Exitbeleid

Exitbeleid

Inhoudsopgave

• Wat is een exit interview?

• Wat is het doel van een exit interview?

• Wat vertel je de vertrekkende medewerkers voorafgaande aan het interview?

• Wie nodig je uit voor het exit interview?

• Wat zijn voorbeeldvragen voor een exit interview?

• Hoe registreer je de antwoorden?

• Hoe wordt de informatie van het interview doorgegeven?

• Is een exit interview vrijwillig?

• Mag je informatie uit het gesprek gebruiken voor de beoordeling van anderen?

• Wanneer houd je het exit interview?

• Wat is een post exit interview?

• Exit formulier

Wat is een exit interview?

Een exit interview is een gesprek met medewerkers die op het punt staan te vertrekken. Met de input van de 'afhakers' kan voorkomen worden dat er in de toekomst nog meer medewerkers het voor gezien houden. Hoewel een bepaald percentage verloop gewenst is (vers bloed en nieuwe ideeën), is een te hoog percentage absoluut onwenselijk. Met het vertrek van een medewerker, vertrekt immers ook zijn kennis, ervaring en persoonlijke contacten. Niet ingeloste verwachtingen met betrekking tot de loopbaan, niet of onvoldoende kunnen toepassen van kennis, te hoge werkdruk, te lange reisafstand of een gebrek aan kinderopvang kunnen voor medewerkers redenen zijn om hun heil elders zoeken. Het is aan de organisatie om met deze informatie iets te doen.

Wat is het doel van een exit interview?

Exit interviews worden in de eerste plaats gehouden met het oog op het verkrijgen van informatie die gebruikt kan worden om de werkomstandigheden binnen de organisatie te verbeteren. Het doel van het exit interview is structurele “knelpunten” te achterhalen om zo te leren uit het vertrek van medewerkers en te zien wat er beter kan. Exit interviews brengen ook de positieve aspecten van de organisatie aan het licht waardoor de organisatie weet welke zaken belangrijk en motiverend zijn voor de medewerkers. De informatie kan gebruikt worden voor het bijstellen:

• -

  leren uit het vertrek van medewerkers om te zien wat er beter kan. Dit is de belangrijkste doelstelling van een exit interview. Het doel is niet om medewerkers alsnog te overtuigen om te blijven en hun ontslag ongedaan te maken.

• -

  signaleren van bepaalde tendensen van het (sociaal) beleid van selectiecriteria of inwerkprogramma's

• -

  (bespreekbaar maken) van de stijl van leidinggeven

Wat vertel je de vertrekkende medewerkers voorafgaande aan het interview?

Voor veel mensen is een exit interview toch nog een onbekend fenomeen. Omdat onbekend onbemind maakt, is de kans op waardevolle informatie het grootst als onderstaande zaken voor het gesprek al duidelijk zijn:

• -

  het doel van het interview

• -

  wat er met de informatie gebeurt

• -

  hoe lang de verstrekte informatie wordt bewaard

• -

  hoe lang het gesprek ongeveer gaat duren

Wie nodig je uit voor het exit interview?

Exit interviews maken deel uit van beleid en worden derhalve met iedereen gevoerd. Voor mensen die op staande voet zijn ontslagen kan een uitzondering worden gemaakt.

Wat zijn voorbeeldvragen voor een exit interview?

Voor de vergelijkbaarheid (in de tijd en tussen de medewerkers) is het noodzakelijk dat aan iedere medewerker dezelfde vragen worden gesteld. Alleen dan leveren exit interviews waardevolle informatie op die omgezet kunnen worden in acties.

Hoe registreer je de antwoorden?

Het is bij het registreren van de antwoorden van belang dat te doen in korte, heldere termen. Het totaliseren van antwoorden over de verschillende interviews heen, wordt onmogelijk als je “zinnen” bij elkaar moet gaan optellen. Bij korte bondige reacties lukt dat eenvoudiger.

Hoe wordt de informatie van het interview doorgegeven?

Exit interviews worden meestal afgenomen tijdens de opzegtermijn. Ze moeten immers plaatsvinden voordat de betrokkene weg is, omdat de kans op een interview op een later tijdstip gering is. De leidinggevende is uiteraard nieuwsgierig naar wat er in het exit interview is gezegd. Kan een P&O'-er nu ongestraft aan de leidinggevende van de vertrekkende vertellen wat deze hem - wellicht in goed vertrouwen - heeft toegefluisterd en (wat wellicht nog belangrijker is) op welk moment? Veronderstel dat de medewerker aangeeft dat de leidinggevende de doorslaggevende oorzaak is voor zijn vertrek en P&O vertelt dat ruim voor het vertrek met alle pikante details aan de leidinggevende. Je begrijpt wat de gevolgen zijn voor de sfeer gedurende de rest van de opzegtermijn. Ons standpunt is dat de informatie terug moet naar de leidinggevende, doch dat dit pas gebeurt na de vertrekdatum van de medewerker. De medewerker en de leidinggevende dienen dit te weten voor het interview. Bovendien dient te worden afgesproken dat in vertrouwen overgebrachte informatie niet wordt doorgegeven. In het sociaal jaarverslag wordt een geanonimiseerde samenvatting opgenomen. Dit wordt aan het college en aan de Ondernemingsraad verstrekt. De informatie wordt omdat het in een sociaal jaarverslag wordt opgenomen onbeperkt bewaard. De formulieren worden tegelijk met het personeelsdossier gearchiveerd. Dit dossier wordt in verband met fiscale aspecten nog 7 jaar bewaard.

Is een exit interview vrijwillig?

Zeker als medewerkers jouw organisatie met ruzie verlaten, kun je je voorstellen, dat zij weinig zin hebben om mee te werken aan een exit interview. Dwang is uit den boze en zorgt er bovendien voor dat je vertekende antwoorden krijgt. Vrijwilligheid is basis voor deelname.Als we uitgaan van vrijwillige deelname moet het uiteraard ook zo zijn dat vertrekkenden antwoorden op bepaalde vragen kunnen weigeren.

Mag je informatie uit het gesprek gebruiken voor de beoordeling van anderen?

Gegevens uit exit interviews mogen nooit gebruikt worden bij de beoordeling van andere medewerkers. Het zal duidelijk zijn dat het instrument anders gewantrouwd wordt. Degenen die men later interviewt, worden er alleen maar terughoudender door. Een gemiste kans om achter de redenen van vertrek te komen.

Wanneer houd je het exit interview?

De laatste week voor vertrek is het meest ideale tijdstip. Informatie uit het gesprek kan snel aan betrokkenen worden doorgegeven, zonder de werkverhouding voor de rest van het dienstverband te verstoren. Door het opnemen van vakantiedagen laat een afspraak zich niet makkelijk in de laatste week plannen. Dit vereist dus enige planning. Anderzijds willen de meeste medewerkers (uitzonderingen daargelaten) hun werkzame periode bij een organisatie 'goed' afsluiten.

Wat is een post exit interview?

Het post exit interview is een interview dat een P&O-er heeft met een, inmiddels, ex-medewerker. Deze ontvangt een half jaar na zijn vertrek een brief waarin hij wordt uitgenodigd voor een interview op een locatie die hij zelf mag uitkiezen. De reden voor een post exit interview is dat de vertrokken medewerker in het exit interview wellicht nog onvoldoende afstand had genomen dan wel nog te emotioneel verbonden was met de organisatie en daardoor met 'gekleurde' informatie kwam. Dan kan het gebeuren dat er een vertekend beeld ontstaat van de redenen van het vertrek, waardoor de waarde van het interview afneemt. Om te voorkomen dat de ex-medewerker ertoe neigt de antwoorden van destijds te herhalen (om bijvoorbeeld consequent over te komen) is het beter dat een andere P&O-er dan die het exit interview voerde, het interview af te laten nemen. De onderwerpen die besproken worden zijn hetzelfde als die van het exit interview, alleen zijn de vragen vaak doorspekt met de zin: 'als je terug kijkt naar'.

Exit formulier

Klik hier om het Exitformulier te raadplegen.