Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Medemblik, 2011

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. informatie: eenvoudige verzoeken, van geringe omvang om feitelijke gegevens.

- inzage in of afschriften van documenten die openbaar zijn.

- het kenbaar maken van een deskundig oordeel.

b. bijstand: het verzamelen en verwerken van informatie.

- het verlenen van beperkte hulp bij de redactionele vormgeving van voorstellen, amendementen en moties

-  het aanleveren van informatie ten behoeve van het vinden van financiële dekking voor een voorstel of amendement

c. document: bedoeld in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur.

d.  openbaar: bedoeld in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur.

e. fractie: het lid (de gezamenlijke leden) van een politiek groepering dat (die) in de raad zitting heeft (hebben) namens een groepering.

Artikel 2 Organisatorische en inhoudelijke ondersteuning

1. De ondersteuning van de gemeenteraadsvergaderingen, (ad hoc) adviescommissies en onderzoekscommissies in de vorm van organisatie van de vergaderingen, vragenafhandeling, agenderen, notuleren, plannen en verzending van stukken wordt verzorgd door of namens de griffier.

2. Het verzoek van de gemeenteraad en de (ad hoc) adviescommissies en onderzoekscommissies om inhoudelijke ondersteuning in de vorm van informatievoorziening, het ontwerpen van beleidsstukken, kaders en verordeningen wordt in beginsel neergelegd bij de griffier. De griffier zal in overleg met de gemeentesecretaris bezien welke ambtelijke ondersteuning hiervoor moet worden ingeschakeld.

Artikel 3 Recht op informatie en ambtelijke bijstand

Elk raadslid heeft recht op informatie of ambtelijke bijstand overeenkomstig artikel 1 sub a. en b. van deze verordening.

Artikel 4 Verzoek om informatie

1.  Een raadslid wendt zich tot de griffier dan wel tot een door de gemeentesecretaris aangewezen ambtenaar (een sectormanager) met een verzoek om:

a. feitelijke informatie;

b. inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

2.  De informatie wordt door de griffier, een medewerker van de griffie of de betreffende ambtenaar gegeven.

3. Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie, stelt hij de gemeentesecretaris daarvan in kennis. De gemeentesecretaris zoekt contact met de griffier. De griffier oordeelt of het hier een verzoek om informatie artikel 1 sub a. van deze verordening betreft.

Artikel 5 Verzoek om ambtelijke bijstand

1. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een (schriftelijk) verzoek om ambtelijke bijstand.

2. De bijstand wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffie kan worden verleend, verzoekt de griffier de gemeentesecretaris, één of meerdere ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

3.  De gemeentesecretaris verstrekt de betreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek.

4. Indien (leden van) het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Artikel 6 Niet in behandeling nemen van verzoek om ambtelijke bijstand

1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de gemeentesecretaris ambtelijke bijstand, tenzij:

a. het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad.

b.  dit het belang van de gemeente kan schaden.

2.  De gemeentesecretaris beoordeelt of de ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid sub a. en/of b. van dit artikel geweigerd kan worden.

3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid onder a. en/of b. van dit artikel niet wordt verleend, deelt de gemeentesecretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier. De griffier neemt contact op met het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

4. Indien het verzoek om ambtelijke bijstand wordt geweigerd door de gemeentesecretaris kan de griffier of het raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 7 Ontevreden over ambtelijke bijstand

1. Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij via de griffier hiervan mededeling aan de gemeentesecretaris.

2.  Indien overleg met de gemeentesecretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing, leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 8 Jaarlijkse financiële bijdrage

1. Elke fractie ontvangt jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. Dit bedrag wordt voor 1 maart middels een voorschot uitgekeerd aan de penningmeesters van de fracties.

2. Deze bestaat uit een vast deel van € 1000,- voor elke fractie. Daarnaast is er voor elke fractie een variabel deel van € 100,-  per raadszetel. De genoemde bedragen kunnen jaarlijks worden aangepast overeenkomstig de voor dat jaar geldende begrotingsrichtlijnen.

3. In een jaar waarin de gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden, is het vaste en het variabele deel beschikbaar tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt, wordt het bedrag gereserveerd voor de overige maanden van dat jaar.

Artikel 9 Financiële bijdrage bij splitsing

1. Indien tijdens een zittingsjaar, na mededeling aan de voorzitter van de raad:

a. één of meer leden van een fractie als zelfstandige fractie gaan optreden,

b. twee of meerdere fracties als één fractie gaan optreden,

c. twee of meer leden van een fractie zich aansluiten bij een andere fractie, wordt met de daardoor veranderende situatie voor de berekening van artikel 8 bedoelde vaste tegemoetkoming eerst rekening gehouden bij de aanvang van het eerstvolgende kalenderjaar.

2.  Het raadslid neemt het variabele deel voor de resterende maanden van het kalenderjaar mee naar zijn nieuwe fractie.

3. Indien een raadslid zijn zetel teruggeeft aan de raad wordt het variabele deel voor de resterende termijn teruggestort in de gemeentekas.

Artikel 10 Besteding financiële bijdrage

1. De financiële bijdrage wordt aan de fracties toegekend om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taak te versterken.

2.  De bijdrage mag niet besteed worden ter bekostiging van:

a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten en/of goederen geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

c.  giften;

d.  uitgaven welke dienen te worden betaald uit de vergoedingen die de raadsleden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;

e. algemene opleidingen voor raads- en commissieleden, tenzij deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers;

f. bloemen en presenties, tenzij bedoeld voor gastsprekers;

g.  kosten voor lunches en diners gedurende niet-openbare bijeenkomsten.

Artikel 11 Reservering niet-gebruikte financiële bijdrage

1. De raad reserveert het in het jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie, in het volgend jaar.

2. De totale reserve is niet groter dan het vaste gedeelte dat de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolgde het tweede lid van artikel 8. Het overige niet-gebruikte deel vloeit terug in de gemeentekas.

3. Het beroep op in enig kalenderjaar opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 12 over dat jaar.

4.  Bij splitsing van een fractie wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij splitsing betrokken leden.

5. De reserve blijft na de verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

6. De niet-gebruikte bijdragen en reserveringen van een fractie die na de verkiezingen niet terugkeert, dan wel geen rechtsopvolger heeft, vloeien terug naar de gemeentekas.

Artikel 12 Verantwoording financiële bijdrage

1.  De griffie verschaft jaarlijks in februari aan de raad een overzicht van de besteding van de bijdrage van fractieondersteuning over het voorgaande kalenderjaar incl. (kopieën van) bijbehorende nota’s. De nota’s over het voorgaande kalenderjaar kunnen tot en met de 3e week in januari bij de griffie worden ingeleverd. Bij het overzicht wordt ook een advies van de griffier gevoegd.

2.  De raad stelt jaarlijks de volgende bedragen vast:

a. de uitgaven van een fractie die in het vorig kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

b. de wijziging van de reserve;

c. de resterende reserve;

3.  Controle van het overzicht kan plaatsvinden door de accountant, in het kader van de controle op de jaarrekening. De accountant kan advies uitbrengen aan de raad.

Artikel 13 Toepassing Awb

Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing op de financiële middelen die een fractie ontvangt.

Artikel 14 Uitleg verordening

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van de verordening beslist de raad op voordracht van de voorzitter.

Artikel 15 Inwerkingtreding

De verordening treedt in werking op de dag na de vaststelling van de verordening. Op dat tijdstip vervallen de verordeningen op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning van de gemeenten Andijk d.d. 24 maart 2005, Medemblik d.d. 2 januari 2007 en Wervershoof d.d. 23 januari 2003.

Artikel 16 Citeerregel

Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Medemblik, 2011’