Regeling elektronisch verzenden van rechtspositionele besluiten

Regeling elektronisch verzenden van rechtspositionele besluiten

• Artikel 1 Begripsomschrijving

• Artikel 2 Elektronisch verzenden van rechtspositionele besluiten

• Artikel 3 Onvoorziene gevallen

• Artikel 4 Slotbepalingen

Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:

• a

  Medewerker: de ambtenaar in de zin van artikel 1:1 lid 1 sub a van de AGM, alsmede de personen die anderszins in dienst van de gemeente Maastricht werkzaamheden verrichten.

• b

  Rechtspositionele besluiten: alle besluiten die op grond van de Arbeidsvoorwaardenregeling Gemeente Maastricht of andere wettelijke regelingen ten aanzien van de rechtspositie van een medewerker kunnen worden genomen, met uitzondering van aanstellingsbesluiten en ontslagbesluiten.

• c

  ICT-middelen:alle huidige en toekomstige elektronische communicatie faciliteiten en ICT-apparatuur.

• d

  Elektronisch verzenden: versturen door middel van ICT-middelen van een signaal dat de medewerker een rechtspositioneel besluit in een beveiligde omgeving, bij voorkeur via het eigen portal, kan inzien en/of downloaden.

• e

  Het college:Het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente Maastricht.

Rechtspositionele besluiten kunnen uitsluitend elektronisch worden verzonden door of namens het college.

Het college draagt er zorg voor dat iedere medewerker een eigen e-mailadres ter beschikking krijgt.

Het college treft beveiligingsmaatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens die worden verwerkt juist en nauwkeurig zijn.

Het college treft beveiligingsmaatregelen ter voorkoming van verlies of onrechtmatige verwerking.

In afwijking van artikel 2, lid 1 kunnen rechtspositionele besluiten in onvoorziene gevallen ook anderszins worden verzonden door of namens het college.

Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling Elektronisch verzenden van rechtspositionele besluiten” en treedt in werking op 1 maart 2013.

(algemene) en artikelsgewijze toelichting

Wettelijke basis voor deze regeling is artikel 125, n Ambtenarenwet. Het aanstellings- en ontslagbesluit zijn van elektronische verzending uitgesloten omdat de Arbeidsvoorwaardenregeling Gemeente Maastricht voor die besluiten expliciet bepaalt dat die op schrift moeten. De gemeente zorgt dat er voldoende voorzieningen zijn voor alle medewerkers, ook die zonder werkcomputer, om van digitaal verzonden besluiten kennis te nemen. Gebruikers van de e-HRM webportaal kunnen zelf aangeven of zij via hun zakelijk of privé e-mailadres notificaties willen ontvangen. Standaard is het zakelijk e-mailadres ingesteld. Iedere medewerker kan zelf een privé e-mailadres instellen. Per e-mail zal worden bekend gemaakt dat de betrokken medewerker via zijn eigen portal (met wachtwoord) kennis kan nemen van een rechtpositioneel besluit; deze e-mails zullen met de opvolgingsvlag privé worden verzonden zodat verzekerd is dat alleen de betrokkene zelf deze e-mailpost kan lezen (en degenen die ze eventueel voor privé-berichten hebben gemachtigd). Dus het is niet zo dat medewerkers berichten daadwerkelijk toegezonden zullen krijgen. Zij krijgen per e-mail een signalering, waarna zij in een beveiligde omgeving –via het eigen portal- het besluit kunnen inzien en/of downloaden. In de eigen webportaal kan de medewerker een functie instellen om op het moment waarop de digitale loonstrook beschikbaar is, een signaal te ontvangen via e-mail.De dag waarop het e-mailbericht of de e-mailsignalering verstuurd wordt, is de dag waarmee gerekend dient te worden ter bepaling van de termijn waarbinnen tegen een rechtspositioneel besluit bezwaar gemaakt kan worden. Artikel 6:8 Awb bepaalt dat de termijn voor het indienen van een bezwaar of beroepschrift aanvangt met ingang van de dag na die waarop het besluit op de voorgeschreven wijze is bekend gemaakt. In artikel 3:41, lid 1, Awb staat dat bekendmaking van besluiten geschiedt door toezending of uitreiking aan de belanghebbende, onder wie begrepen de aanvrager. Dus de toezending per e-mail geldt als een bekendmaking in de zin van artikel 3:41 Awb ook al is geen sprake van verzending van het besluit zelf, maar van een e-mailmelding dat er ergens op het internet of intranet een besluit in te zien en te downloaden valt. Artikel 2:17 lid 1 van de AWB is van toepassing: als tijdstip waarop een bericht door een bestuursorgaan elektronisch is verzonden, geldt het tijdstip waarop het bericht toegankelijk wordt voor de geadresseerde, nu het bestuursorgaan en de geadresseerde gebruik maken van hetzelfde systeem voor gegevensverwerking. Wanneer een medewerker echter heeft aangegeven dat zijn privé e-mailadres moet worden gebruikt geldt het tijdstip waarop het bericht een systeem voor gegevensverwerking bereikt waarvoor het bestuursorgaan geen verantwoordelijkheid draagt.

De signalering als bedoeld in artikel 1 sub d zal zo mogelijk met de opvolgingsvlag privé worden verzonden zodat verzekerd is dat alleen de medewerker zelf deze e-mailpost kan lezen (en degene die eventueel voor het lezen van privé-berichten is gemachtigd).

Het woordje “uitsluitend” maakt dat een medewerker met een eigen gemeentelijke e-mailadres niet kan weigeren om een rechtspositioneel besluit elektronisch toegezonden te krijgen. Het betekent niet dat alle rechtspositionele besluiten alleen maar elektronisch kunnen worden toegezonden. In de marsroute van e-HRM wordt deze wijze van verzenden voor de besluiten die daarvoor in aanmerking komen, geëffectueerd.

Wanneer bijzondere omstandigheden dit wenselijk maken kunnen rechtspositionele besluiten via de post worden verzonden, bijvoorbeeld bij aangetekende brieven, brieven aan de gemachtigde van een medewerker of aan een zieke medewerker waarvan geen privé e-mailadres bekend is.