Gemeenschappelijke regeling Inkoopbureau H-10

1. Er is een bedrijfsvoeringsorganisatie genaamd: Inkoopbureau H-10.

2. De bedrijfsvoeringsorganisatie is gevestigd te Pijnacker-Nootdorp.

3. De bedrijfsvoeringsorganisatie is een samenwerkingsverband van de gemeenten Delft, Den Haag, Leidschendam-Voorburg, Midden-Delfland, Pijnacker- Nootdorp, Rijswijk, Voorschoten, Wassenaar, Westland en Zoetermeer.

1. Ter behartiging van de in artikel 3 genoemde belangen is het Inkoopbureau H-10 belast met de volgende taken:

• a.

  uitvoering van de gezamenlijke inkoop en contractering – dat wil zeggen het bepalen van de wijze van inkoop, de inkoopprocedure en het contract- en leveranciersmanagement;

• b.

  het op verzoek namens gemeenten optreden richting leveranciers om de voorwaarden en eisen, waaronder de overeenkomsten worden afgesloten te harmoniseren (gecombineerde inkoop);

• c.

  het op verzoek van een individuele (of cluster van) gemeente(n) contracteren met leveranciers (individuele inkoop en contractering).

2. In de dienstverleningsovereenkomst worden samenwerkingsafspraken vastgelegd met betrekking tot de financiering en af te nemen diensten van het Inkoopbureau H-10. De uit te voeren diensten zien op het aangaan en beëindigen van inkoopcontracten en contractmanagement met derden ter uitvoering van de taken in de Jeugdwet en voor een deel van de taken op basis van de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015.

1. Het bestuur bestaat uit drie leden inclusief de voorzitter.

2. Burgemeester en wethouders:

• a.

  van de gemeente Den Haag wijzen uit hun midden één lid en één plaatsvervangend lid van het bestuur aan;

• b.

  van de gemeenten Delft, Midden-Delfland, Rijswijk en Westland wijzen tezamen uit hun midden één lid en één plaatsvervangend lid van het bestuur aan;

• c.

  van de gemeenten Leidschendam-Voorburg, Pijnacker-Nootdorp, Voorschoten, Wassenaar en Zoetermeer wijzen tezamen uit hun midden één lid en één plaatsvervangend lid van het bestuur aan.

3. Het lidmaatschap van het bestuur is onverenigbaar met een dienstverband bij het Inkoopbureau H-10 dan wel bij een van de gemeenten.

4. De zittingsperiode van de leden van het bestuur eindigt gelijk met de zittingsperiode van de colleges van burgemeester en wethouders door wie zij zijn aangewezen. Telkens nadat een zittingsperiode is geëindigd, wijzen burgemeester en wethouders van de gemeenten zo spoedig mogelijk overeenkomstig het tweede lid één lid en één plaatsvervangend lid van het bestuur aan.

5. De leden van het bestuur kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij geven daarvan schriftelijk kennis aan de voorzitter van het bestuur en aan burgemeester en wethouders van de gemeente(n) die hen heeft aangewezen.

6. Een lid van het bestuur dat het vertrouwen van het college van burgemeester en wethouders dat hem heeft aangewezen of mede heeft aangewezen niet meer bezit, kan door middel van een schriftelijke kennisgeving van dat college worden ontslagen.

7. In een tussentijds ontstane vacature wordt zo spoedig mogelijk voorzien door de aanwijzing van een nieuw lid.

1. Het bestuur vergadert jaarlijks tenminste twee maal en voorts zo dikwijls als de voorzitter dat nodig oordeelt, dan wel ten minste twee leden daarom verzoeken.

2. Vergaderingen kunnen alleen worden gehouden wanneer tenminste de helft van het aantal leden dat tenminste de helft van het aantal uit te brengen stemmen vertegenwoordigt, aanwezig is.

3. Het bestuur stelt voor zijn werkwijze een reglement van orde vast dat ter kennisneming aan de gemeenten wordt gezonden.

1. Besluiten worden genomen op basis van een gewogen stemverhouding. Het aantal stemmen dat een lid in de vergadering kan uitbrengen, wordt bepaald door het aantal inwoners van de gemeente(n) door wiens college(s) van burgemeester en wethouders hij is aangewezen. Hierbij geldt de volgende stemverdeling:

• a.

  een gemeente met minder dan 20.000 inwoners: 2 stemmen;

• b.

  een gemeente met 20.000 tot 40.000 inwoners: 3 stemmen;

• c.

  een gemeente met 40.000 tot 60.000 inwoners: 4 stemmen;

• d.

  een gemeente met 60.000 tot 80.000 inwoners: 5 stemmen;

• e.

  een gemeente met 80.000 tot 100.000 inwoners: 6 stemmen;

• f.

  een gemeente met 100.000 tot 120.000 inwoners: 7 stemmen;

• g.

  een gemeente met 120.000 tot 140.000 inwoners: 8 stemmen;

• h.

  een gemeente met 140.000 tot 160.000 inwoners: 9 stemmen;

• i.

  een gemeente met 160.000 tot 180.000 inwoners: 10 stemmen;

• j.

  een gemeente met 180.000 tot 200.000 inwoners: 11 stemmen;

• k.

  een gemeente met 200.000 tot 220.000 inwoners: 12 stemmen;

• l.

  een gemeente met 220.000 tot 240.000 inwoners: 13 stemmen;

• m.

  een gemeente met 240.000 tot 260.000 inwoners: 14 stemmen;

• n.

  een gemeente met 260.000 tot 280.000 inwoners: 15 stemmen;

• o.

  een gemeente met 280.000 tot 300.000 inwoners: 16 stemmen;

• p.

  een gemeente met 300.000 tot 320.000 inwoners: 17 stemmen;

• q.

  een gemeente met 320.000 tot 340.000 inwoners: 18 stemmen;

• r.

  een gemeente met 340.000 tot 360.000 inwoners: 19 stemmen;

• s.

  een gemeente met 360.000 tot 380.000 inwoners: 20 stemmen;

• t.

  een gemeente met 380.000 tot 400.000 inwoners: 21 stemmen;

• u.

  een gemeente met 400.000 tot 420.000 inwoners: 22 stemmen;

• v.

  een gemeente met 420.000 tot 440.000 inwoners: 23 stemmen;

• w.

  een gemeente met 440.000 tot 460.000 inwoners: 24 stemmen;

• x.

  voorts voor iedere 20.000 inwoners één stem extra.

2. Het stemgewicht van elke gemeente wordt jaarlijks bepaald op basis van het inwonertal op 1 januari van het voorafgaande jaar zoals dat is opgenomen in de bevolkingsstatistiek van het Centraal Bureau voor de Statistiek.

3. Tenzij in deze regeling anders is bepaald, worden besluiten met gewone meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen genomen.

1. Het bestuur geeft aan de raden en de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten ongevraagd alle inlichtingen die nodig zijn voor een juiste beoordeling van het door het bestuur gevoerde en te voeren beleid.

2. Het bestuur verstrekt aan de raden en de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten alle inlichtingen die door één of meer leden van die raden of colleges worden verlangd.

3. Een lid van het bestuur geeft aan het college of de colleges van burgemeester en wethouders die hem heeft of hebben aangewezen en de raad of de raden van die gemeente(n), op de in die gemeente(n) gebruikelijke wijze alle inlichtingen die door het college, de raad of een of meer leden daarvan, worden verlangd.

1. Een lid van het bestuur kan door het college van burgemeester en wethouders of door één van de colleges die in gezamenlijkheid het lid hebben aangewezen op de in die gemeente of gemeenten gebruikelijke wijze ter verantwoording worden geroepen voor de wijze waarop dat lid de desbetreffende gemeente in dat bestuur heeft vertegenwoordigd. De eerste zin is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de raad of raden.

2. In het kader van een periodieke evaluatie van het functioneren van de gemeenschappelijke regeling legt het bestuur schriftelijk verantwoording af aan de deelnemende gemeenten. Het college van burgemeester en wethouders kan bij de behandeling van deze verantwoordingsrapportage in het overleg met de raad een vertegenwoordiger van het bestuur uitnodigen om hierop een toelichting te geven.

1. Het bestuur kiest uit zijn midden een voorzitter.

2. Bij verhindering of ontstentenis van de voorzitter wordt deze vervangen door een lid van het bestuur, door dat bestuur aan te wijzen.

1. De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van hetbestuur en draagt er zorg voor, dat de besluiten van het bestuur naar behoren worden uitgevoerd.

2. De voorzitter vertegenwoordigt het Inkoopbureau H-10 in en buiten rechte. Hij kan de in de eerste volzin bedoelde vertegenwoordiging, na overleg met het bestuur, opdragen aan een door hem aan te wijzen persoon.

3. De stukken die van het bestuur uitgaan, worden door de voorzitter ondertekend. De voorzitter kan die ondertekening opdragen aan een ander lid van het bestuur.

1. De directeur is belast met de leiding van het Inkoopbureau H-10. Voor de uitvoering van zijn taak is hij verantwoording verschuldigd aan het bestuur.

2. De directeur is secretaris van het bestuur. Hij is bij de vergaderingen van het bestuur aanwezig en heeft daarin een raadgevende stem. Hij mede-ondertekent de stukken die van het bestuur uitgaan.

3. Bij afwezigheid, ziekte of ontstentenis van de directeur wordt de functie waargenomen door een door het bestuur aan te wijzen plaatsvervanger.

4. Het bestuur stelt in een instructie nadere regels vast over de taken en bevoegdheden van de secretaris

1. Het bestuur stelt bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, evenals voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vast. Deze verordening waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan.

2. Het bestuur stelt bij verordening regels vast voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Deze verordening waarborgt dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst.

3. Het bestuur is slechts met toestemming van de gemeenten bevoegd om:

- leningen aan te gaan;

- waardepapieren te kopen of verkopen;

- rente en valutatransacties aan te gaan.

• 1.

  Het bestuur stelt jaarlijks een ontwerpbegroting met toelichting op voor het volgende kalenderjaar.

• 2.

  Het bestuur zendt de ontwerpbegroting en de toelichting daarop 8 weken voordat zij wordt vastgesteld toe aan de raden van de gemeenten.

• 3.

  De raden van de gemeenten kunnen binnen acht weken na ontvangst van de ontwerpbegroting hun zienswijze over die begroting bij het bestuur naar voren brengen.

• 4.

  Het bestuur stelt de begroting vast in het jaar, voorafgaande aan dat waarvoor zij dient.

• 5.

  Nadat deze is vastgesteld, zendt het bestuur, zo nodig, de begroting aan de raden van de gemeenten.

• 6.

  Het bestuur zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval voor 1 augustus, aan de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten en aan Gedeputeerde Staten.

• 7.

  Het bepaalde in dit artikel is mede van toepassing op besluiten tot wijziging van de begroting.

• 1.

  De in de begroting opgenomen uitgaven worden door de gemeenten gedragen overeenkomstig de in dienstverleningsovereenkomst en uitvoeringsprogramma’s vastgelegde verdeelafspraken.

• 2.

  Eventuele tekorten op de uitgaven voor de instandhouding van het inkoopbureau worden verdeeld naar evenredigheid van het aantal inwoners van ieder van de gemeenten per 1 januari van het jaar voorafgaande aan het jaar waarop de begroting betrekking heeft, zoals gepubliceerd door het Centraal Bureau voor de Statistiek. Wijziging van deze verdeelsleutel in enig jaar is mogelijk met unanieme instemming van het bestuur.

• 3.

  De gemeenten betalen bij wijze van voorschot jaarlijks voor 1 februari en 1 augustus telkens de helft van de door hen verschuldigde bijdrage.

• 1.

  De directeur legt jaarlijks een ontwerp-jaarrekening met bijbehorend verslag betreffende het voorafgaande jaar, ter vaststelling voor aan het bestuur.

• 2.

  Het bestuur stelt de jaarrekening vast in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft.

• 3.

  Het bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval voor 1 augustus, aan de gemeenten en aan Gedeputeerde Staten.

• 1.

  Het bestuur draagt zorg voor de archiefbescheiden van de organen ingesteld bij de regeling overeenkomstig een door het bestuur met inachtneming van de Archiefwet 1995 vast te stellen regeling, die aan Gedeputeerde Staten wordt meegedeeld.

• 2.

  De secretaris is belast met het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van de gemeente waar het Inkoopbureau H-10 is gevestigd.

• 3.

  De archivaris van de gemeente waar het Inkoopbureau H-10 is gevestigd oefent toezicht uit op het onder het tweede lid genoemde beheer.

• 4.

  Voor de bewaring van de op grond van artikel 12, eerste lid, en artikel 13, eerste lid, van de Archiefwet 1995 over te brengen archiefbescheiden van de in deze regeling genoemde organen is aangewezen de archiefbewaarplaats van de gemeente waar het Inkoopbureau H-10 is gevestigd.

• 5.

  Na opheffing van de gemeenschappelijke regeling worden de onder het tweede lid bedoelde archiefbescheiden overgebracht naar de archiefbewaarplaats van de gemeente waar het Inkoopbureau H-10 is gevestigd.

• 6.

  De onder het vierde lid bedoelde archiefbescheiden worden beheerd door de archivaris van de gemeente waar het Inkoopbureau H-10 is gevestigd.

• 7.

  De in het vierde lid bedoelde archiefbescheiden worden beheerd door de archivaris van de gemeente waar het Inkoopbureau H-10 is gevestigd.

• 1.

  Het bestuur draagt zorg voor een evaluatie van de regeling. De eerste evaluatie vindt plaats voor 31 december 2016.

• 2.

  De in het eerste lid bedoeld evaluatie heeft onder meer, doch niet uitsluitend, tot doel na te gaan:

• a.

  of, en zo ja in welke mate de in deze regeling geformuleerde doelstellingen zijn behaald;

• b.

  of, en zo ja in welke mate de in deze regeling vastgelegde overdracht van taken en bevoegdheden, in het licht van de doelstelling van deze regeling, aanpassing behoeft.