Regeling vervallen per 21-01-2010

Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Moerdijk 2006

Geldend van 15-03-2006 t/m 20-01-2010

Intitulé

Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Moerdijk 2006

Paragraaf 1: Ambtelijke bijstand

Artikel 1

  • 1. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

    • a.

      feitelijke informatie van geringe omvang;

    • b.

      inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

    • c.

      bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

  • 2. De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier, een medewerker van de griffie of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven.

  • 3. Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

  • 4. De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2

  • 1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris ambtelijke bijstand tenzij:

    • a.

      het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

    • b.

      dit het belang van de gemeente kan schaden;

  • 2. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

  • 3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 3

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist binnen een werkweek over het verzoek.

Artikel 4

  • 1. Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.

  • 2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist binnen een werkweek over het verzoek.

Artikel 5

Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Paragraaf 2: Fractieondersteuning

Artikel 6

  • 1. De fracties, zoals bedoeld in artikel 5 van het reglement van orde, kunnen op declaratiebasis een beroep doen op de fractievergoeding zoals beschreven in het navolgende, lid 2.

  • 2. Per jaar kan op declaratiebasis maximaal:

    • ·

      een bedrag per fractie van € 130, -- + een bedrag van € 25, -- per raadszetel worden gedeclareerd voor kosten voor het houden van vergaderingen buiten het gemeentehuis.

      Van aangewezen vergaderruimten in het gemeentehuis kan gratis gebruik gemaakt worden met dienverstande, dat dit gebruik slechts mogelijk is op maandag - en donderdagavond uiterlijk tot 23.00 uur na een voorafgaande melding bij de raadsgriffie. Hierbij wordt van gemeentewege koffie en thee verstrekt. Hierbij is uitgangspunt, dat, wanneer van deze mogelijkheid gebruik gemaakt wordt, dit voor een volledig kalenderjaar geldt.

    • ·

      een bedrag per fractie van € 1.150, -- als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie ter versterking van hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol worden gedeclareerd.

    • ·

      30 % van de vergoeding opgenomen in het voorgaande lid nog in het volgende jaar uitgegeven en gedeclareerd worden, indien in het lopende jaar niet tot het volle bedrag van de vergoeding is gedeclareerd.

    • ·

      De hierboven genoemde bedragen zijn in het jaar van de verkiezingen voor elke nieuwe raadsperiode per 1 januari aan te passen aan de hand van het prijsindexcijfer voor consumptiehuishoudens van het CBS.

Artikel 7

  • 1. De financiële tegemoetkoming zoals beschreven in artikel 6 mag alleen worden besteed aan in de bijlage “Randvoorwaarden fractievergoeding” genoemde onkosten.

  • 2. De bijdrage mag in ieder geval niet gebruikt worden ter bekostiging van:

    • a.

      Uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

    • b.

      betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten en / of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde declaratie

    • c.

      Giften;

    • d.

      Uitgaven welke bestreden dienen te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge de het rechtspositiebesluit raads - en commissieleden ontvangen.

    • e.

      Opleidingen voor raad – en commissieleden

    De kosten dienen voor afloop van het kalenderjaar via de griffie te worden gedeclareerd aan de hand van een declaratieformulier onder overlegging van nota’s, bonnen etc. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

Artikel 8

In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt de financiële tegemoetkoming naar rato van het totale bedrag zoals berekend in artikel 6, lid 2 bepaald voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt de financiële tegemoetkoming bepaald voor de overige maanden van dat jaar.

Artikel 9

  • 1. Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de financiële tegemoetkoming:

    • a.

      bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

    • B.

      bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

  • 2. Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 6, tweede lid, financiële tegemoetkoming voor de oorspronkelijke fractie herberekend over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden en de nog lopende maanden gedurende het kalenderjaar.

Artikel 10

Controle van de uitgaven vindt plaats door de accountant belast met de controle van de jaarrekening.

Slotbepalingen

Artikel 11

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet is de burgemeester bevoegd na overleg met het seniorenconvent beslissing te nemen.

Artikel 12

  • 1. Deze verordening, aangehaald als “Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Gemeente Moerdijk 2006” treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2006.

  • 2. De verordening ambtelijke bijstand en ondersteuning Gemeente Moerdijk zoals vastgesteld in de raadsvergadering van 14 maart 2002 en de verordening ondersteuning initiatieven van raadsfracties eveneens van 14 maart 2002 worden met ingang van 1 januari 2006 ingetrokken.

Ondertekening

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 23 februari 2006.

De raad voornoemd,

Griffier

J.A.M. Hereijgers

Voorzitter

H.W. den Duijn

Toelichting

Algemeen

Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.

De oude modelregeling ambtelijke bijstand is aangepast aan het nieuwe dualistische bestuursstelsel. Dit heeft geleid tot de nodige veranderingen. Het meest opvallend is de centrale rol van de griffier. Dit nieuwe instituut, dat bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan raadsleden, wordt het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. De burgemeester vervult ook een nieuwe rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft. De Staatscommissie dualisme en lokale democratie had ook al geadviseerd tot een dergelijke rol van de burgemeester.

De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. Deze ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. De wijziging van artikel 103 van de Gemeentewet laat dit scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In dualistische verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.

Dat de raad nu beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie zal, in vergelijking met de reguliere organisatie beperkt in omvang zijn. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.

De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.

Artikelsgewijs toelichting

Ambtelijke bijstand

Artikel 1

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening op de raadscommissies.

Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.

De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.

Op grond van het tweede lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.

In het eerste lid wordt de mogelijkheid geboden aan raadsleden om zich rechtstreeks tot een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie te wenden.

Artikelen 3 en 4

Beoordeling of één van de in artikel 4 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 4 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet). Bij afwezigheid van de burgemeester dient de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand genomen te worden door de waarnemend voorzitter van de raad in samenspraak met de loco-burgemeester.

Artikel 5

Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Bij afwezigheid van de burgemeester dient het raadslid het verzoek voor te leggen aan de waarnemend voorzitter van de raad en de loco-burgemeester. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.

Fractieondersteuning

Artikel 6

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.

Artikel 7

Wat betreft de inhoudelijke besteding van financiële bijdrage fractieondersteuning zijn fracties gebonden aan de bijlage “Randvoorwaarden fractievergoeding” zoals gevoegd bij onderhavige verordening. Verder is in een lid 2 een beperkt aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Voor zover een beroep wordt gedaan op de fiscale vrijwilligersregeling dienen de gemaakte uren worden toegelicht in de declaratie.

Artikel 8/9

De financiële tegemoetkoming wordt na afloop van ieder kwartaal op declaratiebasis uitbetaald. In een verkiezingsjaar wordt de tegemoetkoming naar rato toegekend en tevens aangepast aan de nieuwe verhoudingen in de raad.

Artikel 10

De controle op de uitgaven wordt door de accountant meegenomen met de controle op de jaarrekening.