Organisatiebesluit gemeente Maassluis 2006

1 Het ambtelijk apparaat bestaat, afgezien van de griffie*, uit de volgende structuur:

gemeentesecretaris1 000 Directie1100 stafbureau Bestuurszaken1200 afdeling Algemene Zaken1300 afdeling Dienstverlening1400 afdeling Ontwikkelings Bedrijf Maassluis1500 afdeling ROM1600 afdeling lnrichting Beheer Buitenruimte1700 afdeling Openbare Orde en Wijkbeheer1800 afdeling Planning en Control1900 afdeling Welzijn2000 afdeling Sociale Zaken en WerkgelegenheidDukdalf Bedrijven

Waar in de navolgende artikelen sprake is van directeur, management e. d. is de inhoud van deze bepalingen van overeenkomstige toepassing op (de Ieiding van) Dukdalf Bedrijven. Bij afwijkende bepalingen in de managementovereenkomst Dukdalf gaan deze echter uit boven de bepalingen in dit Organisatiebesluit.

* Uitgezonderd is de inrichting van de griffie. Het stellen van regels voor de organisatie van de griffie behoort tot de bevoegdheid van de raad.

2 Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college staat de gemeentesecretaris I algemeen directeur aan het hoofd van de ambtelijke organisatie, inclusief Dukdalf Bedrijven.

1 Het college stelt op voorstel van de directie, de verdeling van de verschillende taken over de afdelingen vast.

2 Voor wijziging van taken of toewijzing van taken aan afdelingen betrekt het college vooraf de directie.

3 De directie kan de toedeling van taken nader preciseren en daartoe aanwijzingen geven.

4 Het college stelt, zonodig op voorstel van de gemeentesecretaris, een taakafbakening tussen de directieleden vast.

1 De hoofdtaken van de gemeentesecretaris zijn:a) het zorgen voor de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid en beheer;b) de ontwikkeling van de organisatie;c) het voorzitten van het directieoverleg, het leidinggeven aan de directeuren; uit dien hoofde is hij tevens beoordelaar en draagt hij zorg voor het periodiek houden van beoordelings- en functioneringsgesprekken;d) het zijn van bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden;e) is verantwoordelijk voor het opstellen van het strategisch werkplan van de directie.

2 De gemeentesecretaris draagt zorg voor een goede afstemming tussen de beleidsvelden onderling en tussen de (meerjaren)beleidsplanning en (meerjaren)middelenbestand.

3 De gemeentesecretaris draagt zorg voor de uitvoering van opdrachten vanuit het bestuur door de ambtelijke organisatie.

4 De gemeentesecretaris is als hoofd van de ambtelijke organisatie direct verantwoording verschuldigd aan het college.

5 De gemeentesecretaris is ambtelijk eindverantwoordelijk voor de organisatie.

6 Het college voert de functionerings- en beoordelingsgesprekken met de gemeentesecretaris.

1 Met het oog op eenheid van beleid ziet de gemeentesecretaris, ondersteund door het stafbureau Bestuurszaken, toe op de coordinatie van ambtelijke adviezen en de uitvoering van besluiten.

2 Ambtelijke adviezen worden door de gemeentesecretaris of namens hem door het stafbureau Bestuurszaken getoetst.

3 Als het advies niet voldoet aan de door hem gestelde eisen, zal de gemeentesecretaris het advies, met vermelding van zijn bevindingen, niet doorgeleiden naar het college en terugsturen naar het verantwoordelijke afdelingshoofd.

1 De directie bestaat uit de gemeentesecretaris I algemeen directeur en een door het college te bepalen aantal directeuren

2 De gemeentesecretaris is als algemeen directeur voorzitter van de directie en is uit dien hoofde verantwoordelijk voor het goed functioneren van de directie.

3 De eerste en tweede loco-gemeentesecretaris zijn respectievelijk eerste en tweede plaatsvervangend voorzitter.

4 De directieleden vervangen elkaar onderling.

5 De gemeentesecretaris stelt de agenda van het directieoverleg samen. De directeuren dragen agendapunten aan.

6 lndien een onderwerp daartoe aanleiding geeft kan de directie medewerkers, collegeleden en externe sprekers uitnodigen om ter vergadering een bijdrage te leveren bij de behandeling van het betreffende agendapunt.

7 Het secretariaat wordt gevoerd door de directiesecretaris.

1 De directie is binnen bestuurlijk vastgestelde kaders gezamenlijk primair verantwoordelijk voor de volgende taken:a) aansturing: vaststellen van afdelingsplannen, formuleren van (integrale) opdrachten aan de organisatie in de vorm van te bereiken (strategische) doelen, maatschappelijke effecten en meetbare prestatie-indicatoren;b) kaderstelling: stellen van normen en kaders voor de organisatie ten aanzien van de bedrijfsvoering efficiency, effectiviteit en kwaliteit van producten;c) facilitering: scheppen van voorwaarden waarbinnen de organisatie haar werk kan doen in termen van personeel, organisatie, financien, ICT, huisvesting, overleg en medezeggenschap;d) toezicht: zorgdragen voor voortgangsbewaking, rapportages, verantwoording, evaluatie en bijsturing van plannen in overeenstemming met de planning en control cyclus;monitoring programma's uit de programmabegroting;e) strategieontwikkeling: het opstellen van een strategisch werkplan; het ondersteunen van de strategieontwikkeling van het college;f) planning: vaststellen, (doen) uitvoeren en monitoren van het strategische werkplan van de directie.g) de directie kan taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden ondermandateren, in overeenstemming met de Ondermandaatregeling.

2 De directie kan besluiten tot het instellen van tijdelijke organisatorische verbanden tussen afdelingen ter voorbereiding of ter uitvoering van beleid dat meerdere afdelingen aangaat.

3 De directie voert minimaal viermaal per jaar afstemmend overleg met het college. In dit overleg wordt ten minste aan de orde gesteld:a) de realisering van politieke doelstellingen en de strategische beleidsvorming;b) de (kwaliteit van de) dienstverlening van de ambtelijke organisatie aan het college;c) de afstemming tussen (besluiten van) het college en (de gevolgen daarvan voor de) ambtelijke organisatie;d) ontwikkelingen die gevolgen kunnen hebben voor bestuursorganen en ambtelijke organisatie;e) de voortgang van de projecten.De directie voert minimaal viermaal per jaar overleg met het de directeur van Dukdalf Bedrijven.

4 De directie streeft in haar besluitvorming zoveel mogelijk unanimiteit na. Bij het ontbreken van overeenstemming neemt de gemeentesecretaris het besluit.

5 De directieleden beoordelen de afdelingshoofden en dragen zorg voor het periodiek houden van functionerings- en popgesprekken en beoordelingsgesprekken.

1 De directeur wordt in algemene dienst benoemd.

2 De directeur:a) is lid van de directie;b) draagt bij aan beleidsadviezen, procedures en integrate concernadviezen van de directie;c) is voor zijn bijdrage aan de directie verantwoording schuldig aan de secretaris.

3 Daartoe gemandateerd door de directie geeft de directeur hierarchisch Ieiding aan afdelingshoofden conform de portefeuilleverdeling binnen de directie

4 De directeur is hierarchisch ondergeschikt aan de gemeentesecretaris I algemeen directeur en legt aan hem verantwoording af.

5 De directeuren hebben elk afzonderlijk functionerings- en beoordelingsgesprekken met de gemeentesecretaris en het college.

1 Het afdelingshoofd heeft de dagelijkse Ieiding over de onder hem/haar ressorterende afdeling.

2 Het afdelingshoofd is integraa/ verantwoordelijk voor de voorbereiding en de uitvoering van de aan de afdeling opgedragen taken, evenals voor de coordinatie binnen de afdeling.

3 Het afdelingshoofd draagt er zorg voor dat de producten van zijn/haar afdeling zijn getoetst op:a) rechtmatigheid;b) de tijdigheid, de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie, onder andere met het oog op de handhaving van de begrotingsdiscipline;c) doelmatigheid;d) juistheid van de te volgen procedure;e) toereikendheid beschikbaar budget.

4 Deze toetsing vindt in elk geval plaats aan de hand van de als standaard in de documenten (adviesnotities e.d.) opgenomen sjablonen.

5 Behoudens de specifieke taken van de directie en met inachtname van afgesproken procedures ligt bij het afdelingshoofd het initiatief voor aile aspecten van het personeelsbeleid. Hij/zij voert periodiek functionerings- popgesprekken en beoordelingsgesprekken met de teamleiders en is desgewenst aanwezig bij gesprekken met de overige medewerkers.

6 Het afdelingshoofd houdt zich op de hoogte van ontwikkelingen op het werkterrein van de afdeling en draagt er zorg voor dat zijn/haar medewerkers eveneens de ontwikkelingen blijven volgen. Hij/zij bevordert de deskundigheid van het personeel en draagt zorg voor de voortgang en kwaliteit van het werk.

7 Het afdelingshoofd wijst een plaatsvervanger aan.

1 Elk voorstel of advies wordt voorbereid en uitgevoerd door de afdeling tot wiens taakgebied conform de productenraming het desbetreffende product behoort, tenzij in een bestuursopdracht anders wordt bepaald.

2 lndien een voorstel of advies zich over het taakgebied van meer dan een afdeling uitstrekt en ten aanzien van dat product geen toepassing is gegeven aan artikel 5.1 kan de directie een afdeling aanwijzen die primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding of de uitvoering,evenals voor de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang.

1 Tenzij de regeling waarop hun bevoegdheid steunt zich daartegen verzet, kan het college of de burgemeester voor nader door hen aan te geven categorieen van zaken de uitoefening van een of meer bevoegdheden en de ondertekening van stukken mandateren aan door hen aan te wijzen ambtenaren.

2 De gemandateerde bevoegdheid wordt uit naam en onder verantwoordelijkheid van het college uitgeoefend. Het college geeft te dien aanzien zo nodig nadere aanwijzingen.

3 Het college en de burgemeester verwerken hun besluiten tot het verlenen van mandaat in de Mandaatregeling, die voor een ieder ter inzage wordt gelegd. Zij doen daarvan mededeling aan de raad.

1 Ten aanzien van aangelegenheden waarin dit wenselijk wordt geacht, geeft het college een kader aan voor de inbreng van de ambtelijke organisatie bij het voorbereiden van beleid. Dit kader wordt aangeduid met de benaming "bestuursopdracht".

2 De directie draagt zorg voor de uitvoering van bestuursopdrachten en kan onder meer resulteren in het instellen van een projectmatig werkverband.

1 Dit besluit treedt in werking direct na de bekendmaking door het college van burgemeester en wethouders. Op hetzelfde moment komt de Organisatieverordening, vastgesteld bij raadsbesluit van 24 januari 1994 en voor het laatst gewijzigd op 14 september 1999, te vervallen.