Organisatiebesluit gemeente Molenwaard 2014

Artikel 1 Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  afdeling: iedere organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die op grond van dit besluit een eigen verantwoordingsplicht aan de algemeen directeur heeft.

• b.

  taakveld: iedere organisatie-eenheid binnen een afdeling die op grond van dit besluit een eigen, rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het afdelingshoofd van de desbetreffende afdeling heeft.

• c.

  middelenbeheer: het middelenbeheer omvat de voorbereiding en de uitvoering van:

  • -

    het personeelsbeleid;

  • -

    het financiële beleid;

  • -

    het organisatiebeleid;

  • -

    het informatiebeleid;

  • -

    het automatiseringsbeleid;

  • -

    het investeringsbeleid in bedrijfsmiddelen;

  • -

    het huisvestingsbeleid van het gemeentelijk apparaat,

    alsmede het afleggen van verantwoording over het gevoerde beheer

• d.

  budgethouder: ambtenaar van de gemeente aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten of investeringskredieten en aan wie het (onder-)mandaat is toegekend bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten en investeringskredieten.

• e.

  juridische rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke-, nationale - en Europese wet- en regelgeving.

• f.

  financiële rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving op het gebied van de uitgangspunten voor het financieel beleid, de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie.

Artikel 2 Afdelingen en teams

De algemeen directeur (secretaris) kan onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college de hoofdtaken en de toedeling daarvan aan afdelingen en teams (taakvelden) nader preciseren en daartoe aanwijzingen geven.

Artikel 3 Leiding dagelijks beheer

Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie, bij de secretaris. Hij treedt op als algemeen directeur. Hij kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan de afdelingshoofden om de kwaliteit van het gemeentelijk beleid en de samenhang van het gemeentelijk beleid te verzekeren.

Artikel 4 Vervanging secretaris

Bij afwezigheid van de secretaris/algemeen directeur wordt zijn functie uitgeoefend door de loco-secretaris/adjunct-directeur. De loco-secretaris/adjunct-directeur is een lid van het Managementteam.

Artikel 5 Ondersteunende werkzaamheden deelneming in rechtspersonen

• 1.

  Bij oprichting en deelneming in rechtspersonen als bedoeld in het tweede lid van artikel 160 van de Gemeentewet, bepaalt het college, welke afdelingen ten behoeve van de vertegenwoordigers van het gemeentebestuur ter zake ondersteunende werkzaamheden verrichten.

• 2.

  Ambtenaren die als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur deel uitmaken van enig bestuur of raad van rechtspersonen, zijn verplicht om op nader door het college te bepalen wijze verslag uit te brengen aan het college omtrent hun werkzaamheden als bestuurslid van de desbetreffende rechtspersoon.

• 3.

  De in het tweede lid genoemde vertegenwoordigers van het gemeentebestuur in door het college opgerichte rechtspersonen en de in het eerste lid aangewezen afdelingen bevorderen voor zover mogelijk, dat het beheer van deze rechtspersonen voldoet aan de regels, die gelden voor de gemeentelijke afdelingen.

Artikel 6 Taak en bevoegdheden secretaris

Ten aanzien van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie, heeft de secretaris/algemeen directeur de eindverantwoordelijkheid voor:

• a.

  een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

• b.

  het tijdig en toereikend voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

• c.

  de planning van de activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het door de bestuursorganen ter zake vastgestelde beleid;

• d.

  de coördinatie en samenhang van het handelen van de organisatieonderdelen van de ambtelijke organisatie;

• e.

  de juridische- en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijke beleid en beheer;

• f.

  de voorbereiding en uitvoering van de begroting alsmede de verantwoording over het gevoerde beleid;

• g.

  de tijdige implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving.

Ten behoeve van de realisering van deze taken en bevoegdheden wordt de secretaris/algemeen directeur ondersteund door een gemeentelijk managementteam.

2.Het college houdt jaarlijks een beoordelingsgesprek met de secretaris/algemeen directeur.

Artikel 7 De relatie tot het college

• 1.

  De secretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

• 2.

  Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college. Zo nodig adviseert hij het college bij het nemen van beslissingen.

• 3.

  Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van het college.

• 4.

  Hij draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van het college.

• 5.

  Hij draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed uit te kunnen oefenen.

• 6.

  Hij draagt er zorg voor dat de tijdens de vergadering van het college genomen besluiten worden vastgelegd en dat een presentielijst wordt bijgehouden.

Artikel 8. De relatie tot de burgemeester

• 1.

  De secretaris/algemeen directeur staat de burgemeester in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator terzijde.

• 2.

  Hij bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds.

• 3.

  Voorts is hij daartoe de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming tussen de bestuursorganen alsmede de bewaking van het functioneren van collegiaal bestuur van het college.

• 4.

  Hij staat de burgemeester ter zijde bij diens zorg voor de vertegenwoordiging van de gemeente in en buiten rechte en bevordert daartoe in overleg met de burgemeester de goede relaties van de gemeente met andere openbare besturen en de onder die besturen ressorterende ambtelijke organisaties.

Artikel 9 controller

• 1.

  Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college en de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur (secretaris) draagt de financieel controller zorg voor:

  • a.

    het gevraagd en ongevraagd toetsen van beleidsvoornemens en voorstellen aan het college op bedrijfseconomische aspecten en financiële rechtmatigheid;

  • b.

    de voorbereiding en de uitvoering van de periodieke onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Hij neemt hierbij de kaders uit de “Financiële verordening Molenwaard 2013” in acht;

  • c.

    de voorbereiding en de begeleiding van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarstukken. Hij treedt hierbij op in nauw overleg met de griffier;

  • d.

    het op verzoek bijwonen van de vergaderingen met de auditcommissie.

  • e.

    het toetsen en jaarlijks adviseren over het interne controleplan en het autoriseren van het verslag van bevindingen van de intern controleur;

  • f.

    het onderhouden van contacten met financieel toezicht van de provincie, de accountant, controllers binnen de regio AV;

  • g.

    de advisering over de kwaliteit van de financiële functie waaronder de opzet van de administratieve organisatie en de maatregelen van interne controle.

• 2.

  Indien daar aanleiding toe bestaat, doet de financieel controller aan de algemeen directeur (secretaris) verslag van zijn bevindingen.

Artikel 10 Financiële administratie

• 1.

  Het voeren van de financiële administratie van de gemeente is opgedragen aan de teamleider administratie van de afdeling Middelen. De teamleider administratie neemt hierbij de functionele richtlijnen en aanwijzingen van het afdelingshoofd middelen in acht.

• 2.

  De teamleider administratie draagt de zorg voor het tijdig, het juist en het volledig verwerken van de gegevens in de administratie.

• 3.

  De teamleider administratie draagt de zorg voor het tijdig, het juist en het volledig verstrekken van de gegevens uit de administratie aan de algemeen directeur (secretaris), de financieel controller en de afdelingshoofden.

Artikel 11 Vermogensbeheer

• 1.

  Het afdelingshoofd van de afdeling middelen is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beheren en doen beleggen van overtollige financiële middelen en het aantrekken van financiële middelen bij een tekort.

• 2.

  Het afdelingshoofd middelen voert zijn taken uit binnen de kaders van de “Wet Financiering decentrale overheden ” en artikel 14 van de “Financiële verordening gemeente Molenwaard 2013” en het besluit “Financieringsstatuut Molenwaard 2013”.

• 3.

  Het afdelingshoofd middelen is verantwoordelijk voor het tijdig nemen van de vereiste invorderingsmaatregelen en van de wettelijke vervolgingsmaatregelen bij het in gebreke blijven van debiteuren.

Artikel 12 Bestuursopdrachten

• 1.

  Voor de beleidsvoorbereiding geeft het college bestuuropdrachten aan de algemeen directeur (secretaris).

• 2.

  Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de inbreng bij het ontwikkelen van beleid.

• 3.

  De algemeen directeur (secretaris) draagt de zorg voor uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie.

• 4.

  De organisatie werkt programmatisch en projectmatig op basis van modellen die hiervoor worden vastgesteld.

Artikel 13 Verantwoording en decharge

• 1.

  Iedere afdeling legt door middel van de zomernota, de eindejaarsnota en de jaarstukken verantwoording af over de uitvoering van het afdelingsplan en de uitputting van de ter beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten. De afdelingshoofden leveren hiertoe tijdig de benodigde informatie aan het afdelingshoofd middelen.

• 2.

  Aanbieding door het college van de jaarstukken van de gemeente over het gevoerde beheer aan de raad, impliceert de decharge van de ambtelijke organisatie met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens later (in rechte gebleken) onregelmatigheden.

• 3.

  Het gestelde in het tweede lid is niet van toepassing voor die afdeling of ambtenaar, waaraan het college vóór aanbieding van de rekening en het verslag aan de raad schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met (onderdelen van) de rekening en het verslag.

Artikel 14 Juridische rechtmatigheid bij afdelingen

Een afdelingshoofd draagt onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur (secretaris) de zorg voor:

• a.

  de implementatie en een juiste toepassing van gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving door de onder zijn afdeling vallende ambtenaren, waarbij de door het college goedgekeurde richtlijnen van de juridisch controller worden nageleefd;

• b.

  de toetsing van voorstellen van zijn afdeling aan het college en de toetsing van de door zijn afdeling voor de gemeente te verrichten rechtshandelingen op juridische rechtmatigheid.

Artikel 15 Budgettoedeling en begrotingsuitvoering

• 1.

  Op basis van de door de raad vastgestelde begroting en het investeringsplan stelt het college de productraming en de investeringskredieten vast. Het college wijst de producten met bijbehorende budgetten uit de productraming en de investeringskredieten toe aan de afdelingen.

• 2.

  Op basis van de begroting, de beleidsplannen, de vastgestelde investeringskredieten en de productraming van de gemeente, stellen de afdelingshoofden voor hun elke afdeling een afdelingsplan op, waarvan de begroting van de afdeling en het investeringsplan van de afdeling deel uitmaken.

• 3.

  In een afdelingsplan worden de beoogde doelen, taken, activiteiten, te leveren prestaties en in te zetten middelen van een afdeling voor het eerstvolgende jaar beschreven.

• 4.

  Afdelingsplannen worden voor aanvang van het betreffende begrotingsjaar vastgesteld door het gemeentelijk managementteam.

Artikel 16 Budgetbevoegdheden en plichten

• 1.

  Een budgethouder informeert zijn afdelingshoofd tijdig over de door hem verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

• 2.

  Het college kan bij specifieke verplichting aangegeven, dat deze pas kunnen worden aangegaan na uitdrukkelijke toestemming van het college. Verplichtingen met politiek-bestuurlijke implicaties worden ten allen tijde van tevoren voorgelegd aan het college.

• 3.

  Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan, indien een budgethouder heeft geconstateerd, dat er een toereikend budget of investeringskrediet beschikbaar is voor de uitvoering van de taakstelling in het afdelingsplan.

• 4.

  De inkoop van diensten, goederen en de aanbesteding van werken door een budgethouder vindt plaats binnen de kaders van het afdelingsplan van zijn afdeling, het verleende mandaat en het aanbestedings- en inkoopreglement van de gemeente.

Artikel 17 Begrotingsdiscipline en begrotingswijzigingen

• 1.

  Onderschrijdingen van door het college toegewezen budgetten voor uitgaven mogen zonder voorafgaande toestemming van het college niet worden aangewend voor nieuw beleid en beleidsintensiveringen.

• 2.

  Mee- en tegenvallers op algemene inkomsten komen ten laste van de algemene middelen.

• 3.

  De onder het eerste, tweede, derde en vierde lid genoemde begrotingswijzigingen worden twee maal per jaar bij het indienen van de zomernota en de eindejaarsnota aan het college voorgelegd.

• 4.

  Overschrijding van de lasten van een programma uit de gemeentebegroting is slechts mogelijk met voorafgaande toestemming van het college.

• 5.

  Begrotingswijzigingen als gevolg van voorstellen voor nieuw beleid of voorstellen voor beleidsintensiveringen worden maandelijks aan het college voorgelegd.

Artikel 18 Juridische rechtmatigheid

• 1.

  De teamleider van het taakveld juridische zaken treedt op als juridisch controller en draagt onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur (secretaris) en onverminderd de verantwoordelijkheid van de afdelingshoofden de zorg voor:

  • a.

    het toetsen van voorstellen aan het college en overeenkomsten van de gemeente met derden op juridische rechtmatigheid;

  • b.

    het gevraagd en ongevraagd geven van juridisch advies aan de algemeen directeur en de afdelingen;

  • c.

    het opstellen van richtlijnen voor de afdelingen voor het toetsen van voorstellen aan het college en het toetsen van de door de gemeente te verrichten rechtshandelingen op juridische rechtmatigheid;

  • d.

    het toezicht op een juiste toepassing door de gemeentelijke ambtenaren van de afdelingen van gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving;

  • e.

    de behandeling van beroepschriften en de behandeling van en beslissingen op verzoek- en bezwaarschriften;

  • f.

    het vertegenwoordigen van de gemeente in gerechtelijke procedures;

  • g.

    het onderhouden van contacten met advocaten en notarissen; voor zover deze taken niet door het college aan andere ambtenaren in de organisatie zijn opgedragen.

• 2.

  De juridisch controller deelt een afdelingshoofd zijn bevindingen mee over de naleving van gemeentelijke, nationale- en Europese wet- en regelgeving door de afdeling van het desbetreffende afdelingshoofd.

• 3.

  Indien daar aanleiding toe bestaat, doet de juridische controller aan de algemeen directeur (secretaris) verslag van zijn bevindingen.

Artikel 19 Slotbepalingen

• · 1.

  Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2014.

• · 2.

  Dit besluit kan worden aangehaald als Organisatiebesluit gemeente Molenwaard.