Budgethoudersregeling gemeente Marum 2016

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

Artikel 2

• 1

  De budgethouder is ambtelijk verantwoordelijk voor:

  • •

    het realiseren van de (half)producten en/of de (algemene) ondersteuningsactiviteiten, die horen bij de hem toegewezen budgetten;

  • •

    de beheersing van de begrotingsuitvoering met betrekking tot deze budgetten;

  • •

    de voorbereiding van het beleid van zijn organisatieonderdeel.

• 2

  Buiten de in lid 1 genoemde verantwoordelijkheden vallen:

  • •

    doorbelastingen van de (hulp)kostenplaatsen;

  • •

    kapitaallasten.

    Voor deze verrekeningen zijn specifieke budgethouders aangewezen. De uitgaven en inkomsten worden wel conform de regelgeving ten laste van de betreffende (eind)producten gebracht.

Artikel 3

De budgethouder legt periodiek, gelijktijdig met de door de raad vast te stellen voor- en najaarsrapportages, aan het college verantwoording af over het gevoerde beleid en beheer, zowel inhoudelijk als financieel, onder eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris.

Deze voor- en najaarsrapportages bevatten:

• •

  de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste vier en de eerste negen maanden van het begrotingsjaar;

• •

  een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

• •

  de baten en lasten per programma;

  • 1

    het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen;

  • 2

    het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen 1. en 2.;

  • 3

    de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

  • 4

    het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen 3. en 4.;

  • 5

    de realisatie en raming van de productenrealisatie en de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten;

• •

  afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 5.000 worden in elk geval toegelicht.

  De sector Middelen coördineert en ondersteunt de uit te voeren werkzaamheden voor de voor- en najaarsrapportage binnen de structuur van artikel 1 sub f.

Artikel 4

• 1

  De budgethouder is, namens het college, bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven tot maximaal:

  • •

    de in de productenraming en/of de (kosten)plaatsen opgenomen bedragen;

  • •

    de bedragen van de vastgestelde investeringskredieten;

  • •

    de hoogte van de ingestelde voorzieningen. Hierbij dient rekening te worden gehouden met het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

• 2

  De budgethouder is, namens het college, bevoegd tot het verkrijgen of invorderen van inkomsten ten gunste van de productenraming, de (hulp)kostenplaatsen of de bijdragen van derden in de vastgestelde investeringskredieten.

• 3

  De genoemde bevoegdheden gelden als en voor zover de relatie met de beoogde (half)producten en/of ondersteuningsactiviteiten in stand blijft.

Artikel 5

• 1

  Als er onvoldoende zekerheid is over de bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen krachtens deze regeling, wordt geen toepassing gegeven aan de bevoegdheid en wordt de zaak ter beslissing voorgelegd aan het college.

• 2

  De budgethouder heeft een actieve informatieplicht bij politiek-bestuurlijk gevoelig liggende aanschaffingen of aanschaffingen van grote omvang voor zover deze niet nadrukkelijk in de begroting staan omschreven. Hij/zij informeert het college bijvoorbeeld over het te volgen aanschaffingstraject.

Artikel 6

• 1

  De budgethouder kan de bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen, het doen van uitgaven en het ontvangen van inkomsten overdragen aan hiërarchisch ondergeschikte deel-budgethouders, dan wel PAV’ers.

• 2

  De budgethouder blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de uitvoering van de overgedragen taken, alsmede voor de inkomsten en uitgaven daaromtrent.

Artikel 7

• 1

  De bepalingen van deze regeling zijn van overeenkomstige toepassing op alle (deel)budget-houders en PAV’ers.

• 2

  De deelbudgethouder legt verantwoording af aan de aanwijzende budgethouder.

Artikel 8

• 1

  Verplichtingen kunnen slechts worden aangegaan nadat door de (deel-)budgethouder of de PAV'er is geconstateerd dat hiervoor voldoende budget beschikbaar is en dat deze verplichtingen behoren tot de (half)producten en/of ondersteuningsactiviteiten waarvoor het budget beschikbaar is gesteld.

• 2

  Incidentele budgetten, zowel uitgaven als inkomsten, mogen niet worden aangewend voor structurele uitgaven.

• 3

  Inkoop van diensten en goederen en aanbesteding van werken vindt plaats binnen de kaders van de productenraming en de geldende gemeentelijke verordeningen, regelingen en beleidsregels.

• 4

  Op stelposten gereserveerde middelen in de productenraming kunnen pas na toestemming van het managementteam en berichtgeving aan het college worden vrijgegeven.

Artikel 9

• 1

  Ingeval van calamiteiten (een (natuur)ramp of een niet-verwachte gebeurtenis die ernstige schade kan veroorzaken) is het de (deel)budgethouder toegestaan verplichtingen aan te gaan zonder dat daarvoor een goedgekeurd dan wel toereikend budget aanwezig is.

• 2

  Als van de bepaling in lid 1. gebruik wordt gemaakt worden de gemeentesecretaris en het college binnen 72 uur door de (deel)budgethouder schriftelijk geïnformeerd over de noodzaak van deze handelswijze en de gevolgen daarvan.

• 3

  De (deel)budgethouder zorgt er voor dat binnen één maand na het aangaan van de verplichtingen aan het college een voorstel wordt voorgelegd over het alsnog beschikbaar stellen van een budget en de wijze waarop de betreffende uitgaven worden gedekt.

Artikel 10

• 1

  De (deel)budgethouder is bevoegd uitsluitend binnen zijn afzonderlijke (half)producten verschuivingen aan te brengen tussen de op kostensoortniveau geraamde uitgaven, mits dit bijdraagt aan de realisatie van de aan zijn budget verbonden prestaties en de verschuivingen niet leiden tot wijziging van het totaalbedrag van het betreffende (half)product in de productenraming.

• 2

  Buiten de in lid 1 genoemde schuifruimte vallen:

  • •

    doorbelastingen van de (hulp)kostenplaatsen;

  • •

    kapitaallasten;

  • •

    budgetten die gekoppeld zijn aan een reserve/voorziening.

• 3

  Bij posten waarvan de besteding is onderworpen aan instemmingsrecht van één of meer medezeggenschapsorganen wordt vooraf overleg gevoerd volgens de daarvoor geldende regels.

Artikel 11

• 1

  De (deel)budgethouder is bevoegd inkomsten die hoger zijn dan hiervoor werd geraamd binnen het betreffende (half)product aan te wenden ter dekking van uitgaven op dat (half)product, die hoger uitkomen dan werd geraamd, één en ander met inachtneming van artikel 10.

• 2

  Tegenvallers op specifieke inkomsten dienen in principe binnen het betreffende (half)product te worden opgevangen.

• 3

  Tegenvallers op specifieke inkomsten op budgetten die bestaan op basis van een vastgesteld krediet dienen in beginsel door de (deel)budgethouder binnen het desbetreffende investerings-krediet te worden opgevangen.

• 4

  Mee- en tegenvallers op algemene inkomsten komen ten gunste/laste van de algemene ruimte (i.c. het exploitatieresultaat).

• 5

  De (deel)budgethouder is bevoegd tot het (actief) genereren van niet begrote inkomsten, als dit geen negatieve gevolgen heeft voor de voorbereiding en uitvoering van de afgesproken begrotingsrealisatie en productie.

Artikel 12

• 1

  Indien de (deel)budgethouder de hiervoor genoemde verschuivingen toepast betrekt hij dit bij de rapportages als bedoeld in artikel 3.

• 2

  De (deel)budgethouder is gehouden in alle overige gevallen inkomsten die niet begroot zijn of hoger zijn dan geraamd aan het college te melden, voorzien van een voorstel tot aanwending van de middelen.

Artikel 13

• 1

  De (deel)budgethouder of de PAV'er controleert de op de betreffende budgetten betrekking hebbende facturen en documenten over inkomsten op juistheid en volledigheid qua prestatie, activiteit, berekening, bedrag en andere van toepassing zijnde voorwaarden. Bij gebleken juistheid en volledigheid parafeert deze het document (digitaal) voor akkoord nadat hij daarop door codering heeft aangegeven ten laste/gunste van welk budget de uitgaven/ontvangst moet worden geboekt.

• 2

  Evenals de (deel)budgethouder kan de PAV'er deze taak niet zelfstandig uitvoeren. Na controle en codering moeten facturen en documenten nog door een (deel)budgethouder (digitaal) goed-gekeurd worden. Het vier ogen principe wordt in alle situaties toegepast.

• 3

  Bij afwezigheid van de budgethouder worden voornoemde bevoegdheden uitgeoefend door de budgethouder die is aangewezen als vervanger dan wel door de gemeentesecretaris.

• 4

  De sector Middelen toetst of de in lid 1 genoemde (digitale) stukken voldoen aan de formele vereisten en geeft dit bij positieve uitkomst aan door middel van een (digitale) controleparaaf.

• 5

  De sector Middelen effectueert de betaling en boeking van de voldoende voor akkoord (digitaal) geparafeerde documenten.

• 6

  De sector Middelen draagt zorg voor het debiteurenbeheer, heeft de invorderingsplicht en neemt zo nodig invorderingsmaatregelen.

Artikel 14

• 1

  Het hoofd van de sector Middelen van de gemeente Grootegast is verantwoordelijk voor de afdoening van betalingen en de registratie van uitgaven en ontvangsten en het voeren van de boekhouding onder formele eindverantwoordelijkheid van het sectorhoofd van de gemeente Marum zoals bedoeld in artikel 1 sub f.

• 2

  Aan dit hoofd zijn tevens opgedragen de algemene registratie van budgetten en de signalering van afwijkingen van hetgeen onder meer op grond van deze regeling ten aanzien van de budgetten is vastgesteld in dezelfde setting als bedoeld in lid 1.

Artikel 15

• 1

  Verplichtingen, (anders dan die ten laste van budgetten die bestaan op basis van een vastgesteld investeringskrediet), worden ten behoeve van het dienstjaar aangegaan en ten laste van de betreffende jaarrekening gebracht indien de activiteit in het dienstjaar heeft plaatsgevonden of de beoogde prestatie in dat jaar is geleverd (stelsel van baten en lasten).

• 2

  (Het deel van) een structureel uitgavenbudget, dat in een begrotingsjaar niet geheel is besteed, wordt toegevoegd aan de algemene middelen.

• 3

  Een incidenteel uitgavenbudget dat in een begrotingsjaar niet geheel is besteed, kan alleen bij besluit van de raad via resultaatbestemming of de voorjaarsnota worden overgeheveld naar het volgende begrotingsjaar, onder de volgende omstandigheden:

  • •

    het budget is incidenteel toegekend;

  • •

    de gevraagde ruimte is aanwezig.

• 4

  Indien een investeringsbudget een uitvoeringsperiode heeft die meer dan één begrotingsjaar bestrijkt is de budgethouder bevoegd de verplichtingen in/voor de betreffende jaren aan te gaan.

Artikel 16

• 1

  Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar, in die zin, dat het niet is toegestaan, dat twee of meer functionarissen dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor één (sub)(half)product met bijbehorend budget.

• 2

  Ingeval van situaties, waarin er sprake is van het aan gegaan zijn van verplichtingen door medewerkers van de gemeente Marum zonder dat deze formele budgetbevoegdheden hebben tot besteding van bepaalde budgetten, beslist de gemeentesecretaris indien niet in onderling overleg tot overeenstemming gekomen kan worden met de verantwoordelijke (deel)budgethouder.

• 3

  De functie van (deel)budgethouder is onverenigbaar met de functie van kassier, met de registrerende functie of met de toetser van de (digitale) documenten.

• 4

  In het algemeen of per organisatorische eenheid en/of per budgethouder kan het college - voor zover niet strijdig met deze regeling en/of andere algemene regels, zoals het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid - aan de zelfstandige uitoefening van het (deel)budgethouderschap condities en beperkingen verbinden.

Artikel 17

• 1

  De budgethouder bereidt voor het taakgebied van zijn organisatieonderdeel de begroting en meerjarenraming voor. Jaarlijks, voor een door het college vast te stellen datum, bieden de (deel)budgethouders, elk voor zover zijn eigen taakgebied en (half)producten betreft, via het managementteam, het college een begroting aan ten behoeve van het volgende kalenderjaar, met daarin de vertaling van de voorgenomen activiteiten en inzet van middelen. Daarbij wordt rekening gehouden met de door het college gegeven kaders en de door de gemeenteraad vastgestelde begrotingsrichtlijnen.

• 2

  Een budget wordt vastgesteld als onderdeel van de productenraming, nadat de raad, bij de vaststelling van de programmabegroting of tussentijds bij begrotingswijziging, het college opdracht geeft om die begroting uit te voeren.

• 3

  Een budget in de vorm van een investeringskrediet wordt vastgesteld bij afzonderlijk besluit van de raad, al dan niet in het kader van de begrotingsbehandeling. Hierbij wordt artikel 7 in acht genomen.

Artikel 18

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het college nadat daaromtrent door of namens de gemeentesecretaris advies is uitgebracht.

Artikel 19

Deze regeling treedt in werking op de eerste dag nadat het college deze heeft vastgesteld. Per gelijke datum wordt de Budgethoudersregeling gemeente Marum 2014, vastgesteld op 8 april 2014 ingetrokken.

Artikel 20

Deze regeling kan worden aangehaald als Budgethoudersregeling gemeente Marum 2016.

Marum, 15 november 2016.

Burgemeester en wethouders van de gemeente Marum,

de l.secretaris, de burgemeester,

(K.G. Beekman) (H. Kosmeijer)