Regeling nadere eisen elektronisch bestuurlijk verkeer gemeente Losser

Geldend van 22-02-2012 t/m heden

Intitulé

Regeling nadere eisen elektronisch bestuurlijk verkeer gemeente Losser

De gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Losser, ieder voorzover het hun bevoegdheid betreft: gelet op afdeling 2.3 van de Algemene wet bestuursrecht; b e s l u i t en:

I. het berichtenverkeer langs elektronische weg tussen burgers en de gemeente Losser open te stellen op de in de navolgende Regeling nadere eisen elektronisch bestuurlijk verkeer aangegeven wijze;

II. de Regeling nadere eisen elektronisch bestuurlijk verkeer gemeente Losser vast te stellen;

Artikel 1 Begripsbepalingen

1. Algemene postbus: elektronische postbus van de gemeente Losser die is gekoppeld aan de gemeente als geheel met het adres: gemeente@losser.nl.

2. Bestuurlijke berichten:elektronische aanvragen, bezwaarschriften, klachten en zienswijzen die worden ontvangen door of namens een bestuursorgaan.

3. Elektronisch verkeer: het elektronische berichtenverkeer tussen burgers en bestuursorganen van de gemeente.

4. Elektronische post:  berichten die op elektronische wijze tussen burgers en bestuursorganen van de gemeente Losser worden uitgewisseld en waarvoor de elektronische weg is opengesteld op de website van de gemeente Losser, een  website verbonden aan e-overheid of per e-mail.

5. Persoonlijke postbus: elektronische postbus gekoppeld aan een specifieke medewerker, een specifieke functie of een specifiek onderdeel van de gemeente Losser.

6. Webformulier:  elektronisch in te vullen en te verzenden formulier dat op de website van de gemeente Losser of een website verbonden aan e-overheid is geplaatst ten behoeve van het gebruik van de elek    tronische weg.

7. De wet: de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 2 Doel van deze regeling

Deze regeling stelt nadere eisen aan het gebruik van het elektronisch berichtenverkeer als bedoeld in artikel 2:15, eerste lid van de wet.

Artikel 3 Reikwijdte

1. Voor de producten die op de gemeentelijke website staan vermeld en die door gebruikmaking van een webformulier en ondertekend met een elektronische handtekening aangevraagd kunnen worden, is de elektronische weg opengesteld.

2. Voor aanvragen die door gebruikmaking van het Omgevingsloket Online worden ingediend op grond van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht, is de elektronische weg opengesteld.

3. Bestuurlijke berichten en overige elektronische post die niet zijn aan te merken als een aanvraag zoals bedoeld in lid 1 of lid 2 van dit artikel, kunnen alleen langs de elektronische weg worden ingediend, indien gebruik wordt gemaakt van het adres gemeente@losser.nl, tenzij het een bericht betreft, waarvoor in een afzonderlijke publicatie specifiek melding is gemaakt dat de elektronische weg is opengesteld.

4. Een langs elektronische weg ontvangen bestuurlijk bericht dat op andere wijze is ondertekend dan in het eerste lid is omschreven, wordt niet in behandeling genomen, maar niet nadat de indiener of diens gemachtigde schriftelijk in de gelegenheid is gesteld het verzuim te herstellen.

5. De bepalingen genoemd in afdeling 2.3 van de wet zijn van toepassing op berichten die via de elektronische weg zijn verzonden.

Artikel 4 Berichten

1. Een aanvraag zoals bedoeld in artikel 3, lid 1 en lid 2 van dit besluit wordt geacht tot stand te zijn gekomen als de gegevens van de aanvrager volledig en correct zijn ingevuld en elektronisch verzonden.

2. Als niet is voldaan aan de vereisten van het eerste lid van dit artikel, kan de aanvraag op grond van artikel 2:15, lid 2 van de wet worden geweigerd. Dit geldt niet voor aanvragen op grond van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht.

3. Berichten die niet zijn voorzien van een naam en adres worden geweigerd, maar niet dan nadat de afzender het verzoek heeft gekregen om binnen een vastgestelde termijn de gegevens te vermelden.

Artikel 5 Ontvangstbevestiging

Voor aanvragen die binnenkomen via een webformulier op de gemeentelijke website en bestuurlijke berichten die binnenkomen op gemeente@losser.nl wordt een technische ontvangstbevestiging verstuurd. Hiermee wordt aangegeven dat het bericht, technisch gezien, in goede orde ontvangen is.

Artikel 6 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op de dag na de bekendmaking.

Artikel 7 Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Regeling nadere eisen elektronisch bestuurlijk verkeer gemeente Losser 2012’.

Ondertekening

Vastgesteld ter vergadering van 14 februari 2012 , De raad van de gemeente Losser , De griffier,       de voorzitter,  
Vastgesteld ter vergadering van 10 januari 2012, Burgemeester en wethouders van Losser, de secretaris,       de burgemeester,   Vastgesteld op 10 januari 2012, De burgemeester van Losser,

Nota-toelichting Regeling nadere eisen elektronisch bestuurlijk verkeer gemeente Losser

Algemene toelichting

Op 1 juli 2004 is de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer in werking getreden en opgenomen in afdeling 2.3 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). De wet heeft zowel betrekking op geadresseerde verzending, bijvoorbeeld e-mail, als het op elektronische wijze openbaar maken van stukken. Het ziet zowel op de fase van de primaire bestuurlijke besluitvorming (aanvragen, vergunningen, e.d.), als op de bezwaarschriftenprocedure, de klachtenprocedure en het administratief beroep.

De wet dwingt bestuursorganen niet om van de elektronische weg gebruik te maken, maar biedt de randvoorwaarden waaraan een bestuursorgaan moet voldoen als het voor een bepaald onderwerp voor de elektronische weg kiest. De wet biedt een algemeen kader waarin wordt geregeld wanneer verkeer langs elektronische weg is toegestaan en aan welke voorwaarden dat verkeer moet voldoen, wil het even betrouwbaar zijn als het reguliere schriftelijk verkeer. Het bestuursorgaan moet kenbaar maken dat het via de elektronische weg bereikbaar is. Dit algemene kader kan door het bestuursorgaan nader worden ingevuld. Voor de bestuursorganen van de gemeente Losser geeft dit besluit hieraan invulling. ‘

Tot op heden is binnen de gemeente terughoudend omgegaan met het openstellen van de elektronische weg in het bestuurlijke verkeer. Formeel heeft de gemeente zich nog niet voor de elektronische weg opengesteld. Materieel ligt dit echter anders en wordt er op praktische wijze met elektronische berichten omgegaan. Met dit besluit wordt deze praktische wijze van werken geformaliseerd.

De "Regeling nadere eisen elektronisch bestuurlijk verkeer gemeente Losser" biedt de basis voor een verdere uitbreiding van de elektronische dienstverlening en creëert alsnog op een voor de burger kenbare wijze een wettelijke basis voor de reeds bestaande producten van elektronische dienstverlening.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1. Begripsbepalingen

Dit besluit gaat uit van het begrip elektronische post. Bij elektronische post kan onder andere gedacht worden aan aanvragen voor een bepaalde vergunning via een webformulier, maar ook het indienen van bezwaarschriften, klachten en zienswijzen. Deze elektronische post vereist in principe ondertekening met een elektronische handtekening (zie hiervoor artikel 2:16 Awb). Voldoet een bestuurlijk bericht niet aan het vereiste van ondertekening, dan wordt een hersteltermijn geboden.

Artikel 2. Doel van deze regeling

Het doel van de regeling is om aanvulling te geven aan artikel 2:15 van de wet, door aan te geven voor welke wijze van elektronisch bestuurlijk verkeer de gemeente Losser zich openstelt.   Artikel 3 Reikwijdte van de regeling

De Regeling is van toepassing op het elektronisch verkeer. Uit de toelichting van het begrip elektronische post onder artikel 1 blijkt dat het daarbij gaat om berichten die via internet (de website van de gemeente Losser of via een website verbonden met e-overheid, waarvan gemeente gebruik maakt) worden uitgewisseld. Te denken valt daarbij aan websites, zoals overheid.nl, mijnoverheid.nl, antwoordvoorbedrijven.nl of het omgevingsloketonline (lid 2). Ook verzending per e-mail naar het adres gemeente@losser.nl is mogelijk. Als het bericht dan niet aan de in de wet gestelde vereisten voldoet (bijvoorbeeld ondertekening), wordt een hersteltermijn geboden.

Hoewel de verzending van berichten per fax eveneens een vorm van elektronisch verkeer is, is de Regeling hierop niet van toepassing. De ontvangst van berichten per fax wordt op dit moment op grond van vaste jurisprudentie op een zelfde manier afgehandeld als de schriftelijke post. Overige vormen van elektronisch verkeer, bijvoorbeeld sms-berichten, cd-roms en usb-sticks zijn op dit moment nog uitgesloten.

Volgens artikel 2:13, tweede lid van de Awb is elektronisch verkeer niet mogelijk, wanneer in een wet of verordening is bepaald dat elektronisch verkeer niet is toegestaan, of wanneer een vormvoorschrift zich tegen elektronisch verkeer verzet. Ten aanzien van bezwaarschriften heeft de Afdeling bestuursrechtspraak bepaald dat geen wettelijk voorschrift zich verzet tegen de aanvaarding van bezwaarschriften per e-mail (ABRS 17 december 2003, JB 2004, 81).

In alle gevallen is elektronisch verkeer slechts mogelijk wanneer het bestuursorgaan dit kenbaar heeft gemaakt (het kenbaarheidsvereiste) en wordt voldaan aan de nadere eisen die zijn gesteld.

Dit artikel heeft betrekking op het kenbaarheidsvereiste uit artikel 2:15 van afdeling 2.3 van de Awb. Het bestuursorgaan geeft hiermee aan bereikbaar te willen zijn voor zijn burgers via de elektronische weg. Om te voorkomen dat een situatie ontstaat waarbij elektronische berichten naar willekeurige postbussen in de organisatie gezonden worden, stelt dit artikel eisen aan het gebruik van de elektronische weg.

In lid 1 wordt gesteld dat elektronische post in behandeling wordt genomen wanneer er gebruik is gemaakt van het bij het betreffende product of de betreffende dienst op de website van de gemeente of op een website verbonden met e-overheid geplaatste webformulier of voor een product of dienst op één van die websites genoemd specifiek e-mailadres. In lid 2 wordt dit specifiek uitgebreid met het Omgevingsloket online.

In lid 3 wordt de huidige praktijk dat elektronische post ook per e-mail kan worden ingediend bestendigd. Voorwaarde is wel dat deze berichten aan de overige in de wet gestelde vereisten moeten voldoen. Een bezwaarschrift moet bijvoorbeeld zijn voorzien van een handtekening. Is dat niet het geval dan wordt een hersteltermijn geboden, waarbij het verzuim kan worden hersteld.

Door eisen te stellen aan elektronisch berichtenverkeer ontstaat een beheersbare situatie. Net zoals papieren post komen elektronische berichten via een beperkt aantal kanalen binnen bij de gemeente Losser.

Het is van belang om vast te stellen dat het elektronische communicatiekanaal de papieren versie niet vervangt. Immers niet iedereen heeft toegang tot een computer.

Op grond van artikel 4:3a van de Awb moet het bestuursorgaan de ontvangst van het elektronische bericht bevestigen. Dit vergroot de betrouwbaarheid van het elektronisch berichtenverkeer, de ontvanger weet dat zijn bericht is gearriveerd. De ontvangstbevestiging kan per elektronische post, maar ook per gewone post verzonden worden. In artikel 5 wordt nader op de ontvangstbevestiging ingegaan.

Artikel 4. Berichten

Een aanvraag via een webformulier wordt geacht te zijn tot stand gekomen als het formulier volledig is ingevuld en verzonden. Dit geldt echter niet voor aanvragen op grond van de Wet algemene bepaling omgevingsrecht. Daarvoor geldt een specifiek wettelijke regime.

Berichten die niet zijn voorzien van een naam- en adresgegevens worden geweigerd, maar de indieners krijgen nog wel een verzoek om de gegevens alsnog in te dienen (lid 3).

Artikel 5  Ontvangstbevestiging

Alleen de ontvangst van webformulieren en berichten die zijn binnengekomen via het adres gemeente@losser.nl worden automatisch bevestigd. Deze ontvangstbevestiging is bedoeld om aan te geven dat het bericht technisch gezien in goede orde is ontvangen. Bestuurlijke berichten die zijn binnengekomen via andere adressen van de gemeente worden in principe niet in behandeling genomen en dus wordt de ontvangst ook niet automatisch bevestigd. Naast de automatische ontvangstbevestiging, dient de verzender ook nog een inhoudelijke bevestiging te ontvangen. De automatische bevestiging is aanvullend en vervangt dus niet de reguliere ontvangstbevestiging.

Artikel 6. Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 7.  Citeertitel

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.