Controleprotocol Metropoolregio Eindhoven 2015

1.1 Doelstelling

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountants controle, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2015 van de Metropoolregio Eindhoven.

1.2 Wettelijk kader

De Gemeentewet (GW), art. 213, schrijft voor dat het Algemeen Bestuur bij verordening regels vaststelt voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de organisatie. Deze verordening ex art 213 GW is op 24 november 2005 door de Regioraad vastgesteld. Verder zijn in het Besluit Accountantscontrole Decentrale overheden (Bado) de regels voor de accountantscontrole opgenomen.

1.3 Hardheidsclausule

Ondanks het feit dat het normenkader zorgvuldig is opgesteld, is het moeilijk te garanderen dat dit kader limitatief is. Dit betekent dat in die gevallen waarin interne wet- en regelgeving, zoals die is opgenomen in het normenkader niet voorziet dan wel (interpretatie)ruimte laat, het Dagelijks Bestuur gemandateerd is om beslissingen te nemen. Besluiten van het Dagelijks Bestuur in deze worden ter kennis van het Algemeen Bestuur gebracht.

1.4 Procedure en communicatietraject

In de verordening ex artikel 213 Gemeentewet is in artikel 4, lid 3, de volgende zinsnede opgenomen:

Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en de portefeuillehouder financiën, de secretaris van het samenwerkingsverband, de (concern)controller dan wel het hoofd financiën.

In artikel 2 lid 4 en artikel 7 lid 5 van deze controleverordening zijn ook nog de communicatiemomenten benoemd tussen het bestuur en de accountant. In artikel 2 betreft het de communicatie voorafgaand aan de accountantscontrole van een boekjaar en in artikel 7 de communicatie tussen de accountant en de Regioraad na afloop van de jaarrekeningcontrole. In bijlage 2 is het communicatietraject verder uitgewerkt.

3.1 Rechtmatigheid

Onder rechtmatigheid wordt volgens de definitie uit het Besluit Accountantscontrole Decentrale overheden (Bado) verstaan dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de verordeningen van het samenwerkingsverband”.

Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financiële beheer zal extra aandacht besteed moeten worden aan de volgende rechtmatigheidscriteria:

• 1.

  het begrotingscriterium;

• 2.

  het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium);

• 3.

  het voorwaardencriterium.

3.2 Begrotingscriterium

De controle op de begrotingsrechtmatigheid omvat meerdere aspecten en kan uit verschillende invalshoeken worden benaderd:

1.Verantwoording op het juiste begrotingsonderdeel

De verantwoording op het juiste begrotingsonderdeel dient primair te worden gewaarborgd door interne procedures. De accountant toetst de invulling en naleving van de interne procedures. De controle door de accountant geschiedt op programmaniveau.

2.Juiste begrotingsjaar

Verantwoording dient plaats te vinden op basis van het voorgeschreven stelsel van baten en lasten. Afwijkingen van dit stelsel die leiden tot verschuivingen tussen begrotingsjaren worden toegelicht in de jaarrekening. De juiste toepassing van het voorgeschreven toerekeningsstelsel maakt deel uit van het accountantsonderzoek. De accountantscontrole van de juiste verwerking van de begrotingscijfers in de jaarrekening en de controle op het gebruik van de juiste begrotingspost geven de waarborgen dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft.

3.Toereikendheid van het begrotingsbedrag

Als blijkt dat het gerealiseerde programmasaldo hoger is dan de, ook na de laatste begrotingswijziging, geraamde bedragen is per definitie sprake van onrechtmatige uitgaven (begrotingsonrechtmatigheid), omdat de overschrijding strijdig is met het budgetrecht van het Algemeen Bestuur. Volgens het BBV dienen deze overschrijdingen (en onderschrijdingen) goed herkenbaar in de jaarrekening te worden opgenomen. Door het vaststellen van de rekening door de Regioraad, waarin de overschreden budgetten zijn opgenomen en adequaat zijn toegelicht, werden in het verleden de betreffende uitgaven alsnog geautoriseerd (de zogenaamde slotwijziging). Thans is van dit automatisme een expliciete procedure gemaakt. Deze procedure is als volgt:

Het is zaak vast te stellen of het Dagelijks Bestuur bij de uitgaven die overschrijdingen van het programmasaldo veroorzaken, binnen het door het Algemeen Bestuur uitgezette beleid is gebleven. In de jaarrekening presenteert het Dagelijks Bestuur een overzicht met een analyse van de aard/soort van de programmasaldo overschrijding. De invulling van het begrotingscriterium dient zich te beperken tot onderwerpen die van materieel belang zijn. In praktische zin zal de toelichting op het aantal overschrijdingen dan beperkt blijven tot posten die relevant zijn voor de totale begrotingsuitvoering. Als algemene regel geldt dat alle begrote overschrijdingen die per begrotingsonderdeel (programmasaldo, algemene dekkingsmiddelen, stelposten, reservemutaties en saldo van kostenplaatsen) per saldo 10 % van het programmasaldo met een ondergrens van € 30.000 te boven gaan, gemeld worden. Dit is conform de uitwerking van de besluitvorming bij het vaststellen van de financiële verordening in de Regioraad van november 2005.

Conform het Besluit Begroting en Verantwoording worden toevoegingen aan voorzieningen wegens het op peil houden van deze voorzieningen verantwoord op het functionele product. De rentebaten, die hier tegenover staan, worden verantwoord onder Saldo financieringsfunctie. Verschillen tussen (niet) geraamde en gerealiseerde toevoegingen aan voorzieningen wegens het op peil houden van voorzieningen leiden derhalve niet tot begrotingsoverschrijdingen.

Het is in zijn algemeenheid niet de bedoeling dat de accountant deze overschrijdingen betrekt bij de beslissing of al dan niet een goedkeurende controleverklaring kan worden afgegeven. Wel moet de accountant in het verslag van bevindingen het overzicht, waarin het Dagelijks Bestuur heeft aangegeven dat deze bedragen nog dienen te worden geautoriseerd, aan de orde stellen. De accountant dient in dat kader aan te geven of dit overzicht toereikend is.

3.3 Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium)

Voor bestaande procedures moet worden getoetst in hoeverre deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruik- en oneigenlijk gebruik zijn genomen. Daarbij is de vooronderstelling gerechtvaardigd dat binnen de belangrijkste procedures reeds adequate maatregelen zijn getroffen ter waarborging van de getrouwheid van de financiële verantwoording.

3.4 Voorwaardencriterium

Door het Algemeen Bestuur zijn in verschillende verordeningen en besluiten voorwaarden opgenomen. Met het vaststellen van de reikwijdte van de rechtmatigheidstoets door de accountant in dit controleprotocol wordt het voorwaardencriterium nader uitgewerkt. Uitgangspunt daarbij is dat vooralsnog het huidige beleid wordt bekrachtigd en er met name jegens derden niet met terugwerkende kracht strengere normen worden toegepast.

4.1 Wet- en regelgeving extern

De naleving van wettelijke kaders, zoals die in de kolom “Wetgeving extern” van de “Inventarisatie wet- en regelgeving bij de Metropoolregio Eindhoven” is opgenomen (bijlage 1 van dit protocol).

4.2 Wet- en regelgeving intern

De naleving van de volgende kaders:

• -

  de begroting

• -

  de financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet, uitgezonderd de artikelen:

▪ 14. Registratie bezittingen, activa en vermogen

▪ 15. Weerstandsvermogen en risicomanagement, lid 1

▪ 22. Financiële organisatie

▪ 24. Steunverlening aan ondernemingen (inclusief subsidies)

• -

  de controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet

• -

  besluiten Dagelijks Bestuur die een nadere uitwerking zijn van externe regelgeving.

• -

  overige kaders zoals opgenomen in de kolom “Regelgeving intern” van de “Inventarisatie wet- en regelgeving bij de Metropoolregio Eindhoven” (bijlage 1 van dit protocol).