Verordening op de raadscommissies gemeente Medemblik, 2011, incl. 2de wijziging

Artikel 9 Vergaderfrequentie

1. In beginsel vinden de vergaderingen van de raadscommissies plaats in een driewekelijkse cyclus op de donderdag.

2.  Jaarlijks stelt het presidium een schema vast waarop de data van commissievergaderingen staan vermeld.

3. De vergaderingen van de raadscommissies vinden plaats in het gemeentehuis en zijn verdeeld in twee tijdblokken, te weten van 19.30 tot 20.30 uur en van 20.45 tot 21.45 uur.

4. Het presidium kan in bijzondere gevallen een ander tijdstip bepalen.

Artikel 10 Agenda-onderwerpen

1.  De onderwerpen voor de raadscommissies kunnen bestaan uit:

a. technische informatie dan wel technisch overleg;

b. raadsonderwerpen niet-zijnde raadsvoorstellen/initiatiefvoorstellen, zoals kaderstellingen, opiniërende onderwerpen en dergelijke;

c. raadsvoorstellen/initiatiefvoorstellen;

d. overleg met portefeuillehouder/collegeverzoek om consultatie;

e. presentaties;

f. ontwerpstructuurplannen, -bestemmingsplannen en voornemens als bedoeld in de Wet ruimtelijke ordening;

2. De indeling van onderwerpen voor de raadscommissies wordt op voordracht van de griffie vastgesteld door de agendacommissie. Bij het opstellen wordt per onderwerp aangegeven of het onderwerp in de oriënterende fase of in de meningsvormende fase wordt behandeld. Tevens worden de richttijden voor behandeling van de onderwerpen, en per onderwerp de voorzitter aangegeven.

3.  Indien ten minste één fractie van de raad de behandeling van een onderwerp wenst, wordt het - door de fractie schriftelijk voorbereide - onderwerp op de agenda van één van de raadscommissies geplaatst.

4. Het college kan de agendacommissie verzoeken een onderwerp op de agenda van één van de raadscommissies te plaatsen.

5. De agendacommissie stelt in beginsel tien dagen van tevoren de agenda voor de vergaderavond vast.

Artikel 11 Oproep

1. De voorzitter zendt ten minste zeven dagen voor een vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

2. De agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden verzonden.

3. Indien een aanvullende agenda wordt opgesteld, worden deze agenda en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.

Artikel 12 Ter inzage leggen van stukken

1. Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.

2. Onverminderd het bepaalde in het eerste lid kunnen stukken ook op elektronische wijze aan een ieder ter beschikking worden gesteld.

3.  Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het gemeentehuis gebracht.

4. Indien voor stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet  geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier een lid inzage.

Artikel 13 Openbare kennisgeving

1. De vergadering wordt door aankondiging op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze en door plaatsing op de gemeentelijke website openbaar gemaakt.

2. De openbare kennisgeving vermeldt:

a. de datum, aanvangstijd en plaats, en de agenda van de vergadering;

b. wijze waarop en de plaats waar een ieder de bij de vergadering behorende stukken kan inzien.

c. de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 15.

Artikel 14 Presentielijst

1.  Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent iedere woordvoerder de presentielijst.

2. Indien de commissieleden niet-zijnde raadsleden als woordvoerder deelnemen aan een of meerdere vergaderingen ontvangen zij eenmalig een vergoeding.

Artikel 15 Spreekrecht burgers

1. Burgers, vertegenwoordigers van maatschappelijke instellingen en bedrijven kunnen over een niet geagendeerd onderwerp hun mening kenbaar maken of aan de beraadslaging deelnemen bij een onderwerp dat op de agenda staat in de oriënterende fase.

2.  Om van het spreekrecht gebruik te maken meldt diegene zich voor de vergadering bij de commissiegriffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres, telefoonnummer, emailadres en het onderwerp waarover hij het woord wil voeren.

3. Deelname aan de beraadslaging over een onderwerp op de agenda is niet mogelijk indien:

a. het onderwerp in de meningsvormende fase wordt behandeld;

b. het een besluit van het gemeentebestuur betreft waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;

c. benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen aan de orde zijn;

d. een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

4. Op voorstel van de voorzitter kan de commissie besluiten inspraak in de meningsvormende fase toe te staan.

Artikel 16 Uitkomst van de behandeling van een onderwerp

1. Aan het eind van de vergadering over een onderwerp vat de voorzitter de concrete uitkomsten van de behandeling van het onderwerp samen. Hij formuleert de eindconclusie, op basis van het gestelde in het tweede lid.

2. Elke behandeling van een onderwerp in een commissievergadering leidt tot een concrete uitkomst, waarbij over de verdere stappen wordt geadviseerd (behandeling in de meningsvormende fase, besluitrijp als Besluitstuk of Debatstuk voor de raad, terugkeer in de commissie voor overleg met het college, een gesprek met inwoners, een werkbezoek of dergelijke).

3. De beslissing of een onderwerp voldoende is behandeld in de oriënterende fase en door kan naar de meningsvormende fase, wordt genomen door de meerderheid van de commissie. Als de uitkomst van een vergadering is dat de meerderheid van de commissie het verzoek doet om een onderwerp nogmaals te agenderen voor een commissievergadering wordt aan dit verzoek voldaan. De agendacommissie bepaalt voor welke vergadering het onderwerp oriënterend of meningsvormend wordt geagendeerd. 

4. Een voorstel van de voorzitter om een onderwerp van de meningsvormende fase over te brengen naar de besluitvorming (agenda van de raad), kan door minimaal twee fracties en maximaal twee keer worden afgewezen. Het presidium bepaalt of aan een afwijzing gevolg wordt gegeven.

5. Een onderwerp in een commissievergadering dat alleen bestaat uit een presentatie kent geen concrete uitkomst.

Artikel 17 Verslaglegging

1. Van de commissievergaderingen wordt onder verantwoordelijkheid van de commissiegriffiers een besluitenlijst gemaakt. Het presidium kan anders bepalen.

2. De concept-besluitenlijsten van de voorgaande vergaderingen worden, zo mogelijk, aan de leden toegezonden gelijktijdig met de schriftelijke oproep. De concept-besluitenlijst wordt op hetzelfde moment aan de overige personen die het woord gevoerd hebben, toegezonden.

3. De besluitenlijsten van de commissievergaderingen worden ter vaststelling voorgelegd in de eerstvolgende vergadering van de betreffende commissie. 

4. De leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders, hebben het recht een voorstel tot wijziging van de besluitenlijst aan de raadscommissie te doen, indien de concept- besluitenlijst onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen verklaard of besloten is. Een voorstel tot wijziging dient minimaal 48 uur voor de aanvang van de vergadering schriftelijk bij de griffie te worden ingediend.

Artikel 18 Voorstellen van orde

1. De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

2. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

3. Over een voorstel van orde beslist de raadscommissie terstond.

Artikel 19 Handhaving orde; schorsing

1. Een spreker wordt in zijn betoog niet gestoord, tenzij:

a. de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van deze verordening te herinneren;

b. een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

2. Indien een spreker zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaat, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de betreffende spreker, hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering waarin dit plaats heeft over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

3. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

4. De voorzitter kan een raadscommissie voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen.

5. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de raadscommissie vergaderingen worden ontzegd.