Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Midden-Delfland houdende regels omtrent adresonderzoek basisregistratie personen Regeling Adresonderzoek Basisregistratie personen (BRP) gemeente Midden-Delfland

2. Aanleiding voor een adresonderzoek

Als er twijfel bestaat over de juistheid van het adres van een burger zoals dat in de BRP staat geregistreerd, wordt een onderzoek gestart naar de verblijfplaats van die persoon. Over het algemeen krijgt de gemeente op drie manieren signalen binnen die aangeven dat er iets mis is met de inschrijving van een burger op een bepaald adres:

• 1.

  Het Klant Contact Centrum (KCC) ontvangt zelf signalen die vragen oproepen over een BRP-inschrijving. Dit kan bijvoorbeeld in contact met de persoon zelf zijn, van andere teams binnen de gemeente of informatie van omwonenden.

• 2.

  Andere (semi) overheidsinstanties die de BRP gebruiken, vermoeden dat een inschrijving niet klopt en vragen de gemeente dit adres te onderzoeken.

• 3.

  De gemeente ontvangt adressen van het project LAA. Zij verzamelt signalen, combineert die met andere bronnen, selecteert welke signalen een verhoogd risico van foutieve BRP-inschrijving kennen, verifieert welke regelingen van toepassing zijn en verstrekt de zo verrijkte informatie aan gemeenten voor adresonderzoek.

Tijdens deze fase staat een adres nog niet “in onderzoek” in de zin van de wet. Er wordt eerst ingeschat welk gewicht het signaal heeft en wat een passend vervolg is. In sommige gevallen is contact met de betreffende persoon voldoende om een juiste inschrijving te verkrijgen.

3. Start van een adresonderzoek

Als duidelijk is dat er geen sprake is van een vergissing, wordt het adres in onderzoek gezet in de BRP. Alle BRP gebruikers en afnemers (bijvoorbeeld de Belastingdienst) weten dan dat het adres mogelijk niet klopt en dat de gemeente een onderzoek is gestart.

4. Verloop van het onderzoek

Het onderzoek is gericht op het achterhalen van de feitelijke verblijfplaats van de betreffende persoon. Hiervoor kunnen de volgende acties worden ondernomen:

4.1 Aanschrijven van de betreffende persoon

Er wordt contact opgenomen met de persoon. De persoon wordt in ieder geval aangeschreven op het adres zoals dat in de BRP is geregistreerd en/of het vermoedelijke nieuwe adres. In de brief wordt de betreffende persoon herinnerd aan zijn verplichting tot het doen van aangifte. In het geval dat een aangifte incompleet of onjuist is, wordt de betreffende persoon geïnformeerd dat de aangifte niet in behandeling wordt genomen. Als er informatie over een nieuwe verblijfplaats is, wordt de betreffende persoon ook daar aangeschreven.

4.2 Nader onderzoek

Hoe het nader onderzoek eruit ziet is afhankelijk van de beschikbare informatie en de situatie.

4.2.1 Raadplegen diverse informatiebronnen

Informatie kan worden ingewonnen bij bijvoorbeeld de persoon zelf, uitkeringsinstanties (bijv. inkijk Suwinet), andere gemeentelijke organen, buitengemeentelijke afnemers, openbare informatie op social media, werkgever, woningstichting, nutsbedrijven, ziektekostenverzekeraar, woningeigenaar, familie, vrienden, buren of andere bekenden. Informatie mag verkregen worden via contact aan de balie, telefoon, e-mail of post. Alleen gegevens die relevant zijn voor de controle van de BRP-inschrijving, zoals aanvullende contactgegevens of de samenstelling van het huishouden, worden gevraagd.

4.2.2 Binnengemeentelijke samenwerking

Aan andere teams binnen de gemeente wordt gevraagd welke belangen verder spelen op dat adres of over die persoon. Daarbij gaat het alleen om de vraag óf er bij andere diensten of afdelingen op grond van hun bevoegdheden een regeling (bijvoorbeeld een uitkering of subsidie) van kracht is op dat adres/bij die persoon (en dus niet waarom, sinds wanneer of met welke bedragen). Ook wordt er geen kennis gedeeld (direct of indirect) over bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheid, etniciteit, godsdienst of levensovertuiging, seksueel gedrag en strafrechtelijke gegevens.

4.2.3. Huisbezoek

De toezichthouder BRP kan onderzoek verrichten op zowel het actuele (in de BRP geregistreerde) adres, als op een vermoedelijk nieuw adres in de gemeente. De toezichthouder maakt van dit bezoek een rapport op. De toezichthouder kan het huisbezoek samen met een andere gebruiker van de BRP afleggen.

4.2.4 Rolverdeling tussen gemeenten

Verblijft de burger die in onderzoek staat vermoedelijk in een andere gemeente dan waar hij op dat moment in de BRP is geregistreerd? Dan kan die andere gemeente bij het onderzoek betrokken worden. Gemeenten hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de correcte bijhouding van de BRP. De andere gemeente kan in een dergelijk geval beter in de gelegenheid zijn om, bijvoorbeeld door onderzoek ter plaatse, na te gaan of betrokkene daadwerkelijk op het vermoedelijk adres woont. Indien gedurende het onderzoek blijkt dat betrokkene in de andere gemeente woont, dan moet deze andere gemeente betrokkene oproepen aangifte te doen van de adreswijziging. Als daar geen reactie op komt, dan kan de andere gemeente overgaan tot het ambtshalve wijzigen van het adres in de BRP. Indien de betrokkene niet op het vermoedelijke adres in de andere gemeente blijkt te wonen, wordt het onderzoek voortgezet door de gemeente Midden-Delfland, omdat dat de actuele gemeente van inschrijving is.

4.3 Dossiervorming

Van belang is dat alles van het onderzoek goed gedocumenteerd wordt. Dat gebeurt deels op papier (bijvoorbeeld retour gekomen post) en deels in een geautomatiseerd systeem waarin een overzicht van alle activiteiten en gebeurtenissen is benoemd en chronologisch is gerangschikt. Ook alle brieven, email contacten, notities, rapporten van afgelegde huisbezoeken, etc. worden hier aan toegevoegd. Het dossier wordt tien jaar bewaard op grond van de Regeling bewaring BRP-bescheiden.

5. Huisbezoek

Het huisbezoek is een belangrijk onderdeel van een zorgvuldig uitgevoerd adresonderzoek. De bevoegdheid om toe te zien op de naleving van de genoemde verplichtingen die de burger heeft op het gebied van de registratie in de BRP levert ook een verantwoordelijkheid op. Het college is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de BRP. Er wordt inzet gevraagd om de gegevens in de BRP zoveel als mogelijk in overeenstemming te laten zijn met de feitelijke werkelijkheid. Het college heeft toezichthouders BRP benoemd die de feitelijke werkelijkheid controleren, om toe te zien op de naleving van de verplichtingen van de burger.

Per 1 november 2018 gaat de circulaire ‘Adresonderzoek BRP’ van de RvIG in. Het ‘Protocol Huisbezoek Toezichthouder BRP’, opgesteld door de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB) in samenwerking met het project LAA van ICTU, is een hulpmiddel om de toezichthouders BRP van dienst te zijn en om de zorgvuldigheid van de adresonderzoeken te bevorderen. Gemeente Midden-Delfland volgt dit protocol, maar mag hier van afwijken. Of een huisbezoek moet worden uitgevoerd, moet worden afgewogen in het totale proces van het adresonderzoek.

5.1 Grondslag/juridisch kader

De vraag of er een grondslag is voor een huisbezoek is mede afhankelijk van wat we onder een huisbezoek verstaan in het kader van de BRP. Op grond van artikel 4.2 van de wet worden ambtenaren aangewezen die zijn belast met het toezicht op de naleving van de verplichtingen van de burger.

Het is van belang om te beseffen dat aanbellen en vragen stellen altijd is toegestaan. Hiervoor is geen juridische toestemming nodig. Het binnentreden van een pand kent wettelijke verboden, bevoegdheden en verplichtingen, en kan onderdeel uitmaken van het toezicht. Dit blijkt uit artikel 5:15 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Dit artikel bepaalt namelijk dat een toezichthouder, zij het alleen met toestemming van de bewoner een pand mag binnentreden.

Andere bevoegdheden van de toezichthouder uit de Awb worden genoemd in artikel 5:15, artikel 5:16, artikel 5:16a, artikel 5:17, artikel 5:18 en artikel 5:19.

Het begrip huisbezoek in de BRP is niet synoniem met betreden van het pand. Bij een vermoeden dat een pand wordt bewoond dan is altijd medewerking van de burger nodig. Onder het begrip huisbezoek in het kader van deze regeling vallen de volgende aspecten:

• •

  aanbellen en spreken met de bewoner aan de voordeur;

• •

  aanbellen en spreken met de bewoner in een ruimte in het pand;

• •

  een rondleiding krijgen door het pand en het zien van de verschillende ruimten.

N.B. ook het bezichtigen van de buitenkant van het pand, c.q. het feit dat er (bij herhaling) niet open gedaan wordt, kan deel uitmaken van het totale adresonderzoek en een vermelding krijgen in een verslag van een (poging tot) huisbezoek.

Naast de beschreven juridische grondslag en de toestemming voor een huisbezoek is geen verdere specifieke grondslag vereist.

De burger bepaalt zelf of deze medewerking verleent aan het huisbezoek en dus toestemming geeft om het pand binnen te treden. De burger blijft het recht behouden om toegang tot het pand te weigeren. De weigering kan wel consequenties hebben voor de betreffende burger (informed consent of toestemmingsverklaring). De toestemming kan ook door een medebewoner gegeven worden. Deze persoon hoeft niet per se de persoon te zijn op wie zich het onderzoek richt.

De Algemene wet op het binnentreden (Awbi) schrijft voor dat voldaan moet worden aan de legitimatieplicht en dat het binnentreden van het pand toegestaan is in aanwezigheid en met toestemming van de bewoner op basis van volledige informatie.

De toezichthouder BRP is belast met de controle op de naleving van de verplichtingen van de burger op grond van de wet. Relevante wetsartikelen over verplichtingen van de burger in het kader van de wet zijn: artikel 2.38, artikel 2.39, artikel 2.40, artikel 2.41, artikel 2.42, artikel 2.43, artikel 2.44, artikel 2.45, artikel 2.46, artikel 2.47, artikel 2.48, artikel 2.49, artikel 2.50, artikel 2.51 en artikel 2.52.

Het belangrijkste van een huisbezoek in het kader van de BRP blijft echter het gesprek. Het contact waarbij de toezichthouder vraagt aan de bewoner om aan te tonen dat de situatie is zoals hij beweert, ongeacht of dat binnen of buiten het pand is.

De verplichtingen van de burger hebben betrekking op:

• 1.

  het doen van aangifte van verblijf en adres;

• 2.

  het doen van aangifte van adreswijziging;

• 3.

  het kiezen van een briefadres;

• 4.

  aangifte van vertrek uit Nederland;

• 5.

  verstrekken van inlichtingen en overlegging van brondocumenten voor de aangiften genoemd onder 1 t/m 4 en voor rechtsfeiten (bijvoorbeeld een huwelijk) die zich in het buitenland hebben voorgedaan;

• 6.

  het overleggen van een vertaling door een beëdigde vertaler van de onder 5. genoemde documenten;

• 7.

  de identificatieplicht.

Komt de burger de verplichtingen niet na, dan kan de gemeente een bestuurlijke boete opleggen (zie ‘Regeling bestuurlijke boete Wet basisregistratie personen gemeente Midden-Delfland’).

Instellingen hebben de verplichting inlichtingen te verstrekken over de personen die in de instelling wonen.

5.2 Het subsidiariteitsbeginsel en proportionaliteitsbeginsel

De beginselen van subsidiariteit en proportionaliteit spelen een belangrijke rol in de bescherming van de privacy van de burger. Deze beginselen hebben zowel betrekking op de keuze die de gemeente moet maken of een huisbezoek het juiste middel is als op de uitvoering van het huisbezoek.

5.2.1 Het subsidiariteitsbeginsel

Als het beoogde doel door inzet van een ander middel dat minder ingrijpend is, gerealiseerd kan worden dient voor dat middel gekozen te worden. De toezichthouder BRP verifieert altijd eerst de verstrekte inlichtingen aan de hand van de voor hem beschikbare authentieke bronbestanden.

Zoals gezegd heeft de burger het recht een huisbezoek te weigeren en zijn woonsituatie op een andere wijze dan door huisbezoek aan te tonen.

5.2.2 Het proportionaliteitsbeginsel

Voor al het overheidshandelen geldt dat het evenredig moet zijn in relatie tot de gestelde doelen.

Het ingezette middel en met name de wijze waarop moet in verhouding staan tot het beoogde doel (= het verkrijgen van volledige en de juiste informatie om het juiste adres vast te stellen).

5.3. Het informed consent of toestemmingsverklaring

Het informed consent is een geïnformeerde weloverwogen toestemming. Dit houdt in dat een bewoner van het adres (hoeft niet de persoon te zijn die in onderzoek staat) toestemming geeft aan de toezichthouder om binnen te komen. De burger is volledig en juist geïnformeerd over de reden en het doel van het huisbezoek. Ook is de burger geïnformeerd over wat de gevolgen kunnen zijn bij weigering. Onder volledige informatie wordt verstaan:

• 1.

  Mededeling aan de burger over de reden en het doel van het huisbezoek;

• 2.

  Mededeling van de eventuele gevolgen van het weigeren van het huisbezoek.

Over de vraag of de burger al dan niet toestemming verleent, mag geen twijfel bestaan. De bewijslast van de toestemming tot het binnentreden van het pand nadat de burger volledig is geïnformeerd, ligt bij de gemeente. Het huisbezoek wordt uitgevoerd door twee ambtenaren. In het verslag wordt over het informed consent duidelijk melding gemaakt van het feit dat beide ambtenaren overtuigd waren van de toestemming door de bewoner. De toezichthouder geeft betrokkene een brief met daarin vermeld wat zij komen doen en dat zij alleen in het pand zijn geweest met expliciete toestemming. De burger ondertekent de toestemmingsverklaring.

Eventueel kan de reden van het bezoek in algemene woorden worden toegelicht. Hoe concreet dit gedaan kan worden, verschilt per situatie. Dit is afhankelijk van de vraag of het de waarheidsvinding helpt of juist kan belemmeren en van de vraag of anderen (tipgevers) daardoor in de problemen kunnen komen.

Voorbeeld van een algemene toelichting:

Het doel van het bezoek is de versterking van de leefbaarheid in onze gemeente:

• •

  Iedereen staat ingeschreven op het adres waar hij of zij echt woont;

• •

  Fraude met uitkeringen of toeslagen wordt voorkomen;

• •

  Het gebruik van het pand/adres is in overeenstemming met het bestemmingsplan;

• •

  De woonsituatie in een pand levert niet teveel overlast op voor de omgeving;

• •

  Een pand is veilig.

5.4 Multidisciplinair onderzoek

Om onderzoeken snel en doeltreffend te kunnen oplossen kan samengewerkt worden in multidisciplinaire teams. Bij dat onderzoek zijn meerdere disciplines betrokken, ook bij een huisbezoek. In dat geval is het zaak dat deze toezichthouders telkens juridisch zuiver handelen. Voor de uitvoering van elk van deze taken is ‘informed consent’ van toepassing. De burger moet over elk van die onderzoeken volledige en juiste geïnformeerd te worden. Dit geldt ook als een toezichthouder bij een huisbezoek meerdere verschillende toezichthoudende taken uitvoert. Deze dient in staat te zijn de verschillende bepalingen toe te passen die op dat moment gevraagd worden.

5.5 Weigeren of intrekken toestemming huisbezoek

Het kan zich voordoen dat de burger zegt dat er een dringende reden is voor de weigering van het huisbezoek. Als dit in een situatie gebeurt dat het hem nú niet uitkomt, kan het huisbezoek in de loop van de dag, of één van de komende dagen plaatsvinden. Als voorbeeld zou kunnen gelden een afspraak van betrokkene bij de dokter of met het ziekenhuis.

Ook kan de burger zijn eenmaal gegeven toestemming intrekken. Vanaf dat moment bevindt men zich zonder toestemming van betrokkene in het pand en zal men het pand dienen te verlaten. Wordt dit niet gedaan dan verblijft men wederrechtelijk in het pand en pleegt men een ambtsmisdrijf (ambtelijke huisvredebreuk) in de zin van artikel 370 Wetboek van Strafrecht.

Aan de burger wordt kenbaar gemaakt dat de weigering gevolgen kan hebben. Geef daarbij een uitleg dat er mogelijk een beslissing wordt genomen op basis van informatie die tot op dat moment verzameld is en de bewoner een kans mist om hier verandering in aan te brengen.

Bij het weigeren van een huisbezoek hoeft géén hersteltermijn gegeven te worden, omdat een hersteltermijn de burger in de gelegenheid zou stellen om op een oneigenlijke manier te handelen. Bij weigering en intrekking van de toestemming kan de burger uitgenodigd worden om te verschijnen op het gemeentehuis voor een gesprek. Uit de praktijk blijkt dat terugkomen op een onverwacht moment ook waardevol kan zijn.

6. Richtlijnen huisbezoek

Bij het afleggen van huisbezoeken worden de volgende richtlijnen gehanteerd:

6.1 Voorbereiding

• •

  De noodzaak, proportionaliteit en subsidiariteit voor een huisbezoek worden voorafgaand aan het huisbezoek vastgesteld.

• •

  Voordat een huisbezoek wordt afgelegd, wordt de door de burger opgegeven woonsituatie geverifieerd met behulp van de (authentieke bron-)bestanden waarover de beheerder van de BRP de beschikking heeft.

• •

  Bij voorkeur vindt huisbezoek plaats op die momenten dat de kans het grootst is dat iemand thuis aangetroffen kan worden.

• •

  Het huisbezoek wordt altijd door twee personen afgelegd om redenen van veiligheid en betere oordeels- en bewijsvorming waarvan tenminste één formeel door het college aangewezen toezichthouder BRP.

6.2 Binnentreden

Voordat het pand betreden wordt, legitimeren de toezichthouders BRP zich middels het door het gemeentebestuur verstrekte en geldige legitimatiebewijs.

• •

  Er wordt gevraagd naar het identiteitsbewijs van betrokkene en van iedereen die tijdens het huisbezoek aanwezig is.

• •

  Voordat men het pand binnengaat, dient aan de eerder vermelde voorwaarden te zijn voldaan (informed consent).

• •

  De reden van het huisbezoek - verificatie BRP - wordt, zo nodig, in algemene woorden toegelicht.

• •

  Uit privacyoverwegingen wordt het gesprek over de leefsituatie niet bij de voordeur van het pand gevoerd, maar in het pand van de burger of een andere daartoe geschikte ruimte naar keuze van de burger.

• •

  Bij weigering van de toestemming van het huisbezoek, wordt altijd naar de reden hiervan gevraagd.

• •

  Het huisbezoek wordt in eerste instantie gestart in de huiskamer van het pand.

• •

  Een rondleiding door het pand van de burger is alleen toegestaan met de uitdrukkelijke toestemming van de burger en in diens aanwezigheid.

• •

  Bij het betreden van de diverse woonruimten loopt de burger steeds voorop.

• •

  Als in bijzondere situaties, zoals bij kamerbewoning en recreatiewoning, de verhuurder bezwaar heeft met betrekking tot het betreden van het pand, wordt afgezien van het binnentreden van het pand. Het is echter niet noodzakelijk dat bij een huisbezoek de verhuurder aanwezig is.

• •

  Bij kamerbewoning is toestemming van de verhuurder niet voldoende. Voor huisbezoek van de kamer is toestemming van de kamerhuurder nodig.

6.3 Uitvoering

• •

  Kasten en/of deuren worden desgevraagd geopend door de burger.

• •

  Tijdens het huisbezoek wordt er objectief waargenomen. Hierbij wordt ook op details gelet.

• •

  Er worden alleen vragen gesteld die noodzakelijk zijn voor het vaststellen van het doel dat voorafgaand aan het binnentreden aan de burger is meegedeeld.

• •

  Het stellen van confronterende vragen in het pand van de burger is juridisch toegestaan. Om onnodige agressie en discussie te voorkomen kan er voor gekozen worden om de burger hiervoor op een later tijdstip uit te nodigen op het gemeentehuis.

• •

  Indien de burger zijn eenmaal gegeven toestemming intrekt, moet het huisbezoek worden gestopt en dient men het pand te verlaten. Registreer het intrekken van de toestemming in het verslag.

• •

  De toezichthouder stelt zich tegenover de burger correct (niet provocerend), zakelijk, respectvol, transparant en zorgvuldig op.

• •

  In het pand mogen foto’s gemaakt worden als het toegevoegde waarde heeft voor het controleren van de woonsituatie. Aanbevolen wordt, om ook hier toestemming voor te vragen. Let op: in het geheim foto’s maken van een persoon in een pand is strafbaar.

• •

  Aan het einde van het huisbezoek wordt de burger de ruimte geboden om vragen te stellen.

• •

  Aan het einde van het huisbezoek leggen de medewerkers de vervolgprocedure uit aan de burger.

• •

  Tenslotte wordt gevraagd of alles duidelijk is.

6.4 Vervolg

• •

  De burger wordt indien noodzakelijk zo spoedig mogelijk voor een vervolggesprek uitgenodigd.

• •

  Tijdens het vervolggesprek op het gemeentehuis wordt de burger de gelegenheid gegeven om de onderzoeksgegevens in te zien.

• •

  Betrokkene kan in de gelegenheid worden gesteld het verslag van het huisbezoek te laten ondertekenen: of voor akkoord, of voor gezien.

• •

  Aan betrokkene kan desgevraagd een kopie van het getekende verslag van het huisbezoek worden meegegeven.

• •

  Indien op basis van het huisbezoek duidelijkheid is ontstaan over de woonsituatie, dan wordt de burger hierover geïnformeerd, waarbij hem ook het vervolg wordt meegedeeld.

• •

  Betrokkene wordt meegedeeld dat een eventueel besluit van het gemeentebestuur in de vorm van een beschikking wordt toegestuurd.

6.5 Veiligheid

De gezondheid en de veiligheid van de uitvoerders van het huisbezoek is een belangrijke voorwaarde bij het afleggen van een huisbezoek. Er moet zoveel als mogelijk voorkomen worden, dat er een onveilige situatie ontstaat voor de uitvoerder van het huisbezoek en voor de burger.

Belangrijke aanbevelingen zijn:

• •

  Bij de voorbereiding van het huisbezoek dient aandacht te worden geschonken aan mogelijke onveilige situaties die zich al eerder in het contact met de burger of diens directe omgeving hebben voorgedaan.

• •

  Vooraf worden de indicaties besproken die erop wijzen dat de kans van een onveilige situatie zich kan voordoen (bijvoorbeeld is de burger in het kader van het agressieprotocol de toegang tot het gemeentehuis ontzegd).

• •

  Bij een sterke aanwijzing van onveiligheid wordt overleg gepleegd met leidinggevenden en eventueel met de politie.

• •

  Huisbezoeken worden altijd door twee personen afgelegd.

• •

  Voor bereikbaarheid in de vorm van een door de werkgever beschikbaar gesteld communicatiemiddel wordt gezorgd.

• •

  Indien er een gevoel van onveiligheid ontstaat tijdens het onderzoek, wordt het pand zo snel mogelijk verlaten.

• •

  Tijdens het huisbezoek zijn de medewerkers altijd in dezelfde ruimte, dus nooit een van de twee alleen bij de burger.

• •

  De naaste collega’s weten bij wie, waar, met welk doel en wanneer het huisbezoek plaatsvindt.

• •

  Collega’s nemen telefonisch contact op, in geval men niet op de afgesproken tijd terug is op kantoor.

6.6 Verslag van het huisbezoek

Van ieder huisbezoek dient een schriftelijk verslag opgemaakt te worden. Het verslag bevat in ieder geval de volgende gegevens:

• •

  Namen van de toezichthouders BRP.

• •

  De onderbouwing (vooraf) dat het huisbezoek een redelijk middel is om tot het uiteindelijke doel te komen en dat er geen minder ingrijpend middel voorhanden was.

• •

  Plaats, adres, datum en tijdstip (begin en einde) van het huisbezoek.

• •

  Dat betrokkene volledige informatie is verstrekt (informed consent, zie 5.3).

• •

  Dat de burger toestemming heeft gegeven voor het binnentreden van het pand (informed consent, zie 5.3).

• •

  Een eventuele intrekking van de toestemming.

• •

  Dat de burger aanwezig is geweest tijdens het huisbezoek.

• •

  De verschillende ruimten in het pand welke betreden zijn.

• •

  Een zo goed mogelijke beschrijving van het pand (extern/intern).

• •

  De zakelijke en objectieve feiten die relevant zijn voor het onderzoek en het doel; alleen hierop worden conclusies gebaseerd. Geen sfeerverslag met veronderstellingen.

• •

  Dagtekening en ondertekening van het verslag door beide toezichthouders BRP.

Het verslag kan ook de volgende gegevens bevatten (optioneel):

• •

  Vermelding dat het verslag beschikbaar is gesteld aan de burger.

• •

  Opmerkingen/aanvullingen van de burger.

• •

  Handtekening betrokkene.

7. Resultaten van het onderzoek

Afhankelijk van de resultaten van het onderzoek zijn er verschillende vervolgstappen mogelijk.

• 1.

  Na onderzoek blijkt dat het adres correct is, of de persoon heeft inmiddels aangifte van adreswijziging gedaan.

  • -

    Het onderzoek wordt afgesloten.

• 2.

  Betrokkene heeft geen vaste verblijfplaats.

  • -

    Er wordt gekeken of er op een briefadres ingeschreven kan worden (zie ‘Regeling briefadres gemeente Midden-Delfland’).

• 3.

  Betrokkene komt vanuit het buitenland.

  • -

    Er wordt contact gezocht met de persoon en deze wordt ingelicht over zijn aangifteplicht. Doet de persoon dit niet, dan kan over worden gegaan tot ambtshalve inschrijving.

• 4.

  De verblijfplaats van betrokkene is bekend en binnen de gemeente.

  • -

    Er wordt ambtshalve een adreswijziging doorgevoerd.

• 5.

  De verblijfplaats is bekend, maar buiten gemeente Midden-Delfland.

  • -

    Het dossier wordt naar de nieuwe gemeente gestuurd met verzoek om het adresonderzoek te vervolgen en/of overgaan tot het ambtshalve inschrijven in de nieuwe gemeente.

• 6.

  Betrokkene is verhuisd naar het buitenland.

  • -

    Is het nieuwe adres bekend, dan wordt de persoon gewezen op zijn aangifteplicht. Is het nieuwe adres in het buitenland onbekend, dan worden zijn gegevens in de BRP ambtshalve opgenomen naar ‘vertrek naar het buitenland’.

• 7.

  De verblijfsplaats kan niet worden achterhaald.

  • -

    De gegevens van de vertrokken burger worden ambtshalve opgenomen in de BRP naar ‘Land Onbekend’.

8. Besluit tot ambtshalve opname van gegevens

Betrokkene ontvangt eerst een voornemen. Een besluit overeenkomstig het voornemen wordt genomen als van betrokkene geen reactie wordt ontvangen of als betrokkene wel reageert, maar de reactie geen nieuw licht werpt op het onderzoek. Ambtshalve wordt de BRP dan aangepast. Is er geen adres bekend, dan wordt het voornemen en het besluit gepubliceerd in het Gemeenteblad op www.overheid.nl.

9. De verwerking van de uitkomst van het adresonderzoek

De BRP wordt overeenkomstig de uitkomsten van het onderzoek bijgewerkt. De burger wordt hierover schriftelijk geïnformeerd (behalve als de verblijfplaats niet door de gemeente achterhaald is). De mutatie in de BRP wordt door een andere medewerker gedaan dan degene die verantwoordelijk was voor het uitvoeren van het feitelijke adresonderzoek.

10. Procestermijnen bij het adresonderzoek

In veel gevallen zal het onderzoek redelijk snel kunnen worden afgerond, maar soms zal daar meer tijd voor nodig zijn. De verblijfplaats van een persoon is namelijk niet altijd eenvoudig te achterhalen. De gemeente hanteert standaard termijnen voor het onderzoek. De totale doorlooptijd van een adresonderzoek is maximaal 11 weken. Van deze standaard termijnen mag door de gemeente zowel in positieve als in negatieve zin worden afgeweken, afhankelijk van de omstandigheden. De behandelend ambtenaar zal bij een afwijking dit beargumenteren en vastleggen.

In Midden-Delfland gelden de volgende standaardtermijnen:

Artikel 13 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na die van bekendmaking in het Gemeenteblad.

Artikel 14 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als Regeling Adresonderzoek Basisregistratie personen (BRP) gemeente Midden-Delfland.