Regeling vervallen per 01-01-2021

Verordening op de ambtelijke bijstand en ondersteuning voor raadsleden

Geldend van 05-01-2012 t/m 31-12-2020 met terugwerkende kracht vanaf 29-11-2002

Intitulé

Verordening op de ambtelijke bijstand en ondersteuning voor raadsleden

Artikel 1

  • 1. Elk raadslid heeft recht op ambtelijke bijstand.

  • 2. Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om:

    • a.

      feitelijke informatie van geringe omvang;

    • b.

      inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;

  • 3. Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het tweede lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

  • 4. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

  • 5. De bijstand, bedoeld in het vierde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2

  • 1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de secretaris ambtelijke bijstand tenzij:

    • a.

      het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

    • b.

      dit het belang van de gemeente kan schaden;

  • 2. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

  • 3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 3

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan het college van burgemeester en wethouders. Het college beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 4

  • 1. Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.

  • 2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan het college van burgemeester en wethouders. Het college beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 5

De secretaris of de betrokken ambtenaar informeert de desbetreffende portefeuillehouder over de verleende bijstand.

Artikel 6

Het college van burgemeester en wethouders wijst een vergaderkamer voor de avondvergaderingen aan elke raadsfractie toe.

Indien vergaderingen overdag worden gehouden dan dient reservering op de reguliere wijze plaats te vinden.

Artikel 7

Deze verordening treedt in werking op de dag na vaststelling.

Ondertekening

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad,
gehouden op 28 november 2002,
de griffier/loco secretaris,
J.Pit
de voorzitter,
R.W. ter Avest

Artikelsgewijze toelichting “Verordening op de ambtelijke bijstand en ondersteuning”

Artikel 1

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier of een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening op de raadscommissies.

Door aan ieder raadslid recht op ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie toe te kennen wordt een extra garantie geboden dat dit recht ook geëffectueerd kan worden. Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces. In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn. Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.

Artikelen 2 en 3

Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 4 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan het college van burgemeester en wethouders. Het ligt in de rede dat hierover overleg gevoerd wordt met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid).

Artikel 4

Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: het college van burgemeester en wethouders is daar gezien zijn eigenstandige positie in het geneentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.

Artikel 5

In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de betrokken portefeuillehouder op de hoogte is van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de vergroting van de stand tussen raad en college die met de dualisering is gecreëerd is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verschaffen van ambtelijke bijstand. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.

Artikel 6

Het is zinvol dat duidelijkheid bestaat over de vergaderkamer van elke raadsfractie. De interne dienstverlening in de avonduren wordt hierop afgestemd. Indien vergaderingen van raadsfracties overdag plaatsvinden dan dient hiervoor een reservering op de reguliere wijze plaats te vinden. Afhankelijk van de mogelijkheden zal de receptie een vergaderkamer toewijzen.

Artikel 7

Dit artikel behoeft geen toelichting.