Besluit Inkoop en Aanbesteding Metropoolregio Eindhoven 2018

Het Dagelijks Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven, met inachtneming van Europese regelgeving omtrent aanbesteding en de Aanbestedingswet 2012:

BESLUIT:

vast te stellen de navolgende interne regels van de Metropoolregio Eindhoven voor de inkoop en aanbesteding van leveringen, diensten en werken:

Inleiding:

In dit besluit wordt het inkoopbeleid van de Metropoolregio Eindhoven inzichtelijk gemaakt. De doelstellingen, uitgangspunten en kaders waarbinnen inkoop plaatsvindt worden uiteengezet.

De Metropoolregio Eindhoven leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (artikel 2). Daarnaast gaat de Metropoolregio Eindhoven bij de inkoop van werken, leveringen en diensten uit van:

• 1.

  Juridische uitgangspunten (artikel 3):hoe gaat de Metropoolregio Eindhoven om met de relevante regelgeving?

• 2.

  Ethische en ideële uitgangspunten (artikel 4): hoe gaat de Metropoolregio Eindhoven om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces?

• 3.

  Economische uitgangspunten (artikel 5): hoe gaat de Metropoolregio Eindhoven om met de markt en ondernemers?

• 4.

  Organisatorische uitgangspunten (artikel 6): Hoe koopt de Metropoolregio Eindhoven in?

De bepaling van de aanbestedingsprocedure wordt beschreven in artikel 7 en de overige bepalingen staan in artikel 8.

Artikel 1 Definities

In dit besluit wordt verstaan onder:

a)Aanbesteden: de procedure waarin één, drie of meer ondernemers worden uitgenodigd tot het doen van een aanbod (offerte) voor de uitvoering van een opdracht, met als doel een overeenkomst te sluiten;

b)Aanbestedingswet: Aanbestedingswet 2012. Wet van 1 juli 2016 betreffende de regels omtrent aanbestedingen;

c)Contractant: de in de overeenkomst genoemde wederpartij van de Metropoolregio Eindhoven.

d)Diensten: diensten als bedoeld in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet 2012;

e)Enkelvoudig onderhands aanbesteden: de Metropoolregio Eindhoven kiest zelf een ondernemer uit om een offerte in te dienen. Er is geen sprake van concurrentie tussen ondernemers;

f)Europees aanbesteden: toepassing van de wettelijk voorgeschreven procedures van openbaar of niet-openbaar aanbesteden, indien de Europese drempelbedragen voor Werken, Leveren en Diensten worden overschreden;

g)Inkoop: alle (rechts)handelingen van de Metropoolregio Eindhoven gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en waar een of meerdere facturen met betrekking tot de bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tegenover staat;

h)Leveringen:leveringen als bedoeld in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet 2012;

i)Meervoudigonderhands aanbesteden: aanbesteden zonder een openbare aankondiging, waarbij sprake is van een beperkte concurrentie tussen een aantal zelfgekozen ondernemers;

j)Nationaal aanbesteden: de Metropoolregio Eindhoven plaatst op nationaal niveau een openbare aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle ondernemers uit het land;

k)Offerte:een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek;

l) Offerteaanvraag:een enkelvoudige of meervoudige onderhandse aanvraag van de Metropoolregio Eindhoven voor te verrichten prestaties of een nationale of Europese aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014/24/EU en 2014/23/EU;

m)Opdracht: een overheidsopdracht, zijnde een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel voor werken, leveringen of diensten;

n)Ondernemer: een ‘aannemer’, ‘leverancier’ of ‘dienstverlener’;

o)Werken: werken als bedoeld in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet 2012.

Artikel 2 Doelstellingen Metropoolregio Eindhoven

De Metropoolregio Eindhoven wil met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

1. Doelmatig en rechtmatig inkopen: het realiseren van doelmatige en rechtmatige Inkopen zodat publieke gelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

2. Transparantie: het streven naar openbaarheid opdat bedrijven gelijke kansen en gelijke behandeling krijgen in het inkoopproces.

3. Inkopen tegen de beste prijs/kwaliteitsverhouding: het optimaliseren van kostenbeheersing en kwaliteit c.q. het stimuleren van opdrachtnemers tot het aanbieden van de economisch meest voordelige inschrijving.

4. Integriteit: het waarborgen van de integriteit van het inkoopproces zowel op bestuurlijk als op ambtelijk niveau.

5. Administratieve lastenverlichting: het zoveel mogelijk beperken van de administratieve lasten voor zowel de Metropoolregio Eindhoven als voor ondernemers.

6. Maatschappelijke waarde: het streven om zo veel mogelijk maatschappelijke waarde bij het aangaan van een overeenkomst te leveren.

Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en aanbestedingsbesluit. Deze uitgangspunten zijn in de volgende artikelen vastgelegd.

Artikel 3 Juridische uitgangspunten

3.1 Algemeen juridisch kader

De Metropoolregio Eindhoven leeft de relevante wet- en regelgeving na:

• •

  Europese wet- en regelgeving: richtlijnen 2014/24/EU (klassieke overheden) en 2014/23/EU (concessies);

• •

  Aanbestedingswet 2012: de implementatie van de Europese richtlijnen. De wet biedt een kader voor boven en – beperkt – onder de Europese drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen. Deze wet is het laatst gewijzigd op 1 juli 2016;

• •

  Aanbestedingsbesluit, inclusief de daaronder ressorterende regelingen: het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016), het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) en de Gids Proportionaliteit;

• •

  Burgerlijk Wetboek: het wettelijk kader voor overeenkomsten;.

• •

  Gemeentewet: het wettelijk kader voor gemeenten en daarmee tevens grondslag voor het handelen in het kader van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

• •

  Wet gemeenschappelijke regelingen: het wettelijk kader voor gemeenschappelijke regelingen.

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Metropoolregio Eindhoven restrictief – binnen de kaders van dit besluit – worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold.

3.2 Uniforme documenten

De Metropoolregio Eindhoven past zoveel mogelijk uniforme documenten toe, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd.

De Metropoolregio Eindhoven past in ieder geval de volgende documenten toe:

• •

  Aanbestedingsreglement werken 2016 (indien inkoop van Werken of aan werken gerelateerde diensten en leveringen);

• •

  Algemene inkoopvoorwaarden van de Metropoolregio Eindhoven;

• •

  In geval van ICT: ICT Inkoopvoorwaarden (ARBIT 2016);

• •

  Gids Proportionaliteit;

• •

  De uniforme klachtenregeling van het Ministerie van Economische Zaken;

• •

  Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument.

3.3 Algemene beginselen bij het inkopen

De Metropoolregio Eindhoven neemt bij inkoop de volgende algemene beginselen in acht:

a. Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht:

b. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur:

Tevens neemt de Metropoolregio Eindhoven de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.4 Grensoverschrijdend belang

Voorafgaand aan het inkoopproces vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Overheidsopdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de gevoerde marktanalyse.

Bij de afweging of er sprake is van een grensoverschrijdend belang spelen de volgende criteria een rol:

• de geraamde opdrachtwaarde;

• de technische aard van de opdracht;

• de plaats van uitvoering.

Voor overheidsopdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de Metropoolregio Eindhoven een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de Metropoolregio Eindhoven op haar website plaatsen en op het verplichte platform TenderNed.

3.5 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de Metropoolregio Eindhoven. De Metropoolregio Eindhoven wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.6 Afwijkingsbevoegdheid

Het bovengenoemde mandaat strekt niet tot afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbesluit. Indien om redenen van proportionaliteit moet worden afgeweken van dit beleid, wordt met toepassing van artikel 7.4 van dit beleid het besluit voorgelegd aan het Dagelijks Bestuur. Afwijkingsvoorstellen worden uitsluitend voorafgaande aan de aanbesteding voorgelegd aan het Dagelijks Bestuur.

Artikel 4 Ethische en ideële uitgangspunten

4.1 Integriteit

• De Metropoolregio Eindhoven stelt integriteit voorop. Medewerkers van de Metropoolregio Eindhoven handelen zakelijk, objectief en conform vastgestelde gedragscodes, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

• Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.

4.2 Duurzaam inkopen

De Metropoolregio Eindhoven neemt bij Inkoop duurzaamheidsaspecten in acht. Duurzaam inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces. Dit komt o.a. tot uitdrukking door het volgende:

• Bij de product- en marktanalyse inventariseert de Metropoolregio Eindhoven welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden.

• Indien de opdracht zich ervoor leent, worden in de aanbestedingsdocumenten (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst duurzaamheidscriteria opgenomen.

• De Metropoolregio Eindhoven kiest ervoor om digitaal in te kopen (e–procurement).

• De Metropoolregio Eindhoven zal de aangeboden duurzame oplossingen monitoren. Op deze wijze kan zij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie en haar werkwijze.

4.3 Inkoop vindt plaats op maatschappelijk verantwoorde wijze

Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsreïntegratie, arbeidsomstandigheden en – indien passend – social return. De Metropoolregio Eindhoven heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom – waar mogelijk en doelmatig – de participatie van arbeidsgehandicapten in het arbeidsproces. Daarnaast worden Werken, Leveringen en/of Diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.

4.4 Innovatie

De Metropoolregio Eindhoven moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Metropoolregio Eindhoven ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.

Artikel 5 Economische uitgangspunten

5.1 Bepalen marktbenadering

Bij het bepalen van de marktbenadering volgt de Metropoolregio Eindhoven de Gids Proportionaliteit. De Gids Proportionaliteit geeft handvatten voor een redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel. De Metropoolregio Eindhoven, meer specifiek de bevoegde functionaris, beziet per Opdracht welke aanbestedingsprocedure geschikt en proportioneel is. Hierbij wordt acht geslagen op de omvang van de opdracht, de transactiekosten voor de Metropoolregio Eindhoven en inschrijvers, het aantal potentiële inschrijvers, het gewenste eindresultaat, de complexiteit van de opdracht, het type van de opdracht en het karakter van de markt.

5.2 Lokale en regionale economie en MKB

• De Metropoolregio Eindhoven heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt

In gevallen waar een enkelvoudige onderhandse aanbesteding en/of meervoudig onderhandse aanbesteding volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Metropoolregio Eindhoven moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen.

• De Metropoolregio Eindhoven heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB)

Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Metropoolregio Eindhoven houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Metropoolregio Eindhoven doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

5.3 Maximaal uurtarief

Ongeacht de aanbestedingsprocedure, hanteert de Metropoolregio Eindhoven bij iedere opdrachtverstrekking in het kader van de reguliere taakstelling het uitgangspunt dat het maximale uurtarief van de contractant nimmer hoger mag zijn dan € 145,-. Slechts in uitzonderlijke gevallen kan, van dit tarief worden afgeweken. Tot deze bijzondere gevallen worden de adviesdiensten van accountant en advocaat gerekend.

Het gestelde maximum uurtarief zal in de offerteaanvraag worden opgenomen. Voor de contractant wordt tijdig duidelijk dat deze eis van essentieel belang is om te kunnen meedingen naar de opdracht.

5.4 Samenvoegen van opdrachten

Het uitgangspunt bij Inkoop is dat opdrachten niet onnodig mogen worden samengevoegd (zgn. ‘clusterverbod’). Opdrachten kunnen wel in percelen verdeeld worden.Het opdelen in percelen verhoogt de marktwerking, omdat meer ondernemingen gelegenheid tot deelname krijgen.

Als de Metropoolregio Eindhoven afwijkt van het clusterverbod, dan motiveert de Metropoolregio Eindhoven de noodzaak tot afwijking in de aanbestedingsdocumenten.

5.5 Samenwerkingsverbanden

De Metropoolregio Eindhoven hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerking binnen de eigen organisatie als voor samenwerking met andere gemeenten of aanbestedende diensten.

Artikel 6 Organisatorische uitgangspunten

6.1. Het inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen:

6.2 Verantwoordelijken en bevoegdheden

• •

  De inkoop en aanbesteding van opdrachten voor werken, diensten en leveringen vindt plaats onder verantwoordelijkheid van het Dagelijks Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven.

• •

  Vertegenwoordigingsbevoegdheid van de Metropoolregio (als rechtspersoon) ligt wettelijk bij de voorzitter.

• •

  Middels benoemde mandaatregeling is met uitvoering van inkoop en aanbesteding belast: de Algemeen Directeur.

• •

  Het goedkeuren van de verkorte inkoopstrategie is voorbehouden aan de Algemeen Directeur. Een uitgebreide inkoopstrategie dient te worden goedgekeurd door het Dagelijks Bestuur.

• •

  Algemeen Directeur is bevoegd tot het in rechte vertegenwoordigen van de rechtspersoon Metropoolregio Eindhoven.

6.3 Inschakelen ACM

Indien er reële vermoedens zijn dat de inschrijfbedragen verband houden met onregelmatigheden aan de zijde van de inschrijver(s), zoals vooroverleg en/of prijsafspraken tussen inschrijvers, dient met medewerking van een juridisch adviseur contact te worden opgenomen met de Autoriteit Consument en Markt.

6.4 Vergoeding inschrijvingskosten

De Metropoolregio Eindhoven hanteert het beleid dat in beginsel geen vergoeding van inschrijvingskosten wordt toegekend.

6.5 Aanbestedingsdossier

Van elke aanbesteding zal een dossier worden bijgehouden door de voor de aanbesteding verantwoordelijke budgethouder In het geval van Europese aanbesteding dienen in het dossier ook de gegevens te worden vastgelegd die aan de Centrale Dienst In- en Uitvoer (CDUI) van de Belastingdienst dienen te worden verschaft. De aanbestedingstukken moeten kosteloos ter beschikking worden gesteld.

Artikel 7.Bepalen van aanbestedingsprocedure

7.1. Raming van de opdrachtwaarde

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de waarde van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen.

7.2 Drempelbedragen

De Metropoolregio Eindhoven zal – met inachtneming van de Gids Proportionaliteit bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat het volgen van die procedure niet strookt met de beginselen van proportionaliteit. De Metropoolregio Eindhoven kan dan kiezen voor een andere procedure.

(bedragen zijn exclusief BTW)

*De Europese drempelbedragen worden tweejaarlijks vastgesteld. De drempelbedragen voor de periode 2016-2017 bedragen voor Werken € 5.225.000,- en voor Leveringen en Diensten € 209.000,- Per 1-1-2018 worden de drempelbedragen aangepast.

7.3 Toelichting procedures

Enkelvoudige onderhands: wordt ook wel 1 op 1 benadering of “gunning uit de hand” genoemd. In principe is geen sprake van een aanbesteding omdat slechts met één door de gemeente te selecteren partij wordt onderhandeld over de opdracht.

Meervoudige onderhands: is een aanbesteding waarvoor een beperkt aantal van tenminste drie - door de gemeente te selecteren - partijen wordt uitgenodigd. Voor werken geldt het Aanbestedingsreglement (ARW) 2012 waarin voorschriften zijn opgenomen voor de onderhandse procedure.

Nationaal openbare procedure: is een aanbesteding die nationaal bekend wordt gemaakt en waarbij een ieder die aan de gestelde minimumeisen voldoet kan inschrijven. Voor werken geldt het Aanbestedingsreglement (ARW) 2012 waarin voorschriften zijn opgenomen voor de openbare procedure.

Nationaal niet–openbare procedure: wordt ook wel aangeduid als een openbare procedure met voorafgaande selectie. Deze aanbesteding wordt nationaal bekend gemaakt, waarbij een ieder zich als gegadigde kan melden en waarvoor tenminste één, doch niet meer dan het aantal gegadigden vermeld in de bekendmaking, kunnen worden uitgenodigd om een offerte uit te brengen. Voor werken geldt het Aanbestedingsreglement (ARW) 2012 waarin voorschriften zijn opgenomen voor de niet-openbare procedure.

Europese openbare procedure: is een aanbesteding volgens voorschriften van de Aanbestedingswet/ARW 2012 en de daarbij behorende Europese aanbestedingsrichtlijn. Deze procedure is verplicht indien de geraamde waarde van de opdracht de Europese drempelbedragen overschrijdt. De aanbesteding wordt Europees bekend gemaakt en is toegankelijk voor alle (Europese) leveranciers.

Europese niet-openbare procedure: wordt ook wel aangeduid als een openbare procedure met voorafgaande selectie. Deze aanbesteding wordt uitgevoerd volgens de voorschriften van de Aanbestedingswet/ARW 2012 en Europees bekend gemaakt, waarbij een ieder zich als gegadigde kan melden en waarvoor een van te voren genoemd minimaal aantal gegadigden kunnen worden uitgenodigd om een offerte uit te brengen.

7.4 Motivering inkoopprocedure

Als blijkt dat de procedure volgens de tabel niet aansluit bij het proportionaliteitsbeginsel en de Metropoolregio Eindhoven een andere procedure wenst te volgen, wordt dit in de inkoopstrategie schriftelijk gemotiveerd en – voor ten uitvoerlegging – voorgelegd aan het Dagelijks bestuur.

Al naar gelang de waarde van de opdracht volstaat een verkorte of een uitgebreide motivering, overeenkomstig onderstaande tabel. Afwijking wordt, in afstemming met een juridisch adviseur voorbereid.

De motivering dient gebaseerd te worden op één of meerdere van de volgende aspecten:

• •

  Omvang van de opdracht;

• •

  Transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers;

• •

  Aantal potentiële inschrijvers;

• •

  Gewenst eindresultaat;

• •

  Complexiteit van de opdracht;

• •

  Type van de opdracht en het karakter van de markt.

Artikel 8 Overige bepalingen

8.1 Omgang met geconstateerde fouten en adviezen

Het Dagelijks Bestuur neemt kennis van de in het kader van de rechtmatigheidscontrole geconstateerde fouten en zij treft, indien de kans op herhaling aanwezig is, maatregelen om fouten te voorkomen.

Het Dagelijks Bestuur neemt kennis van de adviezen van de accountant met betrekking tot het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Indien de adviezen niet of niet geheel kunnen worden opgevolgd, is het noodzakelijk dat zij hiervoor de motieven aangeeft.

8.2 Klachtenregeling

Een ondernemer wordt verzocht zijn klacht eerst bij de aanbestedende dienst in te dienen. Pas als de aanbestedende dienst hetzij op die klacht heeft beslist hetzij in gebreke blijft om binnen redelijke termijn een beslissing te nemen, kan de klacht aan de commissie van aanbestedingsexperts worden voorgelegd.

De Metropoolregio Eindhoven vermeldt in het aanbestedingsdocument waar een ondernemer klachten kan indienen en hoe de klachtprocedure verloopt.

8.3 Evaluatie inkoop- en aanbestedingsbeleid

Eens per vier jaren zal dit inkoop- en aanbestedingsbeleid worden geëvalueerd door de Metropoolregio Eindhoven of zijn rechtsopvolger.

8.4 Intrekking

Het ‘Besluit inkoop en aanbesteding Metropoolregio Eindhoven 2015’ wordt ingetrokken gelijktijdig met het in 8.5 geduide moment van inwerkingtreding van dit besluit.

8.5 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking per 1 januari 2018.

8.6 Citeertitel

Dit besluit kan worden aangehaald onder de naam ‘Besluit inkoop en aanbesteding Metropoolregio Eindhoven 2018’.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Dagelijks Bestuur van 23 oktober 2017,

de voorzitter, de secretaris,