Nota beleidsregels reserves en voorzieningen 2017

Nota Beleidsregels Reserves en voorzieningen 2017

Inhoudsopgave

Inleiding

• 1.

  Wettelijk kader

• 2.

  Uitgangspunten en overzicht

  • 1.

    Uitgangspunten

  • 2.

    Overzicht reserves en voorzieningen o.b.v. jaarrekeing 2016

• 3.

  Beslispunten

Bijlagen

Bijlage 1 Voorstel herschikking reserves en voorzieningen

Bijlage 2 Nadere uitwerking van de bepalingen BBV t.a.v. reserves en voorzieningen

2.1 Reserves

2.2 Spelregels reserves

2.3 Voorzieningen

2.4 Spelregels voorzieningen

Bijlage 3 Toelichting opgeheven reserves en voorzieningen

Inleiding

Voor u ligt de eerste Nota Beleidsregels Reserves en Voorzieningen van de gemeente Meierijstad. De nota beleidsregels reserves en voorzieningen die nu voorligt, bevat de uitwerking van de bepaling in artikel 11 van de Financiële verordening gemeente Meierijstad 2017. In de Financiële Verordening (ex. Art. 212 Gemeentewet) is vastgelegd dat het college de raad minstens 1x per raadsperiode een nota reserves en voorzieningen aanbiedt. Met het vaststellen van deze nota stelt de raad de kaders (het beleid) vast voor de vorming van reserves en voorzieningen.

De nota is opgesteld met inachtneming van de afspraken zoals die in het kader van het fusieproces zijn opgesteld door de (raads-) werkgroep Planning en Control d.d. 22 februari 2016 alsmede de beeldvormende avond op 23 maart 2017.

In hoofdstuk 1 is een samenvatting van het wettelijk kader omtrent reserves en voorzieningen weergegeven. In hoofdstuk 2 zijn de uitganspunten alsmede een samenvattend overzicht opgenomen. Hoofdstuk 3 bevat de beslispunten. In de bijlagen is nadere detailinformatie opgenomen.

1. Wettelijk kader

Het kader voor reserves en voorzieningen wordt gevormd door artikel 42 tot en met 45 van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Daarnaast heeft de commissie BBV via notities, stellige uitspraken en richtlijnen het kader verder ingevuld.

Voor een goed begrip is het van belang eerst in te gaan op het onderscheid tussen reserves en voorzieningen.

In onderstaande tabel is het onderscheid tussen de reserves en de voorzieningen samengevat.

Voor wat betreft de reserves ligt er een nadrukkelijke relatie met het weerstandsvermogen en het risicoprofiel van de gemeente. Dit is niet opgenomen in deze nota. Voor de uitwerking van deze relatie zal een afzonderlijke notitie worden opgesteld.

2 Uitganspunten en overzicht

2.1 Uitgangspunten

Tijdens de beeldvormende avond op 23 maart 2017 is informatie verstrekt over de verdere uitwerking voor deze nota. Bij de uitwerking van de beleidsregels zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd:

Om een optimale integrale afweging te kunnen maken zijn bij voorkeur middelen beschikbaar in Algemene Reserves die nog geen bestemming hebben. Deze optimale integrale afweging leidt er ook toe dat we zeer terughoudend zijn in het vormen van bestemmingsreserves, d.w.z. ten aanzien van bestemmingsreserves:

Nee, tenzij:

stellige uitspraken van BBV

advisering door Rijk

enkel voor administratieve afwikkeling

We kennen twee algemene reserves:

een ter afdekking van de geïnventariseerde risico’s in het kader van risicomanagement en ter afdekking van de schommelingen in de jaarrekeningresultaten. De hoogte van deze Algemene Risicoreserve zal nader worden ingevuld bij de vaststelling van de programmabegroting 2018.

Een algemene reserve vrij besteedbaar;

We heffen alle bestemmingsreserves van de 3 voormalige gemeenten op, met uitzondering van de reserve sociaal domein en een tweetal reserves met administratief financiële doelstelling (de dekkingsreserve kapitaallasten en de reserve afwikkeling bouwfonds)

We vormen één tijdelijke reserve voor de dekking van begrote onttrekkingen uit eerdere raadsbesluiten van de 3 voormalige gemeenten.

Daar waar voor de bestemmingsreserves van de 3 voormalige gemeenten geen concrete onderbouwing aanwezig is, worden deze toegevoegd aan de algemene risicoreserve.

Dat deel van de Algemene reserves van de 3 voormalige gemeenten, waar begrote onttrekkingen uit eerdere raadsbesluiten op liggen, hevelen we over naar de tijdelijke reserve. Eventuele positieve resultaten als gevolg van de afwikkeling van de desbetreffende raadsbesluiten worden overgeheveld naar de algemene risicoreserve.

Bestemmingsreserves van de 3 voormalige gemeenten die een relatie hebben met een nog op te stellen onderhoudsbeheerplan voegen we toe aan de betreffende onderhouds- voorziening.

Overige voorzieningen blijven bestaan

2.2 Overzicht reserves en voorzieningen o.b.v. de jaarrekening 2016

Onderstaand wordt een samenvattend beeld gegeven van de reserves en voorzieningen per 31 december 2016. Hierbij moet worden aangetekend dat de saldi zijn gebaseerd op de concept jaarrekening 2016 van de 3 voormalige gemeenten. Deze saldi zijn op dit moment (1 mei 2017) nog niet definitief. Dit heeft echter geen invloed op de voorgestelde indeling.

Aantal

Saldi per 31-12-2016 o.b.v. de concept jaarrekeningen 2016

Bedragen * € 1.000

Voor een specificatie wordt verwezen naar bijlage 1.

3 Beslispunten

In bijlage 1 is een vergelijkend overzicht opgenomen van de diverse reserves en voorzieningen uit de 3 voormalige gemeenten. Op basis van het (wettelijk) kader zoals opgenomen in hoofdstuk 1 alsmede de uitgangspunten opgenomen in paragraaf 2.1 wordt een voorstel gedaan voor de ‘herschikking’ van de reserves en voorzieningen.

Herschikking van de reserves en voorzieningen per 1 januari 2017

Samenvattend wordt voorgesteld om de volgende reserves en voorzieningen in te stellen (in stand te houden):

Algemene reserves

Algemene risicoreserve

Algemene reserve vrij besteedbaar

Bestemmingsreserves

Tijdelijke bestemmingsreserve afwikkeling raadsbesluiten voor 1-1-2017 (afzonderlijke raden)

Reserve dekking kapitaallasten

Reserve sociaal domein

Reserve vordering bouwfonds

Voorzieningen

Voorziening wegen

Voorziening onderhoud gebouwen

Voorziening riolering

Voorziening afval

Voorziening verliesgevende complexen grondexploitatie

Voorziening pensioenverplichting (v.m.) wethouders

Voorziening wachtgelden v.m. wethouders

Voorziening debiteuren

Bovenwijkse voorziening gebiedsoverstijgend

Bijdrage RO nota gebiedsoverstijgend

IDOP Wijbosch

Verbetering kwaliteit buitengebied

Egalisatievoorziening openbare verlichting

Voorziening bruggen

Voorziening Speelvoorziening

Voorziening bovenwijkse voorzieningen

Voorziening risico i.v.m. oninbaar vaste activa

Bijlagen

Bijlage 1Voorstel herschikking reserves en voorzieningen

Voorstel herschikking reserves en voorzieningen per 1-1-2017

Bijlage 2 Nadere uitwerking van de bepalingen BBV t.a.v. Reserves en voorzieningen

In deze bijlage zijn de richtlijnen weergegeven waaraan reserves en voorzieningen moeten voldoen.

2.1 Reserves

De beleidsruimte bij reserves is erg groot. De raad kan immers op basis van eigen keuzes

en afwegingen bepalen of reserves dienen te worden ingesteld. De gemeenteraad heeft de bevoegdheid om reserves in te stellen en op te heffen binnen de grenzen van de regelgeving, zoals opgenomen in het BBV.

Er zijn twee soorten reserves:

- Algemene reserves. Dit zijn reserves waaraan geen bestemming is gegeven, deze dienen om risico’s in algemene zin op te vangen (bufferfunctie);

- Bestemmingsreserves zijn reserves waar de raad een bepaalde bestemming aan heeft gegeven.

In hoeverre binnen deze 2 categorieën een nadere onderverdeling wordt gemaakt, is de vrijheid van de desbetreffende gemeente(raad).

De vorming van de algemene reserve geschiedt in principe door bestemming van batige exploitatiesaldi of door incidentele oorzaken. Bijvoorbeeld als gevolg van opbrengsten van gerealiseerde boekwinst bij verkoop van eigendommen of positieve resultaten van de grondexploitatie.

Op grond van het BBV besluit de gemeenteraad ook over de stortingen en/of onttrekkingen aan de reserves. De geraamde onttrekkingen en stortingen worden opgenomen in de begroting van enig jaar en worden met het vaststellen van de begroting door de gemeenteraad bekrachtigd.

Een bestemmingsreserve is een reserve waaraan de gemeenteraad een bepaalde bestemming heeft meegegeven. Dit zijn vermogensbestanddelen die alleen in de aangegeven richting aanwendbaar zijn. De vorming van bestemmingsreserves geschiedt in principe via het saldo van de baten en lasten.

De reserves worden samen met het gerealiseerd gerekend tot het eigen vermogen (artikel 42/43 BBV).

Functies van reserves

Reserves kennen een aantal functies. Binnen Meierijstad zijn de volgende functies te onderscheiden:

a) Bufferfunctie;

b) Bestedingsfunctie

c) Egalisatiefunctie

Ad. a. De bufferfunctie van reserves

De reserves vormen een buffer voor het opvangen van onverwachte tegenvallers. De

reserves en voorzieningen maken het mogelijk noodzakelijke financiële aanpassingen

niet schoksgewijs te laten verlopen. De reserves kunnen een buffer zijn voor de in de

paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing opgenomen risico’s. Belangrijkste

voorbeeld is de algemene reserve.

Ad. b. De bestedingsfunctie van reserves

Een bestedingsfunctie houdt in een reservering om te zijner tijd de realisering van

bepaalde activiteiten mogelijk te maken. Bestemmingsreserves worden gevormd voor

door de raad bepaalde specifieke bestemmingen en hebben een bestedingsfunctie.

Ad. c. De egalisatiefunctie van reserves

Reserves kunnen worden gevormd om baten en lasten over de jaren heen

gelijkmatig te verdelen. Pieken en dalen in de exploitatie kunnen zodoende worden

vermeden.

2.2 Spelregels reserves

2.2.1Instellingscriteria reserves

Bij het instellen van reserves gelden de volgende criteria:

Een bestemmingsreserve wordt ingesteld voor een concreet, in principe binnen

een vooraf bepaalde tijd te realiseren, door de raad vast te stellen doel.

Het instellen van reserves dient bij raadsbesluit plaats te vinden.

In het raadsbesluit zal, voor zover van toepassing, aangegeven moeten worden:

De soort reserves, algemeen, bestemming.

Het doel waarvoor de reserve wordt gevormd.

Het motief voor instelling.

De gewenste of noodzakelijke, minimale en/of maximale omvang.

De omvang en de wijze van stortingen en onttrekkingen (structureel of incidenteel).

Noodzakelijkheid rentetoevoeging en de bepaling van de rente.

De start- en eventueel de einddatum van de reserve.

Voor alle bestemmingsreserves wordt een budgethouder aangewezen.

2.2.2 Mutaties reserves

Toevoegingen

Toevoegingen aan reserves worden door de raad goedgekeurd via het vaststellen van de begroting/rekening.

In de rekening worden de toevoegingen aan elk van de reserves verwerkt tot maximaal het bedrag dat via de begroting door de raad is goedgekeurd.

Daarboven is een raadsbesluit vereist.

Er vind geen rentetoevoeging aan reserves plaats.

Onttrekkingen

Onttrekkingen aan reserves vinden plaats na besluit van de raad via het

vaststellen van de begroting/rekening.

Onttrekkingen mogen niet tot gevolg hebben dat een reserve negatief wordt.

Bijdragen uit reserves aan de exploitatie zijn gelijk aan de bijbehorende

werkelijke lasten.

2.2.3 Bevoegdheden college

In beginsel is het toevoegen en onttrekken een bevoegdheid van de raad.

Verder kunnen er raadsbesluiten zijn die inhouden dat specifiek benoemde saldi, bijvoorbeeld een overschot op de uitvoering van de WMO, ook nog in het lopende begrotingsjaar ten gunste of ten laste van een specifieke bestemmingsreserve mogen worden gebracht. Uit oogpunt van een goede en integrale verdeling van middelen adviseert de commissie BBV om terughoudend te zijn met dergelijke besluiten. Voorkomen moet worden dat het gepresenteerde gerealiseerde resultaat volgend uit de programmarekening via een automatisme van potjes vullen richting nul tendeert. Wenselijk is dat een resultaat wordt gepresenteerd dat zo goed mogelijk laat zien hoe de gemeente in het betreffende jaar heeft gepresteerd.

De uitzondering wordt toegepast, als:

a) De mutatie past binnen het beleid en de doelstellingen van de betreffende reserve en

b) De mutatie geen consequenties heeft voor eerder vastgestelde onttrekkingen aan de betreffende reserve in de begroting.

2.2.4 Opheffen reserves

Wanneer het doel waarvoor een reserve is gevormd op enig moment vervalt of de eventueel vastgestelde einddatum verstreken is, dan wordt de reserve opgeheven. Het opheffen van een reserve gebeurd door een raadsbesluit.

Een eventueel resterend saldo wordt toegevoegd aan de algemene reserve vrij besteedbaar.

2.2.5 Wijziging van doel of bestemming

Als het doel van een reserve in belangrijke mate wijzigt (het nieuwe doel ligt niet in de lijn van het oorspronkelijke doel), dan valt het saldo van de reserve vrij en wordt opgeheven. Het saldo wordt toegevoegd aan de algemene reserve vrij besteedbaar.

2.2.6 Presentatie

Artikel 54 BBV schrijft voor dat in de toelichting op de balans de aard en de reden van elke reserve en de mutaties (toevoegingen en onttrekkingen) worden vermeld. Een overzicht per reserve geeft inzicht in:

het saldo aan het begin van het begrotingsjaar;

de toevoegingen of onttrekkingen uit hoofde van het voorgaande boekjaar;

de toevoegingen of onttrekkingen bij het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening;

de verminderingen in verband met afschrijvingen op activa waarvoor een specifieke bestemmingsreserve is gevormd;

het saldo aan het einde van het begrotingsjaar.

2.3 Voorzieningen

De keuzevrijheid rond voorzieningen is vrij beperkt, omdat deze op grond van de wettelijke verslaggevingsregels min of meer een verplichtend karakter hebben en in het resultaatbepalende deel van de begroting en jaarrekening zijn opgenomen. De bestemming van voorzieningen kan dus niet zomaar veranderd worden, deze ligt van te voren vast.

De voorzieningen worden gevormd (artikel 44 BBV) voor:

- verplichtingen en verwachte verliezen

- bestaande risico’s

- egalisatie van (onderhouds)kosten

- bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen waarvoor een heffing

wordt geheven.

- middelen van derden waarvan de bestemming gebonden is.

Aan voorzieningen zijn de volgende voorwaarden verbonden:

Voor jaarlijks terugkerende aan arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van

een vergelijkbaar volume mag geen voorziening worden gevormd.

Toevoeging aan en onttrekking van voorzieningen vindt plaats ten laste of ten

gunste van de exploitatie.

Rentetoevoegingen aan voorzieningen zijn niet toegestaan, tenzij de

waardering tegen netto contante waarde is of voorzieningen als gevolg van

bijdragen van derden dit verplicht stellen.

Inflatiecorrectie is toegestaan.

Voorzieningen moeten naar beste schatting dekkend zijn voor de achterliggende verplichtingen en risico’s. Ze mogen niet groter of kleiner zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor ze zijn ingesteld, rekening houdend met een periode van 4 jaar. Mutaties in voorzieningen wegens toevoegingen of door vrijval vloeien voort uit het aanpassen aan een nieuw noodzakelijk niveau en uit verminderingen wegens aanwending voor het doel waarvoor de voorziening is ingesteld.

Als onderligger voor de voorzieningen wordt vaak gebruik gemaakt van beheerplannen, waarin onderbouwing, planning van de uitgaven en de voeding van de voorzieningen zijn opgenomen.

2.4 Spelregels voorzieningen

2.4.1 Instellingscriteria voorzieningen

Het BBV schrijft een aantal criteria voor waaraan het vormen van een voorziening moet voldoen:

Verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs is in te schatten.

Op de balansdatum bestaande risico’s ter zake van te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten.

Kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling (egalisatie) van lasten over een aantal begrotingsjaren.

De bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen waarvoor een heffing wordt geheven als bedoeld in artikel 35 1b BBV.

Van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden, met uitzondering de van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren.

Een voorziening moet de omvang hebben van de desbetreffende verplichting of het geschatte risico. Indien er een kans is dat een risico zich zal voordoen en de omvang van het risico niet goed is in te schatten, dan kan er geen voorziening worden getroffen. Het risico moet dan meegenomen worden in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing (W&R) bij de programmabegroting en de jaarrekening.

2.4.2 Mutaties voorzieningen

Toevoegingen

De omvang van voorzieningen dienen toereikend te zijn voor verplichtingen en risico’s, daarom mogen ze niet groter of kleiner zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor ze gevormd zijn. Voorzieningen ter egalisatie van kosten worden afgestemd op de door de raad bepaalde kaders

Indien een voorziening een omvang heeft bereikt die hoger is dan het noodzakelijk niveau, valt het meerdere vrij ten gunste van de exploitatie. Bij tekorten dienen de voorzieningen te worden aangevuld. De mutaties in voorzieningen zijn resultaat bepalend en worden rechtstreeks in de jaarrekening verwerkt.

Rentetoevoegingen aan voorzieningen zijn niet toegestaan, tenzij:

de voorziening gewaardeerd is tegen netto contante waarde. Rente is gelijk aan de interne rekenrente.

de voorziening is gevormd als gevolg van bijdragen van derden waar rentetoevoeging verplicht is gesteld.

Onttrekkingen

Aanwendingen worden rechtstreeks ten laste van een voorziening verantwoord en blijven buiten de exploitatie. Negatieve voorzieningen zijn toegestaan onder de voorwaarde dat een onderliggend plan aantoont dat de voorziening op termijn weer een positief beeld geeft.

Autorisatie van bestedingen vindt plaats door

Vooraf:

Vaststellen van de begroting waarin toevoegingen en aanwendingen worden aangegeven.

Achteraf:

De jaarrekening waarin de aanwendingen worden verantwoord.

2.4.3 Opheffen voorzieningen

Voorzieningen worden opgeheven als de verplichting en/of risico waarvoor de voorziening is gevormd is vervallen of is opgehouden te bestaan. Wanneer een voorziening wordt opgeheven valt een eventueel saldo vrij ten gunste van de exploitatie.

2.4.4 Wijzigen van doel of bestemming

Het doel van een voorziening kan niet wijzigen, gegeven het verplichte karakter en de strakke kaders. Indien het doel niet meer bestaat of wijzigt wordt de voorziening opgeheven.

2.4.5 Presentatie

In overeenstemming met artikel 55 BBV dient in de toelichting op de balans de aard en de reden van elke voorziening en de mutaties (toevoegingen en aanwendingen) te worden vermeld.

Een overzicht per voorziening geeft inzicht in:

het saldo aan het begin van het begrotingsjaar

de toevoegingen

ten gunste van de rekening van baten en lasten vrijgevallen bedragen (indien de verplichting kleiner is dan de omvang van de voorziening);

de aanwendingen

saldo aan het einde van het begrotingsjaar

Bijlage 3 Toelichting opgeheven reserves en voorzieningen

Naast het ‘administratief’ opheffen danwel samenvoegen zijn een aantal reserves waarvan de bestemming is achterhaald. Onderstaand is weergegeven welke dit betreft:.

(SOE = Sint Oedenrode, S = Schijndel, V = Veghel)