de advisering over het middelenbeheer;

• b.

  het vaststellen van de inhoud van afdelingoverstijgende adviezen;

• c.

  de coördinatie van activiteiten tussen afdelingen onderling en in relatie tot het bestuur;

• d.

  de coördinatie van de planning, prioriteitenstelling en voortgang van de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording;

• e.

  de informatie-uitwisseling van gemeenschappelijke zaken;

• f.

  tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen.

Artikel 10 Het Afdelingshoofd

• 1.

  Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de resultaten en het functioneren van een afdeling.

• 2.

  Het afdelingshoofd geeft leiding aan een aantal teamleiders en/of medewerkers, bevordert de integraliteit van beleid en is ervoor verantwoordelijk dat de activiteiten die door zijn afdeling worden verricht passen binnen vastgestelde kaders, en voldoende zijn afgestemd met andere afdelingen.

• 3.

  Het afdelingshoofd legt door middel van periodieke managementsrapportages verantwoording af aan de directie over het functioneren van de afdeling.

Artikel 11 Teamleider

• 1.

  De teamleider is verantwoordelijk voor het functioneren van een team.

• 2.

  De teamleider geeft leiding aan de medewerkers van het team en is ervoor verantwoordelijk dat de activiteiten die door zijn team worden verricht passen binnen vastgestelde kaders en voldoende zijn afgestemd met andere teams en afdelingen.

Artikel 12 Concerncontroller

• 1.

  De functie van concerncontroller wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris.

• 2.

  De concerncontroller kan, indien hij dit nodig acht, te allen tijde het college gevraagd en ongevraagd adviseren over de effectiviteit en efficiency van de bedrijfsvoering.

Artikel 13 Nadere regels

Het college is bevoegd nadere regels vast te stellen ten aanzien van de structuur en werkwijze van de ambtelijke organisatie, voor zover dit besluit hierin niet voorziet, gehoord het advies van de directie.

Artikel 14 Inwerkingtreding en intrekking

• 1.

  Dit besluit treedt in werking op 15 juli 2010.

• 2.

  Dit besluit vervangt de Organisatieverordening ambtelijke organisatie zoals vastgesteld door de raad op 14 december 1995 en gewijzigd op 14 april 1997.

Artikel 15 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Organisatiebesluit Leusden 2010.