Gedragscode bescherming persoonsgegevens bestuursorganen 2019 gemeente Molenlanden

Artikel 1 Definitie ‘publicatie op de website’

Onder ‘publicatie op de website’ wordt verstaan het plaatsen van informatie op het openbare, algemeen toegankelijke gedeelte van de websites van de gemeente Molenlanden. Stukken die op de website worden geplaatst, blijven na plaatsing permanent toegankelijk.

Artikel 2 Mogelijkheid verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens

Personen die het aangaat kunnen te allen tijde aangeven dat hun persoonsgegevens van de gemeentelijke websites moeten worden verwijderd. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze op de website zijn gepubliceerd. Een dergelijk verzoek wordt altijd gehonoreerd tenzij wettelijke bepalingen zich daartegen verzetten.

Artikel 3 Gedragscode

Voor de publicatie van persoonsgegevens op de website van de gemeente gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aldaar aangegeven gedragslijnen.

• a.

  Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden, commissieleden en collegeleden.

• Gedragslijn:

• Ten aanzien van politieke ambtsdragers geldt geen beperking, behoudens hetgeen de wet aangeeft, voor het bekendmaken van persoonsgegevens op de website van de gemeente.

• Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, zoals op notulen, politieke documenten zoals moties, schriftelijke vragen, amendementen et cetera.

• Op de websites van de gemeente Molenlanden worden de namen en contactgegevens van politieke ambtsdragers gepubliceerd.

• Hun nevenfuncties worden wettelijk openbaar worden gemaakt.

• .

  Persoonsgegevens van ambtenaren.

• Gedragslijn:

• b.

  Ten aanzien van medewerkers werkzaam bij de gemeente Molenlanden – ongeacht of zij voor de gemeente Molenlanden of een andere overheidsorganisatie werkzaam zijn – geldt dat uitsluitend hun naam en voornaam of voorletter(s) op de website mogen worden openbaargemaakt, eventueel met vermelding van het vakteam waar zij werkzaam zijn. Voor bekendmaking van contactgegevens van medewerkers geldt dat dit alleen plaatsvindt wanneer een medewerker een min of meer publieke functie heeft en de betreffende medewerker hiertoe toestemming heeft gegeven.

• Medewerkers worden veelvuldig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffier van vergaderingen. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking op de websites relevant en niet ‘bovenmatig’. De openbaarmaking dient zich te beperken tot de naam en eventueel het vakteam waar zij werkzaam zijn.

• Persoonsgegevens van personen en instellingen die brieven of andere geschriften aan de bestuursorganen richten.

• Gedragslijn:

• c.

  Ingekomen brieven en petities die aan de raad zijn gezonden of overhandigd worden als zodanig niet op de website van de raad openbaar gemaakt. In een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend de naam van de afzender, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op de website gepubliceerd.

• Raadsleden en vaste vervangers kunnen via een beveiligd gedeelte van de raadswebsite (met persoonlijk wachtwoord) kennisnemen van de ingekomen stukken waarop persoonsgegevens staan.

• Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt ook voor dat er een petitie aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die doorgaans handgeschreven naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten.

• Openbaarmaking – dit geldt voor genoemde vormen – zou betekenen dat via de website alle persoonsgegevens door eenieder rechtstreeks zijn in te zien. Dit moet als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. Het effect van de geschriften aan de raad kan ook bereikt worden zonder openbaarmaking. De raad zelf en de leden van de raad moeten echter wel kennis kunnen nemen van de brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt.

• Voorts vereist de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger dat op de website is te vinden dat de brief bij de raad is binnengekomen. Hiertoe is het voldoende als de naam van de afzender wordt openbaargemaakt.

• Ingekomen brieven, verzoeken et cetera die aan het college van burgemeester en wethouders zijn gezonden of overhandigd worden niet openbaar gemaakt.

• Indien de behandeling van dergelijke verzoeken leidt tot een vermelding van het verzoek in de openbare besluitenlijst van de vergaderingen van burgemeester en wethouders worden geen persoonsgegevens van verzoeker op de website geplaatst.

• Persoonsgegevens van personen die tijdens (openbare) vergaderingen van bestuursorganen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of anderen.

• Gedragslijn raadsvergaderingen:

• d.

  De inhoudelijke bijdrage van een persoon die gebruik maakt van het inspreekrecht in een vergadering wordt te allen tijde op de gebruikelijke manier genotuleerd. Daarbij wordt zijn of haar naam vermeld, tenzij de inspreker te kennen heeft gegeven dat zijn of haar naam niet in de notulen mag worden vermeld. Hiertoe wordt bij de bevestiging die de inspreker van de griffie ontvangt aangegeven dat ervoor gekozen kan worden om anoniem in te spreken. Indien een inspreker een tekst inlevert – op papier of digitaal – voor publicatie op de website, dan wordt deze op de website geplaatst zoals die is ontvangen, dus inclusief eventuele persoonsgegevens.

• Personen die tijdens raadsvergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Zij leveren tijdens de vergadering vaak ook de tekst van hun inspraakbijdrage in – al of niet digitaal – voor publicatie op de website van de raad. Hun mondelinge inbreng wordt in het audioverslag vastgelegd. Als op de door hen aangeleverde tekst hun adres en eventuele overige persoonsgegevens staan, worden deze gepubliceerd.

• Door in het openbaar het spreekrecht te gebruiken geven insprekers impliciet aan dat zij geen bezwaar hebben tegen publicatie van hun bijdrage op de website met vermelding van hun naam.

• Insprekers moet er echter op gewezen worden dat zij, indien zij daar voorkeur voor hebben, ook anoniem kunnen inspreken, dus zonder vermelding van hun naam in de besluitenlijst en op de website.

• Gedragslijn vergaderingen burgemeester en wethouders:

• e.

  De inhoudelijke bijdrage van een medewerker van de gemeente of een derde die aanwezig is in de vergadering van het college wordt te allen tijde op de gebruikelijke manier genotuleerd.

• Van de medewerker van de gemeente of de derde worden geen persoonsgegevens opgenomen in de openbare besluitenlijst van de vergadering van het college die wordt geplaatst op de gemeentelijke website.

• Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raads- en collegevoorstellen en daaraan verwante documenten.

• Gedragslijn gemeenteraad:

• f.

  De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en de daarbij behorende bijlagen, voor zover deze op de website worden gepubliceerd, worden geanonimiseerd en dat handtekeningen worden afgeplakt. De griffie ziet hierop toe.

• Raadsstukken in het kader van bezwaarprocedures, die op de website zijn gepubliceerd, mogen de naam/namen bevatten van degene(n) die het bezwaar hebben aangetekend. De adresgegevens en overige persoonsgegevens worden geanonimiseerd en handtekeningen worden afgeplakt.

• De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuur op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Wel is dit soms het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen, zoals zienswijzennota’s bij bestemmingsplannen en andere besluiten van algemene strekking. Dergelijke stukken zijn altijd afkomstig van het college. Het college hanteert de gedragslijn dat persoonsgegeven worden geanonimiseerd en handtekeningen worden afgeplakt. De griffie dient te bewaken dat dit ook inderdaad gebeurt.

• Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten. Het is onvermijdelijk dat hierin de naam van de appellant wordt genoemd. Voor zover het gaat om stukken die op de website gepubliceerd worden, weegt de transparantie van de procedure zwaarder dan de bescherming van de privacy van degenen die bezwaar hebben aangetekend. Andere persoonsgegevens dan de naam worden niet gepubliceerd.

• Gedragslijn burgemeester en wethouders en burgemeester:

• g.

  De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare collegestukken en stukken van de burgemeester en de daarbij behorende bijlagen, voor zover deze op de website worden gepubliceerd, worden geanonimiseerd en dat handtekeningen worden afgeplakt. Stukken in het kader van bezwaarprocedures, die op de website zijn gepubliceerd, mogen de

• naam/namen bevatten van degene(n) die het bezwaar hebben aangetekend. De adresgegevens en overige persoonsgegevens worden geanonimiseerd en handtekeningen worden afgeplakt.

• De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuur op hoofdlijnen besluiten op voorstel van het college van burgemeester en wethouders en soms de burgemeester.

• Het college hanteert daarbij de gedragslijn dat persoonsgegeven worden geanonimiseerd en handtekeningen worden afgeplakt. In bijlagen bij raadsvoorstellen, zoals zienswijzennota’s bij bestemmingsplannen en andere besluiten van algemene strekking. staan persoonsgegevens vermeld. Ook hiervoor geldt dat persoonsgegevens opgenomen in de bijlagen worden afgeplakt.

• Een tweede categorie stukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen collegebesluiten en besluiten van de burgemeester. Het is onvermijdelijk dat hierin de naam van de appellant wordt genoemd. Voor zover het gaat om stukken die op de website gepubliceerd worden, weegt de transparantie van de procedure zwaarder dan de bescherming van de privacy van degenen die bezwaar hebben aangetekend. Andere persoonsgegevens dan de naam worden niet gepubliceerd.

• Persoonsgegevens in de aankondiging van activiteiten van de bestuursorganen.

• Gedragslijn:

• h.

  Bij publicatie van activiteiten van de bestuursorganen op de gemeentelijke website(s) wordt de naam van de contactpersoon of die van de persoon waar men zich moet aanmelden genoemd, inclusief een telefoonnummer en/of e-mailadres. Eventuele handtekeningen op bijlagen worden afgeplakt.

• Vermelding van het adres van de contactpersoon gebeurt niet, tenzij dit voor de duidelijkheid omtrent de betreffende activiteit absoluut onvermijdelijk is.

• In het overzicht van activiteiten voor de raad op de website kunnen persoonsgegevens voorkomen van mensen die bij de betreffende activiteit zijn betrokken. Als regel gaat het daarbij om mensen die de activiteit organiseren en/of bij wie men zich kan aanmelden. In verreweg de meeste gevallen betreft het functionarissen van organisaties, waarbij zakelijke telefoonnummers en/of e-mailadressen zijn vermeld.

• Voor een behoorlijk verloop van de activiteitenadministratie zijn dit noodzakelijke gegevens. Er mogen geen andere gegevens op de website worden gepubliceerd dan die voor de activiteit noodzakelijk zijn.

• Persoonsgegevens in stukken van derden die onder verantwoordelijkheid van een van de bestuursorganen op de gemeentelijke website(s) worden geplaatst.

• Gedragslijn:

• Publicatie van stukken van derden geschiedt onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan. Daarbij zorgt het desbetreffende bestuursorgaan ervoor dat geenpersoonsgegevens worden vermeld. Indien nodig kan de naam van een contactpersoon en een telefoonnummer worden vermeld indien omtrent de gepubliceerde stukken informatie ingewonnen kan worden.

Artikel 4 Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op de dat na die van bekendmaking;

• 2.

  Per gelijke datum vervalt de Gedragscode publicatie persoonsgegevens op de website van de gemeenteraad van Molenwaard 2015, vastgesteld op 15 december 2015.

• 3.

  Deze verordening wordt aangehaald als ‘Gedragscode bescherming persoonsgegevens bestuursorganen 2019 gemeente Molenlanden’.