Financiële verordening gemeente Mill en Sint Hubert 2014

Financiële verordening gemeente Mill en Sint Hubert 2014

De raad van de gemeente Mill en Sint Hubert besluit,

Overwegende dat een gemeenschappelijke regeling is aangegaan: de Gemeenschappelijke Regeling Cuijk Grave Mill en Sint Hubert, waarbij een openbaar lichaam is ingesteld, genaamd Werkorganisatie CGM;

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet , vast te stellen:

de verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Mill en Sint Hubert.

• 1.

  Inleidende bepalingen

  Artikel 1. Definities

  In deze verordening wordt verstaan onder:

  • 1.

    Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Cuijk en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

  • 2.

    Werkorganisatie CGM

  De Werkorganisatie CGM, zoals bedoeld in artikel 2 van de Gemeenschappelijke Regeling Cuijk Grave Mill en Sint Hubert, welke thans wordt genoemd Werkorganisatie CGM.

• 2.

  Begroting en verantwoording

  Artikel 2. Programma-indeling

  De raad stelt de programma-indeling vast.

  Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

  • 1.

    Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de productenraming ingedeeld naar programma’s en bij het jaarverslag wordt een overzicht gegeven van de productenrealisatie ingedeeld naar programma’s.

  • 2.

    Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

  • 3.

    In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

  Artikel 4. Kaders begroting

  Het college biedt jaarlijks een nota over de hoofdlijnen van het beleid en de financiële kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opeenvolgende jaren.

  Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

  • 1.

    De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.

  • 2.

    Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

  • 3.

    Bij de behandeling van de tussentijdse bestuursrapportages in de raad doet het college voorstellen voor wijziging van de geautoriseerde budgetten en investeringskredieten en bijstelling van het beleid.

  • 4.

    Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college voor het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel inclusief dekking en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor.

  • 5.

    In uitzonderingsgevallen is het college bevoegd tot het doen van investeringen tot een bedrag van € 25.000 zonder voorafgaande autorisatie door de raad. In de eerstvolgende (tussentijdse) rapportage (jaarrekening, kadernota of najaarsnota) legt het college daarover verantwoording af.

  Artikel 6. Tussentijdse rapportage

  • 1.

    Het college informeert de raad door middel van tussentijdse bestuursrapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente van het lopende boekjaar.

  • 2.

    De inrichting van de bestuursrapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

  • 3.

    De bestuursrapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid.

  • 4.

    In de bestuursrapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten in de begroting groter dan € 10.000 en investeringskredieten in de begroting groter dan € 25.000 toegelicht.

• 3.

  Financieel beleid

  Artikel 7. Waardering en afschrijving vaste activa

  • 1.

    Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden lineair in maximaal 5 jaar afgeschreven.

  • 2.

    Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

  • 3.

    De materiële vaste activa worden lineair afgeschreven in maximaal:

    • a.

      40 jaar: Gebouwen (nieuwbouw/permanent), aanleg wegen en fietspaden, lichtmasten, aanleg bomen en bossen;

    • b.

      25 jaar: Parkeervoorzieningen;

    • c.

      20 jaar: Aanleg sportvelden, renovatie/restauratie/verbouwingen en uitbreiding gebouwen, aanleg voetpaden, groenvoorzieningen, (openbare) verlichting, aanleg speeltuinen;

    • d.

      15 jaar: Technische installaties gebouwen, nieuwbouw tijdelijke voorzieningen, verkeersregelinstallaties, renovatie sportvelden;

    • e.

      10 jaar: Inventaris (kantoor)meubilair, speeltoestellen en straatmeubilair, bewegwijzering, telefooncentrale, bekabeling ten behoeve van netwerk, aanhangers;

    • f.

      5-10 jaar: Vervoermiddelen, (elektrische) gereedschappen;

    • g.

      0-5 jaar: Hard- en software.

  • 4.

    De materiële vaste activa worden annuïtair afgeschreven in maximaal:

    • a.

      60 jaar: Betonbuizenstelsel, renovatie/conventionele vervanging riolering

    • b.

      45 jaar (bouwkundig): Gemalen, drukriolering, (berg-)bezinkbassins, randvoorzieningen en persleidingen

    • c.

      15 jaar (mechanisch/elektrisch): Gemalen, drukriolering, (berg-)bezinkbassins, randvoorzieningen.

  • 5.

    Voorgenoemde termijnen zijn richtinggevend / indicatief. Op voorgenoemde termijnen kan voorzien van een degelijke onderbouwing bij besluit van de raad worden afgeweken.

  • 6.

    Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 10.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd.

  • 7.

    De activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of de vervaardigingsprijs minus de afschrijving en de bijdragen van derden.

  • 8.

    Aankoop en vervaardiging van activa in de openbare ruimte, die een meerjarig maatschappelijk nut hebben, worden onder aftrek van eventuele bijdragen van derden en bestemmingsreserves geactiveerd. Hiervan kan bij raadsbesluit worden afgeweken. Het actief wordt lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere, door de raad aan te geven tijdsduur.

  • 9.

    Het afschrijven start op 1 januari van het jaar na het in gebruik nemen van het actief. De rente wordt berekend over de boekwaarde per 1 januari.

  • 10.

    Investeringen die zijn geactiveerd vóór de inwerkingtreding van deze verordening worden afgeschreven volgens de destijds vastgestelde afschrijvingstermijnen en methodiek.

  Artikel 8. Kostprijsberekening

  • 1.

    Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

  • 2.

    Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

  Artikel 9. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

  Het college doet de raad jaarlijks in december een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor alle belastingen, heffingen, rechten en leges.

  Artikel 10. Financieringsfunctie

  • 1.

    Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:

  • a.

    het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;

  • b.

    het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

  • c.

    het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen;

  • d.

    het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

  • 2.

    Het college neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

  • a.

    het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen met minimaal een AA-minus rating afgegeven door tenminste twee gezaghebbende ratingbureaus;

  • b.

    overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is;

  • c.

    derivaten worden uitsluitend gebruikt voor het beperken van financiële risico’s;

  • d.

    voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan 1 jaar worden tenminste 2 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;

  • e.

    overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro.

  • 3.

    Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofd van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

• 4.

  Financieel beheer en interne controle

  Artikel 11. Administratie

  De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, voorraden, vorderingen, schulden, enzovoort;

  • c.

    het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  • d.

    het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen;

  • e.

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

  • f.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

  Artikel 12. Interne controle

  Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

  Artikel 13. Misbruik en oneigenlijk gebruik

  Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

• 5.

  Financiële organisatie

  Artikel 14. Financiële organisatie

  Het college zorgt voor en legt vast:

  • a.

    een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d.

    de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

  • e.

    de te maken afspraken met de werkorganisatie CGM over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen

  • f.

    de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie.

• 6.

  Slotbepalingen

  Artikel 15. Inwerkingtreding

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2014. De stukken voor dit begrotingsjaar en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

  • 2.

    Deze verordening treedt in de plaats van de “Financiële verordening gemeente Mill en St. Hubert” vastgesteld door de raad op 25 januari 2007, het “Treasurystatuut Mill en St. Hubert” vastgesteld door de raad op 27 september 2012 en de “nota activerings- en afschrijvingsbeleid” vastgesteld door de raad op 9 oktober 2008.

  Artikel 16. Citeertitel

  Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Mill en Sint Hubert 2014”.

  Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 12 december 2013.

  de burgemeester, de griffier,

  Ing. A.A.M.J. Walraven Ing. S.A. de Best - Boere