Regeling Grote Projecten Provincie Limburg 2020

1. Gedeputeerde Staten bieden Provinciale Staten sturingsinformatie aan voor activiteiten en projecten via de reguliere planning- en controlcyclus en, indien van toepassing, door het maken van een risico-inschatting in elk Statenstuk.

2. Een Statencommissie kan Gedeputeerde Staten aangeven welke sturingsinformatie zij aanvullend nodig heeft om invulling te kunnen geven aan de controlerende taak van Provinciale Staten.

3. Om de Statencommissie, die door Provinciale Staten is belast met de coördinatie van de Regeling Grote Projecten, in staat te stellen deze taak adequaat uit te kunnen voeren, stelt de Griffie halfjaarlijks een overzicht over de Grote Projecten op met procesinformatie omtrent de rapportages van de Grote Projecten.

1. Gedeputeerde Staten behandelen op eigen initiatief een project als Groot Project zoals bedoeld in deze regeling. Daarbij wordt het eerste Statenvoorstel waarin Provinciale Staten wordt gevraagd om financiële middelen voor een project te reserveren zodanig door Gedeputeerde Staten opgesteld dat het voorstel tevens als basisrapportage kan fungeren conform artikel 6 van deze regeling.

2. Bij elk Statenstuk waarbij een Statencommissie, waar het project inhoudelijk gezien onder valt, vindt dat de beschreven projectrisico’s, de complexiteit en de verstrekte en benodigde sturingsinformatie hier aanleiding toe geven en waarbij Gedeputeerde Staten niet conform het eerste lid van dit artikel hebben gehandeld, verwoordt de Statencommissie haar advies ten aanzien van de mogelijke aanwijzing als Groot Project in een Statenvoorstel.

3. Provinciale Staten kunnen besluiten tot aanwijzing van een Groot Project indien zij van mening zijn dat er aanmerkelijke (financiële) risico’s voor de provincie Limburg aan een dossier verbonden zijn en de reguliere controle- en verantwoordingsinstrumenten ontoereikend zijn. Overwegingen die bij de aanwijzing als Groot Project een rol kunnen spelen zijn:

• -

  er is sprake van een niet routinematige, grootschalige en in de tijd begrensde activiteit met een langere doorlooptijd;

• -

  de (financiële) risico’s van het project worden (voor het merendeel) gedragen door de Provincie Limburg;

• -

  er is sprake van complexe financieringsconstructies;

• -

  er is sprake van een complexe organisatiestructuur.

4. Provinciale Staten kunnen besluiten tot aanwijzing van een Groot Project:

• -

  ­op eigen initiatief indien zij van mening zijn dat er aanmerkelijke (financiële) risico’s voor de Provincie Limburg aan een project verbonden zijn en de reguliere controle- en verantwoordingsinstrumenten ontoereikend zijn;

• -

  ­indien Gedeputeerde Staten op eigen initiatief een project als zodanig behandelen en een basisrapportage opstellen, zoals bedoeld in het eerste lid van deze regeling;

• -

  indien de Statencommissie waar een project inhoudelijk onder valt hiertoe op eigen initiatief of naar aanleiding van een sonderend stuk van de Griffie, zoals bedoeld in het volgende lid, een Statenvoorstel voorlegt aan Provinciale Staten met haar advies om het project als Groot Project aan te wijzen.

5. De Griffie kan op eigen initiatief alle Statenvoorstellen over projecten toetsen aan de criteria zoals opgenomen in artikel 3, derde lid van deze regeling en een sonderend stuk met haar bevindingen voorleggen aan de Statencommissie waar het project inhoudelijk onder valt. Op basis van dit sonderend stuk kan de Statencommissie besluiten om middels een Statenvoorstel Provinciale Staten te adviseren om een bepaald project als Groot Project aan te wijzen.

6. Provinciale Staten nemen een besluit over de termijn waarbinnen Gedeputeerde Staten een basisrapportage beschikbaar dienen te stellen. De basisrapportage vormt het startdocument voor de controle door Provinciale Staten op het Groot Project.

7. Provinciale Staten kunnen besluiten tot het toewijzen van deelprojecten aan een Groot Project indien zij van mening zijn dat de betreffende deelprojecten een integraal onderdeel zijn van of passen binnen de context van (de risico’s van) het betreffende Groot Project. De Statencommissie waar het Groot Project inhoudelijk gezien onder valt verwoordt haar advies over de mogelijke toewijzing in een Statenvoorstel.

1. De Statencommissies zijn namens Provinciale Staten belast met de controle op de Grote Projecten. Zij zien daarbij toe op de juiste toepassing van deze regeling en vormen zich een oordeel over de voortgang per Groot Project aan de hand van basis-, voortgangs- en eindevaluatierapportages.

2. Een Statencommissie waar een Groot Project inhoudelijk gezien onder valt kan Gedeputeerde Staten vragen om een aangeleverde rapportage compleet te herzien of aan te vullen met de gevraagde informatie. Een herziene basisrapportage wordt behandeld conform het gestelde in artikel 6 van deze regeling; een herziene voortgangsrapportage wordt behandeld conform het gestelde in artikel 7.

1. Er worden 3 soorten rapportages onderscheiden: basisrapportage, voortgangsrapportage en eindevaluatie.

2. Elke rapportage geeft een compacte, zelfstandig leesbare beschrijving op hoofdlijnen en geeft inzicht in tenminste de navolgende informatie:

• -

  projectdoelstelling(en);

• -

  reikwijdte van het project;

• -

  besluitvormingsmomenten en betrokkenheid Provinciale Staten;

• -

  planning;

• -

  financiën;

• -

  risico’s en risicobeheersing;

• -

  projectbeheer en projectbeheersing;

• -

  ­overige informatie die het project raakt en waarvan redelijkerwijs kan worden verondersteld dat deze informatie noodzakelijk is voor de uitoefening van de controlerende taak van Provinciale Staten.

3. Bij het onderdeel ‘financiën’ uit het tweede lid, wordt inzicht gegeven in:

• -

  ­de kostenopbouw van het project, waarbij wordt ingegaan op de kostenraming van het project en de wijze waarop de geraamde bedragen tot stand gekomen zijn;

• -

  de kostenontwikkeling in de loop van de tijd;

• -

  ­de exacte financiering van het project, waar onder de wijze van financiering van de investerings- en uitvoeringskosten. Indien van toepassing wordt ook aandacht besteed aan publiek-private samenwerking, de wijze van contractering en het eventueel aangaan van een deelneming;

• -

  ­de budgettaire inpassing van het Groot Project in de provinciale begroting, de voorziene budgettaire dekking en afspraken over compensatie van eventuele overschrijdingen. De uitgaven, verplichtingen en ontvangsten die met het Groot Project gemoeid zijn, worden in beginsel op één afzonderlijk begrotingsartikel of artikelonderdeel geboekt en herkenbaar in de programma begroting opgenomen;

• -

  de hardheid van externe financieringsbronnen.

4. Bij het onderdeel ‘risico’s en risicobeheersing’ uit het tweede lid, wordt aangegeven:

• -

  welke mogelijke risico’s aan het project verbonden zijn (inclusief de te voorziene risico’s die mogelijk pas op termijn aan de orde kunnen zijn);

• -

  hoe groot de risico’s zijn (omvang);

• -

  welke impact de risico’s kunnen hebben;

• -

  ­wat de (financiële) gevolgen van de geïdentificeerde risico’s kunnen zijn en hoe risico’s en onzekerheden beheerst zullen worden en door wie (aannemer, Provincie Limburg als opdrachtgever, Provincie Limburg als bevoegd gezag, andere overheden);

• -

  de (veranderingen in de) risicobeheersing;

• -

  wat de kans maal omvang van elk risico is. Alle aanzienlijke risico’s worden beschreven, zowel tegenvallers als meevallers, en waar mogelijk, gekwantificeerd.

5. Op verzoek van Provinciale Staten kan GS worden gevraagd om een rapportage te herzien met specifieke aanvullende informatie.

1. Gedeputeerde Staten stellen per Groot Project een basisrapportage op. De basisrapportage beschrijft de situatie bij ongewijzigd beleid (nulmeting), op een zodanige wijze dat effectmeting na verwezenlijking van het project mogelijk is.

2. De Griffie analyseert de door Gedeputeerde Staten opgestelde (herziene) basisrapportage door deze te toetsen aan de in artikel 5 vermelde informatie-elementen van deze regeling en legt deze sonderend voor aan de Statencommissie waar het Groot project inhoudelijk gezien onder valt.

3. Provinciale Staten nemen een besluit ter vaststelling van de basisrapportage en het aantal ijkmomenten waarop een voortgangsrapportage aan de orde is.

1. Voortgangsrapportages worden separaat verstrekt van documenten in het kader van de provinciale planning- en controlcyclus.

2. Gedeputeerde Staten stellen op de ijkmomenten, zoals bedoeld in het vierde lid van artikel 6, per Groot Project een voortgangsrapportage op. Bij aanzienlijke tussentijdse afwijkingen informeren Gedeputeerde Staten direct Provinciale Staten hierover (actieve informatieplicht). Indien dit laatste het geval is overleggen Gedeputeerde Staten binnen een termijn van 6 weken een actuele voortgangsrapportage.

3. In de voortgangsrapportage wordt alleen melding gemaakt van aanzienlijke wijzigingen en afwijkingen ten opzichte van de informatie die opgenomen is in de (herziene) basisrapportage of eerdere voortgangsrapportages. Alle (tekstuele) wijzigingen ten opzichte van de voorgaande rapportage worden in een afwijkende kleur weergegeven.

4. Een stoplichtenmethodiek inclusief een legenda met toelichting op de betekenis van de gebruikte kleuren wordt toegepast om de voortgang van de informatie-elementen zoals bedoeld in artikel 5 te duiden. Vervallen teksten uit de voorgaande rapportage blijven zichtbaar, maar worden met doorhalen gepresenteerd.

5. De Griffie analyseert de door Gedeputeerde Staten opgestelde voortgangsrapportage en informeert Provinciale Staten hierover. In deze analyse wordt de door Gedeputeerde Staten verstrekte informatie getoetst aan de in artikel 5 vermelde informatie-elementen. Daarnaast wordt, waar aan de orde, een relatie met relevante moties en toezeggingen gelegd. Ook wordt getoetst op interne logica en of er ‘significante’ afwijkingen zijn of opvallende (actuele) zaken bijvoorbeeld risico’s die cumulatief zwaarder wegen dan individueel, voorziene geldtekorten, uniformiteit in de informatievoorziening. Tot slot wordt de (zelfstandige) leesbaarheid, duidelijkheid, volledigheid en waar mogelijk de kwaliteit van de verstrekte informatie getoetst.

6. Indien er geen aanzienlijke afwijkingen aan de orde zijn op het moment dat gerapporteerd zou moeten worden over de voortgang in het Groot Project, zoals bedoeld in het vierde lid van dit artikel, dan stellen Gedeputeerde Staten Provinciale Staten hiervan schriftelijk in kennis.

1. Bij een voortgangsrapportage kunnen Gedeputeerde Staten gemotiveerd verzoeken om de status Groot Project te beëindigen.

2. Een verzoek van Gedeputeerde Staten om de status van Groot Project te beëindigen wordt door de Griffie geanalyseerd. Deze analyse wordt als sonderend stuk van de Griffie geagendeerd voor de Statencommissie waar het Groot Project inhoudelijk gezien onder valt.

3. De Statencommissie waar een Groot Project inhoudelijk onder valt, monitort de duur van de status Groot Project. Als de Statencommissie van mening is dat de status van een Groot Project mogelijk kan komen te vervallen vraagt de Statencommissie aan de Griffie om een analyse hieromtrent op te stellen op basis van de door Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten verstrekte informatie. Deze analyse wordt als sonderend stuk van de Griffie geagendeerd voor de Statencommissie waar het Groot Project inhoudelijk gezien onder valt.

4. Indien de Statencommissie waar het Groot Project inhoudelijk onder valt van mening is dat de status van Groot Project kan komen te vervallen, kan de Statencommissie Gedeputeerde Staten verzoeken om een eindevaluatie op te stellen en Gedeputeerde Staten vragen om een Statenvoorstel hieromtrent voor te leggen aan Provinciale Staten.

5. In de eindevaluatie wordt teruggeblikt op het verloop van het project waarbij eventuele leerpunten die hier uit kunnen worden getrokken voor de toekomst worden gedeeld met Provinciale Staten:

• -

  in welke mate zijn de oorspronkelijke doelstelling(en) van het project gerealiseerd?

• -

  hoeveel bedragen de uiteindelijke (totale) kosten van het project?

• -

  in hoeverre is de oorspronkelijke en de laatst gewijzigde projectraming en projectplanning

• -

  gerealiseerd?

• -

  een beschrijving van de (financiële) gevolgen van risico’s die zich gedurende het project hebben gemanifesteerd;

• -

  actuele informatie over de wijze waarop het project is beheerst en beheerd en informatie over hoe de projectorganisatie heeft gefunctioneerd.

6. Indien de Statencommissie waar het Groot Project inhoudelijk onder valt van mening is dat de status Groot Project kan komen te vervallen dan legt zij haar advies hieromtrent voor aan Provinciale Staten in de vorm van een Statenvoorstel. De Statencommissie kan daarbij adviseren om de laatste voortgangsrapportage als eindevaluatie te beschouwen.

7. Indien de Statencommissie waar het Groot Project inhoudelijk onder valt van mening is dat de status Groot Project niet kan komen te vervallen, dan informeert deze Statencommissie Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten hierover in de vorm van een informerend Statenstuk.

1. Deze regeling treedt in werking op de dag na publicatie in het Provinciaal Blad.

2. De Regeling Grote Projecten Provincie Limburg 2018, vastgesteld bij besluit van Provinciale Staten van 28 september 2018, vervalt bij de inwerkingtreding van deze regeling.

3. Deze regeling kan worden aangehaald als de “Regeling Grote Projecten provincie Limburg 2020”.