Financiële verordening 2013 gemeente Molenwaard

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  Afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de Werkorganisatie De Waard met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het College/Dagelijks Bestuur aangaande taken zoals aangegeven in de programmabegroting van de gemeente/Werkorganisatie De Waard

• b.

  Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen en het functioneren van de gemeente/Werkorganisatie De Waard en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• c.

  Auditcommissie: een door de Raad/het Algemeen Bestuur ingestelde commissie bedoeld voor advisering aan de Raad/het Algemeen Bestuur en het College/Dagelijks Bestuur over allerlei bedrijfseconomische aspecten die verband houden met het gemeentelijk beleid en de wijze waarop controle en verantwoording door het College/Dagelijks Bestuur plaatsvindt.

Artikel 2. Planning en controlcyclus

Voor aanvang van een begrotingsjaar biedt het College/Dagelijks Bestuur aan de Raad/het Algemeen Bestuur een overzicht aan met daarin in elk geval de data voor het aanbieden door het College/Dagelijks Bestuur en het vaststellen door de Raad/het Algemeen Bestuur van de Kadernota, de (meerjaren)begroting, de Zomernota, de Eindejaarsnota en de jaarstukken.

Artikel 3. Programma-indeling

• 1.

  De volgende programma’s worden voor de gemeenten en de Werkorganisatie De Waard onderscheiden: 1. Bestuur, Openbare orde, Handhavingsbeleid en Veiligheid. 2. Infrastructuur, Verkeer en Vervoer. 3. Economie en Toerisme. 4. Dienstverlening en Externe oriëntatie 5. Sociaal maatschappelijke ontwikkeling 6. Ruimte, Wonen en Duurzaamheid. 7. Financieel Beheer.

• 2.

  De Raad/het Algemeen Bestuur stelt op voorstel van het College/Dagelijks Bestuur per programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het beleid van de gemeente/Werkorganisatie De Waard. Per programma worden tenminste 4 indicatoren opgenomen.

• 3.

  Het overhevelen van beleidstaken/producten aan de Werkorganisatie De Waard vindt plaats nadat harmonisatie op het punt van financiële administratie en beleid heeft plaatsgevonden. Gehoord hebbende de Auditcommissie.

• 4.

  In de paragraaf bedrijfsvoering en/of verbonden partijen en/of financiële begroting van de gemeenten dient verband met de financiële documenten van de Werkorganisatie De Waard worden gelegd.

Artikel 4. Kadernota

In de Kadernota wordt per programma een overzicht gegeven van de verwachte ontwikkeling van het begrotingsperspectief voor de vier daaropvolgende jaren.

In de Kadernota wordt per programma een overzicht gegeven van nieuwe beleidsvoornemens, voorstellen van beleidsintensivering en ruimtescheppende maatregelen.

In de Kadernota wordt de verwachte bijstelling van het meerjarig investeringsprogramma gegeven en het financiële effect daarvan op het begrotingsperspectief.

In de Kadernota worden de prognoses voor het weerstandsvermogen en verwachte ontwikkeling van de tarieven voor gemeentelijke woonlasten opgenomen.

De Kadernota vermeldt de uitgangspunten voor de ontwerpbegroting en de meerjarenraming zoals: 1. toegestane indexering op lonen en prijzen; 2. rentepercentages voor grondexploitaties, reserves, nieuwe investeringen; 3. de hoogte van de renteomslag; 4. van toepassing zijnde indexering op gemeentelijke diensten en heffingen.

Artikel 5. Inrichting begroting en jaarstukken

Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de programma-raming onderverdeeld naar producten en bij het jaarverslag wordt een overzicht gegeven van de programma-realisatie onderverdeeld naar producten. Via de paragraaf bedrijfsvoering vindt verantwoording plaats van de organisatiekosten.

In de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven. In de jaarrekening wordt een overzicht en toelichting opgenomen over de restant investeringskredieten die naar het volgende begrotingsjaar worden doorgeschoven.

Investeringskredieten worden uiterlijk afgesloten in het tweede jaar volgend op het jaar waarin het krediet beschikbaar is gesteld.

In de jaarrekening legt het College/Dagelijks Bestuur verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het College/Dagelijks Bestuur aan wat is bereikt en wat de kosten zijn en hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

Vanaf het dienstjaar 2010 wordt het onverdeeld resultaat volledig ter finale bestemming aan de Raad/het Algemeen Bestuur voorgelegd. In het voorstel houdt het College/Dagelijks Bestuur rekening met de wijze waarop de Raad/het Algemeen Bestuur zich over resultaatbestemmingen heeft uitgesproken.

De Raad/het Algemeen Bestuur bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

In de begroting en meerjarenraming worden de budgetten voor de grondexploitatie bijgesteld op basis van de herziene exploitatieberekeningen. De exploitatieberekeningen worden in de Auditcommissie besproken en liggen vertrouwelijk voor de Raad/het Algemeen Bestuur ter inzage.

In iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten uit de productenraming aan de programma’s.

In de jaarstukken doet het College/Dagelijks Bestuur verslag over de bevindingen aangaande financieel rechtmatig beheer; het College/Dagelijks Bestuur brengt voorts zijn plan van herstel en verbeteringen van geconstateerde tekortkomingen van de jaarrekening onder de aandacht van de Raad/het Algemeen Bestuur.

Artikel 6. Autorisatie begroting, investeringskredieten en begrotingswijzigingen

De Raad/het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.

Bij de begrotingsbehandeling geeft de Raad/het Algemeen Bestuur aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de begroting geautoriseerd.

Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, vraagt het College/Dagelijks Bestuur krediet aan bij de Raad/het Algemeen Bestuur.

De Raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten voor de projecten van het kernenprogramma en de grondexploitaties waarvan exploitatieberekeningen beschikbaar zijn. Autorisatie vindt op projectniveau plaats. Bij de begrotingsbehandeling geeft de Raad aan van welke projecten hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het project wil ontvangen.

Begrotingswijzigingen op basis van besluiten van de Raads/het Algemeen Bestuur worden achteraf administratief-technisch vervaardigd en bij de afdeling Financieel Toezicht van de provincie Zuid-Holland ingediend.

Het College/Dagelijks Bestuur is overeenkomstig het wettelijk Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) bevoegd om binnen de programma’s met budgetten te schuiven en de begroting daartoe administratief-technisch te wijzigen. Deze bevoegdheid houdt verband met het budgetbeheer.

Alle begrotingswijzigingen liggen ter inzage voor de Raad/het Algemeen Bestuur.

Artikel 7. Zomernota.

Het College/Dagelijks Bestuur informeert de Raad/het Algemeen Bestuur door middel van twee tussentijdse rapportages: de in dit artikel omschreven Zomernota en de in artikel 8 omschreven Eindejaarsnota.

De Zomernota bevat: een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht van de bijgestelde ramingen. De rapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de lasten, de geleverde goederen en diensten en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten. In de rapportages wordt in ieder geval aandacht besteed aan afwijkingen van:

de budgetten (lasten en baten);

beleidsontwikkelingen;

de financiële baten en lasten;

de voortgang van de uitvoering van de kredieten.

In de Zomernota worden afwijkingen op de geautoriseerde ramingen van de baten en lasten per product, de baten en lasten van de kostenverdeelstaat en de baten en lasten van investeringskredieten in de begroting groter dan € 10.000 toegelicht. Bij de beoordeling van het begrotingscriterium worden uitsluitend de werkelijke uitgaven van goederen- en dienstentransacties in ogenschouw genomen.

Artikel 8. Eindejaarsnota.

De Eindejaarsnota is vooral een financiële rapportage over relevante afwijkingen > € 10.000 tussen de geraamde uitkomst van de Zomernota en de verwachte uitkomst bij de jaarrekening.

In de Eindejaarsnota wordt in ieder geval aandacht besteed aan de budgettair gevoelige posten zoals:

de rentelasten, rentebaten en afschrijvingen;

uitgaven leerlingenvervoer;

inkomsten uit de algemene uitkering;

bouwleges;

uitgaven WMO;

bijstellingen op basis van rapportages verbonden partijen waaronder de Werkorganisatie De Waard.

De Eindejaarsnota verschaft een mogelijkheid om niet-bestede budgetten naar het volgende dienstjaar over te hevelen. Definitieve besluitvorming vindt plaats bij het vaststellen van de Jaarrekening.

Artikel 9. Financiële periodieke rapportage kernenprogramma.

Over het kernprogramma wordt minimaal 2 keer per jaar aan de Raad gerapporteerd. In deze rapportage vindt verantwoording over de bestedingen plaats en een inschatting van het financiële eindresultaat. Hiernaast wordt over het verloop van het project geïnformeerd.

Artikel 10. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Waarderen en afschrijven vindt plaats volgens het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de notities van de commissie BBV.

• 2.

  Gehoord hebbend de Auditcommissie stelt het College de beleidsregels voor waarderen en afschrijven vast.

• 3.

  Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden ten laste van de exploitatie gebracht. Indien hiervan bij besluit van de Raad wordt afgeweken, wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere door de Raad aan te geven tijdsduur.

Artikel 11. Kostprijsberekening

Voor de interne tijdsbestedingen aan projecten en investeringen worden bij de Kadernota uurtarieven vastgesteld. De indexering wordt jaarlijks bij de Kadernota vastgesteld.

De exploitatieberekeningen voor de grondexploitatie worden jaarlijks ten behoeve van de begroting in het daarop volgende begrotingsjaar herzien.

Artikel 12. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

Het College doet de Raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen en heffingen.

De privaatrechtelijke besluiten voor het vaststellen van nieuwe prijzen en het wijzigen van prijzen worden ter kennisneming aan de Raad aangeboden.

Artikel 13. Financieringsfunctie

Het College/Dagelijks Bestuur zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor een op de tekst van de Wet financiering decentrale overheden (Wet fido) geschoeid Financieringsstatuut.

Gehoord hebbende de Auditcommissie wordt het Financieringsstatuut door de Raad/het Algemeen Bestuur vastgesteld.

Artikel 14. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente/Werkorganisatie De Waard als geheel en in de afdelingen;

het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het beleid van de gemeente/Werkorganisatie De Waard;

het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen;

de begroting en relevante wet- en regelgeving;

de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 15. Interne controle

Het College/Dagelijks Bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het College/Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel.

Artikel 16. Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het College/Dagelijks Bestuur stelt zo nodig per beleidsterrein de regels vast voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van de gemeente/Werkorganisatie De Waard.

Artikel 17. Financiële organisatie

Het College houdt toezicht en stelt vast dat de Werkorganisatie De Waard in regels voorziet, ten aanzien van:

een eenduidige indeling van de Werkorganisatie De Waard en een eenduidige toewijzing van de taken van de gemeente aan de afdelingen;

een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie.

Artikel 18. Inkoop en aanbesteding

Voor inkoop en aanbesteding van werken en diensten stelt het Algemeen Bestuur de van toepassing zijnde regels vast. Deze regels hebben betrekking op Europese aanbesteding.

Artikel 19. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op moment van vaststelling. De stukken voor het eerstkomende begrotingsjaar voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

Deze verordening treedt in de plaats van de laatst vastgestelde financiële beheersverordening ex. artikel 212 van de Gemeentewet.

MEMORIE VAN TOELICHTING Artikel 6, lid 6.

De Raad/het Algemeen Bestuur stelt volgens artikel 8 het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) een begroting, ingedeeld naar programma’s en daarmee verband houdende budgetten vast. Het College/Dagelijks Bestuur is op grond van de wet bevoegd om binnen het programmabudget te herschikken. Deze bevoegdheid is wenselijk en soms noodzakelijk om de doelstellingen van het programma ofwel beleid te realiseren.

Het College/Dagelijks Bestuur heeft geen mandaat om buiten het programmabudget om verplichtingen aan te gaan. Deze verplichtingen zijn overeenkomstig het vastgestelde normenkader 2010-2012 financieel niet rechtmatig.

Het College/Dagelijks Bestuur legt via de Zomernota, Eindejaarsnota en Jaarrekening over de relevante aanpassingen binnen het programma verantwoording. Een exacte afbakening van “relevante” aanpassingen wordt in deze memorie van toelichting niet gegeven. Het College/Dagelijks Bestuur past actieve informatieplicht toe en rapporteert via de Zomernota per product de afwijkingen > € 10.000. De Raad/het Algemeen Bestuur is bevoegd tot het stellen van vragen aan het College/Dagelijks Bestuur vanuit de productenbegroting en productenrekening.

Besloten in de openbare raadsvergadering d.d. 15 januari 2013

De griffier, De voorzitter,

Drs.T.W. Kanters D.R. van der Borg