Verordening op de organisatie van de administratie en van het beheer van vermogenswaarden van de gemeente Meerssen

Artikel 1 - Definities

1. In deze verordening wordt verstaan onder:

Organisatie-éénheid:

een eenheid binnen de gemeentelijke organisatie als bedoeld in de organisatieverordening van de gemeente Meerssen.

Administratie:

het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de gemeentelijke organisatie en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

Financiële administratie:

het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van de gemeentelijke organisatie of van een organisatie-eenheid daarbinnen teneinde te komen tot een goed inzicht in:

• -

  de financieel-economische positie;

• -

  het beheer van vermogenswaarden;

• -

  de uitvoering van de begroting;

• -

  het afwikkelen van vorderingen en schulden,

alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

Administratieve organisatie:

het complex van organisatorische maatregelen, dat gericht is op het tot-stand-brengen en het in-stand-houden van de materiële waarden in de organisatie. De administratieve organisatie vormt de infrastructuur waarlangs de monitorsystemen werken.

Management-controlesysteem (MCS):

het geheel van maatregelen ten behoeve van de verantwoordelijke leiding, gericht op het bevorderen en het bewaken van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer en van de administratie.

Beheer van vermogenswaarden:

het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het geheel van de gemeentelijke middelen en rechten. Hierna aan te duiden met de term "beheer".

Rechtmatigheid omvat:

• a.

  de deugdelijkheid van de financiële verantwoording;

• b.

  de rechtmatigheid van de verplichtingen, de uitgaven en de ontvangsten;

• c.

  het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen (voor zover het misbruik of het oneigenlijk gebruik financiële consequenties heeft);

• d.

  ordelijk en controleerbaar financieel beheer.

Doelmatigheid:

onder doelmatigheid kan worden verstaan: de maximale output bij minimale input en gelijkblijvende kwaliteit. Bij het handelen zal de rationale toepassing van economische principes leidend zijn (efficiency). Indicatoren van doelmatigheid zijn:

• -

  bij inputfase: informatie over taakstelling en middelenwerving-en toewijzing.

• -

  bii voortgang: procesinformatie afkomstig van planning en control;

• -

  bij outputfase: prestatiegegevens in kwantiteit en kwaliteit.

Middelenbeleid en - plannen:

beleid en plannen voor personeel, financiën, organisatie, informatie, automatisering, aanschaffingen en huisvesting.

Monitorsystemen; hieronder wordt verstaan:

• -

  interne controle (mandatering, procedures, instructies, functiescheiding e.d.);

• -

  het beschrijven van de processen en hetgeen daarbinnen plaatsvindt;

• -

  de informatievoorziening, die te maken heeft met proces beheersing.

Artikel 2 - De inrichting van de organisatie van beheer en administratie

• 1.

  De inrichting van de organisatie van het beheer van vermogenswaarden van de gemeente en van de gemeentelijke administratie berust bij het college van burgemeester en wethouders.

• 2.

  Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het waarborgen van de doelmatigheid en van de rechtmatigheid.

Artikel 3 - Verantwoordelijkheid voor beheer en administratie

• 1.

  De verantwoordelijkheid voor het beheer en voor de administratie van de gemeente berust bij het college van burgemeester en wethouders.

• 2.

  Het college van burgemeester en wethouders mandateert het opzetten en het instandhouden van de administratieve organisatie en van het MCS aan de controller.

Artikel 5 - Management-controlsysteem

• 1.

  De opzet en de werking van MCS zijn gericht op:

  • -

    het waarborgen van de economisch verantwoorde verwerving van middelen (procedures voor het verkrijgen van middelen tegen de laagst mogelijke kosten);

  • -

    het opzetten en het onderhouden van planning, budgettering en bewaking van aktiviteiten;

  • -

    de beoordeling van de efficiëntie van de uitvoering dan wel de effectiviteit van de daarbij gekozen methoden en technieken.

• 2.

  De opzet en de werking van de administratieve organisatie dienen dienstbaar te zijn aan en waarborgen te verschaffen voor de tijdigheid, de betrouwbaarheid en de toereikendheid van de informatie die wordt verstrekt aan de beleids- en beheersorganen.

• 3.

  Bij de inrichting van de administratieve organisatie dient een adequate scheiding van taken, functies en bevoegdheden te worden gecreëerd, zodanig dat de betrouwbaarheid van de informatie die aan beleids- en beheersorganen wordt versterkt, is gewaarborgd.

• 4.

  Bij inrichting van het MCS en van de administratieve organisatie dient onder meer een beschrijving te worden vastgesteld van de wijze waarop tussen het college van burgemeester en wethouders en de leiding van de organisatie-eenheden afspraken worden gemaakt over:

  • -

    de te leveren prestaties;

  • -

    de daarvoor beschikbaar te stellen middelen;

  • -

    de wijze waarop en de frequentie waarmee over de voortgang van de aktiviteiten alsmede over de inzet van middelen ter realisering ervan wordt gerapporteerd.

• 5.

  Periodiek wordt er een bedrijfsdiagnose uitgevoerd.

• 6.

  De resultaten van deze diagnose worden voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders. Op basis hiervan formuleert het college van burgemeester en wethouders zo nodig een programma tot aanpassing en verbetering.

Artikel 6 - Functionarissen

• 1.

  Het college van burgemeester en wethouders wijst voor de algemene dienst ambtenaren aan als: controller, administrateur (de productcoördinator financiën), kassier betalingsfiatteur en budgethouders.

• 2.

  De administrateur wordt door het college aangewezen als ambtenaar bedoeld in artikel 231, lid 2, onder c van de Gemeentewet.

• 3.

  De functies van de controller en van de administrateur zijn onverenigbaar met die van de kassier en van de sub-kassier, alsmede met enige andere, de functiescheiding wezenlijk aantastende, functie. Dit betreft met name functies die verantwoordelijkheid dragen voor het beheer van vermogenswaarden.

Artikel 7 - De controller

• 1.

  De controller heeft de zorg voor:

  • -

    de financiële planning van de gemeente als geheel en de aansluiting daarvan op de beleidsplanning en op het beleid en de plannen ten aanzien van de middelen;

  • -

    het opstellen van de gemeentebegroting en de aansluiting op de daaraan ten grondslag liggende werken middelenplannen;

  • -

    het opstellen van periodieke (voortgangs)rapportages voor de gemeente als geheel;

  • -

    de tijdigheid, de volledigheid, de juistheid en de toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde administraties en verstrekte informatie;

  • -

    de opzet en de werking van de administratieve organisatie (inclusief de interne controle) en het MCS voor de gemeente;

  • -

    het opzetten en het doen functioneren van een budgetsysteem;

  • -

    de analyse en de interpretatie van de beschikbare gegevens. Hij veredelt en bewerkt deze gegevens zodanig dat deze (optimaal) geschikt zijn voor de sturing en de beheersing van processen en aktiviteiten door het betrokken management en voor de sturing en de beheersing van de gemeentelijke organisatie als geheel;

  • -

    de analyse en de interpretatie van de beschikbare gegevens om het college van burgemeester en wethouders dan wel de raad in staat stellen de doelmatigheid en de rechtmatigheid te bevorderen respectievelijk te beoordelen;

  • -

    de verslaglegging ten behoeve van het bestuur en de daarop te baseren bedrijfseconomische advisering;

• 2.

  De controller heeft onverlet de verantwoordelijkheid van de leiding van de organisatie-eenheden een eigen verantwoordelijkheid voor de bevordering en de bewaking van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer en de administratie. De controller toetst in dit kader de opzet en de werking van het MCS en van de administratieve organisatie.

• 3.

  De controller ondersteunt de organisatie-eenheden bij het opzetten en doen functioneren van het MCS.

• 4.

  Indien de controller van oordeel is dat een meer doelmatig beheer kan worden gerealiseerd, treedt hij in overleg met de leiding van de desbetreffende organisatie-eenheid. Zo nodig legt hij zelfstandig voorstellen voor aan het college van burgemeester en wethouders.

• 5.

  De controller kan het college van burgemeester en wethouders gevraagd en ongevraagd, rechtstreeks adviseren ten aanzien van de in dit artikel genoemde taken.

• 6.

  Het college van burgemeester en wethouders kan onderwerpen vaststellen ten aanzien waarvan de controller, met het oog op handhaving en uitvoering van deze verordening, nadere richtlijnen kan geven.

• 7.

  De controller is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan het college van burgemeester en wethouders voor de aan hem in deze verordening opgedragen taken en verantwoordelijkheden.

Artikel 8 - Administrateur

• 1.

  De administrateur heeft de zorg voor:

  • -

    het voeren van de financiële administratie;

  • -

    het opstellen van de rekening;

  • -

    het tijdig nemen van de vereiste invorderingsmaatregelen en van de wettelijke vervolgingsmaatregelen bij het in gebreke blijven van de gemeentelijke debiteuren.

• 2.

  De administrateur is zelfstandig verantwoordelijk voor de organisatie en het (doen) bijhouden van de financiële administratie.

• 3.

  De administrateur ziet toe op de naleving van de van oepassing zijnde wettelijke en uit andere hoofde voorgeschreven wettelijke bepalingen ten aanzien van de begroting, de rekening en de administratie van de gemeente.

• 4.

  Bij het uitvoeren van zijn taken neemt de administrateur de functionele richtlijnen en de aanwijzingen van de controller in acht.

• 5.

  De administrateur zorgt voor het tijdig, het juist en het volledig verwerken van de gegevens in zijn administratie.

• 6.

  De administrateur zorgt voor het tijdig, het juist en het volledig verstrekken van de produkten van c.q. de gegevens uit zijn administratie aan de controller.

Artikel 9 - Kassier

• 1.

  Het beheer van de geldmiddelen van de gemeente is opgedragen aan de kassier. Het beheer omvat de bewaring van de financiële middelen, de inning van de inkomsten en het doen van betalingen aan de gemeente.

• 2.

  De kassier is zelfstandig verantwoordelijk voor het kasbeheer van de gemeente.

• 3.

  Tot de taak van de kassier behoort mede de belegging van overtollige financiële middelen overeenkomstig daarvoor door het college van burgemeester en wethouders gegeven richtlijnen.

• 4.

  Het geldverkeer wordt uitsluitend geleid via door het college van burgemeester en wethouders aangewezen banken. Het aanhouden van chartale gelden (kassen) kan slechts in uitzonderingsgevallen plaatsvinden.

• 5.

  Alvorens betalingen te doen vergewist de kassier zich ervan dat de opdrachten door de bevoegde functionarissen zijn goedgekeurd. Deze functionarissen worden door het college van burgemeester en wethouders aangewezen.

• 6.

  Onder de verantwoordelijkheid van de kassier is/zijn (sub-)kassier(s) belast met de bewaring van chartale gelden.

Artikel 10 - Betalingsfiatteur

De betalingsfiatteur is primair belast met en verantwoordelijk voor het toetsen van de betalingsopdrachten op de juistheid met betrekking tot de aanmaak.

Artikel 11 - Budgethouders

De budgethouder is een functionaris aan wie op basis van contractmanagement, voorcalculatie, mandatering van bevoegdheden een budget (produkt) wordt toegewezen. De betreffende medewerker is verantwoordelijk primaathouder, ook indien bij de voorbereiding meerdere organisatie-onderdelen zijn betrokken.

Artikel 12 - Informatieplicht

• 1.

  De controller en de administrateur worden tijdig en schriftelijk op de hoogte gesteld van alle door de raad en door het college van burgemeester en wethouders respectievelijk de leiding van de organisatie-eenheden genomen besluiten waaraan financiële consequenties voor hun werkorganisatie zijn verbonden.

• 2.

  De daarvoor in aanmerking komende functionarissen verstrekken de controller c.q. de administrateur alle gegevens en stukken die zij ten behoeve van de juiste verzorging van de administratie, de financiële planning, de budgetbewaking of de verslaglegging nodig hebben. Zij stellen in overleg met hen en met de verantwoordelijke leiding zodanige organisatorische maatregelen vast, dat aan de verplichting tijdig en volledig voldaan wordt. De leiding ziet erop toe dat deze maatregelen worden genomen.

Artikel 13 - Verantwoording en decharge

• 1.

  Aanbieding door het college van burgemeester en wethouders van de gemeenterekening en van het verslag over het gevoerde beheer aan de raad, impliceert de decharge van de onder de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders vallende organisatie-eenheden en ambtenaren met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens later (in rechte) gebleken onregelmatigheden.

• 2.

  Het gestelde in het voorgaande lid is niet van toepassing indien het college van burgemeester en wethouders, vóór aanbieding van rekening en verslag aan de raad, de desbetreffende organisatie-eenheid en/of ambtenaar schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met de rekening en/of met het verslag.

Artikel 14 - Slotbepalingen

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 juli 1996

• 2.

  Met ingang van dezelfde datum vervalt de Verordening met betrekking tot de organisatie van de financiële organisatie en van het beheer van geldmiddelen van de gemeente Meerssen vasgesteld bij raadsbesluit van 11 maart 1982.

• 3.

  Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Beheersverordening van de gemeente Meerssen 1996".