Besluit van het college van burgemeester en wethouders houdende regels omtrent orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college b&w

Geldend van 03-06-2008 t/m heden

Intitulé

Besluit van het college van burgemeester en wethouders houdende regels omtrent orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college b&w

Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college.

Het college van Burgemeester en Wethouders van Meerssen;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

besluit :

vast te stellen het:

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

  • 1.

    Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

  • 2.

    Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

  • 3.

    Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

  • 4.

    De voorzitter of een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

  • 1.

    Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

  • 2.

    Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

  • 3.

    De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

Artikel 3 Verhindering

  • 1.

    Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

  • 2.

    Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 4 Agenda

  • 1.

    Voor elke vergadering wordt, als regel twee maal 24 uur van tevoren, door de secretaris aan de leden van het college een agenda met bespreekstukken toegezonden.

  • 2.

    De volledige agenda voor elke collegevergadering bevat de bespreekstukken en paraafstukken. Deze stukken liggen voor de voorzitter en de leden aan het begin van de collegevergadering ter inzage en vormen alle onderdeel van de besluitvorming in de betreffende collegevergadering.

  • 3.

    Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid en het majeure belang voor de gemeente geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) door de betreffende portefeuillehouder van de urgentie uiterlijk maandagochtend elf uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning

De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering en doeltreffende afwikkeling van de besluitvorming van het college.

Artikel 6 Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn vakdeskundige mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op vragen bij een agendapunt.

Artikel 7 Stemmingen

  • 1.

    Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

  • 2.

    Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd.

  • 3.
    • a.

      Indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken wordt in dezelfde vergadering opnieuw gestemd.

    • b.

      Staken de stemmen andermaal, dan beslist de stem van de voorzitter.

  • 4.
    • a.

      Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen hoofdelijk gestemd.

    • b.

      Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist de stem van de voorzitter.

    • c.

      Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming in dezelfde vergadering uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 8 Verslag en besluitenlijst

  • 1.

    De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, een kort verslag en de besluitenlijst van de vergadering.

  • 2.

    Het verslag bevat ten minste:

    • a.

      de namen van de afwezige leden;

    • b.

      de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

    • c.

      een zakelijke formulering van de door het college genomen besluiten (besluitenlijst).

  • 3.

    Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

  • 4.

    Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

  • 5.

    Aan de hand van het verslag wordt een besluitenlijst opgesteld voor toezending aan de leden van de raad. Voorzover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van de raad.

Artikel 9 Openbare vergadering

  • 1.

    Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

  • 2.

    De bepalingen van dit reglement zijn voorzover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 10 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op 3 juni 2008. Op dat moment vervalt het op 3 mei 1994 vastgestelde reglement.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 3 juni 2008.
De secretaris, De burgemeester,
Dit reglement van orde is aan de gemeenteraad medegedeeld via de terinzagelegging van een exemplaar voor de leden van de gemeenteraad.

Toelichting op het Modelreglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college

Algemeen

Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de memorie van toelichting bij de nieuwe Gemeentewet (1994) onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe. De Wet dualisering gemeentebestuur (2002) geeft weinig wijzigingen die van invloed zijn op het reglement van orde en andere werkzaamheden van het college. Waar nodig wordt hier in de toelichting aandacht aan besteed.

De achtergrond voor herzien van het uit 1994 stammende Modelreglement van orde en andere werkzaamheden van het college is de ingrijpende wijzigingen in de positie van de secretaris en de nieuwe functie van griffier.

De Wet dualisering gemeentebestuur op zich heeft weinig concrete wijzigingen in het modelreglement van orde voor het college als gevolg. Waar nodig wordt hier in de toelichting aandacht aan besteed

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerst vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college).

Naast de verdeling van de werkzaamheden moet de onderlinge vervanging worden geregeld. Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een wethouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet.

Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerste lid Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerst lid staat daaraan in de weg.

Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer.

Artikel 3 Verhindering

Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.

Artikel 4 Agenda

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement, anderzijds in de instructie voor de gemeentesecretaris.

In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden.

Uiteraard kan ten aanzien van de hier geregelde onderwerpen voor een volstrekt andere uitwerking worden gekozen. Die is sterk afhankelijk van de lokale structuur en gebruiken. Te denken valt aan het opnemen van bepalingen over de wijze van vaststellen van de agenda, het toezenden of ter inzage leggen van een en ander aan/voor de leden van de raad etc.

Tevens is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.

Ook is een bepaling opgenomen voor de behandeling van paraafstukken.

Indien gebruik wordt gemaakt van een zogenoemd parafenbesluit, een conceptbesluit dat door de leden van het college van parafen wordt voorzien wordt dit als concept-besluit vervolgens door het college via de agenda van de collegevergadering getransformeerd in een definitief meerderheidsbesluit.

Vooraf parafering van concept-besluiten versnelt de besluitvorming en de collegialiteit van besluitvroming blijft intact door de geparafeerde besluiten toch onderdeel te doen uitmaken (via de agendering) van de collegevergaderingen.

Artikel 5 en 6 Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering

Artikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze Gemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt. Artikel 5 geeft allereerst de rol van de gemeentesecretaris weer.

Artikel 7 Stemmingen

In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen. Het in de wet terzake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.

Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd.

Hier is ervoor gekozen om alleen het meest noodzakelijke te regelen. Opvallend is dat in artikel 59 Gemeentewet (stemming door college anders dan over personen) artikel 31 van die wet (geheime stemming over personen door de raad) niet van overeenkomstige toepassing is verklaard. Verder is in artikel 31 bepaald dat indien de stemmen over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt staken, er in dezelfde vergadering van de raad een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot.

Van de hierdoor geboden ruimte in de Gemeentewet voor de wijze van stemming door het college is in het Meerssense reglement voor de vergaderingen voor het college gebruikgemaakt.

De opgenomen regeling komt erop neer dat in overeenstemming met de in Meerssen geldende bestuurspraktijk mondeling wordt gestemd (ook over personen). In afwijking van de regeling voor het stemmen door de raad (artikel 31 Gemeentewet) is in het reglement in afwijkende zin bepaald dat bij staking van de stemmen de stem van de voorzitter beslist. Er wordt daarmede aansluiting gezocht bij de strekking tekst van artikel 59 Gemeentewet. Tevens zijn de leden 3 en 4 aangevuld in die zin dat herstemming in dezelfde collegevergadering plaatsvindt.

Artikel 8 Verslag en besluitenlijst

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.

De Wet dualisering gemeentebestuur introduceert het begrip ‘besluitenlijst’. Hierdoor is de bepaling over de verslaglegging aangepast. Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. In het vijfde lid is uitgewerkt hoe de besluitenlijst totstandkomt. Gekozen is voor een regeling waarbij de informatie over de besluitenlijst snel beschikbaar is en niet gewacht hoeft te worden totdat het verslag is vastgesteld. De openbaarmaking geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.

Artikel 9 Openbare vergadering

Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen van het college met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 9 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.

Artikel 10 Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen nadere uitleg.