Instructie voor de griffier van de gemeente Maasgouw

Ondertekening

Nota-toelichting Toelichting op de Instructie voor de griffier

Artikel 1.

De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. De griffier is ook het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden. Artikel 2.

De raadsagenda's wordt vastgesteld door de raad en worden voorbereid door het presidium. De griffie neemt de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend. Artikel 3 en 4.

De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. In een "driehoeksoverleg" tussen burgemeester, griffier en secretaris kunnen werkzaamheden op elkaar worden afgestemd. De burgemeester heeft daarbij een coördinerende verantwoordelijkheid. Daarbij ligt ook een relatie met het Reglement van Orde van het presidium (art. 6: dagelijkse aansturing van de griffier door de burgemeester) en de Verordening ambtelijke bijstand (art. 4: beslissing bij meningsverschillen over ambtelijke bijstand door burgemeester). De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, en draagt zorg voor het verslag en overige (administratieve) ondersteuning. Veelal zullen de commissiegriffiers en niet de griffier aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies en de voorzitters van de raadscommissies ondersteunen.

Artikel 5.

Voor de ondersteuning van het het presidium als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen. Artikel 6.

Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes.

Artikel 7.

De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.

Artikel 8.

Ook de commissiegriffiers vallen onder het gezag van de griffier. In de gemeente Maasgouw functioneert de plv. griffier als commissiegriffier en valt deze organisatorisch onder de raadsgriffie.

Artikel 9 en 10.

Deze artikelen behoeven geen toelichting.