Regeling vervallen per 01-01-2024

Instructie voor de griffier

Geldend van 16-05-2002 t/m 31-12-2023

Intitulé

Instructie voor de griffier

DE RAAD VAN DE GEMEENTE MILL EN SINT HUBERT,

gezien het voorstel van het presidium van de raad van 6 mei 2002;

gelet op artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet;

BESLUIT:

vast te stellen de Instructie voor de griffier.

Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 16 mei 2002.

De raad voornoemd,

de griffier, de voorzitter,

M.J.H.J. Baijens F.H.J.M. van Beers

Instructie griffier

Artikel 1 - Algemene ondersteuning

  • 1. De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad.

  • 2. Hij draagt er desgevraagd of uit eigener beweging zorg voor, dat de leden van de raad informatie wordt verstrekt omtrent onder het gemeentebestuur berustende documenten voor zover bedoelde leden in hun hoedanigheid van raadslid daarover beschikking behoeven. De informatie wordt mondeling, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt.

  • 3. De griffier draagt er zorg voor, dat de leden van de raad desgevraagd technische bijstand verkrijgen bij het formuleren van moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van interpellaties, het stellen van vragen en dergelijke in het reglement van orde voor de gemeenteraad voorziene initiatieven van leden van de raad.

Artikel 2 - Agendering

De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen.

Artikel 3 - Bijstand en ondersteuning raadsvoorzitter

  • 1. De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.

  • 2. De griffier staat de voorzitters van de raadscommissies ter zijde bij de zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies.

Artikel 4 - Vergaderingen van de raad en raadscommissie

  • 1. De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen. Hij draagt zorg voor de verslaglegging van de vergaderingen, het vastleggen de besluiten en voor het bijhouden van de presentielijsten.

  • 2. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de raadscommissies.

  • 3. De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raadsleden.

  • 4. De griffier is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende besluitvorming van de besluiten van de raad.

Artikel 5 - Ondersteuning presidium

  • 1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

  • 2. Indien het presidium aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt.

Artikel 6 - Ondersteuning onderzoekscommissie en andere commissies

  • 1. Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.

  • 2. Indien de raad een bestuurscommissie als bedoeld in artikel 83 van de Gemeentewet, een commissie als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet of enige andere commissie instelt, draagt de griffier zorg voor de ondersteuning van de commissie.

Artikel 7 - Ambtelijke bijstand

De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning.

Artikel 8 - Organisatie griffie

  • 1. De griffier geeft leiding aan de griffie.

  • 2. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.

  • 3. De griffier is eindverantwoordelijk voor:

    • a.

      een voldoende kwaliteit van de advisering door de griffie en ondersteuning van de raad, de commissies, het presidium en de voorzitters hiervan;

    • b.

      het tijdig en voldoende voorzien van de raad, de commissies, het presidium en de voorzitters hiervan van de nodige adviezen en ondersteuning;

    • c.

      het op doelmatige wijze terzijde staan van de raad, de commissies, het presidium en de voorzitters hiervan;

    • d.

      de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen;

    • e.

      een goede kwaliteit van de griffie en de organisatie hiervan.

  • 4. De commissiegriffiers handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier. De griffier kan aan hem opgedragen taken mandateren.

Artikel 9 - Verhindering en vervanging

  • 1. Indien de griffier meer dan zeven dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan het presidium.

  • 2. De griffier draagt er zorg voor dat tijdens verlof of afwezigheid om andere redenen, zijn vervanging is geregeld.

Artikel 10 - Slotbepaling

  • 1.

    In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad.

  • 2.

    Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling.

Inleiding

De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris.

Aangezien de gemeenteraad een los van het college staand bestuursorgaan is en de griffier c.q. griffie los staat van de reguliere ambtelijke organisatie, is de griffier verantwoordelijk voor de ondersteuning van de raad zoals de secretaris verantwoordelijk is voor de ondersteuning van het college en de burgemeester. Zo is de griffier verantwoordelijk voor onder meer de voorlichting aan burgers met betrekking tot de raad en de commissies. De griffier neemt binnen de ambtelijke organisatie een zelfstandige positie in. De griffier en de eventuele griffiemedewerkers vormen een eigenstandige organisatie, waarvan de gemeenteraad het bevoegd gezag vormt. Dit is van belang, omdat het door het college vastgestelde personeelsbeleid voor de reguliere organisatie geen betrekking heeft op de griffie en de Ondernemingsraad van de reguliere organisatie niet het griffiepersoneel vertegenwoordigt.

De werkzaamheden van de griffier zijn globaal onder te brengen in een drietal onderdelen, te weten:

  • -

    secretariele ondersteuning;

  • -

    procesmatige ondersteuning

  • -

    inhoudelijke ondersteuning.

Secretariele ondersteuning

De griffier fungeert als secretaris van de raad als geheel en woont de vergaderingen bij. In die hoedanigheid heeft hij onder andere een ondersteunende taak bij het vaststellen van de agenda, de verslaglegging en de verzending van vergaderstukken. Ook is hij verantwoordelijk voor de archivering, het verspreiden van vakliteratuur en andere voor de raad relevante informatie. Over het geheel genomen is de griffier verantwoordelijk voor de administratieve en facilitaire ondersteuning van de raad.

Procesmatige ondersteuning

De griffier vervult in de relaties van de raad met het college, de ambtelijke organisatie en mogelijk ook de buitenwereld een spilfunctie. De griffier zal vragen vanuit de raad zelf beantwoorden en zo nodig voorleggen aan de secretaris. Die beoordeelt of en hoe de reguliere organisatie ingeschakeld wordt. Als de raad zelf externe adviseurs wil inschakelen, wordt dit door de raad geregeld. In algemene zin is de griffier verantwoordelijk voor het bewaken van afspraken en procedures.

De griffier staat de raad bij in zijn volksvertegenwoordigende functie, bijvoorbeeld bij het organiseren van hoorzittingen. Verder verlopen representatieve zaken aangaande de raad via de griffier. Ook is bij de griffier een taak weggelegd bij de training en begeleiding van raadsleden, bijvoorbeeld door middel van coaching, het verzorgen van opleidingsfaciliteiten en het ondersteunen bij onderzoek door de raad.

Inhoudelijke ondersteuning

De griffier vervult een taak bij het voorbereidend werk en onderzoek van de raad in het kader van zijn kaderstellende en controlerende functies. Verzoeken voor ambtelijke ondersteuning richt de raad in eerste instantie aan de griffier.

De griffier kan de raad bijstaan bij het opstellen van een korte kaderstellende nota. In een dergelijke nota kan de raad in hoofdlijnen zijn doelstellingen voor het te voeren beleid verwoorden, en aangeven welke middelen hij wil besteden. Vervolgens verzoekt de raad aan het college om op basis van deze hoofdlijnen met een nader uitgewerkte nota te komen.

De taken en werkzaamheden van de raadsgriffier (en griffie) laten zich kortweg als volgt omschrijven:

  • -

    secretariële ondersteuning (voorbereiden agenda, verspreiding raadsstukken, verslaglegging, afspraken maken, verzorgen correspondentie, archivering);

  • -

    coaching, wegwijs maken in werkwijzen, procedures e.d.;

  • -

    informatieverstrekking (verzamelen en verwerken van informatie, het verlenen van hulp bij redactionele vormgeving, samenvattingen van belangrijke documenten e.d.);

  • -

    technische bijstand (formuleren van moties, amendementen en initiatiefvoorstellen, voorbereiden van interpellaties, vragen en dergelijke);

  • -

    adequate voorbereiding en goed verloop van vergaderingen van de raad, goede organisatorische voorbereiding van de raadsvergaderingen, afstemming agenda’s raadscommissies;

  • -

    communicatie (intern en extern);

  • -

    opleiding en vormingsfaciliteiten;

  • -

    beleidsadvies;

  • -

    bijstand bij de uitoefening in het recht van onderzoek, overige onderzoeksfaciliteiten en onderzoeksbudget.

Het is met name aan de griffier om te bepalen, of en in hoeverre een beroep wordt gedaan op de ambtelijke organisatie of derden om te kunnen voldoen aan de hem opgedragen taak.

Artikel 1

De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden.

Omdat raadscommissies en commissies zoals bedoeld in artikel 6 van deze instructie direct gelieerd zijn aan de raad, richt de ondersteuning van de griffier zich ook op de leden van deze commissies.

Artikel 2

De raadsagenda’s wordt vastgesteld door de raad en worden voorbereid door het raadspresidium. De griffier neemt de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend.

Indien de raad een jaaragenda of raadsprogramma vaststelt, verleent de griffier ook daarbij ondersteuning biedt.

Artikelen 3 en 4

De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier.

Artikel 5

Voor het presidium als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen. Deze commissie wordt ondersteund door de griffier en zijn voornaamste taak is het bepalen van de procedure voor de behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen. In het presidium kunnen naast procedurele aangelegenheden ook belangrijke inhoudelijke zaken of “huishoudelijke zaken” betreffende de raad aan de orde komen.

Artikel 6

Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze worden ondersteund door de griffier. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden, doch de verantwoordelijkheid ligt bij de griffier. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.

Artikel 7

De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor wordt uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.

Artikel 8

In de verordening wordt uitgegaan van het bestaan van een griffie. Uiteraard heeft dit artikel pas werkelijke volledige uitwerking wanneer de griffie uit meerdere functionarissen bestaat. Om echter te voorkomen dat het reglement moet worden gewijzigd wanneer eventueel in de toekomst wordt besloten om de griffie uit te breiden, is gekozen voor de opgenomen tekst.

Gezien de parallel met de werkzaamheden van de griffier in de raadsvergaderingen is ervoor gekozen om de functie van commissiesecretaris te veranderen in commissiegriffier. Ook de commissiegriffiers vallen onder het gezag van de griffier. De werkzaamheden zijn vergelijkbaar met die van de griffier in de raadsvergaderingen. In een dualistische stelsel horen deze werkzaamheden losgekoppeld te worden van de secretaris en zijn organisatie.

Indien door omstandigheden medewerkers van de reguliere organisatie optreden als (plaatsvervangend) commissiegriffier of (plaatsvervangend) griffier, zullen zij in ieder geval bij de uitvoering van de werkzaamheden als (plaatsvervangend) (commissie)griffier overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier moeten handelen.