Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Meerssen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  productgroep / afdeling:

• iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die verantwoordelijk is voor een bepaald onderdeel van het gemeentelijk beleid

• b.

  administratie:

• het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Meerssen en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• c.

  administratieve organisatie:

• het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

• d.

  rechtmatigheid:

• het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.

• e.

  doelmatigheid:

• het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

• f.

  doeltreffendheid:

• de mate waarin de gewenste prestaties en de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

Kaderstellen

Artikel 2. Programmaplan (vast onderdeel van beleidsbegroting)

• 1.

  De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling vast.

• 2.

  De raad stelt per programma vast:

  • a.

    de beoogde maatschappelijke effecten: wat willen we bereiken;

  • b.

    de te leveren goederen en diensten: wat gaan we daardoor doen;

  • c.

    de lasten: wat mag het kosten;

  • d.

    de baten.

• 3

  De raad autoriseert met het vaststellen van de programmabegroting de investeringskredieten en de baten en lasten per programma.

• 4.

  Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren goederen en diensten.

• 5.

  De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het vierde lid, vast.

• 6.

  Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten, zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

Artikel 3. Producten

• 1.

  Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten uit de productenraming aan de programma’s.

• 2.

  De onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.

Artikel 4. Kaders begroting

Het college biedt elk begrotingsjaar de kaders aan voor het volgende begrotingsjaar en de drie daaropvolgende jaren. Hierin worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 6 en de jaarstukken bedoeld in artikel 7.

Beheersing en Interne controle

Artikel 5. Interne controle

• 1.

  Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking waaronder de te leveren goederen en diensten (output) en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

• 2.

  Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening en de rechtmatigheid van beheershandelingen. Ieder bedrijfsonderdeel van de gemeente wordt regelmatig aan een dergelijke toets onderworpen.

• 3.

  Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het tweede lid indien nodig voor een plan van verbetering. Het college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

• 4.

  De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

Rapportage en Verantwoording

Artikel 6. Tussentijdse rapportage en informatie

• 1.

  Hetcollege informeert de raad door middel van minimaal 1 tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van de gemeente van het lopende boekjaar.

• 2.

  De inrichting van de tussentijdse rapportage(s) sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

• 3.

  De rapportage(s) gaan in op afwijkingen ten opzichte van de programmabegroting, zowel wat betreft de lasten, de geleverde goederen en diensten en indien daar aanleiding voor is op de maatschappelijke effecten.

Artikel 7. Jaarstukken

• 1.

  Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de productgroepen/afdelingen naar de productenrealisatie en naar de programmaverantwoording.

• 2.

  Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de programmaverantwoording geeft het college aan:

  • a.

    de beoogde maatschappelijke effecten: wat is bereikt

  • b.

    de te leveren goederen en diensten: wat hebben we daarvoor gedaan

  • c.

    de lasten: wat heeft het gekost

  • d.

    de baten: wat zijn de opbrengsten

• en hoe deze resultaten (a t/m d) zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

Kaderstellen

Artikel 8. Waardering en afschrijving activa

• 1.

  Burgemeester en wethouders leggen de raad ter vaststelling een beleidsnota waardering en afschrijving activa voor. Als zodanig is deze beleidsnota een nadere regelgeving op deze verordening.

• 2.

  Het college legt wijzigingen van deze beleidsnota voor aan de raad ter behandeling en vaststelling. In het betreffende raadsvoorstel wordt de reden van wijziging toegelicht met vermelding van de eventuele budgettaire consequenties van de wijziging.

Artikel 9. Voorziening voor oninbare vorderingen

1. Voor de civielrechtelijke vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden.

Artikel 10. Reserves en voorzieningen

• 1.

  Het college legt aan de raad ter vaststelling voor een beleidsnota reserves en voorzieningen. Als zodanig wordt deze beleidsnota als nadere regelgeving beschouwd van deze verordening.

• 2.

  Het college legt wijzigingen van deze beleidsnota voor aan de raad ter behandeling en vaststelling. In het betreffende raadsvoorstel wordt de reden van wijziging toegelicht met vermelding van de eventuele budgettaire consequenties van de wijziging.

Artikel 11. Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Meerssen wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten ook die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

• 2.

  Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en ontrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten en afvalstoffenheffing compensabele BTW.

• 3.

  De omslagrente voor de rentetoerekening aan de activa wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij de begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en de voorzieningen.

Artikel 12. Financiering

• 1.

  Het college neemt in een treasurystatuut de regels op die het hanteert voor het dagelijks beheer van koersrisico en valutarisico, kredietrisico en relatiebeheer, intern liquiditeitsrisico en geldstromenbeheer, administratieve organisatie en interne controle van de financieringsfunctie. Het treasurystatuut voor de gemeente Meerssen maakt deel uit van deze verordening.

• 2.

  Het college legt wijzigingen van het treasurystatuut voor aan de raad ter behandeling en vaststelling.

Artikel 13. Administratie

• 1.

  De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts.;

  • c.

    het verschaffen van informatie aan productverantwoordelijken en budgethouders voor het maken van kostencalculaties;

  • d.

    het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • e.

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • f.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 14. Financiële administratie

Het college draagt er zorg voor dat:

• a.

  de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

• b.

  de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 15. Financiële organisatie

Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de diensten

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten; (de zgn. mandateringsbesluiten)

• d.

  de te maken afspraken met de productgroepen/afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• e.

  de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer van de productgroepen/afdelingen.

Artikel 16. Aanbesteding en inkoop

Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie.

Artikel 17. Verstrekking subsidies

Het college biedt periodiek een subsidieverordening aan waarin de verstrekking van gemeentelijke subsidies nader wordt bepaald. De nadere uitwerking in de subsidieverordening en de daarin vastgelegde beleidskeuzen worden als nadere regelgeving beschouwd van deze verordening.

Artikel 18. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2008.

Artikel 19. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Meerssen 2008”.