Regeling vervallen per 31-10-2019

Archiefverordening gemeente Meppel

Geldend van 25-03-2010 t/m 30-10-2019

Intitulé

Archiefverordening gemeente Meppel

De R a a d der gemeente Meppel;

gelezen het voorstel van Burgemeester en Wethouders;

gelet ophet bepaalde in de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995;

b e s l u i t:

vast te stellen de:

verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad betreffende de zorg van het college voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening).

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

a. de wet : de Archiefwet 1995;

b. gemeentelijke organen : de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

c. de archiefbewaarplaats : de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

d. beheerder : degene die als gevolg van artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

e. beheerseenheid : een door het college als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;

f. informatiesysteem : systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

Hoofdstuk II De zorg van het college voor de archiefbescheiden

Artikel 2

Het college draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet evenals voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 3

Het college draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder/beheerders.

Artikel 4

Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

Artikel 5

1. Het college draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6

Het college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 7

Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, voorschriften vast.

Artikel 8

Het college doet tenminste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag over wat zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet.

Hoofdstuk III Toezicht van de secretaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 9

De secretaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden van de verschillende beheerseenheden die niet zijn overgebracht en voor zover hij/zij daarvan zelf geen beheerder is, geschiedt in overeenstemming met de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.

Artikel 10

De secretaris is bevoegd zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 11

1. De beheerder of beheerders verstrekt/verstrekken aan de secretaris of aan degene die namens hem/haar met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden evenals in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

2. De secretaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht ver-vangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 12

De secretaris doet van zijn/haar bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, evenals, indien hij/zij hiertoe aanleiding vindt, aan het college. Hij/zij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn/haar mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 13

De beheerder doet aan de secretaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan het college een voorstel te doen tot:

a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

b. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruik-neming van ruimten als archiefruimte;

c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

e. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel 14

De secretaris doet éénmaal per twee jaar verslag aan het college betreffende de uitoefening van het toezicht.

Hoofdstuk IV Slotbepalingen

Artikel 15

De Archiefverordening van de gemeente Meppel van 3 juni 1999 wordt ingetrokken.

Artikel 16

Deze verordening treedt in werking met ingang van 25 maart 2010.

Artikel 17

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Meppel.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 25-03-2010
de griffier, de voorzitter,

Bijlage Bijlagen

Toelichting archiefverordening