Regeling vervallen per 01-01-2022

Reglement Veldcommissie Limburgs Digitaal Erfgoed 2018-2021

Geldend van 14-02-2018 t/m 31-12-2021 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2018

Intitulé

Reglement Veldcommissie Limburgs Digitaal Erfgoed 2018-2021

Gedeputeerde Staten van Limburg,

maken ter voldoening aan het bepaalde in de Provinciewet bekend dat zij in hun vergadering van 6 februari 2018 hebben vastgesteld:

REGLEMENT VELDCOMMISSIE LIMBURGS DIGITAAL ERFGOED 2018-2021

Artikel 1 Instelling

Gedeputeerde Staten van Limburg, hierna te noemen "het college", stellen een provinciale commissie in: Veldcommissie Limburgs Digitaal Erfgoed, hierna te noemen ‘veldcommissie’.

Artikel 2 Positionering

De veldcommissie draagt bij aan de totstandkoming van een nieuwe koers voor digitalisering van Limburgse erfgoedcollecties. De veldcommissie maakt deel uit van een geheel aan acties die de Provincie Limburg samen met het erfgoedveld uitzet om te komen tot betere en meer duurzame digitale producten over erfgoed.

Artikel 3 Selectie, samenstelling, benoeming en tijdsduur lidmaatschap

  • 1. De leden en de (plaatsvervangend) voorzitter van de veldcommissie worden geselecteerd conform het Beleidskader Selectie en benoemingen door Gedeputeerde Staten.

  • 2. Bij de benoeming van de leden en de samenstelling van de veldcommissie gaat het college uit van een afgewogen samenstelling van onafhankelijke, deskundige en communicatief vaardige leden die aantoonbare expertise hebben op de volgende aandachtsgebieden:

    • a.

      collectiebeheer vanuit musea, archieven en bibliotheken;

    • b.

      digitalisering/technologie (bij voorkeur onafhankelijk);

    • c.

      expertise op vlak van vrijwilligers- en semiprofessionele organisaties;

    • d.

      landelijke ontwikkelingen en de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed;

    • e.

      onafhankelijk voorzitter, ondersteund door een ambtelijk secretaris.

  • 3. De veldcommissie bestaat uit minimaal vijf en ten hoogste negen leden (inclusief de voorzitter), welke door het college worden benoemd en op persoonlijke titel zitting zullen hebben.

  • 4. De Provincie Limburg vervult vanuit het cluster Cultuur het ambtelijk secretariaat van de veldcommissie. De ambtelijk secretaris heeft geen stemrecht in de veldcommissie.

  • 5. De leden en voorzitter van de veldcommissie worden door het college benoemd voor ten hoogste vier jaren en zijn ten hoogste eenmaal herbenoembaar voor een tweede termijn van ten hoogste vier jaren.

  • 6. Op voordracht van de voorzitter benoemt de veldcommissie zelf een plaatsvervangend voorzitter uit haar midden.

  • 7. Het lidmaatschap van de veldcommissie kan te allen tijde op eigen verzoek worden beëindigd, door schriftelijke kennisgeving aan het college met inachtneming van een opzegtermijn van twee maanden. Wanneer een lid gedurende langere tijd niet voldoende functioneert, kan het college, gehoord de voorzitter en de ambtelijk secretaris, het lidmaatschap van het desbetreffende lid tussentijds beëindigen.

Artikel 4 Taken veldcommissie

  • 1. De veldcommissie bedenkt een nieuwe koers voor digitalisering van Limburgse erfgoedcollecties, met als doel het bereiken van uniformiteit, visie op standaardisering, facilitering en delen van kennis. De veldcommissie beperkt zich tot het zogenaamde domein I, zoals omschreven in het Eindrapport Kwartiermaker Erfgoedsector, en dat als volgt in twee onderdelen is gedefinieerd:

    • a.

      Digitaal maken van erfgoedcollecties, ten einde de collecties duurzaam te conserveren.

    • b.

      (Digitale) hulpmiddelen voor een duurzaam collectiebeheer.

  • 2. De veldcommissie levert gevraagd en ongevraagd advies aan het college en aan organisaties actief in het erfgoedveld over digitalisering van Limburgs erfgoed.

  • 3. De veldcommissie stelt jaarlijks een agenda op met daarin maximaal drie onderzoeksprioriteiten. De geselecteerde expertisegebieden van de leden zoals beschreven in artikel 3 lid 2, vinden zo veel als mogelijk zijn weerslag in de jaarlijkse onderzoeksagenda van de veldcommissie.

  • 4. De veldcommissie laat alles omtrent publieksbereik van erfgoed buiten beschouwing, zoals omschreven in Domein II in het Eindrapport Kwartiermaker Erfgoedsector. Ze beseft echter dat eisen vanuit het gebruikersperspectief van invloed kunnen zijn op de uitvoering van digitalisering en neemt dit gegeven om die reden dan ook in ogenschouw. Daarnaast laat de veldcommissie de digitalisering in de context van (wettelijke) archieftaken van organisaties en overheden buiten beschouwing en behoren keuzes voor digitaliseren van specifieke erfgoedcollecties evenmin tot haar taken.

  • 5. De veldcommissie heeft naast de bovengenoemde taken de volgende specifieke taken:

    • a.

      Het doorgronden en ondersteunen van de uitwerking van een nieuwe digitaliseringsagenda rond domein I (collectiebeheer).

    • b.

      Het slaan van verbindingen tussen bibliotheek-, archief- en museumwezen;

    • c.

      Aansluiting zoeken bij- en samenwerken nationale agenda’s, zoals Digitaal Erfgoed Nederland (DEN), de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed en/of de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD).

Artikel 5 Werkwijze veldcommissie

  • 1. De veldcommissie vergadert ten minste zes maal per jaar.

  • 2. De vergaderingen van de veldcommissie zijn niet openbaar. De vergaderstukken van de veldcommissie zijn wel openbaar.

  • 3. Het aantal leden dat aan de vergadering van de veldcommissie dient deel te nemen om adviezen te kunnen vaststellen, bedraagt minimaal de helft van het aantal leden van de veldcommissie plus de (plaatsvervangend) voorzitter.

  • 4. De veldcommissie stelt haar adviezen vast bij meerderheid van stemmen, waarbij ieder lid (inclusief de (plaatsvervangend) voorzitter) één stem heeft. Indien de stemmen staken, beslist de (plaatsvervangend) voorzitter.

  • 5. De veldcommissie bepaalt zelf haar vergaderorde en legt dit vast in de vergaderverslagen.

  • 6. Correspondentie namens de veldcommissie en adviezen worden steeds ondertekend door de (plaatsvervangend) voorzitter.

  • 7. De (plaatsvervangend) voorzitter en/of leden van de veldcommissie onthouden zich van deelname aan vergaderingen, advisering en/of stemming indien het een aangelegenheid betreft die hen persoonlijk aangaat of als het gaat om een instelling waarvan zij (bestuurs)lid zijn of waaraan zij op enigerlei wijze verantwoording schuldig zijn. Dit wordt ter vergadering vastgelegd in het vergaderverslag.

  • 8. Van de leden wordt een interdisciplinaire en onderzoekende houding verwacht. De leden zijn bereid kennis te vergaren en te delen.

  • 9. De veldcommissie kan zich ter voorbereiding van en/of in de vergadering zelf, laten bijstaan door externe adviseurs als de agenda van de vergadering daartoe (op onderdelen) aanleiding geeft. Deze externe adviseurs hebben geen stemrecht. In adviezen van de veldcommissie, wordt altijd duidelijk aangegeven of, en hoe de externe advisering heeft plaatsgevonden en of deze wel/niet is overgenomen in het desbetreffende advies.

  • 10. De veldcommissie evalueert ten minste eenmaal per jaar zijn functioneren en brengt hierover verslag uit aan het college.

  • 11. De veldcommissie heeft een jaarlijks budget van € 5.000,00 beschikbaar voor informatie- en kennisdeling richting het erfgoedveld. De voorzitter stemt de besteding hiervan af met de ambtelijk secretaris. Voor aanvullend budget ten behoeve van de uitvoering van taken van de veldcommissie, doet de veldcommissie een gemotiveerd verzoek aan het college.

Artikel 6 Vacatiegelden

De leden van de veldcommissie en eventuele externe adviseurs (artikel 5 lid 9) ontvangen een vergoeding voor het voorbereiden en het bijwonen van de vergaderingen en voor de reiskosten, op grond van de geldende "Verordening rechtspositie gedeputeerden, Staten- en commissieleden 2012 Provincie Limburg (2de wijziging)”.

Artikel 7 Wijzigingen

Tussentijdse wijziging van dit reglement vindt plaats door het college.

Artikel 8 Overige zaken

  • 1. Het beoogde collectieve samenwerkingsverband, zoals omschreven in het Eindrapport Kwartiermaker Erfgoedsector, wordt betrokken in de positionering van de veldcommissie. De afstemming hierover tussen beide partijen vindt plaats zodra dit collectieve samenwerkingsverband is opgericht.

  • 2. Indien voor een bepaalde wijze van adviseren dit reglement ergens niet in voorziet, beslist het college. De veldcommissie doet daartoe een schriftelijk verzoek aan het college.

Artikel 9 Inwerkingtreding, beëindiging en citeertitel

  • 1. Dit reglement treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2018 en eindigt

    op 31 december 2021.

  • 2. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement Veldcommissie Limburgs Digitaal Erfgoed 2018-2021.

Ondertekening

Aldus besloten in de vergadering van Gedeputeerde Staten, gehouden op 6 februari 2018,

Gedeputeerde Staten voornoemd,

de voorzitter,

de heer drs. Th.J.F.M. Bovens

secretaris

de heer drs. G.H.E. Derks MPA