Verordening op de raadscommissies gemeente Medemblik 2014

1. In beginsel vinden de vergaderingen van de raadscommissies plaats op de donderdagavond.

2. Jaarlijks stelt het presidium een schema vast waarop de data van commissievergaderingen voor het daarop volgende jaar staan vermeld.

3. De vergaderingen van de oriënterende raadscommissies vinden plaats in het gemeentehuis en zijn verdeeld in twee tijdblokken, te weten van 19.30 tot 20.30 uur en van 20.45 tot een eindtijd van 22.30 uur. De commissie kan na een verzoek daartoe van de voorzitter, bij meerderheid van stemmen, bepalen dat tot uiterlijk 23.00 uur wordt vergaderd.

4. De raadsbrede meningvormende commissie vangt aan om 19.30 uur en kent als eindtijd 22.30 uur, waarbij het agendapunt dat in behandeling is op dat moment kan worden afgehandeld tot een uiterlijke eindtijd van 23.00 uur.

5. De agendacommissie kan besluiten korte presentaties om 19.00 uur (voorafgaand aan de commissievergaderingen) in te plannen.

6. De agendacommissie kan in bijzondere gevallen een ander tijdstip bepalen.

1. De onderwerpen voor de raadscommissies kunnen bestaan uit:

• a.

  technische informatie dan wel technisch overleg;

• b.

  raadsonderwerpen niet-zijnde raadsvoorstellen/initiatiefvoorstellen, zoals kaderstellingen, opiniërende onderwerpen en dergelijke;

• c.

  raadsvoorstellen/initiatiefvoorstellen;

• d.

  overleg met portefeuillehouder/collegeverzoek om consultatie;

• e.

  presentaties;

• f.

  ontwerpstructuurplannen, -bestemmingsplannen en voornemens als bedoeld in de Wet ruimtelijke ordening;

2. De indeling van onderwerpen voor de raadscommissies wordt op voordracht van de griffie vastgesteld door de agendacommissie. Bij het opstellen wordt per onderwerp een richttijd voor behandeling van het onderwerp aangegeven.

3. Indien ten minste één fractie van de raad de behandeling van een onderwerp wenst, wordt het - door de fractie schriftelijk voorbereide - onderwerp op de agenda van één van de raadscommissies geplaatst.

4. Het college kan de agendacommissie verzoeken een onderwerp op de agenda van één van de raadscommissies te plaatsen.

5. De agendacommissie stelt in beginsel uiterlijk tien dagen van tevoren de agenda voor de commissievergaderingen vast.

6. Ter kennisgeving wordt een lijst met informatienota’s, die zijn binnengekomen in de periode tussen twee raadsbrede meningvormende commissievergaderingen in, bij de agenda van de raadsbrede meningvormende commissie gevoegd. Over de informatienota’s wordt inhoudelijk niet gesproken. Als een commissielid een informatienota wil agenderen voor een oriënterende commissievergadering dan dient hij hiertoe een bespreeknotitie in bij de griffie, volgens het format dat daarvoor vastgesteld is, met het verzoek de informatienota te agenderen. De griffie legt het verzoek voor aan de agendacommissie. De agendacommissie bepaalt voor welke vergadering de bespreeknotitie en informatienota geagendeerd zullen worden.

7. Ter kennisgeving wordt de lijst met toezeggingen voor de betreffende commissies op de agenda geplaatst. Over de toezeggingen wordt niet inhoudelijk gesproken. Als een commissielid een toezegging wil agenderen voor een oriënterende commissievergadering dan dient hij hiertoe een bespreeknotitie in, volgens het format zoals dat ook onder lid 6 wordt bedoeld, bij de griffie met het verzoek de toezegging te agenderen. De griffie legt het verzoek voor aan de agendacommissie. De agendacommissie bepaalt voor welke vergadering de behandeling van de bespreeknotitie zal worden geagendeerd.

8. Als een agendapunt meerdere commissies raakt dan kan de agendacommissie besluiten af te wijken van de tijden die in artikel 9 genoemd staan, zodat alle betrokken raads- en commissieleden bij de behandeling van het betreffende agendapunt aanwezig kunnen zijn.

9. Tijdens behandeling in oriënterende fase van het agendapunt “actieve informatie van het college” informeert het college de commissieleden over de stand van zaken van een bepaald onderwerp. De leden van de commissie kunnen hier verduidelijkende vragen stellen. Aan deze bespreking kan het college geen besluitvorming ontlenen.

1. De voorzitter zendt ten minste negen dagen voor de oriënterende commissie-vergadering de leden een oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

2. De voorzitter zendt ten minste zeven dagen voor de raadsbrede meningvormende commissie en voor de raadsvergadering de leden een oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

3. De agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de oproep aan de leden verzonden.

4. Indien een aanvullende agenda wordt opgesteld, worden deze agenda en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden ter beschikking gesteld.

1. Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de oproep voor een ieder op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Indien na het verzenden van de oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.

2. Onverminderd het bepaalde in het eerste lid kunnen stukken ook op elektronische wijze aan een ieder ter beschikking worden gesteld.

3. Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het gemeentehuis gebracht.

4. Indien voor stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet  geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier een lid inzage.

1. De vergadering wordt door aankondiging op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze en door plaatsing op de gemeentelijke website openbaar gemaakt.

2. De openbare kennisgeving vermeldt:

• a.

  de datum, aanvangstijd en plaats, en de agenda van de vergadering;

• b.

  wijze waarop en de plaats waar een ieder de bij de vergadering behorende stukken kan inzien.

• c.

  de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 15.

1. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent iedere woordvoerder de presentielijst.

2. Commissieleden niet-zijnde raadsleden die als woordvoerder deelnemen aan één of meerdere vergaderingen ontvangen eenmalig een vergoeding per vergaderavond.

1. Burgers, vertegenwoordigers van maatschappelijke instellingen en bedrijven kunnen:

• a.

  over een niet geagendeerd onderwerp hun mening kenbaar maken tijdens eenRondetafelgesprek voorafgaand aan de raadsbrede meningvormende commissie of

• b.

  bij een onderwerp dat op de agenda staat of over een niet geagendeerd onderwerpbij aanvang van de vergadering in de oriënterende fase inspreken waarna de commissieleden in de gelegenheid gesteld worden de inspreker(s) verduidelijkende vragen te stellen.

2. Om van het spreekrecht in de oriënterende fase gebruik te maken meldt diegene zich voor de vergadering bij de commissiegriffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en het onderwerp waarover hij het woord wil voeren.

3. Deelname aan de beraadslaging over een onderwerp op de agenda is niet mogelijk indien:

• a.

  het onderwerp in de meningvormende fase of raad wordt behandeld;

• b.

  het een besluit van het gemeentebestuur betreft waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;

• c.

  benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen aan de orde zijn;

• d.

  een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

4. Op voorstel van de voorzitter kan de raadsbrede meningvormende commissie besluiten inspraak over geagendeerde onderwerpen in de meningvormende fase toe te staan.

5. Om van het spreekrecht gebruik te maken tijdens het Rondetafelgesprek meldt diegene zich uiterlijk 48 uur voor de vergadering aan bij de griffie onder vermelding van naam, adres, telefoonnummer, emailadres en het onderwerp waarover hij het woord wil voeren. De griffie draagt er zorg voor dat de raads- en commissieleden uiterlijk 24 uur van tevoren op de hoogte worden gesteld van de aanvraag voor inspreken tijdens een Rondetafelgesprek. Het Rondetafelgesprek wordt gepland om 19.00 uur voorafgaand aan de raadsbrede meningvormende commissie. Als zich geen insprekers hebben gemeld, gaat het Rondetafelgesprek niet door.

6. Insprekers krijgen in de oriënterende fase de gelegenheid om maximaal vijf minuten in te spreken. De totale inspreekperiode is een half uur. Als er meer dan 6 insprekers zijn, wordt de totale inspreektijd van maximaal een half uur verdeeld over de insprekers. Na het inspreken krijgen de commissieleden de gelegenheid verduidelijkende vragen te stellen aan de inspreker.

1. Aan het eind van de behandeling van een agendapunt in de oriënterende fase stelt de voorzitter vast of een voorstel door kan voor behandeling in de meningvormende fase.

2. Aan het eind van de behandeling van een agendapunt in de meningvormende fase stelt de voorzitter vast of een voorstel als hamerstuk of als bespreekstuk naar de raad gaat.

3. Tijdens de oriënterende en raadsbrede meningvormende fase kan besloten worden het college te verzoeken of kan het college de commissie verzoeken het voorstel terug te nemen om redenen van onvolledigheid of niet correct zijn van de stukken.

4. Als een verzoek zoals bedoeld onder artikel 16 lid 2 wordt ingediend, zullen deaanwezige fracties hierover stemmen (iedere fractie heeft één stem). Bij het staken van de stemmen of meerderheid van stemmen zal het verzoek worden ingediend bij het college dan wel wordt het collegeverzoek ingewilligd. Als het college of de

commissie niet wil overgaan tot het teruggeven van het voorstel in handen van het college, dan zal het voorstel het normale traject tot en met besluitvorming in de raad doorlopen. De raad neemt dan een besluit over aannemen, verwerpen of teruggeven in handen van het college.

5. Als besloten wordt een voorstel terug te geven in handen van het college dan komt het

terug in een volgende oriënterende commissie om vervolgens het normale traject naar

besluitvorming te doorlopen. Het voorstel wordt geagendeerd volgens de normale

procedure als het opnieuw (mogelijk gecorrigeerd) door het college is aangeboden.

6. Een onderwerp in een commissievergadering dat alleen bestaat uit een presentatie of

informerend behandeld wordt, kent geen concrete uitkomst. Het college kan hieraan

geen besluitvorming ontlenen.

1. Van de commissievergaderingen wordt onder verantwoordelijkheid van de commissiegriffiers een samenvatting gemaakt.

2. De concept-samenvattingen van de voorgaande vergaderingen worden, zo mogelijk, voor de leden openbaar gemaakt gelijktijdig met de agenda voor de volgende vergadering. De concept-samenvatting wordt op hetzelfde moment voorde overige personen die het woord gevoerd hebben bereikbaar gemaakt.

3. Het digitale verslag van de oriënterende commissie (geldt voor de commissie die vergadert in de raadzaal) en meningvormende raadsbrede commissie wordt zo spoedig mogelijk op de gemeentelijke website geplaatst.

4. De samenvattingen van de commissievergaderingen worden ter vaststelling voorgelegd in de eerstvolgende vergadering van de betreffende commissie.

5. De leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders, hebben het recht een voorstel tot wijziging van de samenvatting aan de raadscommissie te doen, indien de concept- samenvatting onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen verklaard of besloten is.

1. De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

2. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

3. Over een voorstel van orde beslist de raadscommissie terstond.

1. Een spreker wordt in zijn betoog niet gestoord, tenzij:

• a.

  de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van deze verordening te herinneren;

• b.

  een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

2. Indien een spreker zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaat, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de betreffende spreker, hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering waarin dit plaats heeft over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

3. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

4. De voorzitter kan een raadscommissie voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen.

5. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de raadscommissie vergaderingen worden ontzegd.