Regeling vervallen per 15-02-2021

Regeling privacy persoonsgegevens Metropoolregio Rotterdam Den Haag

Geldend van 04-07-2015 t/m 14-02-2021

Intitulé

Regeling privacy persoonsgegevens Metropoolregio Rotterdam Den Haag

Het algemeen bestuur van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag (MRDH),

gezien het voorstel van het dagelijks bestuur van 17 juni 2015,

gelet op de Wet bescherming persoonsgegevens en de Archiefwet 1995;

overwegende dat ter uitvoering van deze wetten het noodzakelijk is om nadere regels te stellen met betrekking tot het verwerken van persoonsgegevens van personeelsleden;

Besluit:

tot het vaststellen van de navolgende regeling:

Artikel 1. Definities

  • a.

    Medewerker

    Medewerker die (betaald of onbetaald) voor de Metropoolregio Rotterdam Den Haag werkzaamheden verricht.

  • b.

    Bevoegd gezag

    Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag

  • c.

    Organisatie

    Metropoolregio Rotterdam Den Haag (MRDH)

  • d.

    WBP

    Wet bescherming persoonsgegevens

  • e.

    Archiefwet

    Archiefwet 1995

  • f.

    Personeelsinformatie

    De binnen de organisatie ontvangen, opgemaakte en/of verwerkte verzameling personeelsgegevens.

  • g.

    Personeelsgegeven

    Is een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele medewerker.

  • h.

    Verwerken van persoonsgegevens

    Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elk in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

  • i.

    Verantwoordelijke voor personeelsinformatie als systeem:

    De secretaris-generaal, zijnde het bestuursorgaan dat het doel van de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

  • j.

    Verantwoordelijke voor beheer en uitvoering van de werkzaamheden t.b.v. de personeelsinformatie:

    Manager bedrijfsvoering, met als doel een optimaal en wettig gevoerd personeelsinformatiesysteem.

  • k.

    Beheerder

    Personen die namens en in opdracht van het bestuursorgaan personeelsinformatie verwerken en beheren. De beheerder draagt er zorg voor dat het feitelijk beheer naar vermogen wordt uitgeoefend, inclusief de inachtneming van minimale en maximale bewaartermijnen conform de Archiefwet en het beoordelen van welke informatie wel en niet conform de WBP kan worden vastgelegd, beheerd en gebruikt. Bij de MRDH zijn de beheerders de medewerkers van cluster HRM en de medewerkers van archief.

  • l.

    Bewerker

    Degene die ten behoeve van de verantwoordelijke personeelsinformatie verwerkt overeenkomstig de instructies.

Artikel 2. Toepassing en Reikwijdte

  • 1. Deze verordening is primair toegespitst op het registreren, beheren en verwerken van personeelsinformatie.

  • 2. Deze verordening geldt voor alle medewerkers van de organisatie.

Artikel 3. Doeleinden

Het doel van het verwerken van personeelsinformatie is primair gericht op de actuele beschikbaarheid. De personeelsinformatie wordt zodanig beheerd, dat de informatie optimaal beschikbaar is voor ondersteuning van het personeelsbeleid en –beheer van de bedrijfsvoering van de organisatie.

Artikel 4. Gegevens

De personeelsinformatie bevat slechts de gegevens die noodzakelijk zijn in het kader van het personeelsbeleid en –beheer van de bedrijfsvoering van de organisatie.

Artikel 5. Vastleggen personeelsinformatie

  • 1. De personeelsinformatie wordt ondergebracht in:

    • a.

      Een in dossiers systematisch aangelegde raadpleegbare verzameling van documenten

    • b.

      Een geautomatiseerd systeem waarin gegevens worden vastgelegd

  • 2. De in dit artikel lid 1 bedoelde informatie bestaat uit:

    • a.

      Persoonsdossiers waarin de betreffende documenten gerubriceerd zijn ondergebracht. De documenten bevatten gegevens die van belang zijn voor het gehele dienstverband van een medewerker als gegevens die geen betrekking hebben op het gehele dienstverband.

    • b.

      Informatie die speciale aandacht behoeft vanwege aspecten als beveiliging bezwaartermijn of inzage.

Artikel 6. Verantwoordelijkheden voor beheer en uitvoering van de werkzaamheden t.b.v. de personeelsinformatie

  • 1. De verantwoordelijke treft de nodige maatregelen opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn.

  • 2. De verantwoordelijke legt passend technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

  • 3. De verantwoordelijke wijst een of meerdere beheerders/bewerkers aan die belast zijn met het beheer en het bewerken van de bestanden. De beheerders zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen, tenzij enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

Artikel 7. Verstrekking gegevens

  • 1. De beheerders zijn eindverantwoordelijk voor het beheer van personeelsinformatie.

  • 2. Geautomatiseerde systemen moeten zodanig zijn ingericht dat bij raadpleging de privacy van andere medewerkers niet wordt aangetast. De personeelsinformatie mag slechts functioneel worden geraadpleegd en verwerkt. Dit geldt ook voor de papieren of digitale output van gegevens uit deze systemen.

  • 3. De verantwoordelijke, beheerder(s) en bewerkers moeten zich ervan bewust zijn dat personeelsinformatie vertrouwelijke informatie bevat en ook als zodanig behandeld moet worden. De verantwoordelijke ziet toe op de naleving hiervan.

  • 4. Personeelsinformatie wordt door of namens de verantwoordelijke uitsluitend verstrekt aan:

    • a.

      De leidinggevende van de betreffende medewerker

    • b.

      Medewerkers van andere clusters voor zover het functioneel noodzakelijk is

    • c.

      Andere instanties voor zover wettelijk bevoegd en voor zover de gegevens noodzakelijk zijn voor de taakuitoefening van de betreffende instanties.

    • d.

      Medewerkers of instanties anders dan onder a t/m c, uitsluitend met ondubbelzinnige toestemming van de medewerker waarvan de gegevens worden verstrekt.

  • 5. De personeelsinformatie wordt niet verstrekt als het doel waarvoor de verstrekking is verzocht in strijd is met de Wet bescherming persoonsgegevens of als de verstrekking redelijkerwijs niet in overeenstemming is met het doel.

Artikel 8. Beveiliging

  • 1. Het verspreiden van papieren en/of digitale personeelsinformatie dient zodanig plaats te vinden dat de gegevens tijdens het transport niet voor derden inzichtelijk zijn.

  • 2. Gebruikers van geautomatiseerde systemen hebben een persoonlijke toegangscode. De werkplek waar gebruik gemaakt wordt van deze systemen mag niet onbeheerd worden achtergelaten, terwijl het systeem nog toegankelijk is.

  • 3. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat in bepaalde systemen zodanige maatregelen worden getroffen dat personeelsinformatie of aanduidingen omtrent personeelsinformatie niet inzichtelijk is voor onbevoegden.

Artikel 9. Bewaring en verwijdering

Personeelsgegevens, zoals bedoeld in artikel 4 van deze verordening, worden verwijderd indien de informatie niet meer noodzakelijk is voor het met de verwerking gediende doel. Hiermee wordt rekening gehouden met wettelijke bewaartermijnen.

Artikel 10. Rechten van de medewerker

  • 1. Iedere medewerker heeft recht op inzage in de personeelsgegevens die op hem betrekking hebben.

  • 2. Iedere medewerker kan verzoeken zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek wordt gericht aan verantwoordelijke en bevat de aan te brengen wijzigingen.  

    De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het in het vorige zingenoemde verzoek schriftelijk of hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.

    De verantwoordelijke zorgt dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

  • 3. Iedere medewerker heeft het recht zich te verzetten tegen een verwerking van zijn personeelsgegevens op grond van persoonlijke omstandigheden. Bij indiening van het verzet vindt voorpopige opschorting plaats van de verwerkeing. Het verzet dient schriftelijk gericht te worden aan de verantwoordelijke.

    De verantwoordelijke moet binnen vier weken na ontvangst van het verzet beoordelen het verzet terecht is en bericht de verzoeker omtrent zijn besluit. Wanneer het verzet terecht is, dan moet de verwerking onmiddellijk beëindigd worden.

Artikel 11. Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin deze verordening niet of niet in redelijkheid voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van deze verordening, kan het bevoegd gezag een bijzondere voorziening treffen.

Ondertekening

Aldus besloten in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag van 3 juli 2015,
de secretaris,
mw. mr. drs. A.W.H. Bertram
de voorzitter,
ing. A. Aboutaleb

Bijlage 1 Overzicht vastgelegde stukken personeelsadministratie

1.

Aanstelling

 

Aanstellingsbesluit

 

( inclusief wijzigingen daarop )

 

Aanstellingsbrief

 

 

 

Assessment

 

 

 

Detachering

 

 

 

Diensttijdonderzoek

 

 

 

Eed en belofte

 

 

 

generieke functie/werknaam

 

 

 

Getuigschrift vorige werkgever

 

 

 

Nevenwerkzaamheden

 

 

 

Overige correspondentie aanstelling

 

 

 

Rooster

 

 

 

Sollicitatiebrief + cv

 

 

 

Stage overeenkomst

 

 

 

Wijziging aanstellingsgegevens

2.

Persoonsgegevens

 

IBAN rekeningnummer

 

 

 

ID-bewijs *

 

 

 

Overige correspondentie persoonsgegevens

 

 

 

VOG

3.

Opleiding

 

Diploma/certificaat

 

 

 

Overige correspondentie opleiding

 

 

 

Studiefaciliteiten

4.

Salaris

 

korting salaris i.v.m. verzuim

 

 

 

Gratificatie

 

 

 

Inhouding

 

 

 

Loonheffingsverklaring *

 

 

 

Salarismutatie, periodieken, bevordering, toelagen

 

 

 

Vergoedingen

 

 

 

Voorschot

 

 

 

Werkgeversverklaring

5.

Verlof/RVT

 

Roostervrije tijd

 

 

 

Verlof WAZ

 

 

 

Onbetaald buitengewoon verlof

 

 

 

(gedeeltelijk) betaald buitengewoon verlof

 

 

 

Levensloopverlof

6.

Gesprekscyclus

 

Planningsgesprek

 

 

 

Voortgangsgesprek/functioneringsgesprek

 

 

 

Beoordelingsgesprek

7.

Verzuim/

inzetbaarheidsanalyse

 

42e weekmeldingen

 

 

 

Actueel oordeel bedrijfsarts

 

 

 

Probleemanalyse

 

 

 

Arborapportage

 

 

 

Eerstejaars evaluatie

 

 

 

Eindevaluatie

 

 

 

Plan van aanpak

 

 

 

Bijstelling plan van aanpak

 

 

 

Overige correspondentie verzuim

8.

Declaraties

 

Dienstreis (reiskosten, verblijfkosten)

 

 

 

Overwerk

 

 

 

Studiekosten

 

 

 

Overige correspondentie declaraties

9.

Cafetaria

 

Fiscale verrekening vakbondscontributie, bedrijfsfitness, reiskosten fiets

 

 

 

Overige correspondentie cafetaria

10.

Diversen

 

Bezwaren

 

 

 

Disciplinaire maatregel

 

 

 

Loonbeslag

11.

Ontslag

 

Afkoopregeling/vertrekovereenkomst

 

 

 

Berekening

 

 

 

Einde tijdelijk dienstverband

 

 

 

Keuze pensioen/AOW-gerechtigde leeftijd

 

 

 

Strafontslag

 

 

 

Afkeuring

 

 

 

Reorganisatie

 

 

 

Eigen verzoek

 

 

 

Getuigschrift

Bijlage 2 Bewaartermijnen Archiefwet

Bescheiden (betreffende

Omschrijving

Bewaartermijn (B=bewaren)

1. Individuele personeelsleden. stagiaires

Waarvan bewaring tot het einde van het dienstverband niet noodzakelijk is

 

 

a. Indien uitsluitend ter informatie van bestuur en administratie overgelegd

2 jaar

 

b. Overige bescheiden (o.m. in verband met financiële consequenties)

7 jaar

 

Van waarde tot het einde van het dienstverband (het gaat hier om stukken betreffende de rechtspositie, de functievervulling en het gedrag)

10 jaar na einde dienstverband

 

Dossiers van personeel dat heeft gewerkt of in aanraking is geweest met voor de gezondheid schadelijke stoffen alsmede de informatie over deze stoffen

40 jaar na einde dienstverband

 

Verzekeringen voor vrijwilligers en stagiaires

7 jaar na vervallen

 

Algemene contracten en dossiers van vrijwilligers en stagiaires

7 jaar na vervallen

 

Dossiers van vrijwilligers en stagiaires die hebben gewerkt of in aanraking zijn geweest met voor de gezondheid schadelijke stoffen alsmede de informatie over deze stoffen

40 jaar na einde contract

2. Openstellen en behandelen van vacatures

Niet-benoemde sollicitanten en de naar aanleiding van sollicitaties opgemaakte stukken

vernietigen na vervallen belang

 

Vaststellen van de rechtspositie

B

3. Bepalen van personeelsbezetting en - formatie; rechtspositie

Jaarlijks overzicht van personeelsbezetting en -formatie

B

 

Functiebeschrijvingen en functiewaarderingen

B

4. Salarisadministratie

 

7 jaar

5. Arbo-gegevens

Beleidsbepalende bescheiden inzake verzuimbeleid en risico-inventarisatieanalyse

B

 

Uitvoering Arbobeleid

5 jaar

6. Ondernemingsraden

Jaarverslag, samenstelling, verkiezingsuitslag en besluiten

B

*: is wettelijk verplicht.