Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR608837
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR608837/3
Verordening op de raadscommissies van de gemeente Meierijstad (3e wijziging)
Geldend van 10-06-2023 t/m heden
Intitulé
Verordening op de raadscommissies van de gemeente Meierijstad (3e wijziging)De raad van de gemeente Meierijstad,
Gelet op artikel 82 van de Gemeentewet,
Besluit gemeenteraad:
Vast te stellen de
Verordening tot wijziging van de verordening op de raadscommissies Meierijstad (3e wijziging)
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Artikel 1. Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- •
commissiegriffier: griffier van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
- •
commissielid: lid van een raadscommissie;
- •
commissievoorzitter: voorzitter van een raadscommissie;
- •
griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger.
Artikel 2. Instelling raadscommissies
Er is een:
- 1.
raadscommissie Ruimte, Economie en Bedrijfsvoering, waarvan de werkzaamheden in ieder geval de volgende onderwerpen betreffen:
- 1.
Economische zaken
- 2.
Recreatie en toerisme
- 3.
Wonen, openbare ruimte en milieu
- 4.
Stadsontwikkeling
- 5.
Verkeer en vervoer
- 6.
Bedrijfsvoering:
- •
innovatie
- •
duurzaamheid
- •
burger- en overheidsparticipatie
- •
openbare orde en veiligheid
- •
informatiebeleid
- •
algemeen bestuurlijke zaken
- •
financieel beleid en belastingen
- •
ondersteuning en facilitering bestuur en organisatie
- 2.
raadscommissie Mens en Maatschappij, waarvan de werkzaamheden in ieder geval de volgende onderwerpen betreffen:
- 1.
Sociaal domein en arbeidsparticipatie
- 2.
Volksgezondheid
- 3.
Onderwijs
- 4.
Sport
- 5.
Cultuur
- 6.
Sociale woningbouw
- 3.
gezamenlijke raadscommissie Ruimte, Economie en Bedrijfsvoering & Mens en Maatschappij, waarvan de werkzaamheden in ieder geval de volgende onderwerpen betreffen:
- 1.
Jaarrekening
- 2.
1e bestuursrapportage
- 3.
Kadernota of kaderbrief
- 4.
2e bestuursrapportage
- 5.
Begroting en meerjarenraming
Artikel 3. Taken
- 1.
Een raadscommissie:
- a.
brengt advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben;
- b.
kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder a;
- c.
voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen bedoeld onder a.
- 2.
Indien een onderwerp meerdere raadscommissies aangaat, bepaalt de agendacommissie in welke commissie het onderwerp wordt behandeld.
Artikel 4. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter
- 1.
De raadscommissies kennen geen vaste leden.
- 2.
De raad benoemt de commissievoorzitters.
- 3.
Een raadscommissie bestaat uit maximaal twee commissieleden per fractie.
- 4.
De leden kunnen raadslid of commissielid niet-raadslid zijn.
- 5.
Elke fractie kan maximaal vier commissieleden niet-raadsleden ter benoeming aan de gemeenteraad voordragen.
- 6.
De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn op de commissieleden, niet zijnde raadsleden, van overeenkomstige toepassing.
- 7.
Alvorens zijn functie te aanvaarden legt het lid, niet zijnde een raadslid, in handen van de voorzitter van de raad de eed of de belofte af overeenkomstig artikel 14 van de Gemeentewet.
- 8.
De commissieleden niet-raadsleden worden voor de duur van de raadsperiode benoemd.
- 9.
De voorzitter van de gemeenteraad kan aan commissieleden niet-raadsleden ontheffing verlenen van het bepaalde in artikel 15 lid 1 aanhef en onder d van de Gemeentewet als voldaan wordt aan de Beleidsregels ontheffing verboden handelingen Noord-Brabant als vastgesteld door het college van gedeputeerde staten van Noord-Brabant.
Artikel 5. Zittingsduur en vacatures
- 1.
De zittingsduur van een commissielid en -voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.
- 2.
Een commissielid houdt op lid te zijn als niet meer voldaan wordt aan de in artikel 4, zesde lid, gestelde eisen.
- 3.
De raad kan een commissielid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen.
- 4.
De raad kan de commissievoorzitter ontslaan.
- 5.
Een commissielid en de commissievoorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.
- 6.
Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.
- 7.
Als een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van commissieleden die op voordracht van die fractie zijn benoemd van rechtswege.
Artikel 6. De commissiegriffier
- 1.
De griffier van de raad benoemt ter ondersteuning van iedere raadscommissie een op de griffie werkzame ambtenaar als commissiegriffier.
- 2.
Een commissiegriffier is aanwezig in vergaderingen of wordt vervangen door een daartoe door de griffier van de raad aangewezen op de griffie werkzame ambtenaar.
- 3.
Een commissiegriffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.
Hoofdstuk 2. Vergaderingen
Paragraaf 1. Voorbereidingen
Artikel 7. Oproep en voorlopige agenda
De commissievoorzitter zendt ten minste zeven dagen voor een vergadering de commissieleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd.
Artikel 8. Aanvullende agenda; vaststellen agenda
- 1.
In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. De daarbij behorende stukken worden openbaar gemaakt.
- 2.
Als een aanvullende voorlopige agenda als bedoeld in het eerste lid wordt opgesteld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.
- 3.
Als omtrent de inhoud van stukken op grond van hoofdstuk Va Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van de vorige leden onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.
- 4.
Een agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.
Artikel 9. Ter inzage leggen van stukken
- 1.
Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep in het bestuurscentrum op de gebruikelijke wijze ter inzage gelegd. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.
- 2.
Stukken die digitaal beschikbaar zijn worden op de website van de gemeenteraad geplaatst.
- 3.
Informatie van de raadscommissie of aan de raadscommissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier.
Artikel 10. Openbare kennisgeving
Commissievergaderingen worden door aankondiging in een lokaal weekblad en door plaatsing op de internetsite van de gemeente ter openbare kennis gebracht.
Paragraaf 2. Ter vergadering
Artikel 11. Presentielijst
- 1.
De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.
- 2.
Aan het einde van elke vergadering wordt de presentielijst door de commissiegriffier door ondertekening vastgesteld.
Artikel 12. Opening vergadering en quorum
- 1.
Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal in de raad zitting hebbende fracties tegenwoordig is.
- 2.
Indien een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal fracties vertegenwoordigd is, bepaalt de voorzitter in overleg met de aanwezige fracties onder verwijzing naar dit artikel en na voorlezing van de namen van de afwezige fracties, dag en uur van de volgende vergadering, tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.
- 3.
Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal in de raad zitting hebbende fracties tegenwoordig is.
Artikel 13. Verslag, besluitenlijst en lijst van toezeggingen
- 1.
Een commissiegriffier draagt zorg voor audio-/videoverslagen, besluitenlijsten en lijsten van toezeggingen van vergaderingen.
- 2.
Het audio-/videoverslag:
- a.
Omvat de volledige vergadering;
- b.
wordt geïndexeerd naar de onderwerpen die besproken zijn en de sprekers die het woord hebben gevoerd;
- c.
is zo spoedig mogelijk via de website van de gemeente toegankelijk
- 3.
De besluitenlijst bevat in ieder geval:
- a.
de namen van de voorzitter, de commissiegriffier en insprekers;
- b.
een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest.
- 4.
Bij het begin van de vergadering wordt de besluitenlijst van de vorige vergadering vastgesteld.
- 5.
Vastgestelde besluitenlijsten worden ondertekend door de voorzitter en de commissiegriffier.
- 6.
De lijst van toezeggingen bevat gedane toezeggingen en gemaakte afspraken
- 7.
Na vaststelling van de besluitenlijst van de vorige vergadering wordt de lijst van toezeggingen van de vorige vergaderingen aan de orde gesteld.
Artikel 14. Advies; geen stemmingen
- 1.
Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.
- 2.
In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, uitgezonderd:
- •
over de vraag of een voorstel rijp is voor besluitvorming in de raad;
- •
over geheimhouding en
- •
met betrekking tot de orde.
- 3.
Met betrekking tot het aanmerken van een voorstel als bespreekstuk is een aankondiging van een (voorgenomen) amendement en/of motie vereist.
- 4.
Met betrekking tot het aanmerken van een voorstel als hamerstuk volstaat de constatering dat van een aankondiging, bedoeld in lid 3, geen sprake is.
Artikel 15. Aantal spreektermijnen
- 1.
Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.
- 2.
In de eerste termijn spreekt één woordvoerder per fractie en zijn geen interrupties toegestaan. In de tweede termijn kunnen ook andere fractieleden het woord voeren en zijn interrupties toegestaan.
- 3.
Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.
- 4.
Commissieleden mogen in een termijn niet meer dan eenmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.
- 5.
Bij de bepaling hoeveel malen een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, worden niet meegerekend de interrupties in de tweede termijn en het spreken over een voorstel van orde.
- 6.
Na afloop van de eerste en de tweede termijn kunnen collegeleden reageren naar aanleiding van de inbreng vanuit de commissie. Interrupties zijn daarbij toegestaan.
Artikel 16. Deelname aan de beraadslaging door anderen
Een raadscommissie kan op enig moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.
Artikel 17. Spreekrecht burgers
- 1.
Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren (spreekrecht) over onderwerpen die geagendeerd zijn. De individuele spreektijd is maximaal vijf minuten. De gezamenlijke spreektijd is dertig minuten; bij meer dan zes aanmeldingen kan de voorzitter tot een andere verdeling van de individuele spreektijd komen.
- 2.
Het woord kan niet gevoerd worden:
- a.
over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;
- b.
indien over het onderwerp een klacht op grond van Hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.
- 3.
Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk om 12.00 uur op de werkdag voorafgaande aan de dag van de vergadering aan de commissiegriffier onder vermelding van zijn naam, mailadres en telefoonnummer en het onderwerp waarover het woord gevoerd wenst te worden.
- 4.
De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De commissievoorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering.
- 5.
De spreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een of meer korte, verhelderende vragen te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.
- 6.
Na afloop van de inspreekbijdrage en de bevraging vanuit de commissie kunnen collegeleden kort reageren.
- 7.
Commissieleden kunnen bij de behandeling van het voorstel, waarover is ingesproken, ingaan op de inspreekbijdrage.
Artikel 18. Handhaving orde en schorsing
- 1.
De commissievoorzitter handhaaft de orde in de vergadering.
- 2.
Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.
- 3.
Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.
- 4.
Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.
Artikel 19. Voorstellen van orde
Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.
Paragraaf 3. Besloten vergaderingen
Artikel 20. Toepassing verordening op besloten vergaderingen
Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.
Artikel 21. Verslag en besluitenlijst besloten vergadering
- 1.
Audio-/videoverslagen en besluitenlijsten van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden te beluisteren respectievelijk ter inzage gelegd bij de commissiegriffier.
- 2.
De concept besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het audio-/videoverslag en de besluitenlijst.
- 3.
De vastgestelde besluitenlijsten worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend.
Artikel 22. Opheffing geheimhouding
Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de wet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.
Paragraaf 4. Toehoorders en pers
Artikel 23. Toehoorders en pers
- 1.
Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.
- 2.
Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.
- 3.
De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.
- 4.
Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.
Artikel 24. Geluid- en beeldregistraties
Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.
Hoofdstuk 3. Slotbepalingen
Artikel 25. Uitleg verordening
In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van de verordening, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.
Artikel 26. Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na die van de bekendmaking.
- 2.
Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening op de raadscommissies gemeente Meierijstad.
Ondertekening
Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 25 mei 2023
De raad voornoemd,
De griffier,
A.F.J. Franken MSc
De voorzitter,
ir. C.H.C. van Rooij
Toelichting
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Artikel 3. Taken
De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. Wat betreft de invulling van de taken van de raadscommissies zijn ruwweg twee modellen te onderscheiden. In het eerste model is een raadscommissie vooral gericht op voorbereiding en informatievoorziening en vindt het politieke debat plaats in de raad, in het tweede vindt het politieke debat plaats in een raadscommissie en geschiedt de besluitvorming door de raad.
De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.
De raadscommissie bepaalt evenals de raad haar eigen agenda. Dit betekent dat niet het college maar (de voorzitter van) de raadscommissie bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd voordat het in de raad wordt besproken. In het Model Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2018 is - om dit te coördineren - een agendacommissie ingericht. Deze commissie is verantwoordelijk voor de inhoudelijke afstemming van raads- en commissievergaderingen. Veelal zal het echter wel zo zijn dat een onderwerp eerst in een raadscommissie wordt besproken.
Artikel 4. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter
De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de Gemeentewet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen.
Gekozen is voor een commissiestelsel dat geen vaste leden kent. De raadsleden zijn uit hoofde van hun raadslidmaatschap commissielid. Alleen de commissievoorzitters en de commissieleden niet-raadsleden worden benoemd.
Het is aan de fracties zelf om te bepalen wie de betreffende fractie vertegenwoordigen in de verschillende commissies.
Op grond van het zesde lid moeten commissieleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15 Gemeentewet (verbonden handelingen). Burgercommissieleden mogen dus net als raadsleden niet als advocaat of adviseur werkzaam zijn bij geschillen met de gemeente. Ook mag een burgercommissielid diverse soorten overeenkomsten met de gemeente niet aangaan. Bijvoorbeeld het aannemen van werk of de levering van goederen en onderhands huren of pachten. Voor het aangaan van diverse overeenkomsten kunnen gedeputeerde staten ontheffing verlenen. Deze ontheffingsmogelijkheid in de Gemeentewet is echter exclusief voor raadsleden bedoeld. Gedeputeerde staten kunnen géén ontheffing verlenen aan burgercommissieleden. Dat is natuurlijk niet helemaal eerlijk. Als burgercommissieleden voldoen aan de strenge normen die voor raadsleden gelden voor verboden handelingen, dan zou er ook voor hen een ontheffing mogelijk moeten zijn. Dat is geregeld in lid 8.
De beleidsregels van GS Noord-Brabant zijn terug te vinden op: https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR609293/1
Bij het opstellen van deze verordening is besloten om ook het afleggen van de eed of verklaring en belofte voor commissieleden niet-raadsleden te laten gelden (art. 14 Gemeentewet).
Artikel 5. Zittingsduur en vacatures
De zittingsperiode van de leden en de voorzitter is even lang als de zittingsperiode van raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming van de voorzitters kan tussentijds eindigen door ontslag door de raad en door zelf ontslag te nemen.
Het lidmaatschap van een raadscommissie eindigt van rechtswege indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, zesde lid, gestelde eisen en indien een lid onderdeel uitmaakte van een fractie die niet meer vertegenwoordigd is in de raad.
De raad kan een lid van een raadscommissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen ontslaan (derde lid). Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van het derde lid recht op twee eigen leden.
Hoofdstuk 2. Vergaderingen
Paragraaf 1. Voorbereidingen
Artikel 7. Oproep en voorlopige agenda
Dit artikel bepaalt dat de voorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden van zijn raadscommissie een schriftelijke oproep stuurt, waarin de vergadering wordt aangekondigd. In de praktijk gebeurt dit via een notificatie in de vergaderapp. De oproep vermeldt de dag, tijdstip en plaats van de vergadering. Het artikel stelt verplicht dat de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van informatie waarop geheimhouding is opgelegd, tegelijkertijd met de oproep aan de leden worden verzonden. Ook hier is de praktijk dat de stukken in de vergaderapp worden geplaatst. Informatie waarop geheimhouding is opgelegd kan worden ingezien bij de griffier (artikel 8, lid 3).
Het opstellen van de voorlopige agenda gebeurt door de agendacommissie. De instelling en taken van deze commissie zijn geregeld in het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Meierijstad.
Artikel 8. Aanvullende agenda; vaststellen agenda
In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de commissievergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de commissievoorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen.
Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie zijn eigen agenda. De agenderende rol van een raadscommissie komt tot uitdrukking in het vierde lid.
Artikel 9. Ter inzage leggen van stukken
Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep ter inzage aangeboden. Naast de fysieke terinzagelegging in het bestuurscentrum, zullen de stukken doorgaans op elektronische wijze worden aangeboden.
De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad en zijn commissies. Daarom wordt informatie die betrekking heeft op de agenda en de voorstellen van de raads- en commissievergadering en die geheim moet blijven bij hem voor raadsleden en de commissieleden ter inzage gelegd.
Artikel 10. Openbare kennisgeving
Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet. Voor wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij artikel 3:12 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Hier wordt expliciet vastgelegd in welke dag-, nieuws- of huis-aan-huisbladen de aankondiging van de vergadering van de raad en zijn commissies wordt geplaatst. Indien de kennisgeving uitsluitend elektronisch plaatsvindt, dan dient er een grondslag te zijn, zie artikel 3:12 juncto 2:14 van de Awb.
Paragraaf 2. Ter vergadering
Artikel 11. Presentielijst
De presentielijst en de ondertekening door de commissiegriffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen van de niet-raadsleden die lid zijn van de raadscommissie te kunnen vaststellen.
Artikel 12. Opening vergadering en quorum
Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Dit artikel voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal in de raad zitting hebbende fracties aanwezig is, kan worden vergaderd.
Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zitten, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.
Artikel 13. Het verslag, besluitenlijst en lijst van toezeggingen
Gekozen is voor een besluitenlijst in combinatie met een audio-/videoverslag. Daarnaast is er een lijst van toezeggingen.
Artikel 14. Advies; geen stemmingen
Het gebruik van het woord beslissen in het eerste lid kan de suggestie wekken dat in de commissievergadering ook ‘echte’ Awb-besluiten kunnen worden genomen. Dit is echter niet het geval. Een raadscommissie neemt geen beslissingen maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Alleen in de raadsvergadering kunnen besluiten worden genomen. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad.
Besluitvorming vindt wél plaats over enkele vergaderonderdelen die met name het proces van besluitvorming en de vergaderorde raken. Is het voorstel rijp voor besluitvorming in de raad? Kan het voorstel als hamerstuk naar de raad? Moet geheimhouding worden opgelegd? En allerlei denkbare voorstellen met betrekking tot de orde van de vergadering.
Artikel 15. Aantal spreektermijnen
Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de raadscommissie van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten.
Artikel 16. Deelname aan beraadslaging door anderen
Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 van de Gemeentewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de secretaris uitgenodigd worden. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering in te dienen.
Artikel 17. Spreekrecht burgers
Het geven van spreekrecht aan burgers is een manier om burgers meer te betrekken bij de besluitvorming van de raad. Doordat de raadsvergadering het sluitstuk is van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor is begonnen (ambtelijke organisatie, college, commissies) is er voor gekozen het spreekrecht op te nemen in de commissieverordening Op dit moment zijn de fracties nog bezig hun mening te vormen. Een inspreekmogelijkheid tijdens de raadsvergadering is doorgaans minder effectief (‘schijnspreekrecht’).
Het spreekrecht geldt alleen voor onderwerpen die op de agenda van de commissie staan.
De burgers die wensen in te spreken moeten zich binnen een ‘redelijke termijn’ voor de vergadering melden bij de griffier. Als ‘redelijke termijn’ is hier circa 30 uur aangehouden (uiterlijk om 12.00 uur op de dag voorafgaand aan de vergadering). Een inspreker spreekt in beginsel in één termijn. De voorzitter stelt de commissieleden in de gelegenheid om zo nodig korte verduidelijkende vragen te stellen. Er vindt geen discussie plaats. Als richtlijn wordt vijf minuten spreektijd per burger aangehouden. Op voorstel van de voorzitter, die in eerste instantie voor een ordentelijk verloop van de vergadering moet zorgen en dus moet kunnen aanvoelen of een verkorting of verlenging van de spreektijd gewenst is, kan van deze richtlijn worden afgeweken. Datzelfde geldt voor de totale spreektijd van de insprekers gezamenlijk, die in beginsel een half uur is.
Artikel 18. Handhaving orde en schorsing
Artikel 26 Gemeentewet geeft aan dat de voorzitter bij raadsvergadering bevoegd is om de orde te handhaven. Voor de commissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom hier opgenomen. Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 23 van deze verordening.
Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.
Artikel 19. Voorstellen van orde
Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raadscommissie. Bij het staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid, van de Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de commissievergadering.
Paragraaf 3. Besloten vergaderingen
Artikel 20. Toepassing verordening op besloten vergaderingen
Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.
Artikel 21. Besluitenlijst besloten vergadering
Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag, i.c. de besluitenlijst, wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus de raadscommissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het eerste lid van deze bepaling dat de besluitenlijst van een besloten vergadering ter inzage ligt bij de commissiegriffier.
Artikel 22. Opheffing geheimhouding
Een raadscommissie kan geheimhouding op informatie leggen en die informatie tevens aan de raad verstrekken. De raad kan de geheimhouding opheffen van aan de raad verstrekte informatie (artikel 89, vierde lid, van de Gemeentewet). Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.
Paragraaf 4. Toehoorders en pers
Artikel 23. Toehoorders en pers
Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde lid van dit artikel voorziet hierin.
Artikel 24. Geluid- en beeldregistraties
Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Wel dient rekening gehouden te worden met de privacy van insprekers of publiek. Raadsleden daarentegen hebben een publieke functie. Het is mogelijk om een aanwijzing te geven dat publiek slechts vanaf een bepaalde afstand in beeld mag worden gebracht. Ook kan een aanwijzing zijn dat burgers die inspreken niet gefilmd mogen worden, uiteraard in overleg met de insprekers. Mogelijk hebben zij geen probleem met beeldregistraties.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl