Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR111472
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR111472/1
Regeling vervallen per 29-10-2014
Beheerregeling gemeentelijke basisregistratie personen gemeente Moerdijk 2011
Geldend van 31-08-2011 t/m 28-10-2014
Intitulé
Beheerregeling gemeentelijke basisregistratie personen gemeente Moerdijk 2011Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Moerdijk;
gelet op de Wet bescherming persoonsgegevens, de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Verordening gemeentelijke basisregistratie personen;
besluit:
vast te stellen het volgende:
Beheerregeling gemeentelijke basisregistratie personen gemeente Moerdijk 2011
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Artikel 1
Deze regeling verstaat onder:
De Wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494);
Het besluit: het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
Verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders dat via de Wet is aangewezen als verantwoordelijke;
Basisadministratie: de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over de bevolking van de gemeente Moerdijk als bedoeld in artikel 2 van de Wet;
Basisregistratie personen: de basisadministratie aangevuld met de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over personen die niet behoren tot de bevolking van de gemeente Moerdijk;
Ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet in de basisadministratie is opgenomen;
GBA-V: de verstrekkingsvoorziening als bedoeld in artikel 66a van het besluit;
Autorisatiebesluit: een besluit als bedoeld in artikel 91, eerste lid, van de Wet betreffende de systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA-V of uit de basisadministraties van andere gemeenten;
Beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke belast is met de dagelijkse zorg voor de basisregistratie personen;
Informatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding ter zake de basisregistratie personen, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekking- en privacyprocedures, alsmede de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures;
Beveiligingsbeheer: het geheel van activiteiten gericht op het toezicht op de naleving van de maatregelen en procedures die voortkomen uit het Informatiebeveiligingsplan;
Gegevensbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening;
Systeembeheer: het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden van de technische aspecten van het toepassingsysteem;
Applicatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op het ondersteunen van het GBA-toepassings- systeem en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening;
Privacybeheer: het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens in de basisregistratie personen en de informatievoorziening daaruit;
Gegevensbeheer: het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze middels het daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in een gegevensbestand;
Bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke of beheerder persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen en die geen zeggenschap heeft over de verwerking.
Artikel 2
-
1. De afdelingsmanager Informatievoorziening en facilitaire zaken is beheerder van de basisregistratie personen en van het autorisatiebesluit en in die hoedanigheid informatiebeheerder en privacybeheerder. Hij kan de taak van informatiebeheerder en privacybeheerder geheel of gedeeltelijk mandateren aan een of meer aan zijn ondergeschikte ambtenaren.
-
2. De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de maatregelen en procedures die voortvloeien uit het Informatiebeveiligingsplan en deze regeling.
-
3. De beveiligingsbeheerder rapporteert periodiek (minimaal eens per jaar) aan het Directieteam en het College van B&W.
Artikel 3
-
1. De informatiebeheerder wijst functionarissen aan die worden belast met:
- •
egevensbeheer
- •
applicatiebeheer
- •
gegevensverwerking
- •
namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 36, lid 2, onder sub e, van de Wet bedoelde verklaring
- •
-
2. Het college van B&W wijst medewerkers aan die zijn belast met het systeembeheer en het beveiligingsbeheer.
Hoofdstuk 2. Het informatiebeheer
Artikel 4
De informatiebeheerder voorziet in:
- a.
een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;
- b.
een jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures;
- c.
een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 12 bedoelde kwaliteitssteekproef;
- d.
administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de Wet is voorzien;
- e.
periodiek overleg tussen hem en de op basis van de beheerregeling aangewezen beheerders;
- f.
richtlijnen voor de bijhouding van de basisregistratie personen.
Artikel 5
De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders als de verantwoordelijke van de basisregistratie personen over de navolgende aspecten die voortvloeien uit deze basisregistratie te weten:
- a.
persoonsinformatievoorziening;
- b.
beveiliging;
- c.
privacy;
- d.
gegevenskwaliteit;
- e.
personeelsaangelegenheden.
Artikel 6
De informatiebeheerder beslist:
- a.
over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem;
- b.
op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen en de GBA-V;
- c.
op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers en derden tot het verkrijgen van gegevens uit de basisregistratie personen;
- d.
op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot het systematisch verkrijgen van gegevens*;
- e.
over het toekennen van autorisaties met betrekking tot het bepaalde in dit artikel, onder b, c en d.
* onder systematische verkrijging wordt hier verstaan de spontane verstrekking van mutaties op gegevens, hetzij electronisch hetzij op papier (mutatieberichtgeving).
Artikel 7
De informatiebeheerder ziet er op toe dat:
- a.
de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;
- b.
de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking als genoemd in artikel 6 geschiedt volgens de bepalingen uit de Wet, de Verordening basisregistratie personen en Wet bescherming persoonsgegevens;
- c.
de bij of krachtens de Wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, alsmede de beveiliging van de basisregistratie personen worden nageleefd;
- d.
dat alle in artikel 3, lid 1 genoemde functionarissen, alsmede de systeembeheerder op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingsysteem en van de gevolgen van deze installatie;
- e.
de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit, het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd.
- f.
de managementsamenvatting van de driejaarlijkse “periodieke GBA-audit” ter kennis komt van de gemeenteraad.
Artikel 8
De informatiebeheerder, of een op grond van artikel 3, lid 1 aangewezen functionaris, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg inzake onderwerpen die het beheer van de basisregistratie personen aangaan.
Hoofdstuk 3. Het gegevensbeheer
Artikel 9
-
1. De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:
- a.
de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de basisadministratie;
- b.
het beheer van documentatie op het gebied van de Wet en overige regelgeving op het gebied van de basisadministratie;
- c.
de communicatie met de afnemers en andere houders van basisadministraties over gegevensverwerking;
- d.
het verwerken van complexe mutaties en correcties met betrekking tot de basisadministratie;
- e.
het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het actualiseren en corrigeren van persoonsgegevens in de basisadministratie.
- f.
Voor een juiste archivering van brondocumenten. Vanuit deze verantwoordelijkheid kan hij de gegevensverwerkers aanwijzingen geven. Deze aanwijzingen kunnen niet strijdig zijn met de bepalingen die in Bijlage B van deze regeling zijn opgenomen.
- g.
het opstellen van werkprocedures over GBA-producten voor het team Balie van de afdeling Gemeentewinkel. Deze werkprocedures maken als bijlage C deel uit van deze regeling.
- h.
het onderzoek naar woon en/of briefadressen. Hij kan hieromtrent de medewerkers van persoonsbeheer aanwijzingen geven. Deze aanwijzingen kunnen niet strijdig zijn met de bepalingen die in bijlage D van deze regeling zijn opgenomen.
- a.
-
2. De gegevensbeheerder beslist binnen 5 dagen op het in behandeling nemen van een melding van een afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een in de basisadministratie opgenomen (authentiek) gegeven en stelt de afnemer in kennis van deze beslissing.
Artikel 10
De gegevensbeheerder voorziet in:
- a.
de behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel 81, 82 en 83 van de Wet;
- b.
controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de basisregistratie personen
Artikel 11
De gegevensbeheerder is bevoegd in overleg met de applicatiebeheerder vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de basisadministratie.
Artikel 12
Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten in de basisadministratie onderworpen aan een audit door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling.
De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op het welslagen van de eerder vermelde audit.
Artikel 13
De gegevensbeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg.
Hoofdstuk 4. Het systeembeheer
Artikel 14
De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het toepassingssysteem.
Artikel 15
De systeembeheerder voorziet in:
- a.
de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;
- b.
een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA-apparatuur is opgesteld;
- c.
de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;
- d.
de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.
Artikel 16
De systeembeheerder is bevoegd:
- a.
direct maatregelen te treffen als de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is; hij is verplicht achteraf ter zake te rapporteren aan de informatiebeheerder;
- b.
aanwijzingen te geven over:
- -
beheer toepassingssystemen;
- -
beheer van bestanden;
- -
reconstructiemaatregelen.
- -
Artikel 17
De systeembeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder f genoemde overleg.
Hoofdstuk 5. Het applicatiebeheer
Artikel 18
De applicatiebeheerder voorziet in:
- a.
een planning van periodieke gegevensverstrekkingen die op basis van het autorisatiebesluit wordt gedaan;
- b.
de communicatie bij storingen in hard- en software;
- c.
een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;
- d.
de toekenning van de autorisatieniveaus voor actualiseringen aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de applicatiebeheerder en de informatiebeheerder op grond van een besluit van de informatiebeheerder;
- e.
de bijhouding van een verzameling van de autorisaties, die overeenkomstig artikel 6 door de informatiebeheerder zijn toegekend;
- f.
het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;
- g.
de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;
- h.
de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan;
- i.
een oplossing, eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor de onder h genoemde problemen en klachten;
- j.
de voorlichting aan de alle in artikel 3 genoemde functionarissen met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;
- k.
de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk in overleg met de systeembeheerder;
- l.
de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de basisregistratie personen worden ontleend;
- m.
de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;
- n.
een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zonodig door inschakeling van een derde.
Artikel 19
De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:
- a.
de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;
- b.
het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;
- c.
de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde procedurebeschrijving voor de basisregistratie personen;
- d.
het beheer van de tabellen van de basisregistratie personen;
- e.
het beheer van de gebruikersdocumentatie.
Artikel 20
De applicatiebeheerder is bevoegd:
- a.
gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de basisregistratie personen aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;
- b.
over het gebruik van de basisregistratie personen gedragsregels op te stellen.
Artikel 21
De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk.
Artikel 22
De applicatiebeheerder ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit het informatiebeveiligingsplan worden nageleefd.
Artikel 23
De applicatiebeheerder neemt deel aan:
- a.
het overleg genoemd in artikel 4, onder e;
- b.
het externe gebruikersoverleg.
Hoofdstuk 6. Het privacybeheer
Artikel 24
De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:
- a.
de inhoudelijke afhandeling van de verzoeken als bedoeld in artikel 6, onder b, c en d van deze Beheerregeling
- b.
het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de Wet en de Wet Bescherming Persoonsgegevens.
Artikel 25
De privacybeheerder voorziet in:
- a.
de afhandeling van de verzoeken om inzage in de basisregistratie personen overeenkomstig artikel 79 van de Wet respectievelijk artikel 35 van de Wet bescherming persoonsgegevens (inzage);
- b.
de behandeling van alle verzoeken om geheimhouding die op basis van artikel 102 lid 1a ingediend worden en doet eventueel de privacytoets van art. 102 lid 2;
- c.
de afhandeling van verzoeken ingevolge artikel 36, 37 en 40 van de Wet bescherming persoonsgegevens
- d.
de kennisgeving ingevolge artikel 38 van de Wet bescherming persoonsgegevens;
- e.
de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de basisadministratie aan afnemers en derden.
Artikel 26
De privacybeheerder is bevoegd:
- a.
op grond van het in artikel 24, sub b genoemde toezicht, alle gebruikers van het toepassingssysteem aanwijzingen te geven;
- b.
ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de basisregistratie personen, waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is.
Artikel 27
De privacybeheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de wet en daarbij behorende regelingen,de Wet bescherming Persoonsgegevens voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.
Hoofdstuk 7. De gegevensverwerking
Artikel 28
De gegevensverwerkers voorzien in:
- a.
het verwerken van de gegevens in de basisadministratie overeenkomstig de voorschriften van de krachtens de Wet voorgeschreven systeembeschrijving (Logisch Ontwerp GBA) en de handleiding uitvoeringsprocedures, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd;
- b.
het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;
- c.
de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt;
- d.
de behandeling van mutaties;
- e.
de behandeling van het netwerkverkeer, behalve de periodieke gegevensverstrekking;
- f.
de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerkberichten;
- g.
de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 36 van de Wet en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de Wet geen ontleningstatus is gegeven;
- h.
de dagelijkse controle van de in de basisadministratie aangebrachte actualiseringen;
- i.
de kennisgeving aan de ingeschrevene voor wat betreft de verwerking van:
- -
wijziging van het naamgebruik;
- -
vervolginschrijving voor zover het betreft een binnengemeentelijke verhuizing en een vervolginschrijving die leidt tot opname in de basisadministratie;
- -
- j.
de toezending van de complete persoonslijst aan de ingeschrevene ingeval van een:
- -
1e inschrijving in de basisadministratie;
- -
een vervolginschrijving uit het buitenland.
- -
Artikel 29
De gegevensverwerkers
- a.
beslissen op aangiften en verzoekschriften die op grond van de Wet worden gedaan met inachtneming van het gestelde in artikel 23 en voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien;
- b.
beslissen over het verwerken van resultaten van onderzoeken die zijn ingesteld naar aanleiding van een melding van een afnemer;
- c.
stellen afnemers in kennis van de beslissing ingevolge sub b van dit artikel.
Hoofdstuk 8. Het beveiligingsbeheer
Artikel 30
De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor het toezicht op naleving van de beveiligings-maatregelen en –procedures zoals uitgewerkt in het Informatiebeveiligingsplan.
Artikel 31
De beveiligingsbeheerder is bevoegd om adviezen te geven ten aanzien van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit het Informatiebeveiligingsplan.
Artikel 32
De beveiligingsbeheerder ziet er op toe dat:
- a.
beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de Wet en het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd;
- b.
de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd.
Artikel 33
De beveiligingsbeheerder adviseert burgemeester en wethouders rechtstreeks als verantwoordelijke van de basisregistratie personen over beveiligingsaspecten die uit het Informatiebeveiligingsplan voortkomen.
Artikel 34
De beveiligingsbeheerder voorziet in een jaarlijks verslag over de activiteiten inzake het Beveiligingsbeheer.
Hoofdstuk 9. Slotbepalingen
Artikel 35
De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor de basisregistratie personen als bedoeld artikel 1 van de Verordening Basisregistratie Personen alsmede voor de daarin genoemde aangehaakte gegevens.
Artikel 36
Deze regeling wordt aangehaald als Beheerregeling gemeentelijke basisregistratie personen gemeente Moerdijk 2011.
Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na die waarop zij is bekend gemaakt.
De Beheerregeling GBA zoals vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Moerdijk op 9 september 2008 wordt hiermee ingetrokken.
.
Sluiting
Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van
Burgemeester en wethouders van Moerdijk.
de gemeentesecretaris, de burgemeester,
Drs. A.E.B. KandelDrs. J.H. Mans
Bijlage A Aanwijzing van beheersfunctionarissen
Op grond van artikel 2 van de GBA-beheerregeling wijst het college van burgemeester en wethouders de manager van de afdeling Informatievoorziening en Facilitaire Zaken aan als beheerder van de basisadministratie persoonsgegevens.
Informatiebeheer
Als informatiebeheerder is aangewezen de beheerder van de GBA, t.w.:
de manager van de afdeling Informatievoorziening en Facilitaire Zaken,
de heer C.P.M. Machielse
Als diens plaatsvervanger wordt aangewezen:
het teamhoofd van het team systeem- en gegevensbeheer van de afdeling Informatie- voorziening en Facilitaire Zaken, de heer F.J.A.M. Voermans
Gegevensbeheer
Als gegevensbeheerder wordt aangewezen:
de medewerker van het team gegevensbeheer van de afdeling Informatievoorziening en Facilitaire Zaken, mevrouw C.J.D. van de Noort-Wagemakers
als diens plaatsvervanger wordt aangewezen:
de medewerker van het team gegevensbeheer van de afdeling Informatievoorziening en Facilitaire Zaken, mevrouw P.J.G. van Oorschot-Weterings
Applicatiebeheer
Als applicatiebeheerder wordt aangewezen:
de medewerker van het team gegevensbeheer van de afdeling Informatievoorziening en Facilitaire Zaken, mevrouw A.M.A. Schrauwen-Vermunt
Als diens plaatsvervanger wordt aangewezen:
de medewerker van het team gegevensbeheer van de afdeling Informatievoorziening en Facilitaire Zaken, de heer S.A.M. Remijn
Privacybeheer
Als privacybeheerder wordt aangewezen:
de manager van de afdeling Informatievoorziening en Facilitaire Zaken,
de heer C.P.M. Machielse
Als dienst plaatsvervanger wordt aangewezen:
de medewerker van het team gegevensbeheer van de afdeling Informatievoorziening en Facilitaire Zaken, mevrouw A.M.A. Schrauwen-Vermunt
Systeembeheer
Als systeembeheerder wordt aangewezen:
de medewerker van het team systeembeheer van de afdeling Informatievoorziening en Facilitaire Zaken, de heer W.A.C.W. Broeders
Als diens plaatsvervanger wordt aangewezen:
de medewerker van het team systeembeheer van de afdeling Informatievoorziening en Facilitaire Zaken, de heer P.M.A. Bartels
Gegevensverwerking
Als gegevensverwerker worden aangewezen:
de medewerkers van het team gegevensbeheer van de afdeling Informatievoorziening en Facilitaire Zaken en de medewerkers van het team Balie van de afdeling Gemeentewinkel voor zover het betreft het geautomatiseerd doorverwerken van mutaties vanuit de applicatie reisdocumenten.
Beveiligingsbeheer
Als beveiligingsbeheerder wordt aangewezen:
De informatiebeveiligingsfunctionaris, de heer R. Nowicki
Verbijzonderde interne controle* door de
De medewerker van de afdeling Concern Control, de heer B.G.A. Vermeulen
* Onder verbijzonderde IC wordt verstaan dat de verbijzonderde IC-functionaris (in dit geval de afdeling Concern Control) vaststelt dat de reguliere IC gewerkt heeft. Dit gebeurt door middel van het steekproefsgewijs retesten van werkzaamheden die door de informatiebeveiligingsfunctionaris zijn uitgevoerd.
Bijlage B Archivering brondocumenten GBA
Gelezen de beheerregeling voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en de Regeling van de Minister voor Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties van 25 augustus 2005 (Stcrt. 2005, 175), nr. BPR/2004/52846, houdende voorschriften omtrent de bewaring van geschriften en andere bescheiden in verband met de verwerking van gegevens in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, worden GBA-brondocumenten als volgt gearchiveerd:
- 1.
Alle documenten waaraan GBA-gegevenselementen worden ontleend voor opname op persoonslijsten worden gearchiveerd, behoudens akten van de burgerlijke stand berustend in de registers van de burgerlijke stand in Nederland;
- 2.
De archivering van de verhuizingen vindt plaats op datum van verhuizing.De archivering van de overige brondocumenten vindt in alfabetische volgorde plaats;
- 3.
Het brondocumenten-archief wordt beheerd door de gegevensbeheerder;
- 4.
Behoudens aan andere houders van basisadministraties en de geregistreerde zelf worden geen afschriften van brondocumenten verstrekt, tenzij de verstrekking wordt geëist voor een strafrechtelijk onderzoek.
Bijlage C Onderzoek naar woon-en/of briefadressen
Gelezen de GBA-beheerregeling, worden onderzoeken naar woon- en/of briefadressen via de navolgende procedure verricht.
- 1.
1.Bij ontvangst van een specifieke mededeling dat een woonadres of briefadres van een ingeschrevene niet meer overeenkomt met de werkelijke situatie wordt getracht deze mededeling schriftelijk bevestigd te krijgen. Als deze schriftelijke bevestiging niet mogelijk is, dan volgt verslaglegging van de mededeling door de behandelend ambtenaar, waarbij minimaal de navolgende gegevens worden vastgelegd:
datum ontvangst mededeling, geslachtsnaam, voornamen en geboortedatum, adres en telefoonnummer van de mededeler.
Verder wordt in het verslag vastgelegd: de datum waarop de ingeschrevene vermoedelijk het woonadres heeft verlaten of geen gebruik meer maakt van het briefadres, de namen van de ingeschrevene, geboortedatum en de aanwijzingen die kunnen leiden tot het achterhalen van het actuele woon- en/of briefadres. Na afronding van de verslaglegging of ontvangst van de schriftelijke mededeling worden de adresgegevens (categorie 08), in onderzoek gesteld.
- 2.
Na ontvangst van de mededeling onder punt 1, probeert de behandelend ambtenaar (eventueel via bemiddeling van de mededeler genoemd onder punt 1), het vermoeden van adreswijziging bevestigd te krijgen door een andere instantie, die onafhankelijk is van de mededeler genoemd onder punt 1. De mededelingen bedoeld onder dit punt worden vastgelegd overeenkomstig de procedure genoemd onder punt 1.
- 3a.
Als de mededeling genoemd onder punt 1 of 2 aanknopingspunten bieden met betrekking tot het nieuwe woonadres van de burger in kwestie, dan wordt deze op dit 'nieuwe' adres aangeschreven onder toevoeging van een aangifteformulier en een retourenveloppe.
- 3b.
Indien de mededelingen genoemd onder punten 1 en 2 geen aanknopingspunten bieden om de persoon in kwestie aan te schrijven m.b.t. zijn vermoedelijke adreswijziging, dan worden minimaal de navolgende bronnen benaderd om deze alsnog te verkrijgen:
- -
afdeling FPJ, team Beheer;
- -
afdeling gemeentewinkel, team werk en inkomen;
- -
woningbouwverenigingen;
- -
vreemdelingendienst;
- -
ouders of andere familieleden;
- -
werkgever van betrokkene;
- -
de afnemers die, middels indicatie, voorkomen op de persoonslijst van betrokkene.
- -
Indien één van de bovenstaande bronnen een aanknopingspunt voor aanschrijving van de burger biedt, zal de benadering van de bronnen worden onderbroken en zal de behandelend ambtenaar overeenkomstig punt 3a handelen. Leidt deze handeling
niet tot het gewenste resultaat (aangifte burger), dan wordt het aanboren van bovenstaande bronnen voortgezet. Van alle benaderingen wordt overeenkomstig punt 1 verslag gedaan.
- 4.
Als uit de handelingen overeenkomstig punt 1 t/m 3 geen aanknopingspunten gevonden worden voor aanschrijving van de betrokkene op zijn vermoedelijke nieuwe woonadres, zal de procedure overeenkomstig artikel 83 wet GBA gevolgd worden.
- 5.
Indien gedurende het tijdvak waarin de handelingen genoemd in punt 1 t/m 4 een aangifte van adreswijziging wordt ontvangen dan zal het onderzoek worden beëindigd en de persoonslijst dienovereenkomstig worden geactualiseerd (van de beëindiging van het onderzoek wordt melding gemaakt op de persoonslijst).
- 6.
De ontvangen documenten/en of aangelegde documentatie worden als geheel gearchiveerd overeenkomstig de bepalingen genoemd in Bijlage B van de GBA-beheerregeling.
Bijlage DWerkprocedures gba-producten voor team balie van de afdeling gemeentewinkel
- -
afgifte gewaarmerkt afschrift GBA
- -
afgifte bewijs van Nederlanderschap
- -
verstrekken inlichtingen
- -
verzoek geheimhouding
- -
verklaring naamgebruik
- -
inname van brondocumenten
- -
aangifte emigratie
- -
aangifte vestiging uit buitenland
- -
aangifte briefadres
- -
aangifte verhuizing (binnenverhuizing en vestiging in de gemeente komende uit een andere gemeente in Nederland)
Toelichting
Sinds 1 januari 2010 geldt voor de hele overheid en dus ook binnen gemeenten, de verplichting om bij de uitvoering van taken, gebruik te maken van persoonsgegevens uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA). Gemeentelijke afnemers dienen gegevens over de eigen inwoners te betrekken uit de ‘eigen basisadministratie’. Gegevens van ‘niet-inwoners’ die elders in de GBA zijn ingeschreven, moeten afkomstig zijn uit de basisadministraties van die andere gemeenten of uit de landelijke voorziening, de GBA-V.
Het gebruik van persoonsgegevens uit de ‘eigen GBA’ dient bij of krachtens Verordening te worden geregeld. De verkrijging van gegevens uit de GBA van andere gemeenten is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van BZK.
In de praktijk vindt distributie van persoonsgegevens doorgaans niet (meer) rechtstreeks vanuit de GBA plaats, maar vanuit een specifiek daarvoor ingericht distributiebestand. Dat distributiebestand wordt zowel gevoed vanuit de eigen basisadministratie (inwoners) als vanuit de basisadministraties van andere gemeenten (niet-inwoners). In een aantal gevallen worden daar nog persoonsgegevens aan toegevoegd van personen waarmee de gemeente ‘een relatie’ heeft maar die niet in een basisadministratie zijn opgenomen.
Voor het beheer van de ‘eigen GBA’ moeten burgemeester en wethouders op grond van artikel 14 van de Wet GBA een beheerregeling vaststellen, waarin de hoofdlijnen van het beheer van de basisadministratie is geregeld. De beheerregeling heeft alleen betrekking op het bronbestand, de eigen gemeentelijke basisadministratie.
Het distributiebestand dient echter te worden beschouwd als een technische oplossing (een soort verlengstuk van de GBA), waarop de (privacy)voorschriften van de wet GBA van toepassing zijn en dat, voor wat betreft de persoonsgegevens van de eigen inwoners, valt binnen de reikwijdte van artikel 14 wet GBA.
De beheerregeling is formeel gezien niet van toepassing op de gegevens van de niet-inwoners (welke voornamelijk afkomstig zijn uit de basisadministraties van andere gemeenten dan wel GBA-V). Op dat deel van het distributiebestand is namelijk de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing (Wbp). Het deel niet-inwoners moet gemeld worden bij het College Bescherming Persoonsgegevens, maar de Wet Bescherming Persoonsgegevens schrijft geen beheerregeling voor.
Desondanks is het van belang om uit oogpunt van eenheid van persoonsinformatie- en privacybeleid en beheersbaarheid van de informatiestromen ook de voor dat deel van het distributiebestand relevante beheeraspecten onder te brengen respectievelijk te integreren in de beheerregeling voor de GBA. Daarmee ontstaat een ‘beheerregeling basisregistratie personen’ (BRP), bestaande uit de basisadministratie aangevuld met de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over personen die niet behoren tot de bevolking van de gemeente.
De beheerregeling onderkent naast een aantal beheerrollen, te weten informatiebeheer, gegevensinhoudelijk beheer, applicatiebeheer, technisch beheer, beveiligingsbeheer en privacybeheer ook de rol van de gegevensverwerker. Gegevensverwerkers verwerken uitsluitend de persoonsgegevens voor de ‘eigen basisadministratie’. De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de basisgegevens van personen die niet tot de bevolking van de gemeente worden gerekend, ligt namelijk bij de beheerder van de basisadministratie van de andere gemeenten.
De verdeling van de beheerrollen is mede afhankelijk van de inrichting van de (persoons)informatiehuishouding en het informatiebeleid van de gemeente. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per rol en de bijbehorende competenties zijn richtinggevend voor de plaats in de organisatie waar deze belegd worden.
Op de gegevensverwerking over de niet-inwoners is zoals eerder vermeld de Wbp van toepassing. Zo is bijvoorbeeld het inzagerecht voor deze categorie van personen gebaseerd op artikel 36 Wet bescherming persoonsgegevens, terwijl de inwoners een beroep kunnen doen op artikel 79 Wet GBA.
De taken van de privacybeheerder zijn in deze beheerregeling verruimd. Verzoeken uit de organisatie om gegevens uit (eigen) basisadministratie(s) of uit de GBA-V moeten door de privacybeheerder getoetst te worden op doelbinding, rechtmatigheid, proportionaliteit, etcetera. De privacybeheerder adviseert de informatiebeheerder, die moet beslissen op dergelijke verzoeken. Een verzoek kan inhouden gebruik te maken van de bestaande ministeriële autorisatie, maar ook uitbreiding van de autorisatie in verband met de uitvoering van een taak die nog niet het autorisatiebesluit is voorzien.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl