Regeling vervallen per 21-07-2015

Regeling Grote Projecten Provincie Limburg 2013

Geldend van 27-05-2013 t/m 20-07-2015

Intitulé

Regeling Grote Projecten Provincie Limburg 2013

Regeling Grote Projecten Provincie Limburg 2013  

Provinciale Staten van Limburg, maken ter voldoening aan het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht en het bepaalde in de Provinciewet bekend dat zij in hun vergadering van 17 mei 2013 hebben besloten als volgt: gelet op hetgeen is besproken in de vergadering van de Controlecommissie op 26 april 2012, 24 september 2012, 7 februari 2013 en 25 april 2013 besluiten: 1. De financiële ondergrens van 10 miljoen Euro uit de Regeling Grote Projecten schrappen; 2. De Regeling Grote Projecten uitsluitend van toepassing te laten zijn op projecten waarvoor, op basis van projectrisicoprofiel en benodigde sturingsinformatie door PS, de reguliere planning & control cyclus onvoldoende waarborg biedt; 3. Het verlenen van de status Groot Project in twee stappen te laten verlopen: eerst via een Statenstuk een beschrijving van sturingsinformatie en risico’s in kaart brengen, dan kan op basis daarvan een Statenvoorstel over de aanwijzing tot Groot Project worden opgesteld; 4. De Griffie opdracht te geven de formats Statenstukken aan te vullen met een risicoparagraaf en een paragraaf met sturingsinformatie; 5. De behandelprocedure Basisrapportage, Voortgangsrapportage en Eindevaluatie op te nemen in de eventueel nog door de Controlecommissie op te stellen nadere uitwerking van de Regeling Grote Projecten; 6. De RGP 2013 vast te stellen.  

Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    audit: alle vormen van onderzoek, niet zijnde het onder c. genoemde onderzoeksrapport, die betrekking hebben op een Groot Project en die relevant worden geacht voor een adequate sturing of beheersing van het project door Gedeputeerde Staten, of de besluitvorming over, dan wel de controle op het Groot Project door Provinciale Staten;

  • b.

    Statencommissie: de op grond van artikel 80 van de Provinciewet ingestelde commissie die het Groot Project inhoudelijk gezien tot haar taakveld rekent;

  • c.

    onderzoeksrapport: een rapport dat ten behoeve van de beoordeling van rapportages in het kader van voorliggende Regeling Grote Projecten opgesteld door de Statenonderzoeker(s);

  • d.

    advies: een advies dat ten behoeve van de beoordeling van rapportages in het kader van voorliggende Regeling Grote Projecten door de Statenonderzoeker, in opdracht van de Controlecommissie, wordt opgesteld;

  • e.

    Statenstuk: document dat gebruikt wordt door Gedeputeerde Staten om Provinciale Staten te informeren, te sonderen of besluitvorming van Provinciale Staten voor te bereiden.

  • f.

    rapportage: document dat Gedeputeerde Staten opstellen om Provinciale Staten eventuele nadere informatie te verstrekken over een Groot Project, conform de voorliggende regeling. Dit kan zijn: een Basisrapportage, een Voortgangsrapportage of een Eindevaluatie;

  • g.

    project: een project of activiteit met inbegrip van beleidsmatige activiteiten of projecten

  • h.

    Groot Project: een door Provinciale Staten aangewezen project waarop de Regeling Grote Projecten van toepassing is verklaard door Provinciale Staten;

  • i.

    nadere uitwerking: de eventueel door de Controlecommissie op te stellen nadere uitwerking van de Regeling Grote Projecten als bedoeld in artikel 4.

Hoofdstuk 2 Controlerende rol Provinciale Staten

Artikel 2 Sturingsinformatie voor Provinciale Staten

  • 1 Gedeputeerde Staten bieden Provinciale Staten sturingsinformatie aan voor activiteiten en projecten via de reguliere planning- en controlcyclus en, indien van toepassing, door het maken van een risico-inschatting in elk Statenstuk.

  • 2 De Controlecommissie kan Gedeputeerde Staten aangeven welke sturingsinformatie zij aanvullend nodig heeft om invulling te kunnen geven aan de controlerende taak van Provinciale Staten.

Hoofdstuk 3 Aanwijzing Groot Project en uitvoering van de controle op een Groot Project

Artikel 3 Voorstel tot aanwijzing Groot Project

  • 1 Bij elk Statenstuk waarbij de Controlecommissie vindt dat de beschreven projectrisico’s en de verstrekte en benodigde sturingsinformatie hier aanleiding toe geven, stelt de Controlecommissie een advies op aangaande de mogelijke aanwijzing als Groot Project.

  • 2 Provinciale Staten kunnen besluiten tot aanwijzing van een Groot Project indien er aanmerkelijke (financiële) risico’s voor de provincie Limburg aan een dossier verbonden zijn en de reguliere controle- en verantwoordingsinstrumenten ontoereikend zijn.

  • 3 Provinciale Staten besluiten bij de aanwijzing van een Groot Project over de termijn waarbinnen Gedeputeerde Staten een Basisrapportage beschikbaar dienen te stellen. De Basisrapportage vormt het startdocument voor de controle door Provinciale Staten op het Groot Project.

Artikel 4 Uitvoering van de controle door Provinciale Staten op een Groot Project

  • 1 De Controlecommissie is namens Provinciale Staten belast met de uitvoering van deze regeling. Zij ziet daarbij toe op de juiste toepassing van deze regeling.

  • 2 De Controlecommissie kan een eventuele nadere uitwerking van de Regeling Grote Projecten vaststellen. In deze nadere uitwerking kunnen de uitgangspunten en formats voor de verschillende rapportages worden uitgewerkt alsmede de uitgangspunten uit artikel 5 en een omschrijving van aanzienlijke afwijkingen uit artikel 7, zevende lid.

  • 3 De Controlecommissie, Statencommissie en/of Provinciale Staten kunnen Gedeputeerde Staten vragen om een aangeleverde rapportage compleet te herzien of aan te vullen met de gevraagde informatie.

Artikel 5 Uitgangspunten voor controle door Provinciale Staten

  • 1 De Controlecommissie stelt, in overleg met Gedeputeerde Staten, de uitgangspunten vast voor de controle door Provinciale Staten op Grote Projecten. Tot de uitgangspunten behoren in ieder geval:

    • a.

      de omvang, impact en beheersing van de projectrisico’s;

    • b.

      de wijze waarop en over welke projectelementen verantwoording wordt afgelegd over het project, met tenminste verantwoording over projectinhoud en projectbedrijfsvoeringsaspecten.

    • Deze uitgangspunten worden verder beschreven in de eventuele nadere uitwerking van de regeling.

  • 2 De Controlecommissie informeert Provinciale Staten over de vastgestelde uitgangspunten.

  • 3 De uitgangspunten vormen de basis voor de door Gedeputeerde Staten voor te bereiden rapportages.

  • 4 De Controlecommissie kan de uitgangspunten herzien.

Artikel 6 Basisrapportage

  • 1 Gedeputeerde Staten stellen per Groot Project een Basisrapportage op.

  • 2 De Controlecommissie toetst de door Gedeputeerde Staten opgestelde Basisrapportage aan de daartoe geformuleerde uitgangspunten in de eventuele nadere uitwerking en legt haar bevindingen vast in een advies.

  • 3 In haar advies geeft de Controlecommissie een aantal ijkmomenten aan waarop een Voortgangsrapportage, zoals bedoeld in artikel 7, aan de orde is.

  • 4 Indien de Controlecommissie dit noodzakelijk acht, kan zij besluiten tot het opstellen van een onderzoeksrapport bij de Basisrapportage.

  • 5 De Controlecommissie biedt de Basisrapportage, vergezeld van haar advies zoals bedoeld in het tweede lid en, indien van toepassing, het onderzoeksrapport zoals bedoeld in het vierde lid, ter vaststelling aan Provinciale Staten aan.

Artikel 7 Voortgangsrapportage

  • 1 Gedeputeerde Staten stellen op de door Provinciale Staten vastgestelde ijkmomenten, zoals bedoeld in artikel 6, derde lid per Groot Project een Voortgangsrapportage op. Bij aanzienlijke tussentijdse afwijkingen informeren Gedeputeerde Staten zo nodig tussentijds Provinciale Staten hierover.

  • 2 De Controlecommissie toetst de door Gedeputeerde Staten opgestelde Voortgangsrapportage, aan de daartoe geformuleerde uitgangspunten in de eventuele nadere uitwerking en legt haar bevindingen vast in een advies.

  • 3 Indien de Controlecommissie dit noodzakelijk acht, kan zij besluiten tot het opstellen van een onderzoeksrapport bij de Voortgangsrapportage.

  • 4 Indien de Controlecommissie een onderzoeksrapport opstelt, als bedoeld in het derde lid, dan biedt de Controlecommissie de Voortgangsrapportage, vergezeld van haar advies zoals bedoeld in het tweede lid en het onderzoeksrapport zoals bedoeld in het derde lid, met een Statenvoorstel ter vaststelling aan Provinciale Staten aan.

  • 5 Indien de Controlecommissie de Voortgangsrapportage uitsluitend toetst, conform het bepaalde in het tweede lid van dit artikel, dan biedt de Controlecommissie de Voortgangsrapportage en haar advies, zoals bedoeld in het tweede lid, aan als Informerend stuk aan Provinciale Staten.

  • 6 Indien er geen aanzienlijke afwijkingen aan de orde zijn op het moment dat gerapporteerd zou moeten worden over de voortgang in het Groot Project, zoals bedoeld in het eerste lid, dan stellen Gedeputeerde Staten Provinciale Staten hiervan schriftelijk in kennis.

Artikel 8 Eindevaluatie en beëindiging status Groot Project

  • 1 Bij een Voortgangsrapportage kunnen Gedeputeerde Staten gemotiveerd verzoeken om de status Groot Project te beëindigen.

  • 2 Over een verzoek van Gedeputeerde Staten om de status van Groot Project te beëindigen informeert de Controlecommissie Provinciale Staten. Indien de Controlecommissie van mening is dat de status van Groot Project beëindigd kan worden, stelt zij hierover tevens een advies op voor Provinciale Staten. Indien de Controlecommissie van mening is dat de status van Groot Project niet beëindigd kan worden, dan informeert de Controlecommissie Provinciale Staten hierover.

  • 3 De Controlecommissie monitort de duur van de status van Groot Project.

  • 4 Indien de Controlecommissie van mening is of Provinciale Staten van mening zijn dat de status van Groot Project beëindigd kan worden, kan de Controlecommissie of kunnen Provinciale Staten Gedeputeerde Staten verzoeken om een Eindevaluatie op te stellen.

  • 5 De Controlecommissie kan of Provinciale Staten kunnen besluiten om de laatste Voortgangsrapportage als Eindevaluatie te beschouwen.

  • 6 De Controlecommissie toetst de eventueel door Gedeputeerde Staten opgestelde Eindevaluatie, aan de daartoe geformuleerde uitgangspunten in de eventuele nadere uitwerking en legt haar bevindingen vast in een advies.

  • 7 Indien de Controlecommissie dit noodzakelijk acht, kan zij besluiten tot het opstellen van een onderzoeksrapport bij de Eindevaluatie.

  • 8 De Controlecommissie biedt de Eindevaluatie, zoals bedoeld in het zesde lid en haar advies en eventueel onderzoeksrapport, zoals bedoeld in het zevende en achtste lid, met een Statenvoorstel ter vaststelling aan Provinciale Staten aan.

  • 9 Gedeputeerde Staten worden van het besluit van Provinciale Staten inzake de beëindiging van de status van een Groot Project in kennis gesteld.

Hoofdstuk 4 Informatievoorziening

Artikel 9 Aanwijzingen voor de informatievoorziening

  • 1 De Controlecommissie kan aanwijzingen voor de informatie in de Basisrapportage, Voortgangsrapportage en Eindevaluatie vastleggen in de eventuele nadere uitwerking.

Artikel 10 Onderzoeksrapport of advies bij een rapportage  

  • 1 Een onderzoeksrapport of advies bij een rapportage wordt opgesteld door de Statenonderzoekers ten behoeve van de controlerende taak van de Controlecommissie.

  • 2 Richtlijnen voor het onderzoeksrapport of het advies bij een rapportage kunnen worden opgenomen in de eventuele nadere uitwerking.

Hoofdstuk 5 Slotbepalingen

Artikel 11 Werking, toepassing en uitleg van de regeling

  • 1 De Controlecommissie brengt jaarlijks met haar advies bij de jaarstukken een verslag uit aan Provinciale Staten over de werking en toepassing van deze regeling in het voorafgaande kalenderjaar.

  • 2 In gevallen waarin deze regeling niet voorziet of bij twijfel over de toepassing ervan, beslist de Controlecommissie.

Artikel 12 Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1 Deze regeling treedt in werking op de dag na publicatie in het Provinciaal Blad.

  • 2 De Regeling Grote Projecten Provincie Limburg 2011, vastgesteld bij besluit van Provinciale Staten van 16 december 2011, vervalt bij de inwerkingtreding van deze regeling.

  • 3 Deze regeling kan worden aangehaald als de “Regeling Grote Projecten Provincie Limburg 2013”.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door de Provinciale Staten van Limburg in hun vergadering van 17 mei 2013. Mevrouw drs. J.J. Braam, griffier De heer L.G.P. van Bilsen, vicevoorzitter