Reglement van orde voor de provinciale commissie omgevingsvraagstukken

Artikel 1

• 1.

  De commissie vergadert op de tijdstippen die zijn vermeld in het vergaderschema dat is opgemaakt door de secretaris na overleg met de voorzitter, de leden en de Gedeputeerden voor Milieubeheer, Waterhuishouding, Ontgrondingen en Verkeer, en Ruimtelijke Ordening en Natuur. Het vergaderschema wordt voorafgaande aan het jaar waarop het schema betrekking heeft, vastgesteld.

• 2.

  De voorzitter kan in bijzondere gevallen met opgaaf van redenen een vergadering laten vervallen. De leden worden tenminste zeven dagen voor de dag waarop de vergadering zou worden gehouden, bericht.

• 3.

  De commissie vergadert tenminste eenmaal per jaar en voorts zo vaak de voorzitter dat nodig oordeelt of tenminste vijf leden van de commissie hem daarom schriftelijk en met opgaaf van redenen hebben verzocht. Een door het vereiste aantal leden gewenste vergadering wordt binnen vier weken gehouden.

• 4.

  De agendacommissie stelt de agenda voor de vergaderingen op. De agendacommissie bestaat uit de voorzitter, de vice voorzitter, de secretaris en evt. nader aan te wijzen personen.

• 5.

  De leden hebben de mogelijkheid om op eigen initiatief stukken te doen agenderen. Zij kunnen daartoe rechtstreeks contact opnemen met de secretaris.

• 6.

  De secretaris draagt er zorg voor, dat de oproep voor de vergadering, de agenda en de overige daarvoor in aanmerking komende stukken, 10 dagen voor de vergaderdatum worden gezonden aan de leden en plaatsvervangende leden.

Artikel 2

• 1.

  Met betrekking tot elke vergadering wordt een presentielijst opgemaakt.

• 2.

  Indien een lid verhinderd is de vergadering bij te wonen, geeft hij daarvan tijdig kennis aan zijn plaatsvervanger en aan de secretaris. Indien de plaatsvervanger eveneens verhinderd is, brengt het lid dit ter kennis van de secretaris.

Artikel 3

• 1.

  Gedeputeerde Staten benoemen de voorzitter.

• 2.

  De commissie wijst uit haar midden een vice voorzitter aan.

• 3.

  Gedeputeerde Staten benoemen de leden alsmede plaatsvervangende leden.

• 4.

  Gedeputeerde Staten voorzien in het secretariaat van de commissie.

Artikel 4

• 1.

  In overleg met de voorzitter, kan (een lid van) de commissie zich laten bijstaan door deskundigen.

• 2.

  Leden van het provinciaal bestuur, ambtenaren en arbeidscontractanten in dienst van de Provincie kunnen de vergaderingen van de commissie en de subcommissies bijwonen voor het geven van toelichting en het verstrekken van informatie.

Artikel 5

Met uitzondering van spoedeisende zaken en zaken van eenvoudige aard, wordt in een vergadering niet over zaken beslist, waarvan de commissie niet vooraf behoorlijk heeft kunnen kennisnemen.

Artikel 6

• 1.

  Onderwerpen inzake het beleid op het gebied van milieubeheer, water¬huish¬ouding, ontgrondingen, ruimtelijke ordening, natuurbeheer en verkeer en vervoer van de Provincie, kunnen in de commissie aan de orde worden gesteld ter:

  • a.

    advisering staande de vergadering;

  • b.

    advisering aan de hand van een pré advies;

  • c.

    advisering zonder behandeling in een bijeenkomst, zogenaamde schriftelijke raadpleging;

  • d.

    kennisneming.

    • Ad a.

      Onderwerpen die staande de vergadering voor advisering in aanmerking komen, worden in principe in één vergadering behandeld. Besluiten ten aanzien van deze onderwerpen worden in een separaat advies vastgelegd.

    • Ad b.

      Stukken met betrekking tot onderwerpen waarover wordt geadviseerd aan de hand van een pré advies worden in beginsel 4 weken voor de geplande vergaderdatum verzonden. Uiterlijk 10 dagen voor de vergadering zenden de leden hun op schrift gestelde reactie aan de secretaris. De secretaris stelt een pré advies op dat uiterlijk 4 dagen voor de aanvang van de vergadering wordt gezonden aan de leden en aan de hand waarvan besluitvorming ter vergadering kan plaatsvinden.

    • Ad c.

      Indien de adviesaanvraag daartoe aanleiding geeft, kan het advies worden uitgebracht op basis van een schriftelijke raadpleging van de leden. Het initiatief hiertoe is aan de voorzitter.

• 2.

  De adviezen van de commissie worden schriftelijk uitgebracht binnen een bij de adviesaanvraag te stellen termijn.

• 3.

  De adviezen van de commissie worden uitgebracht overeenkomstig het gevoelen van de meerderheid van de vergadering.

• 4.

  Op verzoek van de leden, die ter vergadering op basis van gegronde argumenten een standpunt hebben ingebracht dat afwijkt van het gevoelen van de meerderheid, kan dat standpunt in het advies worden vermeld.

• 5.

  Wanneer het resultaat van de behandeling van een onderwerp een advies is aan Gedeputeerde Staten, dan wordt dit vastgelegd in het verslag. Tevens wordt een separaat advies door de secretaris aangeboden aan Gedeputeerde Staten zodat het bij de besluitvorming kan worden betrokken. De secretaris ondertekent namens de commissie (procedure 1). Een advies opgesteld aan de hand van een pré advies wordt ondertekend door de secretaris en aan Gedeputeerde Staten aangeboden (procedure 2). Alvorens de secretaris het advies uitbrengt, vraagt de secretaris instemming van de voorzitter.

Artikel 7

Alle besluiten worden bij meerderheid van stemmen genomen. Indien geen stemming wordt gevraagd, wordt het nemen van het besluit door de voorzitter terstond mondeling geconstateerd.

Artikel 8

De secretaris maakt van elke commissievergadering een verslag op hoofdlijnen en een afsprakenlijst. Het verslag wordt ter vaststelling geplaatst op de agenda van de eerstvolgende vergadering.

Artikel 9

• 1.

  De vergaderingen van de commissie zijn openbaar. Door derden dient te worden verzocht de stukken toegezonden te krijgen en/of de vergaderingen bij te wonen. Indien éénderde van het aantal aanwezige leden het nodig oordeelt, vindt de vergadering achter gesloten deuren plaats.

• 2.

  Een vergadering of een gedeelte daarvan is niet openbaar in gevallen waarin de in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur genoemde belangen op de in dat artikel bedoelde wijze kunnen worden geschaad.

• 3.

  Gedeputeerde Staten kunnen omtrent de inhoud van de stukken die aan de commissie worden voorgelegd, geheimhouding opleggen (embargo). Dit embargo wordt door alle leden en de secretaris in acht genomen, totdat het provinciaal bestuur hem opheft.

• 4.

  Verslagen en adviezen zijn openbaar, in die zin dat zij aan ieder die er bij het secretariaat om verzoekt, na betaling van de legeskosten, ter beschikking worden gesteld. De instemming van de commissie met openbaarmaking van verslagen en adviezen mag steeds worden verondersteld, tenzij in uitzonderingsgevallen daaromtrent in de vergadering of de adviesaanvraag expliciet aantekening is gemaakt.

Artikel 10

De commissie kan voor de behandeling van bepaalde onderwerpen uit haar midden subcommissies instellen.

Artikel 11

Het bepaalde in hoofdstuk I is van overeenkomstige toepassing op de subcommissies.

Artikel 12

De beschouwingen, aanbevelingen of adviezen worden door de voorzitter ingebracht in een vergadering van de commissie, die haar eindoordeel daarop mede baseert.

Artikel 13

Bij twijfel over de uitleg van dit reglement en in gevallen waarin dit niet voorziet, beslist de voorzitter.

Artikel 14

Dit reglement treedt onmiddellijk in werking nadat het door de commissie is vastgesteld.

Artikel 15

Dit reglement kan worden aangehaald als: Reglement van orde voor de Provinciale Commissie Omgevingsvraagstukken.