Organisatiebesluit gemeente Lopik 2018

1. De structuur van de ambtelijke organisatie bestaat, naast de griffie en de businesscontroller, uit een gemeentesecretaris en de volgende organisatieonderdelen:

• a.

  een afdeling Bedrijfsvoering (BV),

• b.

  een afdeling Dienstverlening (DV),

• c.

  een afdeling Strategie, Beleid en Projecten (SBP),

• d.

  een Stafeenheid (SE).

2. Op basis van de taken genoemd in de artikelen 3 tot en met 6 kunnen de afdelingen worden ingedeeld in taakvelden en/of teams.

3. Op basis van de vastgestelde doelstellingen en taakopdrachten kan het college, op voorstel van de gemeentesecretaris, gehoord het managementteam, de hoofdstructuur wijzigen.

4. Tot wijziging van de hoofdstructuur wordt niet besloten dan nadat de Ondernemingsraad de mogelijkheid heeft gekregen hier advies over uit te brengen in overeenstemming met de Wet op de Ondernemingsraden (WOR).

1. De gemeentesecretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

2. De gemeentesecretaris draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

3. Hij/zij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college. Zo nodig adviseert de gemeentesecretaris het college bij het nemen van beslissingen.

4. Hij/zij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de voorbereiding van de besluitvorming en bevordert een voortvarende en correcte uitvoering van de beslissingen van het college.

5. De gemeentesecretaris oefent zijn/haar taak op grond van dit artikel waar nodig uit in nauwe samenwerking met het managementteam.

6. Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken kan het college voor de gemeentesecretaris nadere regels stellen. Daarnaast kan het college taakopdrachten voor de gemeentesecretaris vaststellen, waarin voor een bepaalde periode de op het beheer en ontwikkeling van de taken van de gemeentesecretaris worden vastgesteld.

7. Tenzij bij afzonderlijke verordening of besluit anders is geregeld, is het bepaalde in dit artikel voor zover het betreft de daarin opgedragen taken ten aanzien van door het college en de burgemeester ingestelde commissies van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat het stellen van nadere regels en richtlijnen als bedoeld in voornoemd artikel geschiedt door het college c.q. de burgemeester.

8. De gemeentesecretaris staat de burgemeester in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator ter zijde.

9. Hij/zij bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen en de ambtelijke organisatie.

10. Voorts is hij/zij de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de bestuursorganen, alsmede bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur.

11. De bepalingen van dit artikel zijn van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester, voor zover het de op hem rustende taken betreft.

12. De gemeentesecretaris draagt tezamen met de griffier van de raad, onverminderd diens verantwoordelijkheden, zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van de gemeenteraad. Beiden plegen hiertoe regelmatig overleg.

13. Hij/zij draagt er desgevraagd of uit eigener beweging zorg voor dat de leden van de gemeenteraad en de griffier informatie wordt verstrekt omtrent onder het gemeentebestuur berustende documenten, waarvan het college of de burgemeester kennis heeft genomen en voor zover bedoelde raadsleden en griffier daarover beschikking behoeven. De informatie wordt mondeling, per e-mail, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt, waarbij zoveel als redelijkerwijs mogelijk is met de wens van de leden van de raad en de griffier rekening wordt gehouden.

14. De Verordening ambtelijke bijstand is op dit artikel van overeenkomstige toepassing.

1. Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college staat de gemeentesecretaris aan het hoofd van de ambtelijke organisatie. Hij/zij treedt op als algemeen directeur.

2. De gemeentesecretaris kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan de afdelingshoofden aan de businesscontroller. Dit om de kwaliteit van het gemeentelijk beleid en de samenhang van het gemeentelijk beleid te verzekeren.

3. De gemeentesecretaris is bevoegd de aan de bestuursorganen gezonden ambtelijke stukken op hun beslissingsrijpheid te toetsen.

4. Als er over een uit te brengen advies geen (volledige) overeenstemming wordt bereikt tussen de betrokken afdelingen, kan de gemeentesecretaris bepalen dat een niet primaire afdeling in de gelegenheid wordt gesteld een aanvullend advies uit te brengen met betrekking tot een afwijkend standpunt.

5. De gemeentesecretaris is eindverantwoordelijk voor een geïntegreerd en gecoördineerd functioneren van de gemeentelijke organisatie, alsmede voor het management van de organisatie. Hij/zij wordt hierbij geadviseerd door de afdelingshoofden.

6. De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat de processen van opdrachten worden bewaakt in tijd, capaciteitsbesteding, kosten en kwaliteit en rapporteert aan de bestuursorganen over de voortgang van de opdrachten.

7. De gemeentesecretaris coördineert een effectief proces van beleidsadvisering, -voorbereiding en -uitvoering en bewaakt de voortgang daarvan. Daartoe behoort ook het laten opstellen van meerjarenbeleidsplannen en het aanreiken van hoofdkaders daartoe.

8. De gemeentesecretaris ontwikkelt samen met de afdelingshoofden een samenhangend middelenbeleid en ziet toe op de uitvoering daarvan.

9. De gemeentesecretaris adviseert het college over aangelegenheden van algemene aard die de gehele ambtelijke organisatie betreffen, voor zover de bevoegdheden daartoe niet tot een van de afdelingen kunnen worden gerekend.

10. De gemeentesecretaris bevordert het toepassen van verdere mogelijkheden van mandaat binnen de organisatie.

11. De gemeentesecretaris heeft het recht bij alle aan het college ondergeschikte ambtenaren, zowel individueel als per afdeling/team, de inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn/haar taak nodig zijn en zo nodig aanwijzingen te geven.

12. De gemeentesecretaris heeft wekelijks overleg met de voorzitter van het college teneinde een goede afstemming te bewerkstelligen tussen de bestuursorganen en de ambtelijke organisatie.

13. Indien de gemeentesecretaris zijn/haar ambt niet kan vervullen, doet hij/zij daarvan mededeling aan het college.

14. Bij afwezigheid wordt de gemeentesecretaris vervangen door de loco-secretaris.

15. De gemeentesecretaris adviseert zelf bij zaken waarover de bestuursorganen de mening van de (wettelijke) eerste adviseur willen respectievelijk dienen te kennen. Ingeval hij/zij van plan is een advies uit te brengen dat afwijkt van het advies of de mening van een afdeling, zal hij/zij - onder vermelding van redenen - daarvan vooraf mededeling doen aan het betreffende afdelingshoofd.

1. Onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris berust het dagelijks beheer van een afdeling bij het afdelingshoofd van die afdeling en draagt deze met in achtneming van de gemeentebrede kaders de zorg voor:

• a.

  de bewaking van de integrale uitvoering van het afdelingsplan,

• b.

  de bewaking van de financiële en juridische rechtmatigheid bij de uitvoering van het afdelingsplan,

• c.

  de uitvoering van de aan de afdeling toegewezen bestuursopdrachten,

• d.

  het tijdig en volledig aanleveren van de juiste bestuurlijke informatie,

• e.

  het middelenbeheer van de afdeling,

• f.

  het opvolgen van de aanwijzingen van de gemeentesecretaris,

• g.

  het beheer, het beleid en de bedrijfsvoering ten aanzien van de eigen afdeling met betrekking tot:

  • i.

    de piof-zaken (personeel, informatisering en automatisering, organisatie en financiën);

  • ii.

    juridische zaken;

  • iii.

    administratie;

  • iv.

    huisvesting

  • v.

    voorlichting, waarbij persberichten worden opgesteld door het taakveld communicatie en alle contacten met de pers via het taakveld communicatie verlopen..

2. Met in achtneming van de door het college gestelde regels treft het afdelingshoofd de maatregelen en voorzieningen die hij/zij omwille van een doelmatige uitvoering van het dagelijkse beheer van zijn/haar afdeling nodig acht.

3. Indien door het college, ten aanzien van het bepaalde in het tweede lid van dit artikel, maatregelen zijn te nemen rapporteert het afdelingshoofd dit via de gemeentesecretaris aan het college.

4. Maatregelen als bedoeld in het derde lid van dit artikel worden door het afdelingshoofd ter kennis gebracht van het gemeentelijke managementteam.

5. Het college kan voor elk afdelingshoofd een nadere instructie vaststellen. Daarnaast kan het college taakopdrachten voor het afdelingshoofd vaststellen, waarin voor een bepaalde periode de op het beheer en ontwikkeling van de afdeling/taakveld/team betrekking hebbende taken worden vastgesteld.

1. Indien een dossier een ander(e) afdeling/taakveld/team raakt, is primair de/het afdeling/taakveld/team verantwoordelijk dat met de voorbereiding of uitvoering belast is.

2. In onderling overleg wordt tot een integraal advies gekomen, waarin de argumenten ten aanzien van de mogelijke (beleids)keuzes zijn opgenomen.

1. De gemeentesecretaris, de afdelingshoofden, de businesscontroller, de teamleider en de overige functionarissen van de gemeente worden benoemd en ontslagen door het college.

2. De gemeentesecretaris bevordert het tot stand komen van de voordracht van de afdelingshoofden en de businesscontroller.

3. Tot het doen van een aanbeveling tot benoeming van de gemeentesecretaris door het college wordt niet overgegaan dan nadat de Ondernemingsraad advies heeft uitgebracht in overeenstemming met de WOR en er samen met de Ondernemingsraad overeenstemming is over het functieprofiel.

4. Het afdelingshoofd draagt ten aanzien van zijn/haar afdeling te benoemen functionarissen voor aan het college.

5. Het college stelt nadere regels vast voor de inspraak van functionarissen bij benoeming en de te volgen procedure om te komen tot een benoeming (van vacatureopenstelling tot en met benoeming).

1. De gemeentesecretaris en de afdelingshoofden vormen het gemeentelijk managementteam.

2. De gemeentesecretaris is voorzitter van het gemeentelijk managementteam.

3. Bij afwezigheid van de gemeentesecretaris treedt de 1e loco-gemeentesecretaris op als voorzitter.

4. De voorzitter van het gemeentelijk managementteam stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het gemeentelijk managementteam vast. Ieder lid van het gemeentelijk managementteam kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen en de voorzitter verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen. De voorzitter zorgt er voor, dat de agenda en bijbehorende stukken worden gereed gemaakt en zo mogelijk ten minste twee dagen voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van het gemeentelijk managementteam.

5. Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter anderen dan de in het eerste lid bedoelde leden uit om aan een desbetreffende vergadering van het gemeentelijk managementteam deel te nemen.

1. De voorzitter bevordert een goede samenwerking en samenhang tussen de afdelingen/taakvelden/teams. Hij/zij doet, indien noodzakelijk, voorstellen aan het college tot het geven van richtlijnen aan de afdelingshoofden om de samenwerking en genoemde samenhang te verbeteren en draagt zorg voor het vlot verlopen van informatiestromen.

2. De voorzitter van het gemeentelijk managementteam is bevoegd maatregelen te nemen die de bevoegdheden van andere leden doorkruisen dan wel inperken. Hij/zij kan deze bevoegdheid alleen maar uitoefenen nadat:

• a.

  hij/zij dit van te voren in het gemeentelijk managementteam heeft besproken, en

• b.

  het college hiermee instemt.

1. Voor de beleidsvoorbereiding geeft het college bestuursopdrachten aan de gemeentesecretaris.

2. Een bestuursopdracht geeft het kader en de inhoud aan voor de inbreng bij het ontwikkelen van beleid.

3. De gemeentesecretaris draagt de zorg voor uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie.

4. Elk dossier wordt primair voorbereid en uitgevoerd door de afdeling/taakveld/team tot wiens taakgebied het desbetreffende dossier behoort, tenzij in een bestuursopdracht anders wordt bepaald.

1. Bij oprichting en deelneming in rechtspersonen als bedoeld in het tweede lid van artikel 160 van de Gemeentewet, bepaalt het college voor zover het haar bevoegdheid betreft, welke afdelingen ten behoeve van de vertegenwoordigers van het gemeentebestuur ter zake ondersteunende werkzaamheden verrichten.

2. Functionarissen die als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur deel uitmaken van enig bestuur of raad van rechtspersonen, zijn verplicht om op nader door het college te bepalen wijze verslag uit te brengen aan het college omtrent hun werkzaamheden als bestuurslid van de desbetreffende rechtspersoon.

3. De in het tweede lid genoemde vertegenwoordigers van het gemeentebestuur in door het college opgerichte rechtspersonen en de in het eerste lid aangewezen afdelingen bevorderen voor zover mogelijk, dat het beheer van deze rechtspersonen voldoet aan de regels, die gelden voor de gemeentelijke afdelingen.

1. Ten behoeve van aangelegenheden die de ambtelijke organisatie aangaan is een ondernemingsraad ingesteld en wordt overleg met de vakbonden, het Georganiseerd Overleg, gevoerd. Het overleg met de vakbonden betreft alleen de rechtspositionele aangelegenheden.

2. De gemeentesecretaris oefent namens de gemeente de functie uit van "bestuurder" in de zin van artikel 1, lid 1, sub e van de Wet op de ondernemingsraden. In die hoedanigheid voert de secretaris het overleg met de ondernemingsraad, vraagt in voorkomende gevallen advies en/of de instemming van de ondernemingsraad, zet de ondernemingsraad op de agenda van het gemeentelijk managementteam en draagt zorg voor de actieve en volledige informatieverstrekking aan de ondernemingsraad.

3. Het Georganiseerd Overleg voert overleg met de portefeuillehouder met personeelszaken in de portefeuille.

1. Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2018. Op dat moment vervalt het Organisatiebesluit gemeente Lopik, zoals vastgesteld in de vergadering van het college van 19 oktober 2004.

2. Dit besluit kan worden aangehaald als Organisatiebesluit gemeente Lopik 2018.