Archiefverordening van de Provincie Limburg 2004

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

• a.

  de wet: de Archiefwet 1995;

• b.

  Provinciale organen:

  de overheidsorganen bedoeld in arti¬kel 1, onder b en artikel 27 van de wet, voor zover zij

  tevens bedoeld zijn in de Pro¬vinciewet, met uit¬zonde¬ring van de commissaris van de Koningin voor zover het de ar¬chief¬bescheiden betreft voor welke hij inge¬volge arti¬kel 23, tweede lid, van de wet zorg¬draagt;

• c.

  de inspecteur:

  de provinciaal archiefinspecteur, bedoeld in artikel 28 van de wet, alsmede degene die een machtiging heeft gekre¬gen hem te vervan¬gen;

• d.

  zorgdragers:

  degene die ingevolge artikelen 30, 35 en 40 van de wet en arti¬kel 45 van de Politiewet is belast met de zorg voor de archiefbescheiden, voor zover het toe¬zicht bij Gede¬puteerde Staten be¬rust;

• e.

  beheerders:

  degenen die ingevolge artikel 3 zijn be¬last met het be¬heer van de archief¬beschei¬den van de Pro¬vinciale orga¬nen en de lichamen en organen ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, aan welke door één of meer provincies wordt deel¬ge¬no¬men, voor zover die archief¬be¬scheiden nog niet naar de ar¬chief¬bewaarplaats zijn over¬ge¬bracht en deze verordening daar¬op van toepassing is;

• f.

  beheerseenheid:

  het door Gedeputeerde Staten als zoda¬nig aan te wijzen organisa¬tieon¬derdeel;

• g.

  informatiesysteem:

  systeem van documentatie, proce¬dures, apparatuur en pro¬gram¬ma¬tuur, met behulp waarvan ar¬chiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

Artikel 2

Gedeputeerde Staten dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmati¬ge ar¬chiefruimten.

Artikel 3

Gedeputeerde Staten dragen zorg voor het aanwijzen van degenen die belast zijn met het beheer van archiefbe¬scheiden van de Provinciale organen die nog niet naar de archiefbe¬waarplaats zijn overgebracht.

Artikel 4

Gedeputeerde Staten dragen zorg voor de aanstelling van vol¬doende deskundig personeel voor de werkzaam¬heden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden van de Provinciale orga¬nen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overge¬bracht.

Artikel 5

• 1.

  Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat de vervaardiging en bewaring van archiefbe¬scheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze beschei¬den voldoende is gewaarborgd.

• 2.

  Ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een over¬heidsorgaan of andere belanghebbende is het eerste lid van overeenkomstige toepassing op bescheiden waarvan redelijker¬wijze kan worden aangenomen dat zij voor dat overheidsorgaan of die belanghebbende als archiefbeschei¬den voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6

Gedeputeerde Staten bevorderen, dat jaarlijks op de Provinciale begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbe¬scheiden zijn verbonden.

Artikel 7

Gedeputeerde Staten stellen voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de Provinciale organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht

Artikel 8

De inspecteur is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij of krachtens artikel 28, eerste lid, artikel 33, eerste lid en artikel 38, eerste lid, van de wet opgedragen toezicht, onderscheidenlijk taken verband houdende met het toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren, die in het bezit zijn van een diploma archivis¬tiek in artikel 22 van de wet.

Artikel 9

Gedeputeerde Staten stellen vast binnen welke tijdvakken de inspecteur tenminste éénmaal de archiefbeschei¬den en de ruim¬ten waarin deze worden bewaard, inspecteert.

Artikel 10

De inspecteur doet eenmaal per twee jaar aan Gedeputeerde Staten verslag betreffende de bij de beheerders en zorgdragers uitgevoerde inspecties.

Artikel 11

De inspecteur ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbe¬scheiden van de Provinciale organen, welke niet zijn overge¬bracht naar de archiefbewaarplaats geschiedt overeenkom¬stig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.

Artikel 12

• 1.

  De beheerders verstrekken aan de inspecteur alle bescheiden en inlichtingen die noodzake¬lijk zijn voor een goede vervulling van zijn taak en verlenen de benodigde medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en de toegan¬kelijkheid van archiefbescheiden en in de opzet en de werking van de systemen waarin deze archiefbescheiden zijn opgeno¬men.

• 2.

  De inspecteur heeft met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveili¬ging van geheimen toegang tot de ar¬chief¬bescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 13

De inspecteur doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan Gedeputeerde Staten. Hij geeft daarbij aan welke voorzienin¬gen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 14

De beheerders doen aan de inspecteur tijdig mededeling van het voornemen tot:

• a.

  opheffing, samenvoeging of splitsing van een provinciaal orgaan of beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een ander overheidsorgaan of een rechtspersoon;

• b.

  bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrich¬ting en ingebruikneming van ruimten als archiefruim¬te;

• c.

  verandering van de plaats van bewaring van archiefbe¬schei¬den;

• d.

  ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een infor¬matiesys¬teem;

• e.

  vervanging van archiefbescheiden door reprodukties;

• f.

  vervreemding van archiefbescheiden.

Artikel 15

• 1.

  De zorgdragers verstrekken aan de inspecteur alle beschei¬den en inlichtingen die noodzakelijk zijn voor een goede vervulling van hun taak en verlenen de benodigde medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en de toegankelijkheid van archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van de hulpmiddelen en systemen waarin deze zijn opgenomen.

• 2.

  De inspecteur heeft met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveili¬ging van geheimen, toegang tot de ar¬chiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 16

• 1.

  De inspecteur wordt gemachtigd namens Gedeputeerde Staten te besluiten, welke voor¬zieningen naar zijn oordeel door de zorgdra¬gers moeten worden getroffen. De inspecteur geeft hiervan kennis aan de zorgdragers.

• 2.

  De inspecteur wordt gemachtigd namens Gedeputeerde Staten te besluiten omtrent de goedkeuring van plannen voor de bouw, verbouwing, inrich¬ting of verandering van inrichting van een archiefbewaar¬plaats alsmede tot ingebruikne¬ming van gebouwen of ge¬deel¬ten van gebouwen als archief¬bewaarplaats. De bevoegdheid tot het weigeren van goedkeuring blijft bij Gedeputeerde Staten liggen.

• 3.

  Indien de inspecteur zulks noodzakelijk acht, kan hij Gedeputeerde Staten voorstellen dat de kennisgeving, als bedoeld in het eerste lid, door Gedeputeerde Staten wordt gegeven.

• 4.

  De zorgdragers stellen Gedeputeerde Staten c.q. de inspecteur in kennis van de maatregelen, welke zij naar aanleiding van de kennisgevingen bedoeld in het eerste lid hebben getroffen.

• 5.

  Wanneer Gedeputeerde Staten van oordeel zijn, dat de verplich¬ting voor de archiefbe¬schei¬den zorg te dragen onvoldoende wordt nagekomen, kunnen zij, nadat de zorgdrager de gelegen¬heid is geboden zijn zienswijze naar voren te brengen, bepalen vóór welk tijdstip de door hen nodig geachte voorzieningen moeten zijn getroffen. De inspecteur brengt aan Gedeputeer¬de Staten ter zake verslag uit. Indien daaruit blijkt, dat nog niet of niet voldoende aan de verplichting is voldaan, dan kunnen Gedeputeerde Staten gebruik maken van de bevoegdheid bedoeld in artikel 34, eerste lid en 39, eerste lid van de wet.

  Na het overleg bedoeld in artikel 34, tweede lid en artikel 39, tweede lid van de wet volgen zij daartoe de procedures omschreven in afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 17

• 1.

  De zorgdragers geven aan de inspecteur tijdig kennis van het voornemen tot het ordenen en beschrijven van archiefbe¬scheiden, die berusten in een archiefbe¬waarplaats, waarvan het beheer niet is opgedragen aan een gemeentearchivaris of een waterschapsar¬chivaris in de zin van artikel 32 onderscheiden¬lijk 37 van de wet, tenzij het ordenen en beschrijven is opgedragen aan een persoon, die in het bezit is van een diplo¬ma archivistiek in de zin van de wet.

• 2.

  Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat het ordenen en beschrijven van archiefbe¬scheiden bedoeld in het eerste lid geschiedt onder toezicht van de inspecteur.

Artikel 18

• 1.

  De zorgdragers doen aan de inspecteur tijdig mededeling van tenminste het voorne¬men

  tot:

  • a.

    opheffing, samenvoeging of splitsing van een overheidsor¬gaan of over¬dracht van één of meer taken aan een ander overheidsorgaan of een rechtspersoon;

  • b.

    uitlening van archiefbescheiden ingevolge artikel 18, eerste lid van de wet indien deze voor langer dan zes maanden is voorzien;

  • c.

    bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrich¬ting en ingebruikneming van ruimten als archiefruim¬te;

  • d.

    verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbe¬waarplaats overge¬brachte archiefbe¬scheiden.

• 2.

  De inspecteur brengt, indien hij daartoe aanleiding ziet, Gedeputeerde Staten in kennis

  van de mededelingen in het vorige lid, alsmede van de door de zorg¬dra¬gers

  medegedeelde verordeningen bedoeld in de artikelen 30, eerste lid, 32, tweede lid, 35,

  eerste lid en 37, tweede lid van de wet.

• 3.

  Gedeputeerde Staten stellen de inspecteur in kennis van de voorzieningen die zij naar aanleiding van zijn advies hebben getroffen.

Artikel 19

Gedeputeerde Staten winnen het advies in van de inspecteur inzake verzoeken door de zorgdra¬gers tot:

• a.

  machtiging tot vervanging van archiefbescheiden door reprodukties;

• b.

  machtiging tot opschorting van de overbrenging van ar¬chiefbescheiden ouder dan 20 jaar dan wel verlenging van deze machtiging;

• c.

  machtiging tot het stellen door de zorgdragers van beper¬kingen op de openbaarheid van archiefbe¬scheiden, langer dan voor 75 jaar;

Artikel 20

De inspecteur kan aan Gedeputeerde Staten voorstellen doen inzake de bevoegdheid bedoeld in artikel 29 van de wet.

Artikel 21

• 1.

  De inspecteur bevordert dat de zorgdragers voor het beheer van de naar de archiefbe¬waar¬plaats overgebrach¬te archieven een archivaris aanstellen die in het bezit is van een diploma archivistiek.

• 2.

  De inspecteur bevordert dat de zorgdragers voorzieningen treffen tot bevordering van de openbaar¬heid in de zin van de wet, met inachtneming van de beperkingen die daarop bij of krachtens de wet worden gesteld.

Artikel 22

Dit besluit treedt in werking zes weken na bekendmaking in het Provinciaal Blad waarin het is geplaatst, onder gelijktijdige intrekking van de archiefverordening 1997 (Provinciaal Blad, nummer 19, 1997).

Artikel 23

Deze verordening kan worden aangehaald als de Archiefverorde¬ning van de Provincie Limburg 2004.