Regeling vervallen per 01-01-2021

CONTROLEVERORDENING PG&Z

Geldend van 10-03-2016 t/m 31-12-2020 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2016

Intitulé

CONTROLEVERORDENING PG&Z

Verordening ex artikel 213 Gemeentewet

Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Publieke Gezondheid & Zorg (PG&Z) besluit,

gelet op artikel 35 Wet gemeenschappelijke regelingen, artikel 213 Gemeentewet, en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden,

met in achtneming van het gestelde in artikel 28 van de gemeenschappelijke regeling PG&Z

vast te stellen de:

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de PG&Z.

Artikel 1. Definities en algemene bepalingen

  • 1.

    In deze verordening wordt verstaan onder: Accountant: de in artikel 213 lid 2 bedoelde, bevoegde deskundige die door het algemeen bestuur wordt aangewezen en wordt belast met de controle van de jaarrekening, de verstrekking van de accountantsverklaring en het uitbrengen van het verslag van bevindingen. Accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet/artikel 34 Wet gemeenschappelijke regelingen bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de accountant. Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur kunnen op grond van het zesde lid van artikel 213 van de Gemeentewet met betrekking tot de reikwijdte van de controle nadere regels worden gesteld. Accountantsverklaring: de op grond van de accountantscontrole door de accountant te verstrekken verklaring waarin die aangeeft:

    • a.

      of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen;

    • b.

      of de baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen;

    • c.

      of de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 van de Gemeentewet.

      Verslag van bevindingen: het door de accountant op grond van de accountantscontrole op schrift te stellen verslag van bevindingen over ten minste over onrechtmatigheden in de jaarrekening en over de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken.

      Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur kunnen op grond van het zesde lid van artikel 213 van de Gemeentewet met betrekking tot de reikwijdte van de verslaglegging nadere regels worden gesteld.

      Programma van eisen: een jaarlijks vóór de accountantscontrole door het algemeen bestuur in overleg met de accountant op te stellen specificering van de opdracht tot controle van de jaarrekening; betreffende ten minste:

  • a.

    de toe te passen goedkeuringstoleranties en eventueel afwijkende rapporterings-toleranties bij de controle van de jaarrekening;

  • b.

    de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • c.

    de eventueel aanvullende, tussentijds uit te voeren controles;

  • a.

    de frequentie en inrichtingseisen van de eventuele aanvullende tussentijdse rapportering.

    Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan in overeenstemming met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. GGD: Gemeentelijke Gezondheidsdienst; een organisatie-eenheid van de gemeente Groningen zoals gedefinieerd in artikel 3g van het Organisatiebesluit Gemeente Groningen, belast met de uitvoering van de werkzaamheden van de gemeenschappelijke regeling PG&Z, met uitzondering van de werkzaamheden genoemd bij de RIGG.

    RIGG: Regionale Inkooporganisatie Groninger Gemeenten; een (tijdelijke) organisatie-eenheid, belast met de inkoop van en advisering over de Jeugdzorg voor de 23 Groninger gemeenten.

  • 2.

    Alle werkzaamheden die voortvloeien uit deze verordening worden door de regeling opgedragen aan de gemeente Groningen, overeenkomstig het voor de overige werkzaamheden van de regelingen gestelde in artikel 10 van de gemeenschappelijke regeling PG&Z.

  • 3.

    Op hetgeen is bepaald in deze verordening of wordt besloten op basis van deze verordening is het gestelde in artikel 13, vierde lid, van de gemeenschappelijke regeling PG&Z van toepassing, alsmede het in de hoofdstukken III en IV van die regeling bepaalde.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

  • 1

    De accountantscontrole wordt opgedragen aan de door het college van burgemeester en wethouders van Groningen aangewezen accountant.

  • 2

    Het algemeen bestuur stelt het programma van eisen voor de accountantscontrole vast en de periode waarvoor de accountant wordt aangewezen

  • 3

    Het algemeen bestuur kan onder meer eisen opnemen over de controle van posten in de jaarrekening; het kan tevens producten of onderdelen aanwijzen waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden; het algemeen bestuur kan dat doen onder vaststelling van de daarbij te hanteren rapporteringstoleranties.

  • 4

    De accountant verricht ook werkzaamheden bij het leveren van de informatie aan de gemeenten door de RIGG over de bestedingen van hun budgetten van de Jeugdzorg bij de gecontracteerde zorgaanbieders. Die budgetten maken geen deel uit van de begroting van de RIGG, cq de PG&Z.

Artikel 3. Informatieverstrekking door dagelijks bestuur

  • 1

    Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

  • 2

    Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, bestuursbesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en voor deze goed toegankelijk zijn.

  • 3

    Met inachtneming van de door het algemeen bestuur bepaalde termijnen, onverlet wettelijke bepalingen ter zake, overlegt het dagelijks bestuur de gecontroleerde jaarrekening, de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur.

  • 4

    Alle informatie die beschikbaar komt na afgifte van de accountantsverklaring en vóór de behandeling van de jaarrekening door het algemeen bestuur en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

  • 1

    De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

  • 2

    De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

  • 3

    Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en de directeuren van de GGD en de directeur van de RIGG dan wel de door deze laatste aangewezen functionaris.

Artikel 5. Toegang tot informatie

  • 1

    De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt.

  • 2

    Het gemeentebestuur van Groningen draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de GGD en de RIGG.

  • 3

    De accountant is bevoegd om van elke ambtenaar mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het gemeentebestuur van Groningen draagt er zorg voor dat de ambtenaar hieraan zijn medewerking verleent.

  • 4

    Het gemeentebestuur van Groningen draagt er zorg voor dat alle organisatie-eenheden van de GGD en de RIGG zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

  • 1

    Het dagelijks bestuur kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

  • 2

    Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het dagelijks bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur aangewezen accountant, indien dit in het belang is van de PG&Z.

  • 3

    Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang is van de PG&Z.

Artikel 7. Rapportering

  • 1

    Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur.

  • 2

    De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan de directeuren van de GGD en de RIGG en het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid om op deze stukken te reageren.

  • 3

    De accountant bespreekt desgewenst voorafgaand aan de bestuursbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een vertegenwoordiging van) het algemeen bestuur.

Artikel 8. Bekendmaking en Inwerkingtreding

De bekendmaking van de verordening gebeurt door plaatsing in de gemeentebladen van de deelnemende gemeenten. De verordening treedt in werking op de dag nadat deze is bekendgemaakt. De verordening heeft terugwerkende kracht tot en met 1 januari 20156. De eerdere Controleverordening H&OG (Hulpverlening en Openbare Gezondheidszorg Groningen) wordt per 1 januari 2016 ingetrokken.

Artikel 9. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Controleverordening PG&Z”.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 19 februari 2016,
de voorzitter, de secretaris,

TOELICHTING BIJ DE CONTROLEVERORDENING PG&Z

Vooraf

Bij het opstellen van de verordening is zoveel mogelijk uitgegaan van de modelverordening van de VNG. Die heeft echter betrekking op een gemeentelijke verordening. Dat heeft tot aanpassingen geleid. Ook is de tekst van het model waar mogelijk vereenvoudigd.

Artikel 28 van de gemeenschappelijke regeling bepaalt dat er een door het college van burgemeester en wethouders van Groningen aangewezen deskundige is die belast is met de controle op het financieel beheer en de boekhouding van de door het algemeen bestuur aangewezen functionaris.

Algemeen

Voor de PG&Z moet er een programmabegroting worden opgesteld, in overeenstemming met het BBV, er moet een rechtmatigheidstoets door de accountant plaatsvinden en er moeten twee verordeningen worden opgesteld: een Financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet en een Controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet.

Artikel 213 Gemeentewet

  • 1

    De raad stelt bij verordening regels vast voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Deze verordening waarborgt dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst.

  • 2

    De raad wijst een of meer accountants aan als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, belast met de controle van de in artikel 197 bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

  • 3

    De accountantsverklaring geeft op grond van de uitgevoerde controle aan of:

    • a

      de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen;

    • b

      de baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen;

    • c

      de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 en

    • d

      het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is.

  • 4

    Het verslag van bevindingen bevat in ieder geval bevindingen over:

    • a

      de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken en

    • b

      onrechtmatigheden in de jaarrekening.

  • 5

    De accountant zendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad en een afschrift daarvan aan het college.

  • 6

    Bij algemene maatregel van bestuur kunnen nadere regels worden gesteld met betrekking tot de reikwijdte van en de verslaglegging omtrent de accountantscontrole, bedoeld in het tweede lid.

  • 7

    Accountants als bedoeld in het tweede lid kunnen in gemeentelijke dienst worden aangesteld en worden in dat geval door de raad benoemd, geschorst en ontslagen.

Artikelsgewijs

Artikel 1. Definities

In dit artikel zijn onder meer de GGD en de RIGG gedefinieerd, in relatie tot de PG&Z en zijn jaarrekening.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het dagelijks bestuur verantwoording afleggen aan het algemeen bestuur over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag. Voor het overleggen van deze stukken moeten de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd. De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van het algemeen bestuur. Het is dan ook het algemeen bestuur dat de accountant formeel aanwijst. Op grond van de regeling wordt de accountant aangewezen die de gemeenteraad van Groningen aanwijst. Die krijgt om dezelfde redenen de opdracht die ook de gemeente Groningen heeft gegeven. Het bestuur moet echter de mogelijkheid houden de accountant een aanvullende opdracht te geven. Daarin voorziet het derde lid.

Het algemeen bestuur stelt een programma van eisen op waaraan de accountantscontrole moet voldoen. Dit wordt vastgelegd in een controleprotocol dat feitelijk onderdeel uitmaakt van de opdrachtverlening. Ook voor dit controleprotocol kan aansluiting worden gezocht bij het door de gemeente Groningen op te stellen protocol.

Artikel 3. Informatieverstrekking door dagelijks bestuur

Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van het dagelijks bestuur voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.

Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden. Het tweede lid draagt aan het dagelijks bestuur op deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant beschikbaar te stellen.

Artikel 4. Uitvoering controle

Artikel 4 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het dagelijks bestuur bij de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het dagelijks bestuur is hierin volgend.

Ter bevordering van een soepele accountantscontrole moet periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de directeuren van de GGD en de RIGG. Het ligt om praktische redenen niet in de rede hier voor het dagelijks bestuur als overlegpartner te kiezen. Uitwisseling van informatie is ook gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.

Artikel 5. Toegang tot informatie

De accountant is – zie hiervoor - leidend bij de inrichting van de accountantscontrole. Om een goede controle uit te voeren moet hij echter ook onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 5 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met het algemeen bestuur.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

Naast de controle van de jaarrekening kunnen er meer werkzaamheden zijn die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soort andere accountantscontroles is een bevoegdheid van het dagelijks bestuur (naar analogie van de bij gemeenten bij het college van B&W gelegde bevoegdheid).

Artikel 7. Rapportering

Artikel 7 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles.

Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door het algemeen bestuur gevraagde tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste lid van artikel 7 regelt dat het dagelijks bestuur in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant, die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan het algemeen bestuur. Dit met het oogmerk dat het dagelijks bestuur mogelijkheden om nog tijdig maatregelen tot herstel te treffen kan benutten.

Het derde lid voorziet in de mogelijkheid dat het algemeen bestuur zich, zonder tussenkomst van het dagelijks bestuur, laat informeren door de accountant.