Nota financieel beleid

Artikel 2.1 Algemene uitgangspunten

Bij het vaststellen van de gemeentelijke beleidsprogramma’s vindt in de begroting een integrale afweging plaats tussen financiële middelen en het gewenste resultaat/kwaliteitsniveau. In veel gevallen is het geld een beperkende factor en daarmee dus een belangrijk middel om de gemeentelijke beleidsresultaten wel of niet te bereiken. Wij vinden het van belang optimaal inzicht te geven in de financiële positie, zodat op de verschillende niveaus van raad, college en organisatie kan worden gestuurd op een efficiënte uitvoering, alsmede op het gewenste resultaat en de gewenste dienstverlening voor de burgers.

Voor de raad en het college gaat het om inzicht en (bij)sturing op hoofdlijnen; voor de organisatie ook om de details. Het is van belang dat dit éénduidig en transparant in elkaar overloopt en dat er samenhang is in het beleid tussen bestuur, organisatie en financiën.

De uitgangspunten voor het financiële beleid en de financiële administratie zijn:

- er wordt gewerkt volgens de wettelijke regels (o.a Besluit Begroting en Verantwoording, BBV);

- financiële spelregels en procedures moeten transparant en duidelijk zijn voor raad, college en organisatie;

- integrale beleidsafweging van de verschillende bestedingen vindt plaats in de raad; het college bereidt deze integrale afweging met ondersteuning van de ambtelijke organisatie voor;

- administratieve procedures worden beperkt tot het meest noodzakelijke om te kunnen analyseren en bijsturen. Geen administratieve rompslomp;

- budgetten zijn gebaseerd op realistische ramingen en niet op historisch bepaalde budgetten. Zo wordt helder gemaakt wat we waar voor nodig hebben. Aanpassingen in ramingen maken we transparant;

- tegenvallers worden primair binnen het product opgevangen en als dat niet lukt zo veel mogelijk binnen aanverwante producten of binnen het programma zoals opgenomen in de programma­begroting. Hierbij wordt rekening gehouden met de autorisatie van de raad (voor de programma’s) en van het college (voor de producten);

- er wordt zoveel mogelijk een meerjarig consequente gedragslijn gehanteerd;

- er is één financiële administratie. Deze moet gedegen, betrouwbaar en actueel zijn en aansluiten bij de sturingsbehoefte van de budgethouders. Dat betekent geen dubbele systemen en geen schaduwboekhoudingen. Het proces moet zo zijn ingericht dat correctieboekingen nauwelijks meer nodig zijn;

- controles zijn niet alleen bedoeld om vast te stellen dat werkzaamheden, processen en administraties correct zijn uitgevoerd, maar vooral ook om op basis van gesignaleerde knelpunten uit het verleden structurele verbeterpunten te benoemen en uit te voeren; dat betekent dat controle moet worden gevolgd door een analyse, evaluatie en daadwerkelijke bijstelling.

Artikel 2.2 Achtergrondinformatie

De gemeentelijke boekhouding is net als in het bedrijfsleven gebaseerd op het stelsel van baten en lasten. Jaarlijks stelt de gemeente een jaarrekening op met een exploitatierekening (winst/verlies-rekening) en een balans (overzicht van bezit en schulden). In hoofdstuk 3 wordt nader ingegaan op de onderdelen van de exploitatierekening en in hoofdstuk 4 op de onderdelen van de balans. Omdat gemeentelijke huishoudens op onderdelen anders zijn dan die van bedrijven heeft de rijksoverheid specifieke regels voor de gemeentelijke boekhouding vastgesteld. Die regels zijn vastgelegd in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).

De gemeente moet er voor zorgen dat de administratieve processen op orde zijn en dat dit met interne controle goed wordt bewaakt. Jaarlijks controleert de accountant het jaarverslag, de boekhouding en de administratieve procedures. De accountant rapporteert over de bevindingen en geeft aanbevelingen over verbeteringen. De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. Verder heeft de provincie de taak toezicht te houden op de financiële huishouding van gemeenten. Het gaat om globaal toezicht als een gemeente een sluitende begroting heeft. De jaar­rekening en het jaarverslag moeten ieder jaar voor 15 juli zijn ingediend bij de toezichthouder, de provincie Drenthe. De begroting moet ieder jaar vóór 15 november bij de provincie worden ingediend.

Artikel

In de budgethoudersregeling 2006 zijn enkele definities opgenomen die ook in het kader van deze nota relevant zijn. Hieronder zijn de belangrijkste samengevat:

Budget

Een taakstelling die tot uitdrukking komt in een inkomsten- of uitgavenbedrag dat verbonden is aan een (sub)product in de productenraming, aan een (hulp)kostenplaats of een vastgesteld krediet.

Tot het budget wordt tevens gerekend het realiseren van de prestaties, kengetallen en/of voorschriften die in de productenraming of de investeringsbeslissing zijn opgenomen.

Krediet

Een krediet is een specifiek éénmalig budget, bedoeld voor bijvoorbeeld investeringen, grondverwerving of voorbereidingskosten.

Product

Een product bestaat uit een aantal bij elkaar horende begrotingsposten, zoals gegroepeerd in de productenraming. Een aantal producten vormt samen een programma.

Budgethouder

De functionaris die door of namens het college is aangewezen om de tot zijn organisatieonderdeel behorende taakstelling uit te voeren; een budgethouder draagt zijn verantwoordelijkheden en oefent zijn bevoegdheden uit onder ambtelijke verantwoordelijkheid van de directeur.

Deelbudgethouder

Er worden twee soorten deelbudgethouders onderscheiden:

a) de budgethouder die op aanwijzing van een andere budgethouder specifieke ondersteuning uitvoert om daarmee de taakstelling voor een deel van het budget

te realiseren;

b) een teamleider of projectleider binnen de afdeling van de budgethouder die door de budgethouder expliciet is aangewezen om een vastgesteld deel van de taakstelling

te realiseren dat wordt omsloten door een taakveld(deel) of een specifiek project.

Beschikker

De functionaris die door de budgethouder of de deelbudgethouder is aangewezen om namens deze (een deel van) de aan het budget verbonden taakstelling te realiseren.

Artikel

In de (meerjarige) programmabegroting wordt de verdeling van de kosten en opbrengsten per programma aangegeven. Op basis daarvan autoriseert de raad jaarlijks de totalen van de programmabudgetten. Binnen dat kader stelt het college de productenraming vast. In het budgethoudersprotocol zijn verder de spelregels tussen college en organisatie vastgelegd.

Afspraken:

- het college autoriseert met de vaststelling van de productenraming de totaalbedragen per product, zoals het budget voor het product wegenonderhoud, voor het product huishoudelijk afval of voor het product minimabeleid.

- de organisatie regelt vervolgens binnen het totaalbudget per product dat de werkzaamheden adequaat worden uitgevoerd. Budgetverschuiving tussen deelproducten en kostensoorten is onder voorwaarden toegestaan, mits de prestatie wordt geleverd. Eventuele voordelen op de doorberekening aan (hulp)kostenplaatsen (waar ook de personeelskosten onder vallen) en op kapitaallasten vallen buiten de schuifruimte. In de budgethoudersregeling is dit nader gespecificeerd. De budgetten voor deze kostensoorten worden namelijk centraal beheerd en afstemming is dus nodig om delen van die budgetten voor andere doeleinden te benutten.

- Binnen de planning & control cyclus wordt transparant per product gerapporteerd over budgetoverschrijdingen en –onderschrijdingen en in ieder geval ook over de kostenontwikkelingen op de kostensoorten personeelskosten, kosten overige goederen en diensten, subsidies en kapitaallasten.

De begroting bestaat uit drie onderdelen die transparant in elkaar overlopen:

- Programmabegroting (meerjarig) voor de raad;

- Productenraming (meerjarig) voor het college;

- Gedetailleerde onderliggende beheersbegroting voor de organisatie.

In Meppel is de beheersbegroting in hetzelfde boekwerk opgenomen als de productenraming en in de afdelingsplannen zijn onderdelen (waaronder urenverdelingen naar medewerkers) nader verdeeld.

Voor de beheersbegroting (zie details uit productenraming en afdelingsplannen) dienen de volgende uitgangspunten te worden gehanteerd:

- Voor financiële ramingen en realisaties wordt alleen de financiële administratie gebruikt of een professionele financiële subadministratie (zoals bij sociale zaken en de kas bij burgerzaken). Deze administraties zijn leidend. Het is daarbij ongewenst dat budgethouders separaat hun eigen financiële (schaduw)administratie bijhouden;

- Bij gebruik van een financiële subadministratie wordt gewerkt volgens een duidelijk protocol met afdoende controles om 100% te garanderen dat de financiële subadministratie continu aansluit bij de centrale financiële administratie;

- Niet-financiële gegevens worden niet in de financiële boekhouding bijgehouden. Per beleidsveld zal hiervoor een eigen oplossing worden gezocht met waar nodig een aansluiting met de financiële boekhouding.

Artikel

Voor de sturing en beheersing van de werkzaamheden en budgetten wordt een vaste begrotingscyclus gehanteerd. In het volgende schema is dat weergegeven:

De begrotingscyclus bestaat uit twee cyclische onderdelen: de bestuurlijke cyclus (weergegeven door de buitenring) en de organisatorische cyclus (weergegeven door de binnenring). Voor een goed functioneren is het van belang dat beide cycli nauw en logisch met elkaar in verband staan.

Hieronder wordt de bestuurlijke cyclus (de buitenring) nader toegelicht

De begrotingscyclus start met de perspectiefnota in juni voorafgaand aan het begrotingsjaar. Doel van de perspectiefnota is tweeledig:

- de raad maakt voorafgaand aan de uitwerking van de begroting op hoofdlijnen keuzes over de gewenste beleidsrichting in meerjarenperspectief;

- de raad stelt de richtlijnen vast voor het opstellen van de meerjarenbegroting.

Met de perspectiefnota wordt uiteindelijk beoogd dat de raad een integrale afweging kan maken voor nieuwe beleidsvoornemens; de begroting zelf wordt vervolgens meer een uitwerking van de keuzes uit de perspectiefnota. De raad beoordeelt dan in hoeverre het college er in is geslaagd de wensen/opdrachten van de raad te vertalen naar de begroting en de raad autoriseert de programmabudgetten voor het nieuwe begrotingsjaar. Hiermee verschuift het zwaartepunt van de politieke discussie zich van het najaar (begroting) naar het voorjaar (perspectiefnota).

De begrotingscyclus doorloopt van perspectiefnota tot jaarverslag ongeveer twee jaar. Dit betekent dat in één jaar stukken over meerdere boekjaren aan de orde komen (zie onderstaand overzicht). Uiteraard zullen we de resultaten van de realisatie betrekken bij het opstellen van de nieuwe plannen.

jaarcyclus

over 2006

over 2007

over 2008

juni

rekening

1e bestuursrapportage

perspectiefnota

november

2e bestuursrapportage

begroting

De planning & control cyclus van de organisatie sluit (uiteraard) aan op de bestuurlijke begrotingscyclus. Voor de beheersing van de producten en processen werken de gemeentelijke afdelingen met afdelingsplannen en tussentijdse managementrapportages.

De afstemming tussen de verschillende rapportagemomenten kan efficiënter. Dit geldt met name voor het eerste half jaar waarin de onderdelen jaarrekening, 1e marap/1e berap en perspectiefnota vrijwel tegelijkertijd aan de orde komen.

Actiepunten:

- Uniformeren tussentijdse managementrapportages (2007 en 2008);

- Uniformeren opmaak voor afdelingsplannen;

- Processen voor jaarrekening, 1emarap/berap en perspectiefnota beter op elkaar afstemmen.

De onderdelen uit de cyclus voor de organisatie (de binnenste cyclus) vormen de input voor de informatie in de bestuurlijke cyclus. Zo is afgesproken dat managers in managementrapportages de voortgang van hun werkzaamheden rapporteren aan de algemeen directeur. Op basis daarvan kan dan bijstelling of verschuiving plaatsvinden, waarover in de bestuursrapportages of de nieuwe programmabegroting voorstellen worden gedaan als het gaat om verschuivingen buiten de producten om.

Artikel 3.4.1 Begrotingswijzigingen

Het wijzigen van de programmabegroting is een taak van de raad. In de BBV wordt deze budgettoewijzende taak van de raad vastgesteld op het niveau van de programmabegroting, terwijl het college binnen de vastgestelde kaders van de raad verantwoordelijk is voor de begroting op productniveau. Gedurende het jaar doen zich allerlei situaties voor die in het kader van de begrotingsrechtmatigheid kunnen leiden tot aanpassing van de begroting. In de bestuursrapportages wordt een totaaloverzicht gegeven van de product-overstijgende begrotingswijzigingen, waarbij de raad wordt gevraagd in te stemmen met de programma-overstijgende begrotingswijzigingen:

Via een verzamelbesluit (kort toegelicht):

- administratief/technische wijzigingen, gemeentebreed budgettair neutraal;

- verschuiven in uren-inzet tussen producten onderling en programma’s (op termijn);

- veranderingen in rijksbudgetten bij het uitvoeren van medebewind taken, mits budgettair neutraal;

- toewijzing van budgetten voor onvoorzien aan de juiste programma’s;

- doorwerking van rijkswijzigingen in de algemene uitkering.

Via een afzonderlijk raadsvoorstel (uitgebreid toegelicht):

- beleidsinhoudelijke begrotingswijzigingen

De begrotingswijzigingen via het verzamelbesluit bevatten geen inhoudelijke wijzigingen, worden daarom kort toegelicht per wijziging op programmaniveau en vormen in principe een hamerstuk. Opgemerkt moet worden dat begrotingswijzigingen als gevolg van urenverschuivingen niet op korte termijn kan worden gerealiseerd.

Artikel 3.4.2 Procedure verlening (investerings)kredieten en nieuwe budgetten

In de perspectiefnota wordt een overzicht opgenomen van nieuw beleid en nieuwe investeringen en de daaraan verbonden budgetten en investeringskredieten.

Afspraken

- De behandeling van de perspectiefnota is het centrale moment in het jaar waarop de raad integrale keuzes maakt over het beschikbaar stellen van financiële middelen voor nieuwe beleidsvoorstellen; bij de perspectiefnota worden (op hoofdlijnen) de financiële afwegingen gemaakt. Dat betekent dat er naar gestreefd wordt nieuwe beleidsvoorstellen met financiële gevolgen zo weinig mogelijk op andere momenten in het jaar aan de orde te laten komen;

- Bij de vaststelling van de begroting autoriseert de raad tevens de daarin opgenomen lasten voor nieuw beleid en de daarvoor in te zetten dekking, alsmede de investeringsuitgaven voor reguliere (vervangings)investeringen.

- Voor investeringen waarvoor eerst de plannen nog verder uitgewerkt moeten worden, worden in de begroting raamkredieten opgenomen. De raad autoriseert deze kredieten op het moment van vaststelling van de betreffende plannen in de raad.

- Bij ieder raadsvoorstel met financiële consequenties wordt tevens een begrotingswijziging gevoegd en bij een investeringsvoorstel tevens een autorisatievoorstel. Zo blijft de begroting up-to-date. In de bestuursrapportages wordt een overzicht gegeven van de begrotingswijzigingen over de betreffende periode.

Artikel 3.4.3 Budgetoverheveling

Alle kosten voor diensten die in het boekjaar zijn geleverd, worden in het boekjaar verantwoord en in de jaarrekening opgenomen. Als de diensten wel zijn geleverd, maar nog niet zijn betaald, worden de kosten op de balans onder ‘nog te betalen’ ondergebracht. Kosten voor diensten die niet zijn geleverd, mogen niet in het boekjaar worden verantwoord. Het maakt daarbij niet uit of er wel of geen verplichting is aangegaan. Het niet bestede budget valt daarbij vrij in het jaarrekeningsaldo.

Om werkzaamheden rondom de jaarwisseling onverkort doorgang te laten vinden, is het soms zinvol om bij de afsluiting van het boekjaar een budget over te hevelen naar het volgende boekjaar. Dit mag door een deel van het rekeningresultaat (ná bestemming) in een tijdelijke reserve budgetoverheveling te storten. Hiertoe is alleen de raad bevoegd. Hiervoor wordt onderscheid gemaakt in incidentele en structurele budgetten.

Afspraken:

· Bij de jaarrekening vindt geen overheveling van niet-bestede structurele budgetten plaats. Indien al wel een financiële verplichting is aangegaan, wordt dit gedekt uit het budget van het komend jaar (= jaar van levering/uitvoering);

· Als van te voren blijkt dat werkzaamheden gedekt uit structurele budgetten niet voor de jaarwisseling kunnen worden uitgevoerd en budgetoverheveling naar het volgende boekjaar gewenst is, dan wordt budgetoverheveling vooraf rond de jaarwisseling bij de raad aangevraagd. Na instemming van de raad wordt deze budgetoverheveling dan als volgt verwerkt: (1) bij de jaarrekening wordt een deel van het “rekeningsaldo vóór bestemming” toegevoegd aan de tijdelijke reserve budgetoverheveling en (2) in de begroting voor het nieuwe dienstjaar wordt deze reserve weer beschikbaar gesteld. In de tussentijd wordt de uitvoering onverkort voortgezet.

· Overige voorstellen voor het opnieuw beschikbaar stellen van een niet besteed structureel budget worden in de toelichting van de jaarrekening al wel gemeld, maar worden separaat (bijvoorbeeld in de 1e bestuursrapportage) formeel aan de raad aangevraagd.

Actiepunt:

· Aan de raad voorstellen om bij het vaststellen van een incidenteel budget voor een éénmalig project, er tevens mee in te stemmen dat het budget voor nog niet uitgevoerd werk één jaar mag worden overgeheveld naar het nieuwe boekjaar, mits het project nog actueel is.

Op deze manier kunnen ook incidentele projecten rond de wisseling van boekjaar onverkort worden voortgezet. In de jaarrekening wordt dit dan verder toegelicht.

Artikel 3.4.4 Jaarlijkse budgetaanpassing

Bij de perspectiefnota worden aanvragen voor nieuwe budgetten en nieuwe investeringskredieten voor de komende jaarschijven in beeld gebracht. Hierdoor wordt steeds beter inzicht gekregen in de begroting in meerjarig perspectief in relatie tot de prestaties.

Afspraken jaarlijkse budgetaanpassingen bestaand beleid

1. De ramingen van de baten en lasten voor het nieuwe jaar worden aangepast met een percentage prijscorrectie op basis van een vaste CBS-index. De ramingen worden realistisch onderbouwd met onderliggende contracten, prijsafspraken en subsidieafspraken en de realisatie van de afgelopen jaarrekening. Als er geen contractuele prijsafspraken liggen, wordt een door het college vastgesteld percentage prijscorrectie gehanteerd;

2. De overdrachten aan Gemeenschappelijke Regelingen wordt de finale besluitvorming van het bestuur van de GR gevolgd;

3. Alle bedragen in de meerjarenbegroting zijn gebaseerd op het prijspeil van het vast te stellen begrotingsjaar;

4. Noodzakelijk geachte extra prijscompensatie wordt afzonderlijk toegelicht;

5. Het percentage voor de prijscorrectie geldt ook voor de bepaling van subsidieplafonds, zoals deze zijn gedefinieerd in de geldende subsidieverordening. Dit uitgangspunt wordt ook gehanteerd voor (exploitatie)subsidies van instellingen die regionaal werken;

6. Op het gecalculeerde percentage prijscompensatie wordt in principe geen nacalculatie toegepast voor het lopende begrotingsjaar;

7. De salarissom wordt geraamd op basis van de in het voorjaar voorafgaand aan het begrotingsjaar goedgekeurde formatieplannen en de te verwachten CAO-stijgingen;

8. Voor nieuwe subsidieovereenkomsten geldt als uitgangspunt dat de gemeentelijke prijsontwikkeling wordt gevolgd en de lonen volgens de CAO van de desbetreffende bedrijfstak.

Het investeringsprogramma zoals dat in de lopende begroting en meerjarenraming is vastgesteld, wordt beschouwd als bestaand beleid. De investeringsramingen worden in de begroting aangepast aan en geactualiseerd op het voor dat jaar geldende prijsniveau.

Artikel 3.4.5 Voorbereidingsbudget grote projecten

Voor het ontwikkelen van visies en projecten voor mogelijk nieuwe projecten is tot nu toe geen apart budget opgenomen. Om nieuwe projecten te starten, is wel de nodige voorbereiding nodig en daar zijn (voorbereidings)kosten mee gemoeid, waarbij à priori niet zeker is of dit wordt terugverdiend. Als dat leidt tot een concreet (investerings)project, dan kunnen de voorbereidingskosten ten laste van het krediet voor dit project (bijvoorbeeld een grondexploitatie) worden gebracht. Als dat niet leidt tot een (investerings)project, dan moeten de kosten sowieso ten laste van de exploitatie worden gebracht.

Afspraken:

- In de begroting en perspectiefnota wordt jaarlijks aangegeven welke visies en projecten het college wil uitvoeren en welk voorbereidingsbudget daarvoor nodig is;

- jaarlijks verstrekt het college in de jaarrekening aan de raad een overzicht met verantwoording van de besteding van het voorbereidingsbudget;

- voorbereidingskosten worden (met inachtneming van artikel 60 BBV en de afschrijvingstermijn voor immateriële vaste activa) óf afgeboekt óf als voorziening opgenomen ten laste van de grondexploitatie als

- de plannen voor de investering al redelijk omlijnd en uitvoerbaar zijn; - er sprake is van potentiële dekking uit de nieuwe grondexploitatie; - de voorbereidingskosten vijf jaar of langer op het krediet staan.

Artikel 3.4.6 Begroting en realisatie van winst grondexploitatie

De grondexploitatie wordt voor de gemeente Meppel als bedrijfsmatige activiteit aangemerkt. Met winst en verliezen van de grondexploitatie wordt als volgt omgegaan:

· Jaarlijks wordt uiterlijk bij de jaarrekening een (bijgestelde) raming van ieder complex van de grondexploitatie opgesteld met een analyse van de risico’s met daarin een kostenraming van de nog uit te voeren werkzaamheden en een opbrengstraming van de nog te verkopen gronden.

· Tussentijds wordt winst genomen op het gerealiseerde deel van het in exploitatie zijnde complex, gebaseerd op:

o De al gerealiseerde kosten en de gerealiseerde opbrengsten;

o Gerelateerd aan het aantal verkochte m2 grond per ultimo van het jaar;

o Bij de nog niet afgesloten complexen, waarvan alle uitgeefbare grond is verkocht, wordt 10% van het totaal te verwachten resultaat in de exploitatie gelaten.

· Voor verwachte verliezen wordt een voorziening getroffen. Salderen van verwachte winsten met de te vormen voorzieningen is daarbij niet toegestaan;

· In de begroting wordt de verwachte winst of verlies van de grondexploitaties opgenomen als incidentele opbrengst in de exploitatie. Bij de afwikkeling komt de winst / verlies ten gunste/laste van de algemene reserve.

Actiepunten:

· opstellen (afronden) van het handboek grondexploitatie waarin ook de financiële beleidsuitgangspunten worden vastgelegd voor de bestaande en toekomstige grondvoorraad en de hierin vastgelegde of vast te leggen financiële middelen;

· Opstellen nota grondbeleid;

· Jaarlijks opstellen van een bijgestelde raming van de verschillende complexen grondexploitatie (vertrouwelijk) en vaststellen van de gewijzigde grondexploitaties.

Artikel 3.4.7 Begroting overgehevelde rijkstaken

Het komt regelmatig voor dat het rijk taken overhevelt naar de gemeente. In de regel wordt daarbij ook het budget overgeheveld al dan niet met een bezuinigingstaakstelling. De eerste jaren gebeurt dat vaak met een doeluitkering, waarna het budget in de algemene uitkering wordt verdisconteerd. Vervolgens kan de raad de integrale afweging maken welk budget aan de taak wordt toegekend.

Afspraken:

· Indien de algemene uitkering voor een bepaalde taak wordt verhoogd (of verlaagd), kent de raad dit budget in het eerste jaar van invoering in principe ook aan die taak toe. De raad heeft echter wel de keuze hiervan af te wijken. Het toekennen (verhogen of verlagen) van het budget verloopt via een (raads)begrotingswijziging;

· Vanaf 2007 is de WMO in werking getreden. Het rijk heeft hiervoor een integratieuitkering verstrekt. Vooralsnog is het uitgangspunt dat de extra kosten voor de WMO gedekt worden uit deze integratieuitkering.

· Bij de periodieke bijstand is de rijksbijdrage nog niet integraal in de algemene uitkering opgenomen. Uitgangspunt voor de begroting is een gesloten systeem tussen de rijksinkomsten, de te verstrekken uitkeringen voor de periodieke bijstand en de terugontvangen bedragen in verband met terugvordering en verhaal.

Artikel

Om de gemeentelijke organisatie en de uitvoering van taken te kunnen bekostigen, heeft de gemeente structurele financiële inkomsten nodig. Die inkomsten bestaan uit (cijfers jaarrekening 2006):

· Een algemene rijksuitkering gemeentefonds (€ 28 miljoen); dit is bedoeld voor de uitvoering van alle wettelijke taken en de vrije keuzetaken. De gemeente mag dit naar eigen inzicht besteden;

· Eigen inkomsten uit lokale belastingen (€ 13 miljoen). Dit betreft met name OZB, rioolrecht, afvalstoffenheffing en leges;

· Specifieke rijksuitkeringen voor bijvoorbeeld de Wet Werk en Bijstand (WWB);

· Overige eigen inkomsten, zoals huur, dividend en winst op grondexploitaties.

Artikel 4.1.1 Inkomsten uit het gemeentefonds

De algemene uitkering uit het gemeentefonds wordt berekend aan de hand van een 40-tal maatstaven, zoals het aantal inwoners, het aantal woonruimten, de lengte van het wegennet, de oppervlakte en de OZB-capaciteit. Dit is een globaal verdeelstelsel dat aansluit bij de kostenverdeling tussen groepen van gemeenten. De omvang van de algemene uitkering is gekoppeld aan de rijksuitgaven. Onder het motto “samen de trap op, samen de trap af” wordt het gemeentefonds bij hogere rijksuitgaven hoger en bij lagere rijksuitgaven lager. De afgelopen jaren was er sprake van een afnemende algemene uitkering. Inmiddels is er weer sprake van een stijging.

Om bij tegenvallende rijksuitgaven negatieve gevolgen voor gemeenten te beperken, houdt het rijk een deel van de algemene uitkering achter en keert dit later geheel of gedeeltelijk uit. Dit wordt de behoedzaamheidsreserve genoemd. Dit betreft voor Meppel ongeveer € 360.000 op jaarbasis.

Bestaande afspraak:

· In de begroting wordt meerjarig structureel rekening gehouden met een uitkering van 50% van de behoedzaamheidsreserve; de andere 50% van de behoedzaamheidsreserve wordt niet in de begroting opgenomen. Alleen bij specifieke externe redenen kan hiervan onderbouwd worden afgeweken.

Artikel 4.1.2 Inkomsten uit gemeentelijke heffingen

De gemeentelijke heffingen worden onderscheiden in:

· Belastingen waarvan de opbrengst in de begroting als algemeen dekkingsmiddel wordt aangewend. In Meppel zijn dat alleen de onroerend zaakbelasting, precarioheffing en de parkeerbelasting. Hondenbelasting, toeristenbelasting, forensenbelasting en roerende zaakbelasting worden niet geheven omdat de baten niet opwegen tegen de inningskosten.

· Heffingen in verband met het verhalen van de kosten die de gemeente heeft gemaakt. Hieronder vallen onder andere de afvalstoffenheffing, het rioolrecht, havengelden, marktgelden, begraafrechten en leges. De opbrengsten hiervan zijn bedoeld ter dekking van de kosten voor de geleverde dienst of prestatie.

Bestaande beleidsregels:

- De OZB-opbrengst wordt jaarlijks aangepast, rekening houdend met volumestijgingen, reguliere prijsstijgingen en eventuele toegestane extra prijsstijging.

- De gemiddelde OZB-belastingdruk neemt in beginsel niet toe of af als gevolg van de jaarlijkse hertaxatie van het onroerend goed. Dat betekent dat hogere WOZ-waarden (afgezien van prijsstijging) worden gecompenseerd door lagere OZB-tarieven..

- Voor de afvalstoffenheffing, rioolrecht, leges, begraafrechten, scheepvaartrechten en marktgelden wordt uitgegaan van een 100% kostendekkend tarief. Verhogingen zijn echter geen automatisme. Hier kan gemotiveerd en onderbouwd in de begroting van worden afgeweken.

Nieuwe beleidsregel

- De OZB-opbrengst (en daarmee de tarieven) wordt eveneens aangepast als blijkt dat een hogere (of lagere) WOZ-stijging in Meppel ten opzichte van het landelijk gemiddelde leidt tot een lagere (of hogere) uitkering uit het gemeentefonds.

Als vergoeding voor de geleverde diensten of prestaties mag de gemeente maximaal een kostendekkend tarief doorberekenen. Dit geldt niet voor iedere heffing afzonderlijk, maar voor alle heffingen binnen een verordening. In het kostendekkend tarief worden de volgende kosten opgenomen:

· de interne apparaatskosten (rechtstreeks of via uurtarieven doorberekend);

· de externe kosten exclusief BTW, vermeerderd met het BTW-bedrag waarvoor de gemeente in het verleden is gekort op de algemene uitkering uit het gemeentefonds;

· het bedrag aan kwijtscheldingen.

De producten huishoudelijk afval en riolering worden gezien als een gesloten financiële huishouding. Voor beide producten is het uitgangspunt dat de kosten geheel bij de burger / gebruiker in rekening worden gebracht. Eventuele tegen- of meevallers worden in de tarieven voor de volgende jaren doorberekend. Om de tariefsontwikkeling gelijkmatig te laten verlopen, wordt voor beide producten gebruik gemaakt van een egalisatievoorziening. Beide voorzieningen dienen goed te worden onderbouwd. De egalisatievoorziening voor huishoudelijk afval dient beperkt van omvang te zijn.

Eind 2004 is een tussenrapportage kostendekkendheid tarieven opgesteld.

Actiepunt:

· Opstellen standaardberekening voor iedere heffing; deze jaarlijks actualiseren als bijlage bij de productenraming (vaststelling college) en de samenvattende resultaten opnemen in de paragraaf lokale heffingen. In het bijzonder aandacht voor bedrijfsafval.

Artikel 4.1.3 Verhuur gemeentelijke eigendommen

De gemeente bezit verschillende panden, gronden en (sport)accommodaties die worden verhuurd aan derden. Voor de huurprijzen (of rechten) heeft de gemeente (nog) geen richtlijnen vastgelegd. Het ligt bij verhuur aan commerciële partijen voor de hand marktconforme verhuurtarieven te hanteren met een jaarlijkse indexering. Bij de verhuur van onroerend goed aan maatschappelijke organisaties als de bibliotheek en de muziekschool ligt er een verband tussen de te ontvangen huur en de subsidie. Voor het gebruik van sport­accommodaties en multifunctionele accommodaties zijn de tarieven veelal historisch bepaald en is er geen directe relatie met de gemaakte kosten. K+V heeft hier onlangs onderzoek naar gedaan.

Actiepunt:

· uitwerken richtlijnen voor nieuwe (wel of niet marktconforme) huurtarieven en voor de berekening van verhuurtarieven van sportaccommodaties, muziekschool en multifunctionele gebouwen, waarbij ook een relatie wordt gelegd met de gemaakte kosten (incl beheerskosten) en het subsidie-instrumentarium.

Artikel 4.1.4 Verkoop van gemeentelijk onroerend goed

De gemeente Meppel bezit een aanzienlijke hoeveelheid gronden en gebouwen. De behoefte hieraan is echter aan verandering onderhevig en soms zijn er kansen voor herontwikkeling of verkoop. Een voorbeeld is dat de ondergrond van een afgebroken school wordt bestemd voor de bouw van een sporthal of woningen. In dat geval worden het beheer en de beheerkosten overgeheveld van het programma onderwijs naar het programma sport of naar de grondexploitatie. Voor de gemeente als totaal verandert er daardoor niets, maar per programma kan wel sprake zijn van een (verwacht) voordeel of een (verwacht) nadeel.

Voor de (boekhoudkundige) verrekening tussen de programma’s wordt de volgende richtlijn gehanteerd:

· De overdracht wordt administratief verrekend op basis van de boekwaarde (en niet op basis van de geschatte waarde of de WOZ-waarde).

· Als er bij de overdracht sprake is van een voor- of nadeel voor de exploitatie van één van de programma’s wordt aan de raad voorgesteld de exploitatie-budgetten te herzien, waarbij tevens een voorstel wordt gedaan voor de bestemming van het (verwachte) voordeel en/of de dekking van het (verwachte) nadeel. Uitgangspunt daarbij is dat de boekwinst (of boekverlies) ten gunste (of ten laste) komt van het rekeningresultaat. In specifiek gevallen kan het college de raad voorstellen de boekwinst (of boekverlies) ten gunste (of ten laste) van een specifieke bestemming te brengen.

Artikel 4.1.5 Verkoop van gemeentelijke roerende goederen

Roerende goederen worden meestal verkocht bij vervanging. Dit komt onder andere voor bij de aanschaf van een nieuw voertuig. Het oude voertuig wordt dan ingeruild. Administratief wordt dit als volgt verwerkt:

· De volledige aanschafkosten van het nieuwe voertuig worden geactiveerd

· De inruilwaarde wordt na verrekening met de oude boekwaarde als opbrengst in de exploitatie opgenomen en maakt als zodanig onderdeel uit van het rekeningsaldo.

Artikel 4.1.6 Inkomsten uit dividend en rente

De gemeente is aandeelhouder van de volgende vennootschappen: Vitens, Wadinko (voorheen WMO-beheer), Essent, Rendo, Rova en de Bank Nederlandse Gemeenten. Deze vennootschappen keren jaarlijks dividend uit. Conform de voorschriften wordt dit dividend pas ingeboekt op het moment dat de gemeente het bedrag daadwerkelijk is toegezegd.

Daarnaast ontvangt de gemeente Meppel rente op een aantal uitgezette leningen. Dit betreft vier leningen aan deelnemingen in de vennootschappen Rova, Vitens, Essent en BNG (ivm overdracht preferente aandelen Rendo). Deze leningen hebben hun oorsprong in de omzetting van aandelen in leningen.

Verder ontvangt de gemeente nog rente op uitgezette leningen aan woningbouw­verenigingen en rente op uitgezette hypothecaire leningen aan eigen personeel, alsmede rente op leningen aan enkele lokale maatschappelijke organisaties ter financiering van investeringen door die organisaties. De ontvangen rente-inkomsten compenseren grosso modo de rente-uitgaven op de geldleningen die de gemeente Meppel hiervoor heeft aangetrokken.

Het (budget)beheer van de geldleningen vindt door verschillende functionarissen en op verschillende afdelingen in de organisatie plaats. Een koppeling aan de inhoudelijke beleidsvelden heeft echter voor langlopende leningen geen meerwaarde.

Afspraak:

· Voor het administratief beheer van geldleningen is de afdeling BMO verantwoordelijk. Voor advisering over nieuw uit te zetten leningen (bijvoorbeeld aan lokale maatschappelijke organisaties) of voor inhoudelijke wijzigingen zijn de vakwethouder en de vakafdeling verantwoordelijk.

Actiepunt:

· Administratief beheer van alle geldleningen centraal bij één (financiële) functionaris onderbrengen.

Artikel 4.1.7 Bespaarde rente

De gemeente heeft als opbrengst in de exploitatiebegroting opgenomen dat (administratief) rente-inkomsten worden toegerekend over het vermogen in de reserves en voorzieningen. Dit heet de bespaarde rente omdat de gemeente vanwege het bezit van de reserves en voorzieningen minder geld op de kapitaalmarkt hoeft te lenen om investeringen te kunnen financieren en daardoor dus rente bespaart. Dit is geen echte, maar een administratieve inkomstenbron. De bespaarde rente ontstaat als inkomstenbron omdat aan de investeringen wél de volledige rente wordt toegerekend. De bespaarde rente kan voor een gedeelte als dekkingsmiddel in de exploitatiebegroting worden opgenomen en voor een gedeelte kan het worden toegevoegd aan de bestaande reserves. Consequentie van deze methode is dat het gedeelte van de reserves waarvan de bespaarde rente structureel in de exploitatie is opgenomen niet vrij kan worden besteed. Vrije besteding is pas mogelijk als er een alternatieve dekking voor de bespaarde rente in de exploitatiebegroting wordt gevonden.

In de perspectiefnota en in de begroting wordt duidelijk aangegeven welk deel van de reserves vrij beschikbaar is en welk deel is beklemd door de bespaarde rente in de exploitatie.

Artikel

De gemeentelijke jaarlijkse uitgaven bestaan grofweg uit de volgende onderdelen:

· Personeelskosten;

· Overdracht aan Gemeenschappelijke Regelingen. Dit betreft taken die de gemeente aan samenwerkingsverbanden met andere gemeenten heeft opgedragen; deze samenwerkings­verbanden voeren de taken voor de gemeente(n) uit. Voorbeelden zijn de GGD, de Regionale Brandweer Drenthe en het Regionaal Instituut voor Musische Vorming;

· Subsidies aan organisaties als bibliotheek, stichting welzijn en sportclubs;

· Uitgaven overige goederen en diensten voor bijvoorbeeld energie, papier, materiaal, aannemers en uitbesteed advieswerk;

· Uitkeringen sociale zaken, maatschappelijke ondersteuning, etc.;

· Kapitaallasten. Investeringen worden op de balans geactiveerd en hierop wordt jaarlijks afgeschreven. In de jaarlijkse exploitatierekening worden jaarlijks de afschrijvingskosten opgenomen en de toegerekende rente.

De kosten voor de producten, projecten en programma’s zijn opgebouwd uit deze kostensoorten.

Artikel 4.2.1 Onvoorziene uitgaven

Om extra lasten in de loop van het jaar te kunnen opvangen, is het verplicht een bedrag in de begroting op te nemen voor onvoorziene incidentele uitgaven (artikel 8 lid 2 BBV). Het staat de gemeente vrij hiervoor een eigen norm te hanteren. In de begroting 2007 is een bedrag van € 100.000 opgenomen. In de financiële beheersverordening (ex art 212) heeft de raad verder geen beperkingen gesteld aan de besteding van deze post onvoorzien.

Tot nu toe is het gebruikelijk dat het saldo van de begrotingswijzigingen in de 1e en 2e bestuurs­rapportage werd verrekend met de post onvoorzien. Daarmee wordt de post onvoorzien gebruikt als een saldopost voor het te verwachten jaarresultaat, terwijl het budget voor onvoorzien verder niet wordt benut.

(Nieuwe) afspraken:

· In de begroting wordt voor de post onvoorzien jaarlijks een bedrag van € 100.000 opgenomen.

· Structurele meeruitgaven komen niet ten laste van de post onvoorzien, maar hiervoor moet bij het opstellen van de nieuwe begroting een structurele dekking worden gevonden;

· Uitgaven ten laste van onvoorzien moeten worden geboekt op het juiste product en programma. Via de bestuursrapportages en de jaarrekening legt het college daarover verantwoording af (inclusief een begrotingswijziging van de post onvoorzien naar het betreffende programma).

· In geval van calamiteiten neemt het college direct actie en legt daarover achteraf verantwoording af aan de raad. In de budgethoudersregeling is dat nader uitgewerkt.

· Het saldo van begrotingswijzigingen wordt (conform de BBV-uitgangspunten) niet meer op de post onvoorzien zichtbaar gemaakt, maar op de begrotingsposten ‘saldo vóór bestemming’ en ‘saldo ná bestemming’.

Artikel 4.2.2 Doorberekening apparaatskosten

De apparaatskosten bestaan uit alle kosten die nodig zijn voor het functioneren van de ambtelijke organisatie. Hieronder vallen personeelskosten en de kosten voor de interne dienstverlening die door ondersteunende afdelingen wordt geleverd ter ondersteuning aan de medewerkers van de organisatie. Interne dienstverlening betreft onder andere:

· Facilitaire zaken (huisvesting, kantine, schoonmaak, porto, repro)

· Personeel en organisatie

· Algemene juridische control

· Financiële planning & control

· Financiële administratie

· Communicatieadvies

· Archief

· Automatisering

De apparaatskosten worden via productieve uren over de producten en investeringsprojecten versleuteld en via die weg over de beleidsprogramma’s. In de uurtarieven is rekening gehouden met een opslag voor overhead (zoals leiding en secretariële ondersteuning), improductiviteit (zoals ziekte, afwezigheid en uitje) en indirect productiviteit (zoals overleg en cursus).

Doorberekening van apparaatskosten verloopt in zijn algemeenheid als volgt:

a. Alle apparaatskosten (=totaal van interne producten plus afdelingskostenplaatsen) worden uiteindelijk (direct of indirect) aan de externe producten en projecten toegerekend;

b. Waar mogelijk worden externe facturen rechtstreeks op de externe producten geboekt; deze kosten vallen dan buiten de apparaatskosten;

c. De afdelingskosten (vooral bestaand uit personeelskosten) worden via uurtarieven aan de producten en projecten doorberekend. In specifieke gevallen (zoals bij de vrijwilligers van de brandweer) worden de kosten voor personeel rechtstreeks op de externe producten of projecten verantwoord;

d. Waar sprake is van interne producten of dienstverlening die direct en zonder administratieve rompslomp aan producten of projecten kunnen worden toegerekend, wordt deze ook direct toegerekend. Zo worden voor zover praktisch uitvoerbaar de kosten van specifieke automatiseringsapplicaties direct doorbelast aan de betreffende producten of projecten en worden de huisvestingskosten van de bestuursorganen op basis van een realistisch ingeschat percentage aan de bestuursorganen (college en raad) rechtstreeks doorbelast;

e. De overige lasten voor de interne producten/interne dienstverlening worden via een opslagpercentage op de uurtarieven aan de producten en projecten doorberekend.

In de bestaande begroting (2007) wordt voor de afdelingen BMO en FO geen onderscheid gemaakt in de interne producten van die afdelingen en hun afdelingskostenplaatsen. Voor zowel de afdeling BMO als de afdeling FO zijn de afdelingskostenplaatsen samengevoegd met de interne producten van die afdelingen en voor deze afdelingen worden de kosten niet via uurtarieven doorberekend. Het gevolg hiervan is dat er geen uurkosten van BMO en FO rechtstreeks aan producten of projecten wordt toegerekend, ook al wordt er wel rechtstreeks voor zo´n product of project gewerkt. Voor zover dat declarabele producten of subsidiabele projecten betreft, is er dus sprake van inkomstenderving. Verder wordt niet inzichtelijk wat de interne dienstverlening kost.

Actiepunten:

· Opnieuw vaststellen van de verdeelsleutels voor de interne producten aan de externe producten en afdelingskostenplaatsen, deze verdeelsleutel jaarlijks actualiseren en vastleggen in een bijlage bij de productenraming;

· Uitwerken hoe bij declarabele projecten wél met een uurtarief in de begroting duidelijk onderscheid kan worden gemaakt in interne producten en afdelingskostenplaatsen, waarbij voor alle afdelingen (óók voor BMO en FO) dezelfde systematiek van urendoorbelasting wordt gehanteerd;

· Vastleggen hoe de niet-compensabele BTW uiteindelijk via mengpercentages wordt verdeeld over de producten en projecten. Jaarlijks actualiseren als bijlage bij de productenraming.

Artikel 4.2.3 Tijdverantwoording

De gemeente Meppel heeft twee systemen voor tijdregistratie: een aanwezigheidsregistratie (electronische prikklok- verlofkaart) en een systeem van urenverantwoording (TIM). Beide systemen staan los van elkaar. Het systeem van urenverantwoording (TIM) is relevant voor de financiële doorberekening. Dit wordt hieronder nader toegelicht.

Momenteel werkt TIM als volgt: medewerkers registreren in dit systeem hoeveel uren aan verschillende producten en projecten is gewerkt. Vervolgens wordt dit financieel doorberekend (via uren x tarief) aan de producten en projecten. Met het systeem kunnen managementoverzichten worden gemaakt van a) de tijdsbesteding per product en b) de financiële doorbelasting per product.

Het blijkt dat de urenverantwoording niet volledig is. Sommige medewerkers schrijven wel tijd, sommige niet en sommigen deels. In alle gevallen kan de volledigheid niet worden gecheckt omdat afwezigheid (ziekte, verlof, feestdagen) niet wordt geregistreerd. Verder vindt er geen accordering van de tijdverantwoording plaats. Alles wat een medewerker invult, wordt ‘automatisch’ financieel doorberekend naar de producten en projecten.

Het gevolg van deze ‘halfbakken’ manier van tijdschrijven is dat bij de jaarrekening 2006 een groot nadelig saldo op de afdelings­kostenplaatsen is blijven staan. Dit saldo wordt dan gecompenseerd door een voordeel op de producten en projecten. Een ander nadeel is dat voor subsidiabele projecten (zoals bij sociale zaken) een aparte sluitende tijdregistratie wordt bijgehouden.

Afspraken

· Alle medewerkers dienen hun tijd volledig in het tijdschrijfsysteem te verantwoorden, ook de afwezigheidsuren. De manager ziet daarop toe. Aparte tijdregistraties worden dan overbodig.

· De manager kan voor sommige specifieke functies bepalen dat tijdschrijven niet nodig is. Bijvoorbeeld omdat medewerkers altijd dezelfde soort werkzaamheden uitvoeren (zoals secretariaat of management). In dat geval zorgt de manager voor een overboekingsopdracht zodat de kosten van de betreffende medewerker wel op het juiste product terecht komen.

· In managementrapportages wordt verslag gedaan van relevante verschillen in urenrealisatie.

Actiepunt

· Ontwikkelen organisatiebrede richtlijnen voor de centrale tijdregistratie en de financiële doorbelasting van de uurkosten van eigen personeel en ingehuurd personeel.

Artikel 4.2.4 Dekking urendoorbelasting

In de bestaande systematiek worden de werkelijke geboekte uren van de ambtelijke organisatie in het tijdschrijfsysteem doorberekend aan:

· investeringsprojecten

· exploitatieproducten, onder te verdelen in:

o producten met een tarief (tariefproducten)

o diensten aan derden

o overige (reguliere) exploitatieproducten

In de begroting 2007 is voor iedere afdeling een eigen afdelingsuurtarief gehanteerd met een apart uurtarief voor de buitendienst en voor de reinigingsdienst. Administratief redelijk eenvoudig, maar nadeel van deze methode is dat er dan er niet altijd sprake is van een redelijke kostendoorbelasting omdat het gehanteerde uurtarief voor een medewerker in een lage salarisschaal even hoog is als het gehanteerde uurtarief voor een medewerker in een hoge salarisschaal. Dit is met name van belang bij gesubsidieerde projecten, bij kostendekkende werkzaamheden en bij investeringsprojecten.

Op de producten ontstaan (soms grote) verschillen tussen de geraamde uurkosten en de werkelijk doorberekende uurkosten. Het betreft veelal verschuivingen tussen producten en kostenplaatsen. De doorbelasting van uren aan het ene product is hoger en aan het andere product lager. Deze verschillen en verschuivingen zijn ook in de programma’s zichtbaar. Oorzaken hiervan zijn:

· de verdeling van de uren (en de uurkosten) over de producten en programma’s zijn nog onvoldoende realistisch in de begroting opgenomen;

· De uren worden nog onvoldoende realistisch en niet volledig geboekt;

· Tussendoor worden er geen aanpassingen in de urenbegroting doorgevoerd.

Er is een verbeterslag nodig in de doorbelasting van uren, zowel in de begroting als in de realisatie. Dit met het doel om realistische cijfers te krijgen waarmee daadwerkelijk wordt gestuurd. Van belang daarbij is vooral helder te krijgen welke uurkosten toegerekend kunnen worden aan investeringsprojecten en welke uurkosten declarabel zijn bij derden (dit geldt voor diensten aan derden en voor tariefproducten). In dit kader moeten budgethouders ook sturen op:

· De realisatie van het geraamde aantal uren (de formatie);

· De realisatie van het geraamde aantal productieve uren;

· De realisatie van het geraamde aantal uren dat extern kan worden doorbelast (bijvoorbeeld via leges terug te verdienen of aan projecten in rekening te brengen).

Bedoeling is om met prioriteit helder te krijgen welk deel van de formatiekosten ten laste van de investeringsprojecten en welk aandeel aan de producten in de exploitatie wordt gebracht. Immers, bij het verminderen van projecten, vermindert ook de dekking voor de personele uurlasten; er dan sprake is van personele overcapaciteit. Dit leidt in de exploitatie tot een dekkingstekort (frictie genoemd) als er niet tegelijkertijd op het personeelsbudget wordt bezuinigd. Het is dus nodig om ófwel op het personeel te bezuinigen ófwel nieuwe dekking te zoeken om de frictiekosten in de exploitatie te beperken. Een soortgelijke redenering geldt in het geval van uitbreiding van projecten, waarbij ofwel nieuw personeel moet worden aangetrokken, ofwel ingehuurd moet worden.

In de productenbegroting en in de afdelingsplannen is rekening gehouden met het aantal productieve uren per fulltime medewerker. In de productenbegroting 2007 betrof de centrale raming afgerond 1300 uur. Hierin is per fulltime medewerker rekening gehouden met 72 uur ziekte, 72 uur cursus, 100 uur werkoverleg en 80 uur aftrek voor leiding. In afdelingsplannen zijn afwijkende urenramingen opgenomen. Dat is niet consistent. Bovendien wordt geen rekening gehouden met diverse soorten verlof voor senioren, ouderschap en leeftijdsdagen.

Afspraken

· in elke aanvraag voor een budget of een (investerings)krediet moet expliciet het bedrag aan intern toe te rekenen apparaatskosten zichtbaar gemaakt worden, alsmede de verwachte verdeling daarvan over verschillende boekjaren;

· in de aanvraag wordt tevens aangegeven welk deel van de (uren)apparaatskosten ten laste van de reguliere budgetten uit de exploitatie wordt gebracht en welk deel met de investering wordt geactiveerd;.

· In de productenraming wordt jaarlijks aangegeven hoeveel productieve uren voor een fulltime mede­werker wordt geraamd. Er wordt naar gestreefd om de methodiek van afdelingen op elkaar aan te sluiten. In ieder geval dient er voor te worden gezorgd dat de centrale en decentrale ramingen op elkaar aansluiten.

Actiepunten:

· Bij de uitwerking van de begroting 2008 ontwikkelen van nieuwe berekeningswijze voor de uurtarieven, waarin zo mogelijk onderscheid wordt gemaakt in salarisgroep en binnendienst/ buitendienst;

· verbeterslag werkwijze urenboeking en urendoorberekening. Hierbij keuze maken of kosten worden doorberekend op basis van werkelijke uren of op basis van begrote uren;

· in de urenbegroting onderscheid maken in formatieuren voor regulier werk en formatie die kan worden doorberekend (aan projecten, aan tariefproducten of aan derden);

· Standaardraming opzetten voor berekening productieve uren;

· Ontwikkelen format voor investeringskrediet, waarbij duidelijk wordt hoe eigen uurkosten en de externe kosten over de jaren worden verdeeld.

Artikel 4.2.5 Kostenplaatsen kapitaallasten, tractiekosten en sportaccommodaties

De kapitaallasten, de tractiekosten en de sportaccommodaties vormen drie bijzondere (hulp)kosten­plaatsen. De kostenplaats kapitaallasten is ingesteld om de rente en afschrijving over de producten te verdelen. De kostenplaats tractiekosten is ingesteld om de kosten voor de voertuigen op uurbasis door te belasten. Deze kostenplaats wordt alleen gebruikt voor het doorbelasten van de uurkosten van de reinigingsvoertuigen (vuilniswagens, kolkenzuiger, veegmachines). Het ligt voor de hand hier ook de andere gemeentelijke voertuigen onder te brengen, zodat het geheel beter kan worden beheerd.

De hulpkostenplaats sportaccommodaties wordt gebruikt om de kosten voor sportaccommodaties te verdelen over de producten onderwijs en sport. In het verleden was dit zinvol omdat de kosten voor het gebruik van de sporthallen voor gymnastiekonderwijs met het rijk konden worden verrekend. Door de overheveling van de rijksbudgetten voor schoolgebouwen vanaf 1997 is deze verrekening niet meer nodig.

Actiepunten:

· De hulpkostenplaats sportaccommodaties samenvoegen met het exploitatieproduct sportaccommodaties met tevens de interne verrekening tussen de producten sportaccommodaties en onderwijs vereenvoudigen.

· Kostenplaats tractiekosten ombouwen tot kostenplaats wagenpark. Op die kostenplaats worden alle gemeentelijke voertuigen ondergebracht. Er wordt gewerkt met een eenvoudige verdeelsystematiek en een beperkt aantal gedifferentieerde uurtarieven.

Artikel

Bij de jaarrekening wordt ook de financiële balans opgesteld. De structuur van die balans moet voldoen aan wettelijke voorschriften. Hieronder staat de balans in enigszins vereenvoudigde vorm vermeld. Daarna worden in deze paragraaf de belangrijkste onderdelen en boekhoudregels toegelicht.

Artikel

De gemeente heeft allerlei investeringen gedaan met een meerjarig nut die op de balans worden geactiveerd en die worden afgeschreven over de economische levensduur. Het betreft investeringen in concrete niet-verhandelbare goederen met een maatschappelijk nut (zoals de aanleg of reconstructie van wegen, parken en bruggen) en investeringen in concrete wél verhandelbare of opbrengst-genererende goederen met een economisch nut (zoals riolering en gebouwen). Op grond van de BBV mogen investeringen in (groot) onderhoud niet worden geactiveerd. Investeringen in immateriële goederen (zoals bestemmingsplannen en onderzoeken die over meerdere jaren betrekking hebben) mogen onder bepaalde voorwaarden wél worden geactiveerd, maar Meppel heeft dat niet altijd gedaan.

In de exploitatierekening worden jaarlijks over de investeringen kosten voor rente en afschrijving (kapitaallasten) doorberekend. In de financiële verordening (ex artikel 212 gemeentewet) is hierover het volgende opgenomen:

1. Alle investeringen met een economisch nut worden geactiveerd, met uitzondering van kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde. Bijdragen en subsidies van derden worden direct op de investering in mindering gebracht;

2. Investeringen worden afgeschreven overeenkomstig de technische en/of economische levensduur. De afschrijvingstermijnen zijn in de financiële verordening opgenomen (zie bijlage 3);

3. Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut (zoals de aanleg of een reconstructie van een weg of een plantsoen) worden bij voorkeur niet geactiveerd, maar kúnnen wel geactiveerd worden als de raad op voorstel van het college daartoe besluit. Hier zijn verder nog geen richtlijnen voor vastgelegd;

4. Investeringen kleiner dan €10.000 worden niet geactiveerd;

5. Gronden en terreinen worden altijd op de balans geactiveerd.

Investering met een economisch nut mogen volgens de BBV-voorschriften boekhoudkundig niet meer rechtstreeks uit een bestemmingsreserve worden afgeschreven, zoals in het verleden vaak gebruikelijk was. Dit betekent dat door de stelselwijziging in 2004 een deel van de reserves nieuwbouw gemeentehuis en bouw Cultureel Centrum Meppel niet meer met de investering kan worden verrekend, terwijl dit bij de besluitvorming destijds (vóór de stelselwijziging) wél de bedoeling was. Dit leidt tot structureel hogere exploitatielasten, gecompenseerd door een hogere reserve­stand. Een alternatief is versneld af te boeken op (andere) investeringen met maat­schappelijk nut. Dit heeft per saldo ook het effect dat de exploitatielasten dalen. Bovendien kunnen met deze balanssanering allerlei kleine geactiveerde investeringen worden opgeschoond.

Actiepunt:

· Keuzevoorstel aan de raad doen om het restant van de reserve CCM en de reserve Nieuwbouw Stadhuis toe te voegen aan de algemene reserve, ofwel deze reserves benutten voor balanssanering.

· Raadsvoorstel uitwerken om kleine geactiveerde investeringen op te schonen.

Artikel 5.1.1 Afschrijving

Investeringen worden afgeschreven volgens een vaste vooraf bepaalde afschrijvingstermijn. De hoogte van de afschrijving is conform artikel 64 BBV onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar. Op investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut mag echter wél extra worden afgeschreven.

Voor de afschrijving worden de volgende afspraken gehanteerd:

· Alle investeringen worden (onder aftrek van bijdragen van derden) lineair afgeschreven; in uitzondering daarop worden de bestaande investeringen die aanvankelijk annuïtair werden afgeschreven (zoals investeringen in riolering) volgens deze annuïtaire methode voor de rest van hun levensduur volgens deze afschrijvingsmethode afgewikkeld;

· Voor nieuwe investeringen die gedurende het jaar in gebruik worden genomen, wordt over het eerste boekjaar 50% van de jaarlijkse rente- en afschrijvingslast begroot, omdat nieuwe investeringen in het eerste jaar gemiddeld voor een half jaar worden gebruikt. Bij vertraging van de investering wordt de begroting van de kapitaallasten bijgesteld;

· Periodiek worden de rentelasten op basis van het omslagrentepercentage over de investeringen berekend en als last in de exploitatie opgenomen. Er wordt dus voor normale investeringen geen “bouwrente” aan de investeringen toegevoegd, maar de rentelast wordt direct genomen; voor complexen uit de grondexploitaties wordt de bouwrente wél aan de investering toegevoegd, omdat het hier gaat om een bedrijfsmatige activiteit;

· Voor bestaande investeringen worden de afschrijvingslasten berekend op basis van de werkelijk uitgevoerde investeringen;

· Bij nieuwe investeringen start de afschrijvingstermijn vanaf het moment van ingebruikname;

· Als afschrijvingstermijn wordt de realistisch in te schatten gebruiksduur gehanteerd. In bijlage 3 staat een lijst met te hanteren afschrijvingstermijnen, zoals opgenomen in de financiële verordening ex artikel 212 gemeentewet;

· Investeringen die minder lang mee gaan dan begroot, worden bij de jaarrekening als desinvestering ten laste van het jaarresultaat afgeboekt en verantwoord.

Investeringen in de openbare ruimte met een meerjarig maatschappelijk nut zoals wegen en bruggen worden wél direct met de betreffende bestemmingsreserve of met incidentele middelen verrekend. Het restant investeringsbedrag (onder aftrek van bijdragen van derden) mag conform de financiële verordening ex artikel 212 na specifieke instemming van de raad op de balans worden geactiveerd. De raad heeft hier geen afschrijvingstermijnen voor vastgelegd. In het BBV is aangegeven dat activa met maatschappelijk nut bij voorkeur niet worden geactiveerd. Groot onderhoud (zoals het vernieuwen van een dekleg van een weg) mag niet worden geactiveerd. In geval van reconstructies (zoals het geheel vervangen van een weg bij rioolvernieuwing) mág wél worden geactiveerd (zie vraag 7, vragen & antwoordenrubriek Commissie BBV).

Afspraak

· Investeringen in de openbare ruimte worden (na verrekening met de bestemmingsreserve en onder aftrek van bijdragen van derden) op de balans geactiveerd tegen maximaal de volgende afschrijvingstermijnen. Dit is in overeenstemming met de gangbare berekeningswijze.

o 15 jaar aanleg en reconstructie wegen

o 15 jaar houten bruggen

o 25 jaar herinrichting parken

o 40 jaar betonnen/ijzeren bruggen en viaducten

o 10 jaar verkeersregelinstallaties, openbare verlichting

Actiepunten:

· in de nieuwe begroting en bestuursrapportages opnemen welk deel van de kapitaallasten naar verwachting incidenteel vrijvalt door vertragingen in de investeringen;

· Nieuwe afschrijvingstermijnen en het afschrijvingsbeleid vastleggen in de te wijzigen financiële verordening ex artikel 212 gemeentewet.

Artikel 5.1.2 Vrijvallen kapitaallasten

Bij toepassing van de lineaire afschrijvingsmethode wordt de rentelast ieder jaar lager. En indien de investering geheel financieel is afgeschreven, valt ook de afschrijving vrij. Dit geeft financiële ruimte in de begroting. Bij vervangingsinvesteringen is deze financiële ruimte echter tijdelijk, want bij vervanging is veelal een hoger vervangingsbudget als gevolg van prijsontwikkeling nodig.

Bij afgeschreven kapitaalgoederen is wel alertheid geboden in verband met eventueel extra onderhoud. Het voordeel op de kapitaallasten kan dan te niet worden gedaan door een nadeel op de onderhoudskosten.

Afspraak:

De jaarlijkse vrijval van kapitaallasten wordt bestemd voor nieuwe investeringen of vervangings­investeringen in gemeentelijke basisvoorzieningen en gebouwen. De vrijval in de begroting is daarmee beschikbaar als budget voor kapitaallasten van herinvesteringen.

Actiepunten:

· opstellen meerjarig investeringsplan met onderscheid in nieuwe en vervangings­investering en waarin ook meerjarig de kapitaallasten zijn opgenomen (onderdeel voor onderdeel uitwerken);

· opstellen spelregels in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen hoe wordt omgegaan met kapitaallasten in relatie tot de onderhoudskosten voor kapitaalgoederen.

Artikel 5.1.3 Financiering van investeringen

Ter financiering van investeringen gebruikt de gemeente een mix van het beschikbare eigen vermogen (de reserves) en vreemd vermogen (aangetrokken geldleningen, bankkrediet, voorzieningen). Daarbij wordt gekeken naar de rente op de geldmarkt (kortlopende financiering) en de kapitaalmarkt (langlopende financieringsmiddelen) om te bepalen welke financieringsmethodiek op dat moment de gunstigste is. De spelregels hiervoor zijn in het treasurystatuut (2001) vastgelegd.

Actiepunt:

· Opstellen uitvoeringsplanning treasury, waarin rekening is gehouden met de pieken in de inkomsten en uitgaven en het meerjarige investeringsschema, inclusief uitgaven van gronden;

· In de paragraaf financiering bij de begroting de verwachte financieringsbehoefte aangegeven en hoe dat zal worden ingevuld.

Artikel

Per 31 december 2006 had Meppel voor € 34 miljoen uitstaan aan aandelen en leningen. Het betreft rentedragende leningen van circa € 9,6 miljoen aan woningbouwcorporaties, bijna € 10 miljoen aan eigen personeel voor hypotheek en PC-regelingen, circa € 11 miljoen aan nutsbedrijven en € 4,7 miljoen aan het Nat industrieterrein, alsmede een aantal overige leningen aan scholen en instellingen van in totaal ruim € 1 miljoen). Daarnaast bezit Meppel aandelen van de Bank Nederlandse Gemeenten, Essent, Wadinko (voorheen WMO-beheer), Rendo, Rova en Vitens. Deze aandelen zijn conform de BBV-voorschriften tegen aanschafwaarde op de balans gewaardeerd, ook al is de werkelijke (markt)waarde hoger. In de jaarrekening wordt aangegeven wat de realistische waarde van deze aandelen is (stille reserves).

Artikel

Op de eindbalans 2006 staat onder de passiva voor ruim € 53 miljoen aan reserves (inclusief bestemming rekeningresultaat 2006). Reserves vormen het eigen vermogen en hebben het volgende doel:

· Bufferfunctie: om onverwachte tegenvallers in de exploitatie op te kunnen vangen

· Financieringsfunctie: om investeringen deels met eigen geld te kunnen financieren

· Bestedingsfunctie: om geld te reserveren voor een specifieke activiteit of doel

· Egalisatiefunctie: om over meerdere jaren bepaalde kosten tarieven te egaliseren

· Inkomensfunctie: het bezit van reserves levert (bespaarde) rente als inkomst.

Reserves op de balans worden onderscheiden naar:

a. algemene reserves

- vrije reserve - bufferreserve b. Bestemmingsreservesegalisatiereserves: - bestemmingsreserves die dienen om ongewenste schommelingen op te vangen in de tarieven die aan derden in rekening worden gebracht; - Overige bestemmingsreserves, bedoeld voor specifieke activiteiten. De gemeenteraad heeft de bestemming van deze reserves bepaald. Het is de raad ook vrij de bestemming te wijzigen. In de reguliere budgetcyclus wordt waar nodig de raad voorgesteld een bestemmingsreserve op te heffen of in te stellen. Bij de jaarrekening wordt bekeken welke bestemmingsreserves nog actueel zijn voor het doel waarvoor ze zijn ingesteld. In de perspectiefnota en de begroting komt aan de orde of nieuwe reserves moeten worden gevormd of dat reserves op basis van nieuwe keuzes moeten worden verhoogd of verlaagd.

afspraak

· De raad kan het college toestaan specifieke bestemmingsreserves binnen vooraf aangegeven en vastgestelde marges te benutten voor de vastgestelde bestemming met een verantwoording achteraf. De raad zal dit dan per bestemmingsreserve aangeven. Bij de resultaatbestemming zal de raad dit achteraf formeel vaststellen.

Artikel 5.3.1 Onderbouwing van reserves

De omvang (vorming, vrijval) van de algemene reserve, de bestemmingsreserves en voorzieningen wordt jaarlijks in de begroting en jaarrekening onderbouwd. Voor een goede afweging voor de besluitvorming door de raad worden bij de vorming en bepaling van de omvang van reserves minimaal de volgende aspecten vermeld:

a. het doel van de reserve (bestemming, egalisatie);

b. de gewenste minimale en maximale omvang;

c. omvang van de stortingen (structureel of incidenteel), inclusief onderbouwing daarvan;

d. omvang en tijdstip/periode van de onttrekkingen inclusief onderbouwing daarvan;

e. motivering waarom het gestelde doel via een reserve dient te worden gerealiseerd in plaats van via een reguliere begrotingspost;

f. mandatering/ ruimte aan college.

Actiepunt

· bestaande reserves nader onderbouwen en beheren.

Artikel 5.3.2 Algemene bufferreserve

De algemene reserve moet minimaal een bedrag bevatten dat dient als bufferreserve om eventuele tegenvallers op te kunnen vangen. Dit minimumbedrag van het eigen vermogen mag niet worden aangewend voor bestedingen. Het staat iedere gemeente vrij hiervoor een eigen minimumnorm te hanteren. Deloitte heeft in oktober 2006 het risicoprofiel van Meppel in kaart gebracht en op basis daarvan een advies opgesteld over het weerstandsvermogen. Deloitte heeft geadviseerd om de algemene reserve te splitsen in een vrij beschikbare reserve en een algemene bufferreserve. Op basis van de risico-analyse heeft de raad op 4 april 2007 besloten € 24 miljoen als risicobuffer aan te houden. Hierbij is rekening gehouden met € 10 miljoen aan buffer voor het achterstallig onderhoud in de openbare ruimte en circa € 8 miljoen vanwege de risico’s in de grondexploitatie van de Nieuwveense landen.

In de risicoberekening is rekening gehouden met de belangrijkste inkomstenbronnen uit het gemeentefonds en de inkomensmaatstaf OZB, de totale jaarlijkse exploitatieomzet, de boekwaarde van de grondexploitaties en de onderhanden investeringen en de risicodragende verstrekte geldleningen. Aanvullend is specifiek rekening gehouden met de risico’s in verband met het achterstallig onderhoud en met de risico’s voor de grondexploitatie Nieuwveenselanden.

Voor de berekening van de risicobuffer is als norm een risicopercentage van 3,5% gehanteerd op grond van het door Deloitte genoemde risicoprofiel hoger dan gemiddeld.

De risicobuffer is ook bedoeld om risico’s in de grondexploitatie op te vangen. Voorkomende risico’s zijn:

- de nog te maken kosten bedragen meer dan gecalculeerd;

- de opbrengsten worden niet gerealiseerd;

- de rente wordt hoger dan waarmee in de exploitaties rekening is gehouden;

- de opbrengsten worden vertraagd gerealiseerd met als gevolg renteverlies op de boekwaarde van de gronden.

Hiertegenover staan nog zogenaamde stille reserves. Dat zijn reserves die niet op de balans zichtbaar zijn. De verwachte winst van de grondexploitatie is zo’n stille reserve.

Afspraken

· Voor de berekening van de risicobuffer wordt de rekenmethode van Deloitte gevolgd. Jaarlijks wordt deze risicobuffer bij de begroting geactualiseerd;

· Jaarlijks wordt vertrouwelijk een herziene raming van de nog te verwachten winst of verlies per project van de grondexploitatie gemaakt. De verwachte winst op een complex grondexploitatie wordt echter pas genomen als deze werkelijk is gerealiseerd. Voor te verwachten tekorten op een complex grondexploitatie wordt een voorziening getroffen (verplicht op grond van de BBV). Deze voorziening wordt, gesaldeerd met de boekwaarde van de betreffende grondexploitatie, op de balans gepresenteerd.

Actiepunt

· De berekening van het weerstandsvermogen en de toelichting daarop in de paragraaf weerstandsvemogen geleidelijk uitbreiden tot een systeem van risicomanagement;

Artikel

Voorzieningen behoren tot het vreemd vermogen. Voorzieningen moeten worden gevormd voor:

a. verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, maar redelijkerwijs wel is in te schatten;

b. kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot een gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren.

c. middelen die derden beschikbaar hebben gesteld voor een specifiek doel en waarop een terugbetalingsverplichting geldt als ze niet voor dat doel worden besteed.

In afwijking van het bedrijfsleven mag de gemeente geen voorziening vormen voor jaarlijks terugkerende aan arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, zoals de vakantiegeldverplichtingen.

De vorming van een voorziening geschiedt onafhankelijk van het exploitatieresultaat. Stortingen in voorzieningen en vrijval van voorzieningen worden berekend op basis van de redelijkerwijs in te schatten verplichting, gebaseerd op een berekening van het risico waarvoor de voorziening is gevormd of gebaseerd op een meerjarig gelijkmatige verdeling van de lasten voor bijvoorbeeld onderhoudsvoorzieningen.

Voorzieningen worden gevormd door stortingen ten laste van het rekeningresultaat en zijn dus onderdeel van de resultaatbepaling. Rentetoevoegingen aan voorzieningen zijn niet toegestaan.

Net als bij de reserves wordt jaarlijks van iedere voorziening het volgende bijgehouden. Hierover wordt in de begroting en jaarrekening op hoofdlijnen gerapporteerd.

· het doel van de voorziening

· onderbouwing van de omvang

· omvang en tijdstip/periode van de onttrekkingen en stortingen inclusief onderbouwing daarvan;

· dekking van de stortingen

Artikel

Er is verschil tussen reserves en voorzieningen. De reserves bepalen het eigen vermogen, terwijl voorzieningen vallen onder het vreemd vermogen. Met de instelling van de BBV is dat onderscheid scherper gemaakt.

In de adviesnota reserves van Deloitte van oktober 2006 is een gedetailleerd overzicht van de reserves gegeven. Op basis van die nota heeft de raad in april 2007 besloten tot opschoning van een aantal reserves. De voorzieningen zijn niet apart doorgelicht. Omdat de instandhouding van een voorziening aan wettelijke regels is gebonden, vindt hierop bij de jaarrekening controle plaats.

Afspraak:

· Ieder jaar wordt een voorstel gedaan voor actualisering van de reserves en voorzieningen met een voorstel in de jaarrekening voor opschoning.

Actiepunten:

· Regelen van het structureel beheer van reserves en voorzieningen

· Opstellen van een nota inventarisatie en opschoning voorzieningen

Artikel

Net als in het bedrijfsleven stelt de gemeenteraad eerst het rekeningresultaat vast, waarna de raad vervolgens de bestemming daarvan bepaalt. In de oude gemeentelijke systematiek (tot 2004) was het gebruikelijk om stortingen in de reserves en rentetoevoegingen aan de reserves vooraf ten laste van het rekeningresultaat te brengen. Dit is niet meer toegestaan. De raad kan er overigens net als voorheen voor kiezen om bestemmingsreserves op te bouwen.

De begrote storting in de reserves gebeurt echter niet meer automatisch, maar vraagt een expliciet besluit van de raad.

Artikel

De gemeente heeft geldleningen voor investeringen aangetrokken. Over deze geldleningen wordt werkelijke rente betaald. Verder kan de gemeente de eigen reserves en voorzieningen inzetten voor de financiering van investeringen. Hierdoor hoeft er minder geld op de kapitaalmarkt te worden geleend en is er dus sprake van besparing op de werkelijke rentelasten. Dit wordt de bespaarde rente genoemd.

Via de kostenplaats kapitaallasten wordt aan de producten en kostenplaatsen in de exploitatie een percentage kapitaalrente toegerekend over de investeringen en op de balans wordt rente toegerekend aan onderhanden werk en de voorraden van de grondexploitaties. In de begroting wordt hiervoor jaarlijks het omslag­rentepercentage vastgesteld. In 2007 bedraagt dat omslagpercentage 4,3% voor de exploitatie en verder wordt een vast percentage van 5,5% toegerekend aan het onderhanden werk op de grond­exploitatie. Voor de grondexploitatie wordt uit praktisch oogpunt een verschillend rentepercentage gehanteerd om aan te sluiten bij het langjarige rentepercentage in de berekeningen van de grondexploitatie. Het verschil (in 2007 een voordeel van 1,2%) wordt toegevoegd aan de algemene reserve.

De gemeente heeft ook enkele leningen aan derden verstrekt. Voor die leningen worden renteper­centages gehanteerd die met die derden zijn afgesproken.

In de administratie wordt de bespaarde rente ten laste van de kostenplaats kapitaallasten als opbrengst toegerekend aan het product algemene dekkingsmiddelen. Het opnemen van bespaarde rente is conform de BBV toegestaan, maar niet verplicht. In de begroting 2007 wordt € 700.000 van de toegerekende bespaarde rente als algemeen dekkingmiddel ingezet, wordt € 340.000 (via de resultaat­bestemming) als rentebijschrijving aan de reserves toegevoegd en wordt € 66.000 via de exploitatie toegevoegd aan de voorziening wachtgelden bestuur/personeel (dat laatste is niet conform BBV en moet dus worden veranderd). Aangezien tot nu toe bij de berekening van het percentage renteomslag niet volledig rekening werd gehouden met de aanwezigheid van bestemmingsreserves en voorzieningen, gaf dit jaarlijks bij de jaarrekening een fors voordeel op het saldo van de kostenplaats kapitaallasten ten opzichte va de begroting. Vanaf de begroting 2008 wordt dit realistischer begroot.

In onderstaand schema is weergegeven hoe de kosten van rente en afschrijving administratief worden verrekend. Een eventueel positief of negatief saldo op de kostenplaats kapitaallasten komt ten gunste of laste van het product algemene dekkingsmiddelen.

De huidige werkwijze is dat de bespaarde rente op de algemene reserve (zowel de bufferreserve als de algemene vrije reserve) structureel wordt ingezet als algemeen dekkingsmiddel in de exploitatie. Dat betekent dat deze reserve pas kan worden ingezet als er een andere structurele dekking komt voor de in de begroting opgenomen rente-inkomsten. In de begroting 2007 is op die manier ongeveer € 27 miljoen geblokkeerd, inclusief ruim € 11 miljoen aan leningen bij nutsbedrijven.

Door de toename van de algemene bufferreserve en algemene vrije reserve als gevolg van de opschoning van de reserves en de extra dividenduitkeringen in 2006, wordt bij dezelfde systematiek de opbrengst van de bespaarde (en toegerekende) rente aan het product algemene middelen in de exploitatie weliswaar hoger, maar wordt daarmee tevens een groter deel van de reserves voor rente geblokkeerd. Bij het opstellen van de begroting moet daarom worden afgewogen welk deel van de reserves vrij beschikbaar moet blijven.

Nieuwe afspraken:

· In de begroting wordt de bespaarde rente jaarlijks geraamd over de te verwachten gemiddelde stand van alle reserves en voorzieningen;

· In de begroting wordt een realistische inschatting gemaakt van de te verwachten rente­percentages voor lange en korte geldleningen, alsmede voor de te verwachten financieringsbehoefte. Dit wordt in de paragraaf financiering helder aangegeven en bij de jaarrekening wordt dit vergeleken met de werkelijke rente en de werkelijke rentepercentages;

· In de begroting 2007 en 2008 wordt een percentage aan bespaarde rente gehanteerd van 4,5%. Bij grote wijzigingen van de marktrente wordt dit percentage aangepast;

· Bij de jaarrekening worden dezelfde rentepercentages voor de bespaarde rente en de omslag­rente gehanteerd als bij de begroting. Voor- en nadelen op de betaalde en ontvangen rente worden zichtbaar op het saldo van de kostenplaats kapitaallasten;

· Bij de resultaatbestemming wordt geen rente toegevoegd aan de reserves en voorzieningen;

· De bespaarde rente op reserves en voorzieningen en het saldo op de kostenplaats kapitaallasten worden als dekkingsmiddel in de begroting opgenomen.

Actiepunten:

· Onderbouwing van het financierings­tekort, de renteberekening en het financieringstekort/ overschot opnemen in de paragraaf financiering en in een bijlage van de productenraming;

· Bij de opstelling van de perspectiefnota en de begroting afwegen welk deel van de reserve vrij inzetbaar moet blijven en waarvan (na bestemming) de rente moet worden toegevoegd aan de reserves.

Artikel

De gemeente verleent garanties aan diverse in de gemeente werkzame instellingen voor het afsluiten van geldleningen. De gemeenteraad van de (toenmalige) gemeente Meppel heeft hierover in 1994 beleidsregels vastgesteld. Een groot deel van deze beleidsregels is inmiddels niet meer actueel. De nota kan daarom het beste worden ingetrokken met inachtneming van nieuwe afspraken (zie onder).

De reden waarom instellingen vragen om een lening of gemeentegarantie is tweeledig:

a. Banken willen geen of onvoldoende geld ter beschikking stellen als de gemeente niet garandeert;

b. De rente van gegarandeerde geldleningen is lager.

Door de komst van de diverse waarborgfondsen is inmiddels de noodzaak bij de gemeente garantie te vragen minder nodig en door de wet Fido is het gemeentelijk bankieren aanmerkelijk aan banden gelegd. Aangaan en verstrekken van geldleningen alsmede verlenen van garanties is nu uitsluitend toegestaan in de uitoefening van de publieke taak. Wat tot de publieke taak behoort bepaalt het gemeentebestuur. Eind 2006 is nog voor € 1,8 miljoen garanties afgegeven aan woningbouw­corporaties en € 200.000 aan sportverenigingen. Verder is er nog een achtervangfunctie voor het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW).

Daarnaast heeft de gemeente Meppel nog enkele geldleningen aan derden verstrekt. Dit betreft leningen aan organisaties die beleidsmatig voor de gemeente relevant zijn. Omdat als gevolg van gewijzigde regelgeving de woningcorporaties een zelfstandiger positie ten opzichte van de gemeente hebben gekregen, worden aan woningcorporaties geen nieuwe geldleningen meer verstrekt.

Afspraken

· Terughoudendheid betrachten bij het verstrekken van leningen aan derden en bij het afgeven van garanties aan derden voor door deze derden aangegane geldleningen;

· Terughoudendheid betrachten bij het verstrekken van een geldlening aan derden; nieuwe geldleningen worden alleen verstrekt aan instellingen en organisaties die beleidsmatig relevant voor de gemeente zijn. In beginsel wordt op de lening een opslagpercentage gehanteerd van 0,2% voor risico en administratie en worden zekerheden zo goed mogelijk geregeld (bijvoorbeeld via een 1e hypotheek);

· Voor financiering van woningbouwprojecten worden geen geldleningen meer verstrekt;

· Het administratief beheer van aangetrokken en uitgezette geldleningen wordt centraal binnen de organisatie geregeld; voor het inhoudelijk beheer is de vakwethouder en de vakafdeling verantwoordelijk.

Actiepunt:

· De raad voorstellen nieuwe beleidsafspraken over geldverstrekkingen en garantiestellingen vast te stellen en de verouderde nota gemeentelijke financiële medewerkingen (uit 1994) in te trekken.

Artikel

Op grond van de Financieringsregeling huisvesting ambtenaren uit 1998 verstrekt de gemeente hypothecaire geldleningen aan ambtenaren. De situatie is in 2007 gewijzigd ten opzichte van de situatie in 1994. In een tijd met hoge rente voor hypothecaire geldleningen is als secundaire arbeidsvoorwaarde de mogelijkheid geschapen dat ambtenaren “goedkoop” geld konden lenen via hun werkgever, de gemeente. De gemeente treedt daarbij op als bankier. Het is nog maar de vraag of de gemeente nog steeds als bank op moet treden, ook al is het voor het eigen personeel.

Actiepunt:

· Keuzenotitie opstellen over hypothecaire geldleningen aan ambtenaren (op termijn).

Artikel

Voor arbeidskosten die jaarlijks van vergelijkbaar volume zijn, is het niet toegestaan een voorziening te treffen (art 44 lid 3 BBV). Dit geldt onder andere voor de vakantiegeldverplichtingen. Maar er zijn ook arbeidskosten gerelateerde verplichtingen, die jaarlijks niet van vergelijkbaar volume zijn, zoals wachtgeldverplichtingen van ambtenaren (bij personele krimp), pensioen en wachtgelden wethouders, aanspraken in het kader van spaarverlof, ontslagen arbeidsongeschikten en kosten op non-actief gestelde ambtenaren, die nog wel op de loonlijst staan. In alle gevallen zal de gemeente op basis van wegingsfactoren, die los staan van de budgettaire situatie, zelf moeten bepalen of bij een arbeidskosten gerelateerde verplichting sprake is van een jaarlijks vergelijkbaar volume. De eerste ervaringen in pilotgemeenten met de weging van arbeidskosten gerelateerde verplichtingen met een niet vergelijkbaar volume geven aan dat dit vermoedelijk voor veel gemeenten het treffen van een behoorlijke voorziening zal vergen. In Meppel is deze weging nog niet gemaakt.

Actiepunt:

· Opstellen van een inventarisatie van de arbeidskosten gerelateerde verplichtingen en nagaan of de getroffen voorziening toereikend is.

Artikel

De gemeente is ook verplicht inzicht aan het rijk en de Europese Unie te verschaffen in de baten en lasten en financiële positie van de gemeenten. Voor de vergelijkbaarheid van de aangeleverde cijfers stellen het rijk en de EU eisen aan de (functionele) indeling van de aangeleverde cijfers. Het rijk verlangt gegevens op basis van de functionele indeling; de EU verlangt informatie op kwartaal- en jaarbasis ter bepaling van onder meer het EMU-saldo en de EMU-schuld.

Dit betekent dat de gemeente de gegevens van de eigen begroting en producten via conversietabellen moet omzetten naar de voorgeschreven indelingen van het rijk en de EU. De financiële administratie heeft dit geautomatiseerd, maar deze automatisering behoeft nog wel een aantal aanpassingen.

Actiepunt:

· Aanpassen financiële administratie zodat de informatie aan derden ieder kwartaal snel, goed en betrouwbaar kan worden opgeleverd.

Artikel

In de jaarrekening wordt zo goed mogelijk en onderbouwd een inschatting gemaakt van nog te verwachten kosten in de exploitatie. Hiervoor wordt een verplichting ‘nog te betalen’ opgenomen. Als een factuur dan in het komende boekjaar wordt ontvangen en moet worden betaald, verloopt dit via het reguliere budget op de exploitatierekening. In praktijk komt het voor dat er nog andere kosten (of opbrengsten) uit voorgaande dienstjaren moeten worden betaald (of worden ontvangen). Tot nu toe werden die kosten centraal geadministreerd.

Afspraak:

· De baten en lasten van voorgaande dienstjaren worden (conform de BBV) geboekt op de functionele producten. Mee- en tegenvallers uit voorgaande jaren worden dan per product (en dus per programma) in de reguliere cyclus verantwoord.

Artikel

Een overzichtelijk ingericht grootboek is van belang voor het voeren van een goede en betrouwbare administratie. Op onderdelen is daar nog het nodige aan te verbeteren. Zie hiervoor ok de audit op de financiële processen van mei 2007. Enerzijds dient tegemoet te worden gekomen aan de behoeften van de budgethouders, anderzijds moet voorkomen worden dat een ratjetoe aan tussenrekeningen en incidentele exploitatierekeningen ontstaat.

Actiepunt:

· Opstellen van duidelijke richtlijnen voor uniform grootboekbeheer met verduidelijking van de naamgevingen, het omgaan met verschillen op tussenrekeningen en duidelijke voorschriften voor het aanleveren van gewone en memoboekingen .

Artikel

In de financiële administratie zijn die bezittingen opgenomen die zijn geactiveerd. Eind 2006 is hiervoor een nieuwe activamodule ingericht. Bedoeling is om deze activamodule ook te gebruiken als bezittingenregistratie voor goederen die niet op de balans zijn geactiveerd. Hierbij valt te denken aan onroerend goed zonder boekwaarde of aan kunstbezittingen. In de financiële beheersverordening is opgenomen dat er een bezittingenregistratie moet worden opgezet.

Actiepunt:

· Inventariseren van de gemeentelijke bezittingen die niet op de balans zijn geactiveerd en dit opnemen in de bezittingenregistratie (op termijn als onderdeel van de activamodule)