Informatieverordening Middelburg 2016

Geldend van 24-08-2016 t/m heden

Intitulé

Informatieverordening Middelburg 2016

De raad van de gemeente Middelburg;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 6 juni 2016, volgnummer 16-95;

gelet op de artikelen 30, eerste lid, en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995;

gelet op de artikelen 2b en 6 van de Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum “Zeeuws Archief”;

b e s l u i t :

vast te stellen de navolgende InformatieverordeningMiddelburg 2016

betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de informatie van de gemeentelijke organen, de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie, voor zover die niet is overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk I. Algemene bepalingen

Artikel 1

Deze verordening verstaat onder:

Archiefbesluit

Besluit van 15 december 1995, houdende regels ter uitvoering van een aantal bepalingen van de wet.

Archiefbewaarplaats

Overeenkomstig artikel 31 van de Wet aangewezen gemeentelijke archiefbewaarplaats.

Archiefregeling

Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 december 2009, nr. WJZ/178205 (8189) met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen.

Archiefruimte

Ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van informatie in afwachting van overbrenging ingevolge artikel 12, lid 1 of artikel 13, lid 1, van de wet.

Archivaris

De overeenkomstig artikel 32 van de Wet en de artikelen 2b onder b en 6, tweede lid van de Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum “Zeeuws Archief” door het algemeen bestuur van het Zeeuws Archief benoemde gemeentearchivaris.

Beheer

Het treffen van maatregelen en voorzieningen die nodig zijn om informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren.

Beheerder(s)

Degenen die zijn belast met het beheer van de informatie van de gemeentelijke organen die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Organisatieonderdelen

Door burgemeester en wethouders als zodanig aangewezen organisatieonderdelen.

Gemeentelijke organen

Overheidsorganen, als bedoeld in artikel 1, onder b-1 van de Wet, voor zover deze vallen onder de gemeente.

Informatie

Archiefbescheiden zoals gedefinieerd in de Wet in artikel 1, onder c.

Informatiesysteem

Het geheel van documentatie, procedures, apparatuur, programmatuur en personeel met behulp waarvan informatie kan worden vervaardigd, bewerkt, ontvangen, verzonden, geraadpleegd en door de zorgdrager kan worden onderworpen aan toetsbare eisen.

Wet

De Archiefwet 1995.

Zeeuws Archief

Openbaar lichaam als bedoeld in artikel 2a van de Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum “Zeeuws Archief”;

Hoofdstuk II. Aanwijzing van de archiefbewaarplaats, taken en verantwoordelijkheden Zeeuws Archief

Artikel 2

De in artikel 31 van de Wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt in het Zeeuws Archief, Hofplein 16 te Middelburg.

Artikel 3

Het Algemeen Bestuur van het Zeeuws Archief zorgt voor het aanwijzen van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de Wet.

Artikel 4

Het Algemeen bestuur van het Zeeuws Archief stelt voorschriften vast voor het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 5

De archivaris speelt een actieve rol bij de planning en uitvoering van tenminste de onderstaande zaken:

  • a)

    Opheffing, samenvoeging of splitsing van een organisatieonderdeel of overdracht van één of meer taken aan een ander organisatieonderdeel, overheidsorgaan of rechtspersoon;

  • b)

    Bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

  • c)

    Verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie

  • d)

    Ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

  • e)

    Voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel 6

De archivaris doet tenminste eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het beheer.

Hoofdstuk III. De zorg van burgemeester en wethouders voor informatie

Artikel 7

Burgemeester en wethouders zorgen voor voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 8

Burgemeester en wethouders zorgen voor de aanwijzing van de beheerder(s) van informatie die niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht.

Artikel 9

Burgemeester en wethouders zorgen dat jaarlijks op de begroting van de gemeente voldoende middelen worden geraamd voor het dekken van de kosten van het informatiebeheer alsmede voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden die aan het beheer van alle gemeentelijke informatie verbonden is.

Artikel 10

Burgemeester en wethouders, gehoord de archivaris, zorgen conform artikel 16 van de Archiefregeling voor het inrichten en in stand houden van een kwaliteitssysteem waarin toetsbare eisen worden gesteld aan het beheer van de informatie.

Artikel 11

Burgemeester en wethouders stellen voorschriften vast voor het beheer van de informatie die niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht.

Artikel 12

Burgemeester en wethouders stellen voorschriften vast ten aanzien van de zorg- en beheertaken van informatie die naar de archiefbewaarplaats is overgebracht.

Artikel 13

Burgemeester en wethouders zien erop toe, dat bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen die publiekrechtelijke taken uitvoeren, het beheer van informatie bij deze rechtspersonen geschiedt volgens de bepalingen van de wet.

Artikel 14

Burgemeester en wethouders leggen door middel van een verslag tenminste eenmaal per (twee) jaar verantwoording af aan de gemeenteraad over hetgeen zij hebben gedaan ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij voegen daarbij alle formele verslagen en/of adviezen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk IV. Toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 15

De archivaris is, overeenkomstig artikel 32, lid 2 van de Wet, belast met het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 16

De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, lid 2 van de Wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meerdere ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de Wet.

Artikel 17

  • 1. De beheerder(s) verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle informatie en inlichtingen die voor een goede uitvoering van het toezicht noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de informatie alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin informatie is opgenomen.

  • 2. Bij het uitvoeren van handelingen zoals beschreven onder lid 1, worden de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van informatie in acht genomen.

Artikel 18

De archivaris doet van zijn bevindingen mededeling aan de gemeentesecretaris als eindverantwoordelijke voor de informatiehuishouding. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 19

De archivaris doet tenminste eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer.

Hoofdstuk V. Slotbepalingen

Artikel 20

Deze verordening treedt in werking zes weken na de dag van bekendmaking.

Artikel 21

Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening vervalt de Archiefverordening Middelburg 2004.

Artikel 22

Deze verordening wordt aangehaald als Informatieverordening Middelburg 2016.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door de raad in zijn openbare vergadering van 27 juni 2016.
De voorzitter, mr. H.M. Bergmann
De griffier, E.T. Israël

TOELICHTING

ALGEMEEN

Deze informatieverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de artikelen 30, eerste lid, en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995.

Zij bestaat in hoofdzaak uit twee delen namelijk de regeling voor de zorg die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen én het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Deze verordening is niet alleen van toepassing op klassieke, papieren informatie, maar ook op moderne, digitale informatie.

Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip ‘zorg’ dat in de wet niet wordt gedefinieerd. Hoofdstuk IV is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid, van de wet en is aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet revitalisering generiek toezicht en de per 1 januari 2013 gewijzigde Archiefwet.

ARTIKELSGEWIJS

Artikel 1

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moet worden toegekend. De in artikel 1 bedoelde archivaris betreft de beheerder van de gemeentelijke archiefbewaarplaats. De benoeming van deze archivaris berust bij het algemeen bestuur van het Zeeuws Archief krachtens artikel 6 lid 2c van de Regeling het Zeeuws Archief.

In de modelverordeningen wordt de term “Beheerseenheid” aangeduid als zijnde een organisatieonderdeel. Deze term is enigszins verouderd, om die reden wordt hier “Organisatieonderdeel” toegepast voor het aanduiden van een afdeling binnen de gemeentelijke organisatie.

Artikel 3

De aanwijzing van de archiefbewaarplaats is geregeld in artikel 6 lid 2a van de Regeling het Zeeuws Archief in overeenstemming met artikel 31 van de Wet.

Artikel 4

Voor het beheer van de overgebrachte informatie dienen voorschriften te worden vastgelegd. Zoals dit ook gebeurt bij nog niet overgebrachte informatie in een Besluit Informatiebeheer, dient dit ook van toepassing te zijn op overgebrachte informatie.

Artikel 5

In dit artikel wordt de nadruk gelegd op een actieve rol en nauwe betrokkenheid van de archivaris bij bestaande en nieuwe ontwikkelingen op het gebied van de informatiehuishouding bij de gemeente Middelburg en bij wijzigingen in bestaande situaties. Dit betreft vooral zaken van organisatorische en archief technische aard ten aanzien van het informatiebeheer.

Artikel 6

Het Zeeuws Archief brengt jaarlijks een verslag uit aan de gemeenteraad ten aanzien van de uitgevoerde werkzaamheden, het gevoerde beleid en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en werkwijze in het bijzonder (artikel 21, derde lid van de Regeling het Zeeuws Archief). De verslaglegging en het afleggen van verantwoording door de archivaris vormen de basis voor de verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad.

Artikel 7

De Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige eisen en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 13, vierde lid, is op grond van het koninklijk besluit van 8 augustus 2001, Stb. 2001, 381 op 24 augustus 2001 in werking getreden (artikel 24, tweede lid, Archiefbesluit 1995).

De archiefbewaarplaats bevindt zich nu in het Zeeuws Archief en de zorgtaak is uit dien hoofde door burgemeester en wethouders overgedragen aan het dagelijks bestuur van het Zeeuws Archief. Wel blijft de gemeente verantwoordelijk voor de kosten betreffende de zorg voor het inrichten en instandhouden. De bijdrage van de gemeente Middelburg is vastgelegd in de Regeling het Zeeuws Archief, artikel 16.

Artikel 8

De aanwijzing van organisatieonderdelen en beheerders van informatie is opgenomen in artikel 2 van het Besluit Informatiebeheer 2008.

Artikel 9

Dit artikel is een nadere uitwerking van artikel 30, tweede lid van de wet.

Artikel 10

Overeenkomstig artikel 16 van de Archiefregeling moet de zorgdrager er voor zorgen dat het informatiebeheer voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Een kwaliteitssysteem is het geheel van “organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van de kwaliteitszorg” (ISO 8402).

Artikel 11 en 12

Het beheer van overgebrachte archieven is in de huidige modellen opgenomen in het Besluit Informatiebeheer in plaats van in de Archiefverordening. De Archiefwet stelt alleen een verordening verplicht voor de zorg door de zorgdrager (art. 30.1 AW) en het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archieven (art. 32.2 AW). Voor het beheer van overgebrachte archieven hoeft dus in principe geen verordening te worden vastgesteld, maar gelukkig stelt de modelverordening dat het college voorschriften vast dient te stellen voor het beheer van archieven en de archiefbewaarplaats (in een Besluit Informatiebeheer). Hierbij maakt het niet uit of die bewaarplaats dan inpandig is, of men een bewaarplaats van een archiefinstelling heeft aangewezen. In dit laatste geval zou je niet alle artikelen hoeven overnemen. In ieder geval de periodieke verslaglegging over het gevoerde beheer wel.

Artikel 13

Taken en werkprocessen van de gemeente kunnen worden uitbesteed aan andere partijen, zoals een orgaan als bedoeld in de Wet Gemeenschappelijke regelingen. Zie hiervoor de Notitie Verbonden Partijen van het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) en de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN). Archiefbescheiden die door dergelijke organen of partijen worden gevormd op grond van taken en/of de werkprocessen van de gemeente vallen onder de werking van deze verordening. Dat geldt dus ook voor privaatrechtelijke rechtspersonen die gemeentelijke taken uitvoeren.

Artikel 14

Binnen één reguliere zittingsperiode verneemt de raad vier maal wat er op het gebied van de archiefzorg, het informatiebeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een (twee)jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, waarbij een zwaarder accent wordt gelegd op horizontale verantwoording.

Artikel 15

Dit artikel is een uitwerking van artikel 32, lid 2 van de wet.

Artikel 16

Dit artikel is een uitwerking van artikel 32, lid 2 en artikel 22 van de wet.

Artikel 17

De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van ‘archiefbescheiden’, in deze verordening aangeduid als ‘informatie’. De wetgever heeft binnen de formele betekenis van het begrip alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie bedoeld, inclusief die welke enkel met informatietechnologie kan worden opgevraagd.

Ondanks de verruimde betekenis van het begrip ‘informatie’ kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een ruimere inhoud hebben gekregen. Zo heeft dat onder andere gevolgen voor het toezicht op het beheer van digitale bestanden. Naast toegang tot de fysieke ruimte strekt dit toezicht zich namelijk ook uit tot de virtuele ruimte waarin digitale gegevens worden geborgd.

Artikel 18

In die gevallen waarin het nodig is zal de archivaris als toezichthouder bij de eindverantwoordelijke van de informatiehuishouding mededeling doen van de maatregelen die moeten worden getroffen in het belang van een goed beheer.

Artikel 19

De verslaglegging door de archivaris geschiedt in een separaat verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.