Algemene instructie voor de kassiers

Artikel 1

De door ons als kassiers aangewezen ambtenaren zijn, onder toezicht van de directeur van de betreffende sector, dan wel het hoofd van de betreffende afdeling, belast met de inning van contante gelden en /of het doen van contante betalingen ten behoeve van de gemeente.

In het aanwijzingsbesluit worden de aard en de omvang van de transacties waarvoor het mandaat wordt verstrekt aangegeven.

Artikel 2

Indien door ons op grond van doelmatigheidsredenen voor de inning van bepaalde inkomsten een afzonderlijke bank- of girorekening is of wordt aangewezen, wordt deze beschouwd als behorende tot de kas van de betrokken kassier. Het zinvol gebruik van die rekening wordt zoveel mogelijk bevorderd.

Artikel 3

1. De openingstijden van de kassen voor het publiek, dan wel de tijden waarin de incassowerkzaamheden elders moeten worden verricht, worden door ons in het aanwijzingsbesluit geregeld.

2. De door de sectordirecteur vastgestelde regels met betrekking tot de toegang tot en de beveiliging van de kassiersruimte, dan wel die voor een zo veilig mogelijke incasso elders, worden door de kassier zorgvuldig in acht genomen.

Artikel 4

De kassier kan zich in zaken die zijn zelfstandigheid en verantwoordelijkheid betreffen, nadat hiervan de sectordirecteur op de hoogte is gesteld, rechtstreeks tot het college van burgemeester en wethouders wenden.

Artikel 5

1. Voor alle in contanten dan wel in andere geldswaarden ontvangen bedragen wordt een schriftelijk kwijting verleend overeenkomstig de door de sector directeur nader aangegeven richtlijnen.

2. Indien de kwijting niet bestaat uit een stempelafdruk van een daarvoor bestemd kasregister, of uit een doorlopend genummerde en van de prijs voorziene toegangskaart wordt de af te geven kwitantie door de kassier gedagtekend en eigenhandig ondertekend.

3. De in de leden 1 en 2 bedoelde ontvangsten worden bij of direct na de ontvangst geregistreerd overeenkomstig de door de sectordirecteur nader aangegeven richtlijnen.

4. De in dit artikel bedoelde richtlijnen behoeven de instemming van de comptabele.

Artikel 6

Indien voor de registratie van de ontvangsten gebruik gemaakt wordt van een kasregister, wordt de rubricering daarvan door de kassier in overleg met de comptabele vastgesteld.

Artikel 7

1. De kassier, die belast is met de inning /incasso van gelden bij derden registreert deze opdrachten individueel naar uiterste vervaldatum.

2. Alle door hem ontvangen bedragen boekt hij af in deze registratie.

3. Onjuiste of onvolledige inningsopdrachten worden in overleg met de ambtenaar die deze heeft vervaardigd ongeldig gemaakt en aan de opdrachtgever geretourneerd. Indien gesignaleerde fouten daartoe aanleiding geven wordt terstond de comptabele en zo nodig het college van burgemeester en wethouders geïnformeerd. De desbetreffende inningsopdracht wordt in dit geval vanwege zijn bewijswaarde niet aan de opdrachtgever geretourneerd.

4. Voor alle opdrachten tot inning, die na 10 dagen na de uiterste betaaldatum nog niet zin voldaan, worden, overeenkomstig het door de comptabele voorgeschreven model, herinneringen verstuurd. Hierop wordt de wenselijkheid van betalingen via post- of bankrekening vermeld.

5. Alle opdrachten tot inning die na 14 dagen na de herinnering nog niet zijn voldaan, worden ter verder afdoening doorgegeven aan de comptabele.

6. Tenminste maandelijks wordt een overzicht vervaardigd van de nog niet afgewikkelde opdrachten tot inning, waaruit de ouderdom van de openstaande posten op systematische en overzichtelijke wijze moet blijken.

Artikel 8

Alle door de kassier ontvangen bedragen, niet behorende tot de voor hem aangewezen inkomsten en waarvoor hem geen opdrachten tot inning is gegeven, worden, onverminderd de verplichting tot directe registratie, onmiddellijk (tenminste dagelijks) ter kennis gebracht van de comptabele.

Artikel 9

1. Contante betalingen worden slechts verricht nadat daartoe een schriftelijke opdracht overeenkomstig het voorgeschreven model is ontvangen.

2. Door de kassier wordt nagegaan of deze zijn getekend door de daartoe bevoegde personen.

3. In de betalingsopdrachten worden geen wijzigingen aangebracht. Onjuiste of onvolledige betalingsopdrachten worden in overleg met de opdrachtgever tot de betaling, nadat zij ongeldig zijn gemaakt en de gesignaleerde afwijking is vastgesteld, aan de opdrachtgever geretourneerd.

4. Wanneer de gesignaleerde fouten daartoe aanleiding geven, wordt terstond de comptabele en zo nodig het college van burgemeester en wethouders geïnformeerd. De desbetreffende betalingsopdracht wordt in dit geval vanwege zijn bewijswaarde niet aan de opdrachtgever geretourneerd.

5. Betalingsopdrachten inzake contante betalingen die niet binnen tien werkdagen na de datum van betaalbaar stellen zijn afgewikkeld, worden nadat zij ongeldig zijn gemaakt, geretourneerd aan de opdrachtgever tot de betaling.

Artikel 10

1. Betalingen in contanten aan personen worden eerst verricht nadat de identiteit van de persoon is vastgesteld en in overeenstemming is bevonden met de op de betalingsopdracht vermelde gegevens. 2. Als legitimatie kunnen worden geaccepteerd: - een geldig c.q. niet langer dan 5 jaar verlopen paspoort, rijbewijs of ander van overheidswege gesigneerd identiteitsbewijs. - de mededeling van een bekende en te goeder naam bekend zijnde ambtenaar van de gemeente. 3. Betalingen in contanten vinden alleen plaats tegen deugdelijke kwijting. 4. Wanneer de ontvanger van de contanten niet in staat is een deugdelijke kwijting te verlenen, vindt betaling plaats in tegenwoordigheid van (twee) andere ambtenaren die ter bevestiging van de betaling mede kwijting verlenen.

Artikel 11

1. Indien daartoe in het aanwijzingsbesluit is voorzien kunnen door de kassier betalingen tot een bedrag van f. 50,-- zonder schriftelijke betalingsopdracht worden verricht.

2. Van deze bij voorschot verricht betalingen worden bewijsstukken verkregen en gearchiveerd.

3. Tenminste maandelijks of zoveel vaker als nodig is ter aanvulling tot het maximum bedrag der voorschotkas worden de bij voorschot verricht betalingen ter declaratie aan de comptabele overgelegd, waarna verrekening van deze betalingen plaatsvindt.

Artikel 12

De kassier die belast is met de incasso van gelden bij derden of met het ledigen van parkeermeters, muntmeters en andere door de gemeente geplaatste automaten voor het betalen van aan de gemeente verschuldigde retributies, stort deze gelden dagelijks op een daarvoor door de comptabele aangewezen bankrekening.

Artikel 13

Voor de kassier die is aangewezen voor de inning van gelden in gemeentelijke gebouwen en inrichtingen en die in het aanwijzingsbesluit is gemachtigd tot het aanhouden van een kas, gelden de volgende bepalingen:

a. de kassier mag zonder toestemming van burgemeester en wethouders geen andere kassen onder zijn berusting hebben dan waartoe hij door burgemeester en wethouders is aangewezen;

b. de toevertrouwde contanten en andere geldswaarden worden afgescheiden van de privé-middelen bewaard;

c. deze toevertrouwde waarden worden ondergebracht in een loketkas en een hoofdkas;

d. de waarden van de loketkas en de hoofdkas worden n de hiervoor ter beschikking gestelde c.q. aangewezen bergruimten bewaard;

e. de loketkas en de hoofdkas worden afgesloten wanneer deze niet in gebruik zijn;

f. bij het sluiten van de kassiersruimte wordt (de inhoud) de loketkas) bij de hoofdkas opgeborgen;

g. de loketkas wordt dagelijks en de hoofdkas tenminste wekelijks opgemaakt.

h. Van deze kasopneming wordt aantekening gehouden in een kasopnemingsregister;

i. geconstateerde voordelige en nadelige verschillen worden onmiddellijk na constatering als ontvangst c.q. uitgaven verantwoord en doorgegeven aan de comptabele;

j. de kassier is aansprakelijk voor nadelige kasverschillen. De afwikkeling geschiedt overeenkomstig een door burgemeester en wethouders vastgestelde procedure;

k. wanneer de waarden in de loketkas f. 1.000,-- overschrijden, wordt het meerdere in de hoofdkas gestort;

l. wanneer de waarden in de hoofdkas f. 3.000,-- overschrijden, wordt het meerdere bij een aangewezen financiële instelling gestort;

m. van de voorgenomen storting van deze gelden wordt de comptabele vooraf in kennis gesteld;

n. het transport van de waarden van de hoofdkas naar deze financiële instelling geschiedt overeenkomstig de voorwaarden van de geldtransportverzekering.

Artikel 14

1. Indien voor het doen van contante betalingen ingevolge daartoe verkregen opdrachten de kas ontoereikend is, kan aanvullingen van de contanten worden aangevraagd bij de comptabele.

2. De daartoe verkregen machtiging wordt binnen twee werkdagen bij de aangegeven financiële instelling geëffectueerd; niet binnen deze termijn geëffectueerde machtigingen worden, nadat deze ongeldig zijn gemaakt, geretourneerd aan de comptabele.

3. Het transport van de waarden van de financiële instelling naar de loketkas c.q. de hoofdkas geschiedt overeenkomstig de voorwaarden van de geldtransportverzekering.

Artikel 15

1. Van alle handelingen inzake de betalingen en ontvangsten wordt, overeenkomstig de door de comptabele gegeven richtlijnen, op overzichtelijke en correcte wijze aantekening gehouden.

2. De afgewikkelde betalingsopdrachten en de kwijtingen inzake contante betalingen worden systematisch gearchiveerd en blijven beschikbaar als bewijsstuk voor de uitgevoerde transacties.

3. Aan burgemeester en wethouders en aan de comptabele worden alle inlichtingen verstrekt, welke zij ter zake van de kassierswerkzaamheden verlangen.

4. Overigens worden geen inlichtingen verstrekt dan met toestemming van burgemeester en wethouders.

Artikel 16

(Verwachte) afwijkingen in de uitvoering van de kassierswerkzaamheden worden zo spoedig mogelijk ter kennis gebracht van de sectordirecteur en de comptabele, waarna in overleg de benodigde maatregelen worden getroffen.

Artikel 17

1. Deze verordening welke kan worden aangehaald als "instructie voor de kassier" treedt in werking op de achtste dag na die waarop zij is bekendgemaakt.

2. Op dat tijdstip wordt de "instructie voor de kassier" vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad van 3 maart 1994, sedertdien gewijzigd, ingetrokken.