Verordening van het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling SSC DeSom houdende regels omtrent financiën Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling SSC DeSom 2017

1. In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  algemeen bestuur: het algemeen bestuur van het SSC DeSom;

• b.

  dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van het SSC DeSom;

• c.

  directeur: de directeur van het SSC DeSom, bedoeld in artikel 31 van de regeling, tevens secretaris van het algemeen en het dagelijks bestuur van het SSC DeSom;

• d.

  SSC DeSom: de gemeenschappelijke regeling SSC DeSom;

2. In deze verordening en bij de toepassing ervan wordt verstaan onder:

• a.

  Administratie. Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van het SSC DeSom en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• b.

  Administratieve organisatie. Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding;

• c.

  Interne controle. Het geheel van controlemaatregelen, gericht op het waarborgen van juistheid, volledigheid en tijdigheid van gegevensverstrekking, waaronder het invoeren van functiescheiding;

• d.

  Afdeling. Organisatorische eenheid binnen het SSC DeSom die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de directeur heeft;

• e.

  Doelmatigheid. Het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

• f.

  Doeltreffendheid. Mate waarin het SSC DeSom erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen en de beoogde effecten van het beleid te bereiken;

• g.

  Financieel beheer. Het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van het SSC DeSom;

• h.

  Financiële administratie. Het onderdeel van de administratie voor het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van het SSC DeSom, om te komen tot een goed inzicht in:

  • i.

    de financieel-economische positie;

  • ii.

    het financiële beheer;

  • iii.

    de uitvoering van de begroting;

  • iv.

    het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • v.

    het afleggen van rekening en verantwoording daarover;

• i.

  Investering. Een investering is een uitgaaf voor een goed of object met een gebruiksduur langer dan een jaar;

• j.

  Investeringen met een economisch nut. Investeringen met een economisch nut zijn alle investeringen die bijdragen aan de mogelijkheid middelen te verwerven en/of die in het economisch verkeer verhandelbaar zijn;

• k.

  Investeringen met een maatschappelijk nut. Alle investeringen die niet aangemerkt worden als investeringen met een economisch nut;

• l.

  Rechtmatigheid. Het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder verordeningen en bestuursbesluiten;

• m.

  Weerstandscapaciteit. De weerstandscapaciteit is het geheel van geldmiddelen (zoals de algemene reserve) waaruit risico’s eventueel bekostigd kunnen worden, zonder dat de begroting en het beleid (direct) aangepast hoeven te worden;

• n.

  Accountant. Een door het algemeen bestuur benoemde organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken;

• o.

  Accountantscontrole. De controle van de in artikel 197 Gemeentewet en artikel 201 van de Provinciewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het algemeen bestuur benoemde accountant van:

  • i.

    het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • ii.

    het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

  • iii.

    het in overeenstemming zijn van de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening met het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;

  • iv.

    de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

  • v.

    waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, zesde lid Gemeentewet en artikel 217, zesde lid Provinciewet, in acht worden genomen.

• p.

  Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole. Het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.

1. Het algemeen bestuur stelt de begroting vast in het begrotingsjaar voorafgaand aan dat waarvoor de begroting dient;

2. Het algemeen bestuur stelt de indeling van de begroting vast conform het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;

3. Het dagelijks bestuur stuurt jaarlijks voor 15 april van het jaar voorafgaand aan dat waarvoor de begroting dient de ontwerpbegroting en de ontwerpjaarrekening toe aan de gemeenteraden en provinciale staten. De gemeenteraden en provinciale staten kunnen uiterlijk 10 weken (gerekend na 15 april) bij het dagelijks bestuur hun zienswijze op de ontwerpbegroting en ontwerpjaarrekening naar voren brengen;

4. Het algemeen bestuur stelt de begroting uiterlijk 1 juli voorafgaande aan het jaar waar deze voor dient vast. Het dagelijks bestuur zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval voor 1 augustus naar Gedeputeerde Staten als financieel toezichthouder;

5. Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de raming van de producten. Bij de jaarverslaggeving wordt een overzicht gegeven van de realisatie van de producten. Meer specifiek wordt inzicht geboden in: bijdrage per deelnemer, lasten en tarieven;

6. Gelijktijdig met de begroting voor het komende dienstjaar wordt door het algemeen bestuur een meerjarenbegroting over een periode van drie jaar vastgesteld om de in de begroting opgenomen ramingen te kunnen plaatsen in een meerjarenperspectief;

7. In de begroting wordt van nieuwe investeringen het benodigde investeringskrediet weergegeven met de afschrijvingstermijnen en de uit de investeringen voortvloeiende kapitaallasten (meerjarig);

8. Het dagelijks bestuur biedt de ontwerpjaarrekening over het afgelopen kalenderjaar ter vaststelling aan het algemeen bestuur aan. Het algemeen bestuur stelt haar vast uiterlijk 1 juli volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft;

9. Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening voor 15 juli van het jaar, volgend op het begrotingsjaar, aan Gedeputeerde Staten als financieel toezichthouder.

1. Het algemeen bestuur geeft met het vaststellen van de begroting opdracht aan het dagelijks bestuur om de doelstellingen te realiseren en diensten te verlenen;

2. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten;

3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de lasten, zoals is geautoriseerd in de begroting, niet worden overschreden;

4. Het algemeen bestuur stelt het beleid met betrekking tot de paragrafen vast;

5. Bij de begrotingsbehandeling geeft het algemeen bestuur aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen;

6. Indien het dagelijks bestuur voorziet dat een product of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur gemeld. Dit kan middels de tussentijdse rapportages (zie artikel 4) of middels een voorstel voor wijziging van het product of investeringskrediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid en legt dit aan het algemeen bestuur ter autorisatie voor;

7. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar, die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het dagelijks bestuur voor het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van het investeringskrediet aan het algemeen bestuur voor;

8. Het algemeen bestuur kan begrotingswijzigingen vaststellen gedurende het begrotingsjaar.

1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur twee maal per jaar door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie en afwijkingen van de begroting en doet zo nodig voorstellen ter actualisering van de begroting;

2. De inrichting van de tussentijdse rapportage sluit aan bij de indeling van de begroting;

3. De rapportage besteedt aandacht aan: gerealiseerde baten en lasten ten opzichte van de begrote baten en lasten en geleverde prestaties/producten.

1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen;

2. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen;

3. Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen voor herstel van tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan het algemeen bestuur aangeboden.

1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden de directe kosten en de indirecte kosten betrokken;

2. In de begroting wordt het percentage van toe te rekenen rente aan investeringen vastgesteld.

1. De accountantscontrole van de jaarrekening wordt vanaf 2014 opgedragen aan een door het algemeen bestuur te benoemen accountant.

2. Het algemeen bestuur stelt een controleprotocol vast waarin wordt vastgelegd waarover het bestuur zekerheid wil hebben zoals de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties en de reikwijdte van de rechtmatigheidscontrole.

1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de volledige, juiste en toereikende samenstelling van de jaarrekening conform de geldende wetgeving en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle;

2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende documenten, besluiten en administraties voor de accountant ter inzage liggen en toegankelijk zijn;

3. Bij de jaarrekening bevestigt het dagelijks bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt;

4. Het dagelijks bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur stelt haar vast volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft;

5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op de jaarrekening wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden;

2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren;

3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en direct betrokkenen.

1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle stukken.

2. De accountant is bevoegd om van alle medewerkers mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de desbetreffende medewerkers hieraan hun medewerking verlenen.

3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle afdelingen van de SSC DeSom zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

1. Het dagelijks bestuur kan de door het algemeen bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten;

2. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. De directeur is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de uitvoeringsdienst is;

3. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeenschappelijke regeling is.

1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond aan de directeur.

2. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren.

3. De accountant bespreekt voorafgaand aan de bestuursbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de directeur.

1. Het dagelijks bestuur onderzoekt periodiek de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het dagelijks bestuur gevoerde beleid. Het dagelijks bestuur toetst periodiek de doeltreffendheid van (delen van) programma’s en paragrafen.

2. Bij een onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid zendt het dagelijks bestuur een onderzoeksplan naar het algemeen bestuur waarbij globaal wordt aangegeven;

• a.

  object van onderzoek

• b.

  reikwijdte van het onderzoek

• c.

  onderzoeksmethode

• d.

  doorlooptijd van het onderzoek

• e.

  wijze van uitvoering

3. In het onderzoeksplan wordt aangegeven welke budgetten in de begroting zijn opgenomen voor de uitvoering van de onderzoeken.

4. Het dagelijks bestuur rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid en de uitputting van bijbehorende budgetten.