Inkoopbeleid Midden-Drenthe 2018

Geldend van 06-04-2018 t/m heden

Intitulé

Inkoopbeleid Midden-Drenthe 2018

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Midden-Drenthe,

gelet op artikel 160 Gemeentewet;

gelet op de Aanbestedingswet 2012 (Aw 2012) laatst gewijzigd op 1 juli 2016;

overwegende dat:

  • -

    gestreefd wordt naar de optimale aanwending van de (financiële) middelen die worden ingezet bij de uitvoering van gemeentelijke taken en beleid, waarbij onder optimaal wordt verstaan dat de prijs en de kwaliteit van het product in de juiste verhouding tot elkaar staan;

  • -

    ook voor het verlenen van opdrachten met een waarde die onder de drempelwaarde ligt zoals vastgesteld door de Europese Commissie voor leveringen, diensten en werken de fundamentele regels van het EG-verdrag in acht dienen te worden genomen, waaronder de beginselen van non-discriminatie, gelijke behandeling, transparantie en proportionaliteit;

  • -

    met dit inkoopbeleid wordt beoogd de naleving van wet- en regelgeving op het terrein van aanbesteden te bevorderen, zodat het risico van claims en gerechtelijke procedures zoveel mogelijk wordt teruggedrongen, de integriteit bij de aanbesteding, zowel intern als extern, te waarborgen en de verantwoording van de gevolgde inkoop- en aanbestedingsprocedures vast te stellen;

  • -

    met dit inkoopbeleid wordt de maatschappelijke verantwoordelijkheid van de gemeente mede gestalte gegeven;

  • -

    met dit inkoopbeleid het collegeprogramma van de gemeente wordt ondersteund.

besluit:

Artikel 1

vast te stellen de navolgende regels ten aanzien van inkoop- en aanbesteding:

Uitgangspunten:

  • 1.

    Deze regels zijn van toepassing op alle inkopen en aanbestedingen van de gehele gemeentelijke organisatie.

  • 2.

    Alle inkopen van de gemeente worden op objectieve, proportionele, transparante en non-discriminatoire wijze uitgevoerd. De gedragscode integriteit voor ambtenaren en voor bestuurders zijn daarbij leidend.

  • 3.

    Alvorens offertes worden opgevraagd of opdrachten worden verstrekt, wordt de wijze waarop opdrachten in de markt worden gezet, in overleg met de inkoopadviseur bepaald.

  • 4.

    Bij inkopen en aanbestedingen worden de richtlijnen en handreikingen van de Gids Proportionaliteit gehanteerd.

  • 5.

    Bij elke aanbestedingsprocedure wordt een passende mate van openbaarheid in acht genomen en voldoende concurrentie gewaarborgd, waarbij wordt gelet op het economische belang en de aard van de opdracht, de omvang van de markt en de omstandigheden van het geval. Daar waar de gemeente een openbare aankondiging van een voorgenomen opdracht publiceert, geschiedt dit via TenderNed.

  • 6.

    Ook bij onderhandse aanbestedingen wordt zoveel mogelijk gebruikgemaakt van elektronische gegevensuitwisseling.

  • 7.

    Indien potentiële opdrachtnemers klachten hebben over aanbestedingen, worden deze volgens een vastgelegde procedure in behandeling genomen. Deze procedure staat vermeld op de internetpagina van de gemeente.

Beoordeling en opdrachtverstrekking:

  • 8.

    Gunning van de opdracht vindt plaats op basis van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Uitgegaan wordt van de inschrijving met de beste prijs-kwaliteit verhouding. Er kan alleen aanbesteed worden op basis van laagste prijs indien de kwaliteit geen of geen substantiële rol speelt en gemotiveerd is waarom deze procedure wordt toegepast.

  • 9.

    Indien een opdracht wordt verstrekt, geschiedt dit op basis van een schriftelijke overeenkomst.

  • 10.

    Bij iedere opdracht voor een levering, een dienst of een werk wordt ernaar gestreefd uniforme voorwaarden te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. De gemeente past in ieder geval de volgende voorwaarden toe:

    • ·

      De betreffende Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente, of;

    • ·

      De Uniforme administratie voorwaarden (UAV) of de Uniforme administratie voorwaarden voor geïntegreerde contractvormen (UAV-GC) of;

    • ·

      De Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT).

  • 11.

    Op een aanbesteding van werken wordt het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016), van toepassing verklaard. Bij werken wordt tevens, waar mogelijk, de geleverde prestatie geregistreerd.

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen:

  • 12.

    Bij het plannen en voorbereiden van aanbestedingstrajecten houdt de gemeente zich aan de afspraken van de gemeente in het kader van het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen van het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie.

  • 13.

    De gemeente past duurzaamheids- en sociale criteria toe in bestekken en aanbestedingsdocumenten, wanneer deze criteria een rol spelen.

  • 14.

    De gemeente onderschrijft de doelstellingen en internationale normen voor fairtrade. Bij inkopen en aanbestedingen geeft de gemeente, daar waar dit op van toepassing is, de voorkeur aan producten die voldoen aan deze normen.

  • 15.

    Bij onderhandse aanbestedingen streeft de gemeente er naar om, wanneer dit proportioneel en doelmatig is, zoveel als mogelijk van het aantal uit te nodigen aanbieders uit het lokale c.q. regionale bedrijfsleven afkomstig te laten zijn.

  • 16.

    De gemeente heeft aandacht voor proportionaliteit bij de te stellen geschiktheidseisen waardoor kleine en middelgrote aanbieders een reële kans hebben op het verkrijgen van een opdracht.

  • 17.

    Bij opdrachten voor diensten en werken met een opdrachtwaarde vanaf € 250.000,00 bepaalt de gemeente per opdracht of Social Return on Investment (SROI) verplicht kan worden toegepast. Wanneer de gemeente SROI van toepassing verklaart, dient opdrachtnemer minimaal 5% van de opdrachtwaarde in te zetten in het kader van SROI. Bij arbeidsextensieve opdrachten bedraagt dit percentage 2%. Ook voor opdrachten tussen € 100.000,00 en € 250.000,00 onderzoekt de gemeente of toepassing van SROI zinvol en haalbaar is. Nadere uitvoeringsregels zijn door het college van B en W vastgesteld.

  • 18.

    De gemeente neemt Duurzaamheid en/of SROI als gunningscriterium op in de opdracht wanneer een opdracht zich daarvoor leent. Dit om de inschrijvers uit te dagen een maximale bijdrage te leveren.

Artikel 2

Dit inkoopbeleid treedt in werking op de eerste dag na die van de bekendmaking van het collegebesluit.

Ondertekening

Het college van burgemeester en wethouders
secretaris, burgemeester,
A. Pruntel, M.F.V. Damsma