Organisatiebesluit gemeente Leusden 2019

1. De hoofdstructuur en inrichting van de organisatie is tot stand gekomen vanuit de dragende gedachte dat de organisatie:

• a.

  wendbaar is;

• b.

  werkt aan opgaven van de samenleving in co-creatie met partners en inwoners;

• c.

  oplossingsgericht werkt vanuit de bedoeling;

• d.

  compact en flexibel is en dat verantwoordelijkheden en bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie worden belegd.

2. De ambtelijke organisatie bestaat uit de directeur-secretaris, de organisatiemanager, de concerncontroller, de managers en de medewerkers.

1. De directeur-secretaris vervult in de rol als secretaris een schakelfunctie tussen burgemeester, raad, griffie, college en de ambtelijke organisatie, adviseert en ondersteunt het college en de burgemeester en organiseert een doelmatige ondersteuning van de individuele collegeleden.

2. De directeur-secretaris is in de rol van directeur van de ambtelijke organisatie eindverantwoordelijk voor:

• a.

  het aansturen van de organisatiemanager en de concerncontroller;

• b.

  de HR-gesprekcyclus met organisatiemanager en concerncontroller;

• c.

  het samen met de organisatiemanager doorontwikkelen en innoveren van de ambtelijke organisatie;

• d.

  het formuleren van de opgaven en de taken van de ambtelijke organisatie;

3. De directeur-secretaris wordt, met inachtneming van artikel 106 Gemeentewet, bij afwezigheid als secretaris van het college vervangen door de loco-secretaris.

4. De directeur-secretaris treedt op als bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.

1. De organisatiemanager voert de taken uit onder verantwoordelijkheid van de directeur-secretaris.

2. De organisatiemanager is verantwoordelijk voor:

• a.

  het integraal en direct aansturen en coachen van managers;

• b.

  het mede realiseren van de door de directeur-secretaris geformuleerde opgaven en taken door middel van producten en diensten;

• c.

  de bewaking van de kwaliteit en tijdigheid van de geleverde producten en diensten;

• d.

  de afstemming en samenwerking tussen de verschillende taakvelden;

• e.

  de HR-gesprekcyclus met managers.

3. De organisatiemanager legt over de uitvoering van de taken en de behaalde resultaten verantwoording af aan de directeur-secretaris.

1. De concerncontroller heeft een onafhankelijke positie en kan, na mededeling daarvan aan de directeur-secretaris, het gemeentebestuur gevraagd en ongevraagd adviseren en rapporteren over de realisatie van door de ambtelijke organisatie gestelde doelen, opgaven en in te zetten instrumenten.

2. De concerncontroller is verantwoordelijk voor:

• a.

  de doorontwikkeling van de planning en control cyclus, begroting, jaarrekening en bestuurlijke rapportages;

• b.

  de signalering, analyse en advisering over belangrijke/majeure bevindingen uit begroting, jaarrekening en tussentijdse rapportages;

• c.

  de doorontwikkeling van de planning en controlprincipes, -systemen, processen en informatiestromen;

• d.

  risicomanagement en treasury binnen de organisatie;

• e.

  situationeel toetsen van majeure bestuursvoorstellen en dossiers op risico’s en kwaliteit van deze stukken;

• f.

  onafhankelijk adviseren en fungeren als sparringpartner van de directeur-secretaris, organisatiemanager en gemeentebestuur.

3. De concerncontroller legt over de uitvoering van de taken en de behaalde resultaten verantwoording af aan de directeur-secretaris, dit met inachtneming van zijn onafhankelijke positie zoals bedoeld in het tweede lid van dit artikel.

1. De manager voert taken uit onder verantwoordelijkheid van de organisatiemanager.

2. De manager faciliteert medewerkers en is verantwoordelijk voor:

• a.

  het integraal en direct aansturen en coachen van de medewerkers;

• b.

  de HR-gesprekscyclus met de medewerkers;

• c.

  de bedrijfsvoeringstaken binnen de taakvelden;

• d.

  de afstemming en samenwerking tussen de medewerkers in de verschillende taakvelden;

• e.

  de bewaking van de kwaliteit en tijdigheid van de door de medewerkers geleverde producten en diensten.

3. De manager legt over de uitvoering van de taken en de behaalde resultaten verantwoording af aan de organisatiemanager.

1. De medewerker werkt, waar mogelijk, aan opgaven van de samenleving in co-productie met partners en inwoners en is (mede)verantwoordelijk voor het eindresultaat van de opgave, zijn taken, de uitvoering van de wet- regelgeving en vastgesteld beleid.

2. De medewerker voert zijn taken, wet- regelgeving en vastgesteld beleid zoveel mogelijk zelfstandig uit en ondersteunt waar nodig collegae.

3. De medewerker legt over de uitvoering van zijn taken en de behaalde resultaten verantwoording af aan de manager.

1. De directeur-secretaris en de organisatiemanager voeren regelmatig overleg over:

• a.

  de realisatie van de opgaven, taken, producten en diensten en de inzet van middelen (mede vanuit coalitieakkoord, college uitvoeringsprogramma);

• b.

  andere zaken die beiden noodzakelijk achten.

1. Ter bevordering van de onderlinge samenwerking en afstemming hebben de managers periodiek een managersoverleg.

2. Derden kunnen worden uitgenodigd om structureel of eenmalig aan dit overleg deel te nemen.

1. De medewerker overlegt zelfstandig met de portefeuillehouder.

2. Het overleg is gericht op de ondersteuning van de portefeuillehouder in zijn rol als gemeentebestuurder.

3. In het overleg worden politiek-bestuurlijke zaken binnen de portefeuille besproken en aangelegenheden die betrekking hebben op de externe vertegenwoordiging van de gemeente door de portefeuillehouder.

4. Voor zover deze van belang zijn voor de portefeuillehouder, wordt gesproken over de voortgang, knelpunten en prioriteitstelling van de opgaven en taken.

1. De directeur-secretaris wordt bij afwezigheid vervangen door de organisatiemanager en bij diens afwezigheid door de concerncontroller.

2. De organisatiemanager wordt bij afwezigheid vervangen door de directeur-secretaris en bij diens afwezigheid de concerncontroller.

3. De concerncontroller wordt bij afwezigheid vervangen door de plaatsvervangend concerncontroller.

4. Vervanging van de manager vindt horizontaal plaats. Bij afwezigheid van de manager wordt zijn functie uitgeoefend door een collega manager.