Reglement van orde voor de vergaderingen en werkzaamheden van het algemeen en het dagelijks bestuur van de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling Rijk van Nijmegen

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden (portefeuilleverdeling)

Het bestuur kan zijn werkzaamheden onderling verdelen.

Artikel 2 Tijdstip van de vergaderingen van het bestuur

Het bestuur vergadert volgens een in onderling overleg vast te stellen tijdschema of op in onderling overleg vast te stellen data en voorts zo dikwijls de voorzitter of een lid dat wenselijk acht.

Indien een lid van het bestuur een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen.

Artikel 3 Verhindering

Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter of de secretaris.

Wanneer de voorzitter verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan degene die hem overeenkomstig artikel 13, derde lid, van de gemeenschappelijke regeling vervangt.

Artikel 4 Vergaderingen dagelijks bestuur

Voor elke vergadering van het dagelijks bestuur zendt de voorzitter, als regel 4 dagen van tevoren, de agenda toe aan de leden van het bestuur.

Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgaaf van reden(en) van urgentie uiterlijk acht werkuren voor de vergadering worden aangemeld bij de voorzitter.

Artikel 5 Vergaderingen algemeen bestuur

Voor elke vergadering van het algemeen bestuur zendt de secretaris, als regel 14 dagen van tevoren, de agenda toe aan de leden van het bestuur.

De agenda en stukken die dienen ter toelichting van onderwerpen of voorstellen op de agenda, worden na het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder openbaar gemaakt op de website van de MGR.

De openbare kennisgeving vermeldt datum, aanvangstijdstip en plaats van de vergadering en de wijze waarop de agenda en de daarbij behorende stukken kunnen worden ingezien.

Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep nog stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden en wordt dit vermeld op de website van de MGR.

Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgaaf van reden(en) van urgentie uiterlijk acht werkuren voor de vergadering worden aangemeld bij de voorzitter.

Artikel 6 Deelneming derden aan een vergadering

Het algemeen- of dagelijks bestuur kan een ambtelijk medewerker of een derde uitnodigen deel te nemen aan de beraadslagingen teneinde een nadere toelichting te verschaffen op een agendapunt dan wel om zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven.

Het algemeen bestuur of een door hem uit zijn midden aangewezen deputatie kan een openbare hoorzitting houden ten behoeve van het horen van belanghebbenden.

Het algemeen bestuur kan al dan niet op voorstel van het dagelijks bestuur deskundigen, niet- leden in zijn vergadering horen.

Artikel 7 Stemmingen

Indien geen van de leden van het bestuur bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

Indien een lid van het bestuur bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

Indien een lid van het bestuur dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van een persoon gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes. Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Indien bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 8 Verslag en besluitenlijst

De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een kort conceptverslag van de vergadering.

Het verslag bevat uitsluitend:

a. de namen van de aanwezige en de afwezige leden;

b. de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

c. een formulering van de door het bestuur genomen besluiten (besluitenlijst);

d. stemverhoudingen, doch alleen als een lid van het bestuur daarom vraagt.

Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

Het verslag wordt toegezonden aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten.

Voorts wordt, voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, het verslag zo spoedig mogelijk na vaststelling openbaar gemaakt en gepubliceerd op de website van de MGR.

Artikel 9 Besluitvorming door het dagelijks bestuur buiten vergadering

Besluitvorming door het dagelijks bestuur is mogelijk buiten de vergadering, mits op basis van een voorstel en mits alle bestuursleden zonder voorbehoud met het voorstel hebben ingestemd.

Het besluit wordt geacht tot stand te zijn gekomen op het tijdstip waarop alle bestuursleden met het voorstel hebben ingestemd. Dit tijdstip wordt door of in opdracht van één of beide secretarissen op het in het vorige lid bedoelde stuk vermeld.

Een besluit komt niet tot stand buiten vergadering indien een bestuurslid te kennen heeft gegeven niet met het voorstel in te stemmen of behandeling ter vergadering wenselijk te achten.

Artikel 10 Openbaarheid vergaderingen

Het algemeen bestuur vergadert in het openbaar. Als de voorzitter het nodig oordeelt of als ten minste een vijfde van het aantal aanwezige leden daarom verzoekt, worden de deuren gesloten. Het algemeen bestuur beslist vervolgens of wordt vergaderd met gesloten deuren.

Het dagelijks bestuur vergadert in beslotenheid. Het dagelijks bestuur kan echter besluiten een openbare vergadering te houden.

Artikel 11 Informatieplicht

Naast de elders in dit reglement opgenomen verplichting tot informatie, welke ongevraagd aan de raden der deelnemende gemeenten wordt verstrekt, worden door de bestuursorganen van het samenwerkingsorgaan aan de raden alle inlichtingen verstrekt die door één of meer leden van die raden worden verlangd.

De betreffende vragen kunnen schriftelijk of digitaal worden ingediend bij het Algemeen Bestuur, het Dagelijks Bestuur of de voorzitter. Beantwoording vindt plaats door het orgaan waaraan de vragen worden gesteld.

Artikel 13 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking zodra het door zowel het dagelijks als het algemeen bestuur is vastgesteld.

Het reglement wordt toegezonden aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten.