De verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. accountant

een door de gemeenteraad benoemde:

• -

  registeraccountant of

• -

  organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountant samenwerken belast met de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

b. accountantscontrole

de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de gemeenteraad benoemde accountant van:

• -

  het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

• -

  het rechtrnatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

• -

  het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde -jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 van de Gemeentewet;

• -

  de inrichting van het financiële beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtrnatige verantwoording mogelijk maken;

• -

  de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregelen van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 van de Gemeentewet.

c. rechtmatigheid in het kader van accountantscontrole

het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.

d. deelverantwoording

een ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatieeenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

1. De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, lid 2 van de Gemeentewet, wordt opgedragen aan een door de gemeenteraad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van 4 jaar, met de mogelijkheid deze periode te verlengen met ten hoogste 2 maal 1 jaar.

2. Het college bereidt in overleg met de gemeenteraad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

3. De gemeenteraad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

• a.

  de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de controle van de jaarrekening;

• b.

  de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen goedkeuringstoleranties;

• c.

  de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

• d.

  de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

• e.

  en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar: de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende eventueel afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden;

• f.

  de gemeentelijke functies en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden. 

4. In afwijking van het gestelde in lid 3, onder e en f kan de gemeenteraad in het programma van eisen opnemen, dat de gemeenteraad jaarlijks voorafgaand aan de accountantcontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke functies en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden en welke rapporteringtoleranties hij daarbij moet hanteren.

5. In geval van Europese aanbesteding van de accountantcontrole stelt de gemeenteraad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 3 Informatieverstrekking door het college

1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne- en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle haar bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

4. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk I juni aan de gemeenteraad.

5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de gemeenteraad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de gemeenteraad en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-) overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de gemeenteraad, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de (concern- )controller en het hoofd financiën.

Artikel 5 Toegang tot informatie

1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

3. Het college draagt er zorg voor dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarvoor verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

1. Voor zover nodig geacht kan het college de door de gemeenteraad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de gemeenteraad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

2. Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van de specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de gemeenteraad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

3. Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale Verzekeringsbank, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de gemeenteraad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 7 Rapportering

1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de gemeenteraad en zend een afschrift hiervan aan het college.

2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, de administratie en of de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de dienst waar de ambtenaar werkzaam is, de (concern)controller en of het hoofd financiën, dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

3. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de gemeenteraad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

4. De accountant bespreekt vooraf aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de gemeenteraad of met een voor dit doel door de gemeenteraad ingestelde vertegenwoordiging.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking 6 weken na de dag van bekendmaking, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2004 en later.

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Controleverordening gemeente Meppel".