Archiefverordening van de gemeente Medemblik

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

a    de wet: de Archiefwet 1995

b    het besluit: het Archiefbesluit 1995

c    gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet,  voorzover behorende tot de gemeente

d    de archiefbewaarplaats: de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats

e    de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris

f    beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente¬lijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht

g    beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel, de gemeentesectoren, de gemeentelijke diensten, bedrijven, instellingen, commissies en administraties;

h    informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden,     ontvangen en geraadpleegd;

i    informatiebestand: informatie, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden;

j    ordeningssysteem: systeem ten behoeve van het rangschikken van archiefbestanddelen naar hun archivistische kenmerken;

k    college: het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 2

De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats van het Westfries Archief.

Artikel 3

Het college draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archief- bewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 4

Het college draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).

Artikel 5

Het college draagt zorg voor het aanstellen van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.

Artikel 6 eerste lid

Het college draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

Artikel 6 tweede lid

Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 7

Het college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 8

Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.

Artikel 9

Het college bevordert dat bij deelname door de gemeente in privaatrechte¬lijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen zoveel mogelijk geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet.

Artikel 10

Het college doet tenminste eenmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Het legt daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hem zijn uitgebracht in verband met het toezicht, bedoeld in artikelen 16 en 23.

Artikel 11

Onder de bevelen van het college is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.

Artikel 12

De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.

Artikel 13

Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

Artikel 14

Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de, in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

Artikel 15

De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaar¬plaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de archivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad van Hoorn bij verordening vastgesteld tarief.

Artikel 16

De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan het college over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.

Artikel 17

De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen van de gemeentelijke organen en de beheers- eenheden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.

Artikel 18

De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren als bedoeld in artikel 11, derde lid, van de gemeenschappelijke regeling Archiefdienst Westfriese Gemeenten.

Artikel 19 eerste lid

De beheerder of beheerders verstrekt/verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de verblijfplaats, ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de inrichting en werking van hulpmiddelen en informatiesystemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

Artikel 19 tweede lid

De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 20 eerste lid

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het college. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 20 tweede lid

Ten aanzien van het toezicht op de archiefbescheiden van de instellingen genoemd in artikel 1, onder g, doet hij mededeling aan de onderscheidene besturen.

Artikel 21

De beheerder doet aan de archivaris tenminste onverwijld mededeling van het voornemen tot:

a.     opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

b.     bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en  ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

c.     verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

d.     ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

e.     voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen;

f.     herordening van bestaande informatiebestanden.

Artikel 22

Wanneer daartoe naar zijn oordeel aanleiding bestaat, doet de archivaris voorstellen ten aanzien van de ordening van informatiebestanden in het belang van een doelmatig archiveringsproces voor de gemeente in haar geheel.

Artikel 23

De archivaris doet minstens eenmaal per twee jaar aan het college verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.

Artikel 24

Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2011.

Artikel 26

Deze verordening wordt aangehaald als "Archiefverordening van de gemeente Medemblik".