Verordening commissie bezwaarschriften en klachten gemeente Lisse 2011

Ondertekening

Toelichting bij de Verordening Commissie Bezwaarschriften en Klachten gemeente Lisse

Deze verordening geeft uitwerking aan de behandeling van bezwaarschriften en klachten door een adviescommissie. Om een volledig beeld te krijgen van de procedure die moet worden gevolgd bij de behandeling van een bezwaarschrift of een klacht is het noodzakelijk om de bepalingen uit de Awb en de verordening naast elkaar te plaatsen. Voor het horen door een adviescommissie in geval van een bezwaarschrift is artikel 7:5 van de Awb van toepassing. Voor het horen door een adviescommissie in verband met een klacht is artikel 9:15 van de Awb.

In de aanhef van de regelgeving is bepaald dat de bestuursorganen van de gemeente, de raad, het college en de burgemeester, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft, besluiten de verordening vast te stellen. Duidelijk is dat de raad de verordende bevoegdheid heeft. Het college en de burgemeester hebben deze bevoegdheid niet, maar nemen hierdoor eveneens het besluit tot het instellen van de commissie bezwaarschriften. Op deze manier is het mogelijk dat de bestuursorganen samen een en dezelfde commissie instellen om te adviseren op bezwaren tegen besluiten van de raad, het college en de burgemeester. De ondertekening gebeurt eveneens door de drie bestuursorganen.

De commissie bezwaarschriften en klachten is niet alleen een adviescommissie maar ook een bestuursorgaan (Afdeling Bestuursrechtspraak Raad van State, 19 maart 2003, LJN AF6023). In deze Verordening zijn regels opgenomen met betrekking tot de adviestaak van de commissie. De raad, het college en de burgemeester stellen de commissie in en hebben daarmee zeggenschap over de wijze waarop de commissie haar adviestaak uitoefent. In het kader van de Wet dwangsom en beroep is het van belang dat de commissie op tijd adviseert, zodat ook tijdige een beslissing op het bezwaar kan worden genomen.

De raad, het college en de burgemeester hebben geen zeggenschap over de wijze waarop de commissie als bestuursorgaan zijn bevoegdheden uitoefent. Er is een aantal mogelijkheden denkbaar waarbij de commissie als bestuursorgaan optreedt. Dit is het geval als er een verzoek op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) of Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) wordt ingediend of indien er een klacht wordt ingediend.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 Begripsbepaling

In dit artikel zijn op de definitie van bezwaar na, slechts die begripsbepalingen opgenomen die niet in de Awb voorkomen. Zo ontbreekt er een omschrijving van het begrip 'bestuursorgaan'

hoewel dat op meerdere plaatsen in de verordening voorkomt. Het bestuursorgaan

dat het bestreden besluit heeft genomen, wordt in de verordening aangeduid als

'verwerend orgaan'. Dit kan de gemeenteraad betreffen, het college van

burgemeester en wethouders, de burgemeester of een commissie waaraan via

delegatie bepaalde bevoegdheden van de hiervoor genoemde bestuursorganen zijn

overgedragen.

Artikel 2 Inleidende bepaling commissie

In de algemene toelichting is de keuze ver(ant)woord voor het horen en adviseren

door een gemeentelijke commissie. Deze commissie wordt via deze inleidende

bepaling als zodanig geïntroduceerd. In het tweede lid van dit artikel staan de van het advies van de commissie uitgezonderde bezwaarschriften.

Artikel 3 Samenstelling van de commissie

Het eerste lid verwijst naar de adviescommissie zoals bedoeld in de artikelen 7:13 en 9:14 Awb

De wet stelt minimale eisen aan de samenstelling van de commissie. Artikel 7:13 eerste lid onder b Awb bepaalt dat de voorzitter geen deel mag uitmaken van en niet werkzaam mag zijn onder verantwoordelijkheid van het bestuurorgaan. Voor de overige leden is het ook niet aanbevelenswaardig om een lid van het gemeentebestuur tevens als voorzitter of als lid van de commissie te benoemen. In een dualistisch stelsel ligt het niet voor de hand dat een raadslid bijvoorbeeld onderdeel uitmaakt van een adviescommissie welke voornamelijk adviseert over genomen collegebesluiten. Uit de ‘Staat van de dualisering’ die begin 2009 door de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is uitgebracht volgt een voorstel om de mogelijkheid dat raadsleden lid kunnen zijn van een adviescommissie uit de Gemeentewet te schrappen. Het wordt opgevat als een onzuiver element in de verhouding tussen raad en college, omdat het geen raadswerk betreft. Raadsleden krijgen op deze manier indirect de kans om op de stoel van het bestuur te gaan zitten, ter de politieke verantwoording en controle via de raad hoort te lopen. De VNG heeft zich achter dit standpunt geschaard.

Door de bepaling in het tweede lid delegeert de raad en de burgemeester de benoeming van commissieleden aan het college. Het college is hiermee ook het orgaan dat indien nodig het functioneren van de leden van de commissie evalueert. Indien een lid van de commissie niet naar behoren functioneert is het in eerste instantie de commissie die hierop actie zal ondernemen,het is immers een zelfstandig bestuursorgaan. De voorzitter zal hierbij een rol spelen. Mocht een commissielid niet zelf ontslag nemen dan is het uiteindelijk aan het college om op te treden.

Het ligt voor de hand dat voordat een dergelijke stap wordt genomen er diverse gesprekken hebben plaatsgehad en dat er een dossier is gevormd. Bij de bevoegdheid van het college om een lid te schorsen kan gedacht worden aan een situatie waarbij het functioneren van een commissielid wordt onderzocht en deze, hangende het overleg hierover, wordt geschorst.

Om de onafhankelijkheid van de commissie te waarborgen is daarnaast in lid 6 van dit artikel bepaald dat de voorzitter en ten minste de helft van de leden niet woonachtig mogen zijn in de gemeente Lisse.

Artikel 4 Secretaris

Hoewel in de Awb nergens wordt gesproken over een secretaris, is het gebruikelijk dat een commissie beschikt over een secretaris ter ondersteuning van de werkzaamheden.

Artikel 5 Zittingsduur

De zittingsduur van de commissie loopt niet meer gelijk aan die van de raad. Hiermee is het niet meer zo dat op één moment de hele commissie opstapt, maar door natuurlijk verloop veel meer gespreid. Voor de zittingsduur van minimaal één en maximaal vier jaar is gekozen omdat zo flexibel op situaties kan worden ingespeeld.

Artikel 6 Ingediend bezwaarschrift

Met dit artikel wordt de daadwerkelijke behandeling van een ingediend bezwaarschrift door de commissie gestart.

De in artikel 7:13, tweede lid, bepaalde melding dat een commissie over het bezwaar zal adviseren, is van belang omdat hierdoor de beslistermijn van zes weken wordt verlengd tot twaalf weken met een verdagingsmogelijkheid van zes weken (artikel 7:10). Wellicht ten overvloede wordt hier opgemerkt dat het aanbeveling verdient indieners al in een zo vroeg mogelijk stadium op de hoogte te brengen van de te volgen procedure.

Voor klager en aangeklaagde is deze melding eveneens van belang omdat de beslistermijn bij het inschakelen van de commissie van zes weken wordt verlengd tot tien weken met een verdagingsmogelijkheid van vier weken (artikel 9:11 van de Awb). De plicht tot het melden van de inschakeling van een commissie is geregeld in artikel 9:6 van de Awb.

Artikel 7 Bemiddeling

Hiermee wordt een alternatieve vorm van geschillenbeslechting ingevoerd. Deze alternatieve vorm kan informeel of formeler van aard zijn. De informele manier is als na ontvangst van het bezwaarschrift of de klacht meteen wordt gebeld naar de bezwaarde of klager. Op deze manier kunnen misverstanden worden rechtgezet, het besluit nader worden toegelicht etc.. Dit kan leiden tot intrekking van het bezwaarschrift of de klacht.

Mediation is een formelere vorm. Hierbij kan onder begeleiding van een mediator

naar een oplossing gezocht worden waarmee beide partijen uit de voeten kunnen.

Belangrijk is dat beide partijen deze stap nemen en afspraken die hierbij horen

worden formeel in een overeenkomst vastgelegd.

Door deze bepaling op te nemen is procedureel vastgelegd dat een bemiddelingspoging mogelijk is in het bezwaarschriftenproces. Door de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen is het van belang dat, indien er gesproken wordt over mogelijke oplossingen buiten de bezwaarprocedure om, formeel wordt vastgelegd dat de beslistermijn van het bezwaarschrift wordt opgeschort tot het moment dat aan de secretaris wordt meegedeeld wat de uitkomst van de bemiddelingspoging is.

Artikel 8 Uitoefening van bevoegdheden

Er dient een onderscheid te worden gemaakt tussen de bevoegdheden van de voorzitter en die van de commissie. In dit artikel worden specifiek de bevoegdheden genoemd van de voorzitter.

Zoals de bevoegdheden ten aanzien van een van de vereisten voor het in behandeling nemen van het bezwaarschrift. De termijn waarbinnen het verzuim dient te worden hersteld, wordt door de voorzitter vastgesteld. Welk termijn dit moet zijn is niet vastgelegd. Wel zal dit een redelijk termijn moeten zijn afhankelijk van de omstandigheden. De indiener moet een reële mogelijkheid worden geboden om het geconstateerde verzuim te herstellen, anderzijds moet het niet zo zijn dat door een langere termijn de procedure wordt vertraagd.

Ten aanzien van het inzagerecht wordt opgemerkt dat het inzagerecht is te beschouwen als een van de fundamentele waarborgen voor een goed verlopende bezwaarschriftprocedure. Het maakt het principe van hoor en wederhoor mogelijk. Het is gekoppeld aan de hoorzitting: wordt er niet gehoord, dan is er ook geen sprake van een verplichte terinzagelegging. Stukken toezenden hoeft niet, maar een verzoek van een belanghebbende om stukken in te zien mag niet beperkt blijven tot de termijn van de terinzagelegging.

Artikel 9 Vooronderzoek

De activiteiten van de commissie of haar voorzitter bij de voorbereiding van de te behandelen zaken kunnen kosten met zich meebrengen. Daarbij vallen gewone en bijzondere kosten te onderscheiden. Bij gewone kosten valt te denken aan bijvoorbeeld vergoedingen voor de leden. Het inschakelen van externe deskundigen zal bijzondere kosten met zich meebrengen. Deze kosten komen ten laste van de gemeentebegroting. In de begroting wordt voorzien in de normale kosten van een commissie.

Voor bijzondere kosten wordt apart een budget afgesproken welke in de begroting wordt opgenomen. De commissie wordt gemachtigd om indien dit nodig is vanuit dit budget deskundigen in te huren.

opgenomen omdat niet kan worden gezegd of en indien ja hoeveel keer dit zal voorkomen en hoeveel dit dan zal kosten. Aangezien het college belast is met de uitvoering van de begroting, ligt het voor de hand om dat bijzondere kosten niet gemaakt worden voordat het college de gelegenheid heeft gehad dit te toetsen aan de begrotingspost. Om deze reden is in deze bepaling het vereiste van een machtiging van het college opgenomen.

Artikel 10 Hoorzitting

In het tweede lid van dit artikel wordt bepaald dat de voorzitter beslist over de toepassing van artikel 7:3 van de Awb. Hieronder wordt verstaan: het afzien van horen van belanghebbenden bij kennelijke niet-ontvankelijkheid of kennelijke ongegrondheid of wanneer belanghebbenden hebben verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord of aan het bezwaar volledig wordt tegemoetgekomen en de belangen van anderen hiermee niet worden geschaad.

Artikel 11 Uitnodiging hoorzitting

Dit artikel spreekt voor zich. Zie ook artikel 2:4 Awb.

Artikel 12 Quorum

Er is geen wettelijk bezwaar tegen het horen in het kader van de bezwaarprocedure door de voorzitter en één lid van de commissie, terwijl advisering door de voltallige commissie heeft plaatsgevonden. (ABRS 2 maart 2000, GS 2000/7119,5)

Artikel 13 Niet-deelneming aan de behandeling

Dit artikel spreekt voor zich

Artikel 14 Openbaarheid zitting

Uitgangspunt is dat de zitting openbaar is. Uitzondering op deze regel is mogelijk, bijvoorbeeld indien bijzonder persoonlijke zaken van familiaire, medische of financiële aard of andere zaken met een vertrouwelijk karakter aan de orde komen.

Artikel 15 Schriftelijke verslaglegging

Gezien de betekenis van de hoorzitting in het kader van de besluitvorming in de bezwaarschriftfase, ligt het voor de hand dat het verslag van de zitting uiterlijk gelijktijdig met de beslissing op het bezwaar aan belanghebbenden wordt toegezonden.

Artikel 16 Nader onderzoek

Hieraan kan worden toegevoegd dat belanghebbenden alleen opnieuw in de gelegenheid moeten worden gesteld om te worden gehoord, als het gaat om nieuwe feiten en omstandigheden die voor de beslissing op bezwaar van aanmerkelijk belang kunnen zijn. Is dit niet het geval dan kan ervoor worden gekozen om de belanghebbenden in de gelegenheid te stellen schriftelijk te reageren. Na de hoorzitting gehouden telefoongesprekken worden als nader onderzoek gezien.

Artikel 17 Raadkamer en advies

Het horen kan plaatsvinden door een niet-voltallige commissie. De advisering echter dient plaats te vinden door een commissie die voldoet aan de wettelijke vereisten.

In 2002 is de Wet kosten bestuurlijke voorprocedures in werking getreden. Deze wet bevat een regeling voor de vergoeding van de kosten die belanghebbenden maakt bij de behandeling van een door hem ingediend bezwaar- of administratief beroepschrift. De bepalingen zijn opgenomen in artikel 7:15 van de Awb. Een verzoek om vergoeding van de kosten moet worden gedaan voordat het bestuursorgaan op het bezwaar of administratief beroep heeft beslist. Doorgaans zal een dergelijk verzoek in het bezwaarschrift of mondeling tijdens de hoorzitting worden gedaan. De bezwaarschriftencommissie adviseert in dat geval ook over dit verzoek en zal aangeven of er recht is op een vergoeding en zo ja over de hoogte van het vergoedingsbedrag. Dit laatste kan worden ontleend aan het Besluit proceskosten bestuursrecht.

Artikel 18 Uitbrengen advies en verdaging

Het besluit tot verdaging is een beschikking. Van dit besluit gaat een afschrift naar de belanghebbenden.

In de artikel 7:11 Awb is bepaald dat indien het bezwaar ontvankelijk is een heroverweging van het bestreden besluit dient plaats te vinden. Is een bezwaarschrift niet ontvankelijk, dan wordt aan heroverweging niet toegekomen. Voor zover de heroverweging daartoe aanleiding geeft, herroept het bestuursorgaan het bestreden besluit en neemt het voor zover nodig in plaats daarvan een nieuw besluit. Dit nieuwe besluit treedt daarmee in de plaats van het oorspronkelijke (bestreden) besluit. Omdat in het verleden bestuursorganen nogal eens bij de beslissing op bezwaarschriften louter toetsten op rechtmatigheid is in het eerste lid van artikel 7:11 vastgelegd dat het om een heroverweging gaat. Dat betekent dat de toetsing niet beperkt moet blijven tot vragen van rechtmatigheid, maar binnen de grenzen van de wet zich ook dient uit te strekken tot beleidsmatige en bestuurlijke aspecten. De heroverweging dient ex nunc plaats te vinden, dat wil zeggen dat rekening moet worden gehouden met inmiddels gewijzigde feiten en omstandigheden. De feiten en omstandigheden van het moment waarop het nieuwe besluit wordt genomen zijn van belang.

Daarnaast dient de heroverweging op grondslag van het bezwaar te geschieden. Hieruit vloeit voort dat die onderdelen van het besluit die geheel los van de aangevoerde bezwaren staan, in beginsel buiten beschouwing blijven. Het bestuursorgaan zal daarbij de naar voren gebrachte bezwaren voldoende ruim naar hun strekking moeten opvatten. Indien bijvoorbeeld tijdens de hoorzitting blijkt dat deze, ondanks een beperkte omschrijving in het bezwaarschrift, ruimer bedoeld zijn, dan zal daarmee rekening moeten worden gehouden. Verder is het de bedoeling van deze bepaling dat er geen verslechtering van de positie van degene die het bezwaarschrift indient tijdens de bezwaarschriftenprocedure mag optreden (verbod van reformatio in peius). Natuurlijk staat dit er niet aan in de weg dat als een derde bezwaar maakt tegen bijvoorbeeld een afgegeven vergunning, die bezwaren gehonoreerd kunnen worden. Dit is het wezen van de bezwaarschriftenprocedure en niet in strijd met genoemd beginsel.